Pianificare il controllo delle versioni dei documenti, l'approvazione del contenuto e i controlli di estrazione in SharePoint

Riepilogo: Informazioni su come usare il controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e l'estrazione in SharePoint 2013 per controllare le versioni dei documenti per l'intero ciclo di vita.

Questo articolo descrive come pianificare l'uso del controllo delle versioni, dell'approvazione del contenuto e dell'estrazione in Server SharePoint 2016 per controllare le versioni dei documenti per l'intero ciclo di vita.

Prima di leggere questo articolo, è consigliabile comprendere il processo di pianificazione della gestione dei documenti descritto in Panoramica della gestione dei documenti in SharePoint 2013.

In questo articolo:

• Informazioni sul controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e le estrazioni
• Pianificare il controllo delle versioni
• Pianificare l'approvazione del contenuto
• Pianificare l'estrazione e l'archiviazione

Informazioni sul controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e le estrazioni

Server SharePoint 2016 include le caratteristiche seguenti che consentono di controllare i documenti in una raccolta documenti:

• Il controllo delle versioni è il metodo con cui le iterazioni successive di un documento vengono numerati e salvati.
• L'approvazione del contenuto è il metodo con cui i membri del sito che dispongono delle autorizzazioni di responsabile approvazione controllano la pubblicazione del contenuto.
• L'estrazione e l'archiviazione sono i metodi con cui gli utenti possono controllare meglio la creazione di una nuova versione di un documento e anche commentare le modifiche apportate al momento dell'archiviazione di un documento.

È possibile configurare le impostazioni per le caratteristiche di governance del contenuto illustrate in questo articolo nelle raccolte documenti. Per condividere queste impostazioni tra raccolte nella soluzione, è possibile creare modelli di raccolta documenti che includono le impostazioni di governance del contenuto. In questo modo si garantisce che le nuove raccolte riflettano le decisioni di governance del contenuto.

Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Pianificare il controllo delle versioni

Il controllo delle versioni predefinito per una raccolta documenti dipende dal modello di raccolta siti. Tuttavia, è possibile configurare il controllo del controllo delle versioni per una raccolta documenti in base ai requisiti specifici. Ogni raccolta documenti può avere un controllo di controllo delle versioni diverso che meglio si adatta al tipo di documenti nella raccolta. Server SharePoint 2016 include tre opzioni di controllo delle versioni:

• Nessun controllo delle versioni Specifica che non vengono salvate versioni precedenti dei documenti. Se non si usa il controllo delle versioni, le versioni precedenti dei documenti non vengono recuperate e la cronologia dei documenti non viene conservata perché i commenti che accompagnano ogni iterazione di un documento non vengono salvati. Usare questa opzione nelle raccolte documenti che contengono contenuto non importante o contenuto che non cambierà mai.
• Creare versioni principali Specifica che le versioni numerati dei documenti vengono conservate usando uno schema di controllo delle versioni semplice, ad esempio 1, 2, 3. Per controllare l'effetto sullo spazio di archiviazione, è possibile specificare quante versioni precedenti conservare, contando a partire dalla versione corrente.
  Nel controllo delle versioni principali, ogni volta che viene salvata una nuova versione di un documento, tutti gli utenti che hanno le autorizzazioni per la raccolta documenti potranno visualizzare il contenuto. Usare questa opzione quando non si vuole distinguere tra versioni bozza di documenti e versioni pubblicate. Ad esempio, in una raccolta documenti usata da un gruppo di lavoro in un'organizzazione, il controllo delle versioni principali è una buona scelta se tutti i membri del team devono essere in grado di visualizzare tutte le iterazioni di ogni documento.
• Creare versioni principali e secondarie (bozza) Specifica che le versioni numerati dei documenti vengono conservate usando uno schema di controllo delle versioni principale e secondario, ad esempio 1.0, 1.1, 1.2, 2.0 e 2.1. Le versioni che terminano con 0,0 sono versioni principali e le versioni che terminano con estensioni diverse da zero sono versioni secondarie. Le versioni principali e secondarie precedenti dei documenti vengono salvate insieme alle versioni correnti. Per controllare l'effetto sullo spazio di archiviazione, è possibile specificare quante versioni principali precedenti conservare, contando a partire dalla versione corrente. È anche possibile specificare quante versioni principali conservare devono includere le rispettive versioni secondarie. Ad esempio, se si specifica che le versioni secondarie devono essere conservate per due versioni principali e la versione principale corrente è 4.0, verranno mantenute tutte le versioni secondarie a partire dalla 3.1.
  Nel controllo delle versioni principali e secondarie, qualsiasi utente con autorizzazioni di lettura può visualizzare le versioni principali dei documenti. È possibile specificare quali utenti possono visualizzare anche le versioni secondarie. In genere, è consigliabile concedere le autorizzazioni per la visualizzazione e l'uso di versioni secondarie agli utenti che possono modificare gli elementi e limitare gli utenti con autorizzazioni di lettura alla visualizzazione solo delle versioni principali.
  Usare il controllo delle versioni principali e secondarie per distinguere tra il contenuto pubblicato che può essere visualizzato da un gruppo di destinatari e il contenuto bozza non ancora pronto per la pubblicazione. Ad esempio, in un sito Web delle risorse umane che descrive i vantaggi dell'organizzazione, usare il controllo delle versioni principali e secondarie per limitare l'accesso dei dipendenti alle descrizioni dei vantaggi durante la revisione delle descrizioni.

