Quando il contenuto di un sito è organizzato in modo logico e facile da trovare, è più facile da gestire e da gestire e gli utenti del sito sono più produttivi. L'amministratore della raccolta siti o il proprietario di un sito può decidere di pianificare la strategia del sito prima di creare il sito. In questo articolo vengono esaminate le attività seguenti:
- Che tipo di contenuto hai nei siti?
- In che modo gli utenti troveranno e accederanno al contenuto?
- Cosa devono fare gli utenti con il contenuto?
Che tipo di contenuto hai nei siti?
Dopo aver riflettuto sul numero e sul tipo di siti desiderati, pianificare il contenuto che verrà archiviato in questi siti. L'obiettivo di questa pianificazione del contenuto è determinare:
- Tipi di elenchi, raccolte o pagine da creare nei siti per organizzare il contenuto Le raccolte possono essere usate per archiviare documenti e altri file, mentre gli elenchi possono essere utili per tenere traccia di attività o problemi. Le pagine sono singoli elementi all'interno di un sito in cui è possibile visualizzare contenuto, app, collegamenti e altro ancora.
- Quali tipi di app vuoi includereLe app predefinite di SharePoint, ad esempio raccolte documenti ed elenchi, possono anche essere create o acquistate da terze parti in SharePoint Store.
- Se si vogliono creare tipi di contenuto I tipi di contenuto consentono di personalizzare la gestione e il monitoraggio di tipi specifici di contenuto.
È possibile che l'organizzazione voglia gestire questo tipo di pianificazione in modo centralizzato, in particolare per i tipi di contenuto, ma è anche il tipo di pianificazione da incoraggiare i singoli proprietari dei siti a eseguire durante la personalizzazione dei siti di cui sono responsabili.
Quali tipi di app vuoi aggiungere?
Oltre a considerare i tipi di contenuto, è consigliabile considerare gli altri tipi di informazioni che verranno archiviati nei siti o i tipi di attività che gli utenti dell'organizzazione vogliono gestire. Questo ti aiuterà a pianificare i diversi tipi di app che potresti voler aggiungere ai siti per iniziare. Ad esempio, se si sa che si vuole avere una posizione in cui archiviare i documenti, è consigliabile aggiungere una raccolta documenti. Se si vuole tenere traccia delle date importanti, probabilmente si vorrà un calendario.
Non è necessario aggiungere immediatamente tutte le app di cui potresti aver bisogno. I proprietari dei siti possono aggiungere e rimuovere nuove app nel corso del tempo, in base alle esigenze aziendali. Tuttavia, pianificare in anticipo come personalizzare il contenuto dei siti può essere utile per garantire che i siti siano immediatamente utili per gli utenti.
SharePoint include app predefinite utili per una vasta gamma di scopi aziendali, dall'archiviazione e gestione dei documenti, alla gestione e verifica dei progetti, alle comunicazioni. È possibile aggiungere più istanze di questi tipi di app a un sito. È anche possibile acquistare e aggiungere app di terze parti da SharePoint Store al sito.
Per altre informazioni, vedere Aggiungere un'app a un sito e Acquistare un'app da SharePoint Store.
È necessario definire i tipi di contenuto?
I tipi di contenuto consentono agli utenti del sito di creare rapidamente tipi di contenuto specializzati usando il comando Nuovo elemento o Nuovo documento in un elenco o in una raccolta. I tipi di contenuto sono utili perché offrono ai proprietari dei siti un modo per garantire la coerenza del contenuto tra i siti. I tipi di contenuto consentono inoltre a un singolo elenco o raccolta di contenere più tipi di elementi o tipi di documento. I proprietari dei siti possono pre-configurare dettagli specifici sul contenuto quando configurano i tipi di contenuto per un sito, un elenco o una raccolta.
I proprietari dei siti possono definire tipi di contenuto per elementi di elenco, documenti o cartelle.
