Access 2010: attività di database

Database relazionali in Access

A volte è necessario un database relazionale per tenere traccia di tali informazioni, ovvero un archivio di dati che è stato separato in raccolte di dati più piccole, denominate tabelle, per eliminare la ridondanza e quindi correlate tra loro in base a bit comuni di informazioni, denominati campi. Ad esempio, un database relazionale di pianificazione eventi potrebbe contenere una tabella con informazioni sui clienti, una tabella con informazioni sui fornitori e una tabella con informazioni sull'evento. La tabella con informazioni sull'evento potrebbe avere un campo per correlarlo alla tabella clienti e un campo per correlarlo alla tabella fornitore. In questo modo, ad esempio, se il numero di telefono di un fornitore viene modificato, le informazioni potrebbero essere modificate una sola volta nella tabella fornitore, invece che in ogni caso che coinvolge il fornitore.

Access è uno strumento che consente di sviluppare in modo semplice e rapido applicazioni di database relazionali che consentono di gestire le informazioni. È possibile creare un database per tenere traccia di qualsiasi tipo di informazioni, ad esempio inventario, contatti professionali o processi aziendali. Access include infatti modelli che è possibile usare immediatamente per tenere traccia di un'ampia varietà di informazioni, semplificando le attività anche per i principianti.

Quando apri Access

Quando si avvia Access 2010, viene visualizzata la visualizzazione Backstage di Microsoft Office, in cui è possibile ottenere informazioni sul database corrente, creare un nuovo database, aprire un database esistente e visualizzare il contenuto in primo piano da Office.com.

La visualizzazione Backstage contiene anche molti altri comandi che è possibile usare per modificare, gestire o condividere i database. I comandi della visualizzazione Backstage in genere si applicano a interi database, non agli oggetti all'interno di un database.

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Aggiungere una tabella

È possibile aggiungere una nuova tabella a un database esistente usando gli strumenti disponibili nel gruppo Tabelle della scheda Crea .

Indipendentemente dalla visualizzazione iniziale, è sempre possibile passare all'altra visualizzazione usando i pulsanti di visualizzazione sulla barra di stato della finestra di Access.

Creare una tabella vuota in visualizzazione Foglio dati    In visualizzazione Foglio dati è possibile immettere i dati immediatamente e consentire ad Access di creare la struttura della tabella dietro le quinte. I nomi dei campi vengono assegnati numericamente (Campo1, Campo2 e così via) e access imposta il tipo di dati del campo in base al tipo di dati immesso.

1. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Tabella .

2. Access crea la tabella e quindi posiziona il cursore nella prima cella vuota della colonna Fare clic per aggiungere .

3. Per aggiungere dati, iniziare a digitare nella prima cella vuota oppure incollare dati da un'altra origine, come descritto più avanti in questo articolo.

   • Per rinominare una colonna (campo), fare doppio clic sull'intestazione di colonna e quindi digitare il nuovo nome.

     Suggerimento: Assegnare un nome significativo a ogni campo, in modo da poter stabilire cosa contiene senza dover esaminare i dati.

   • Per spostare una colonna, selezionarla facendo clic sull'intestazione di colonna e quindi trascinarla nella posizione desiderata. È anche possibile selezionare più colonne contigue e trascinarle tutte insieme in una nuova posizione.

     Per aggiungere altri campi alla tabella, è possibile iniziare a digitare nella colonna Fare clic per aggiungere in visualizzazione Foglio dati oppure aggiungere nuovi campi usando i comandi del gruppo Aggiungi & Elimina della scheda Campi .

Creare una tabella a partire dalla visualizzazione Struttura    In visualizzazione Struttura occorre prima di tutto creare la struttura della nuova tabella. Passare quindi alla visualizzazione Foglio dati per immettere i dati oppure immettere i dati usando un altro metodo, ad esempio con una maschera.

La visualizzazione Struttura non è disponibile per le tabelle in un database Web.

1. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Struttura tabella.

2. Per ogni campo incluso nella tabella, digitare un nome nella colonna Nome campo e quindi selezionare il tipo di dati nell'elenco Tipo dati.

