Hai mai confuso una fase con un processo? O un portfolio con un risultato finale? Forse no, ma la terminologia della gestione dei progetti può creare confusione e questo articolo può aiutare a risolverla.
Contenuto dell'articolo
- Orientarsi: fasi, processi, portafogli e prodotti
- L'output: i risultati del progetto
- Come si inserisce Microsoft Project nel sistema di gestione dei progetti?
- Non ne hai abbastanza? Vuoi saperne di più?
Orientarsi: fasi, processi, portafogli e prodotti
Un progetto è semplicemente un insieme di attività che si svolgono secondo una pianificazione e che producono un qualche tipo di output. Alcuni progetti sono autonomi, senza alcuna relazione con altri lavori in corso in un'organizzazione. D'altra parte, alcuni progetti fanno parte di sforzi più ampi, come fasi, processi, programmi e portfolio.
Fasi
I progetti possono essere programmati in fasi, in modo da poter gestire insieme più progetti relativi allo stesso obiettivo. Ad esempio, un'organizzazione di beneficenza organizza una raccolta fondi ogni anno. Per gestire tutti i progetti associati alla funzione, raggruppano i progetti in tre fasi: pianificazione, giorno dell'evento e completamento. Ogni fase contiene più progetti.
| Fase | Progetti | Uscita di fase |
|---|---|---|
| Pianificazione |
|
Documento del piano dell'evento completato |
| Giorno dell'evento |
|
L'evento viene eseguito come pianificato |
| Follow-Up |
|
Documento post-mortem completato |
Processi
Le attività in due diversi progetti possono essere correlate per formare un processo. Supponiamo, ad esempio, di avere due progetti: uno contiene le attività necessarie per produrre un sistema di ticketing per call center e l'altro progetto contiene le attività necessarie per assumere e formare il personale di supporto per un call center.
| Progetto 1 | Progetto 2 |
|---|---|
Attività:
|
Attività:
|
|
Produzione: Sistema di ticketing per call center |
Produzione: Personale di supporto del call center |
L'insieme combinato delle attività dei due progetti forma un processo per la creazione di un call center. Il processo ha un output di un call center completamente funzionante.
| Processo |
|---|
Attività del progetto 1:
|
Attività del progetto 2:
|
|
Output processo: Call center completamente funzionante |
Programmi
Un programma è un insieme di progetti che vengono gestiti insieme, per sfruttare al meglio il loro status interconnesso. Ad esempio, un'impresa edile che sta lavorando a una nuova lottizzazione gestisce ogni casa della suddivisione come un progetto separato. Raggruppando i progetti in un programma per l'intera suddivisione, l'azienda può facilmente vedere i progressi della suddivisione nel suo insieme e pianificare l'apporto di risorse di terze parti, come camion di cemento o paesaggisti.
| Programma | Progetti |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Portafogli
Alcuni project manager possono utilizzare i portfolio per associare progetti e programmi ai corrispondenti obiettivi aziendali strategici. Ad esempio, una società di sviluppo software ha identificato tre obiettivi aziendali strategici: "Innovare nel settore", "Sviluppare software sicuro" e "Fornire un'assistenza clienti di prim'ordine". L'organizzazione crea portfolio per ciascuno di questi obiettivi (innovazione, sicurezza e supporto) e allinea i progetti e i programmi attuali all'interno di questi portfolio.
| Portafoglio | Progetti e programmi |
|---|---|
| Innovazione |
|
| Sicurezza |
|
| Supporto tecnico |
|
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L'output: i risultati del progetto
Progetti, fasi e processi producono tutti un qualche tipo di output, chiamato deliverable. In genere un risultato finale è una sorta di elemento tangibile, come un documento o un prodotto finito. I risultati finali possono essere prodotti o beni, ma possono anche essere risultati o servizi. La tabella seguente fornisce alcuni esempi di questi tipi di risultati finali.
| Tipo di risultato finale | Descrizione | Esempi |
|---|---|---|
| Prodotto | Un elemento tangibile che è l'output di un progetto, una fase o un processo. I prodotti possono essere risultati finali autonomi o possono essere una componente di un risultato finale più ampio. | Documento, programma software, casa |
| Risultato | Output di un progetto, una fase o un processo completato. | Processo di valutazione dei bug rivisto, nuova struttura organizzativa, linee guida per la bioedilizia |
| Servizio | Output di un progetto, fase o processo che consente a un'organizzazione di eseguire una funzione aziendale. | Call center perfettamente funzionante, tavolo con personale in una conferenza, servizio di invio radio |
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Come si inserisce Microsoft Project nel sistema di gestione dei progetti?
Facendo un passo ancora più indietro, un "sistema" di gestione dei progetti si riferisce all'insieme integrato di processi, tecniche, metodologie e strumenti utilizzati per la pianificazione e il monitoraggio dei progetti. Microsoft Project è uno strumento all'interno del più ampio sistema di gestione dei progetti. I progetti, detti anche piani di progetto, vengono salvati come file separati all'interno di Project 2010 e possono essere raggruppati in attività più grandi, ad esempio fasi, processi, programmi e portfolio.
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