Può essere utile definire i tipi di contenuto per alcuni contenuti se il contenuto soddisfa uno dei criteri seguenti:
| Se questo è vero: | I tipi di contenuto possono essere utili nei modi seguenti: |
|---|---|
| Si hanno tipi specifici di documenti con uno scopo o un formato standardizzato e si vuole che siano coerenti nell'intera organizzazione. | Configurare i tipi di contenuto del sito per questi tipi di documenti a livello di sito del team in modo che siano disponibili per l'uso in tutti i siti secondari del sito del team. In questo modo, tutti gli utenti dell'organizzazione creeranno questi documenti in modo coerente. |
| Si hanno modelli specifici che gli utenti devono usare per tipi specifici di documenti. | Aggiungere questi modelli di documento ai tipi di contenuto appropriati in modo che il modello venga usato in tutti i nuovi documenti creati dal tipo di contenuto. |
| È disponibile un set standard di informazioni di cui tenere traccia per tipi specifici di documenti o elementi. | Aggiungere colonne al tipo di contenuto per tenere traccia di queste informazioni. Se una delle informazioni è particolarmente importante, è possibile designarle in base alle esigenze. È anche possibile fornire valori predefiniti per colonne specifiche quando si configura il tipo di contenuto. |
| Esiste un processo aziendale definito per la gestione o la revisione di tipi specifici di documenti. | Valutare la possibilità di configurare flussi di lavoro per tipi di contenuto specifici. È possibile usare i flussi di lavoro per gestire processi aziendali come la revisione o l'approvazione di documenti. |
Dopo aver identificato il contenuto per il quale è consigliabile definire i tipi di contenuto, è consigliabile considerare dove definire i tipi di contenuto. Se si definiscono i tipi di contenuto del sito a livello di sito del team, saranno ampiamente disponibili per il riutilizzo negli elenchi e nelle raccolte in tutti i siti secondari del sito del team. I singoli proprietari di siti possono anche definire i tipi di contenuto del sito per i propri siti, anche se questi tipi di contenuto saranno disponibili per l'uso solo in elenchi e raccolte in tale sito e in tutti i siti sottostanti.
Può essere utile creare un foglio di calcolo o una tabella che acquisisce le informazioni da includere quando si definiscono i tipi di contenuto. Ad esempio, è possibile iniziare creando qualcosa di base come la tabella seguente e quindi adattandolo per includere tutte le informazioni aggiuntive che potrebbero risultare utili per tenerne traccia, ad esempio i siti o i team che usano i tipi di contenuto:
| Nuovo tipo di contenuto | Tipo di contenuto padre | Colonne | Modello di documento | Flussi di lavoro |
|---|---|---|---|---|
| Specificare il nome del tipo di contenuto da creare. | Specificare il tipo di contenuto padre da cui verrà creato. | Elencare la colonna nuova o esistente da aggiungere al tipo di contenuto. | Specificare se al tipo di contenuto sarà associato un modello di documento. | Specificare se ci saranno flussi di lavoro associati al tipo di contenuto. |
Per altre informazioni sull'uso dei tipi di contenuto, vedere Creare o personalizzare un tipo di contenuto.
In che modo gli utenti troveranno e accederanno al contenuto?
Valutare in che modo gli utenti del sito troveranno e useranno il contenuto dei siti di SharePoint. Questo tipo di pianificazione consente di prendere decisioni su come configurare sia la struttura di spostamento che la ricerca del sito del team e dei relativi siti secondari.
Quali siti si desidera includere nella struttura di spostamento globale?
Per pianificare la struttura di spostamento, può essere utile creare un diagramma dei siti nella gerarchia dei siti. Se è già stato creato un diagramma durante la pianificazione dei siti, è possibile iniziare con il diagramma e modificarlo. Includere tutti i siti secondari del sito del team. È anche possibile includere gli elenchi o le raccolte importanti presenti nel sito del team e nei relativi siti secondari. In questo modo è possibile identificare a colpo d'occhio le destinazioni importanti che gli utenti del sito potrebbero voler trovare se iniziano dalla home page del sito del team.
Nella struttura di spostamento superiore di un sito è disponibile la struttura di spostamento globale.
Per impostazione predefinita, ogni sito usa la propria struttura di spostamento superiore, ma è possibile consentire ai siti di ereditare la struttura di spostamento superiore dal sito padre in modo che l'esperienza di spostamento sia coerente in tutti i siti. È possibile configurare i siti visualizzati nella barra di spostamento superiore. È anche possibile includere collegamenti a qualsiasi altro URL desiderato, nel caso in cui si desideri integrare i collegamenti a risorse esterne nella struttura di spostamento del sito. Per altre informazioni sulla personalizzazione della struttura di spostamento superiore, vedere Personalizzare la struttura di spostamento nel sito del team.
Se sono presenti molti siti secondari per il sito del team, è consigliabile non esporli tutti nella barra dei collegamenti superiore, perché questa operazione potrebbe risultare complessa per gli utenti del sito. Ma non si vogliono rendere non individuabili siti o contenuti importanti. Usare il diagramma della gerarchia dei siti per identificare i siti chiave da esporre nella struttura di spostamento globale.
In che modo gli utenti si sposteranno all'interno dei siti?
Oltre alla barra di spostamento superiore, i siti visualizzano anche un elemento di spostamento sul lato sinistro della pagina denominato Avvio veloce.