Pianificare l'approvazione del contenuto

Usare l'approvazione del contenuto per formalizzare e controllare la disponibilità del contenuto per un gruppo di destinatari. Ad esempio, un'organizzazione che pubblica contenuto come uno dei propri prodotti o servizi potrebbe richiedere una revisione legale e l'approvazione prima di pubblicare il contenuto.

La bozza di un documento in attesa di approvazione del contenuto è in sospeso. Quando un responsabile approvazione esamina il documento e lo approva, il contenuto diventa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti con autorizzazioni di lettura. Il proprietario di una raccolta documenti può abilitare l'approvazione del contenuto per una raccolta documenti e, facoltativamente, associare un flusso di lavoro alla raccolta per eseguire il processo di approvazione.

Il modo in cui i documenti vengono inviati per l'approvazione varia a seconda delle impostazioni di controllo delle versioni nella raccolta documenti:

• Nessun controllo delle versioni Se il controllo delle versioni non viene usato e le modifiche apportate a un documento vengono salvate, lo stato del documento diventa In sospeso. Server SharePoint 2016 mantiene la versione precedente del documento in modo che gli utenti con autorizzazioni di lettura possano comunque visualizzarlo. Dopo l'approvazione delle modifiche in sospeso, la nuova versione del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte di utenti con autorizzazioni di lettura e la versione precedente non viene conservata.
  Se il controllo delle versioni non viene usato e un nuovo documento viene caricato nella raccolta documenti, viene aggiunto alla raccolta nello stato In sospeso e non è visualizzabile dagli utenti che dispongono delle autorizzazioni di lettura finché non viene approvato.
• Creare versioni principali Se viene usato il controllo delle versioni principali e le modifiche apportate a un documento vengono salvate, lo stato del documento diventa In sospeso e la versione principale precedente del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti con autorizzazioni di lettura. Dopo l'approvazione delle modifiche al documento, viene creata una nuova versione principale del documento che viene resa disponibile agli utenti con autorizzazioni di lettura e la versione principale precedente viene salvata nell'elenco della cronologia del documento.
  Se si usa il controllo delle versioni principali e un nuovo documento viene caricato nella raccolta documenti, viene aggiunto alla raccolta nello stato In sospeso e non è visualizzabile dagli utenti che dispongono delle autorizzazioni di lettura fino a quando non viene approvato come versione 1.
• Creare versioni principali e secondarie (bozza) Se viene usato il controllo delle versioni principali e secondarie e le modifiche apportate a un documento vengono salvate, l'autore può scegliere se salvare una nuova versione secondaria del documento come bozza o creare una nuova versione principale, che cambia lo stato del documento in In sospeso. Dopo l'approvazione delle modifiche al documento, viene creata una nuova versione principale del documento che viene resa disponibile agli utenti con autorizzazioni di lettura. Nel controllo delle versioni principali e secondarie, sia le versioni principali che secondarie dei documenti vengono conservate nell'elenco della cronologia di un documento.
  Se si usa il controllo delle versioni principale e secondario e un nuovo documento viene caricato nella raccolta documenti, è possibile aggiungerlo alla raccolta con stato Bozza come versione 0.1 oppure l'autore può richiedere immediatamente l'approvazione. In questo caso, lo stato del documento diventa In sospeso.

Pianificare l'estrazione e l'archiviazione

È possibile richiedere agli utenti di estrarre i documenti da una raccolta documenti prima di modificarli. I vantaggi derivanti dall'obbligo di estrazione e archiviazione includono quanto segue:

• Maggiore controllo sulla creazione delle versioni dei documenti. Quando un documento è estratto, l'autore può salvarlo senza archiviarlo. Gli altri utenti della raccolta documenti non potranno visualizzare queste modifiche e non viene creata una nuova versione. Una nuova versione (visibile ad altri utenti) viene creata solo quando un autore archivia un documento. Questo offre all'autore maggiore flessibilità e controllo.
• Acquisizione migliorata dei metadati. Quando un documento viene archiviato, l'autore può scrivere commenti che descrivono le modifiche apportate al documento. In questo modo viene creata una registrazione cronologica delle modifiche apportate al documento.

Se la soluzione richiede agli utenti di archiviare ed estrarre documenti per modificarli, è possibile usare le caratteristiche delle applicazioni client di Office 2016 che supportano queste azioni. Gli utenti possono estrarre documenti, annullare estrazioni e archiviare documenti dalle applicazioni client di Office 2016.

Quando un documento è estratto, viene bloccato per la modifica esclusiva da parte dell'utente. Quando l'utente salva le modifiche in questo file, le modifiche vengono caricate e salvate nel server. Le modifiche sono private per l'utente e non visibili agli altri utenti. Quando l'utente è pronto per archiviare il documento, le modifiche più recenti vengono apportate agli altri utenti e pubblicate.

Dalle applicazioni client di Office 2016, gli utenti possono anche scegliere di lasciare i documenti estratti sul server modificando le opzioni di modifica del contenuto.

Pianificazione della gestione dei documenti in SharePoint 2013