In genere, la barra di avvio veloce visualizza collegamenti specifici per il sito corrente e può essere usata per evidenziare il contenuto più importante. Quando si crea un nuovo elenco o una nuova raccolta, viene automaticamente visualizzato un nuovo collegamento in Recenti sulla barra di avvio veloce. Nella sezione Recenti sono visualizzati solo i cinque collegamenti più recenti.
È possibile personalizzare la barra di avvio veloce per aggiungere o rimuovere collegamenti agli elenchi e alle raccolte del sito. È anche possibile raggruppare i collegamenti sotto intestazioni personalizzate. Se si sceglie di far ereditare la struttura di spostamento globale da tutti i siti secondari, sarà importante che i proprietari dei siti personali personalizzino la struttura di spostamento sulla barra di avvio veloce, perché sarà il modo principale con cui gli utenti troveranno il contenuto all'interno di un sito quando lo visitano. Se si decide di non far ereditare la struttura di spostamento globale dal sito del team, gli utenti potranno usare sia la barra dei collegamenti superiore che la barra di avvio veloce in un sito secondario per trovare il contenuto al suo interno. Per altre informazioni sulla modifica dei collegamenti sulla barra di avvio veloce, vedere Personalizzare la struttura di spostamento nel sito del team.
Inizio pagina
Cosa occorre pensare quando si pianifica una ricerca?
È più probabile che gli utenti vogliano usare SharePoint quando possono trovare facilmente le informazioni necessarie. L'uso di caratteristiche di contenuto come i tipi di contenuto o l'aggiunta di colonne di metadati a elenchi e raccolte consente di rendere il contenuto più individuabile tramite la ricerca.
Gli amministratori delle raccolte siti e gli amministratori dei siti possono eseguire diverse configurazioni per personalizzare l'esperienza di ricerca per gli utenti.
| Per eseguire questa operazione: | Vedere questo argomento: |
|---|---|
| Personalizzare lo stile e le impostazioni che influiscono sui risultati della ricerca, è possibile personalizzare il Centro ricerche e le web part usate nelle pagine del Centro ricerche. | Gestire il Centro ricerche in SharePoint |
| Creare regole di query per migliorare il modo in cui la ricerca risponde alle finalità dell'utente. | Gestire le regole di query |
| Personalizzare le origini dei risultati per le ricerche. | Gestire le origini dei risultati |
| Visualizzare, creare o modificare proprietà gestite o eseguire il mapping delle proprietà sottoposte a ricerca per indicizzazione alle proprietà gestite. | Gestire lo schema di ricerca in SharePoint |
| Per esportare e importare impostazioni di configurazione della ricerca personalizzate tra i siti. Le impostazioni da esportare e importare includono tutte le regole di query personalizzate, le origini dei risultati, i tipi di risultati, i modelli di classificazione e le impostazioni di ricerca nel sito. | Esportare e importare le impostazioni di configurazione della ricerca personalizzate |
Come diventa disponibile il contenuto nella ricerca
Il servizio di ricerca viene pianificato per eseguire la ricerca per indicizzazione del contenuto di SharePoint ogni cinque minuti. Dopo l'aggiunta di un elemento a un sito di SharePoint, ci sarà un periodo di tempo prima che venga indicizzato e restituito nei risultati della ricerca. Questo periodo di tempo varia in base alle attività utente correnti. Attività come la migrazione del sito, l'aggiornamento e la manutenzione aumentano il carico sulla pipeline di indicizzazione. I nuovi elementi di contenuto dovrebbero in genere essere visualizzati nei risultati della ricerca entro un'ora.
Cosa devono fare gli utenti con il contenuto?
Ponendo alcune domande di base sulle operazioni che gli utenti del sito devono eseguire con il contenuto, è possibile determinare come configurare siti, elenchi o raccolte specifici, nonché quali caratteristiche specifiche possono essere necessarie per gli utenti del sito.
| Domande da esplorare: | Considerazioni sulla configurazione del contenuto: |
|---|---|
| È necessario tenere traccia delle versioni di tipi specifici di documenti o voci di elenco? |
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| Gli utenti del sito avranno bisogno della possibilità di lavorare o collaborare contemporaneamente su tipi specifici di documenti? |
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| È necessario approvare tipi specifici di contenuto prima che siano ampiamente accessibili |
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| Alcuni tipi di documenti sono soggetti a processi aziendali specifici o a flussi di lavoro umani specifici? |
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| Utilizzi gli elenchi per guidare o gestire i processi |
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| Nei siti saranno presenti contenuti riservati a cui è necessario limitare l'accesso generale |
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| Gli utenti dovranno ricevere aggiornamenti sulle modifiche al contenuto? |
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