3. È possibile immettere informazioni aggiuntive per ogni campo nella colonna Descrizione . La descrizione immessa viene visualizzata nella barra di stato quando il punto di inserimento si trova in tale campo e viene usata come testo della barra di stato per tutti i controlli creati trascinando il campo dal riquadro Elenco campi a una maschera o a un report e per tutti i controlli creati per il campo tramite la Creazione guidata Maschera o la Creazione guidata Report.

4. Dopo aver aggiunto tutti i campi, salvare la tabella:

   • Nella scheda File fare clic su Salva.

5. È possibile iniziare a immettere dati nella tabella in qualsiasi momento passando alla visualizzazione Foglio dati, facendo clic nella prima cella vuota e digitando. È anche possibile incollare dati da un'altra origine, come descritto nella sezione successiva.

Creare una tabella in base a un elenco SharePoint    Con un elenco SharePoint, i dati possono essere usati dagli utenti che non hanno Access. Inoltre, i dati dell'elenco vengono archiviati in un server, che in genere offre una migliore protezione dalla perdita di dati rispetto ai file archiviati in un computer desktop. È possibile iniziare con un nuovo elenco oppure collegarsi a un elenco esistente. È necessario avere autorizzazioni sufficienti nel sito di SharePoint in cui si vuole creare l'elenco. Questo può variare in base al sito, quindi contattare l'amministratore di SharePoint per informazioni dettagliate sulle opzioni disponibili.

Questa caratteristica non è disponibile in un database Web.

1. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Elenchi SharePoint.

2. È possibile usare uno dei modelli di elenco per creare un elenco standard di SharePoint, ad esempio Contatti o Eventi.

   È anche possibile scegliere di creare un elenco personalizzato oppure di creare un collegamento o importare un elenco esistente. Fare clic sull'opzione desiderata.

3. Se si sceglie uno dei modelli di elenco o si crea un elenco personalizzato, viene visualizzata la finestra di dialogo Crea nuovo elenco che illustra il processo. Se si sceglie di usare un elenco esistente, viene visualizzata la finestra di dialogo Carica dati esterni .

Per altre informazioni sulle tabelle, vedere l'articolo Introduzione alle tabelle.

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Incollare dati da un'altra origine in una tabella di Access

Se i dati sono attualmente archiviati in un altro programma, ad esempio Excel, è possibile copiarli e incollarli in una tabella di Access. L'esito dell'operazione risulta in genere più accurato se i dati sono già separati in colonne, come nei fogli di lavoro di Excel. Se i dati sono in un programma di elaborazione di testo, è necessario prima di tutto separare le colonne di dati usando le schede o convertire i dati in una tabella nel programma di elaborazione di testo, quindi copiare i dati. Se è necessario modificare o modificare i dati, ad esempio suddividendo i nomi e cognomi in nomi e cognomi, è consigliabile eseguire questa operazione prima di copiare i dati, in particolare se non si ha familiarità con Access.

Quando si incollano dati in una tabella vuota, il tipo di dati di ogni campo viene impostato automaticamente in base al tipo di dati copiati. Ad esempio, se in un campo vengono incollate solo date, Access applica il tipo di dati Data/ora. Se invece il campo in cui sono stati incollati i dati contiene solo le parole "sì" e "no", Access applica il tipo di dati Sì/No.

Ai campi viene attribuito un nome in base al contenuto della prima riga dei dati incollati. Se il tipo della prima riga di dati incollati è simile a quello delle righe successive, Access determina che la prima riga fa parte dei dati e assegna ai campi nomi generici( Campo1, Campo2 e così via). Se la prima riga di dati incollati non è simile alle righe successive, Access usa la prima riga come nomi di campo ed esclude la prima riga nei dati effettivi.

Se vengono assegnati nomi generici ai campi, è consigliabile rinominarli appena possibile per evitare confusione. Seguire questa procedura:

1. Nella scheda File fare clic su Salva per salvare la tabella.

2. In visualizzazione Foglio dati fare doppio clic su ogni intestazione di colonna e quindi digitare un nome per la colonna.

3. Salvare di nuovo la tabella.

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Importare o collegare dati da un'altra origine

È possibile che i dati raccolti siano stati raccolti in un altro programma che si vuole usare in Access. È possibile che si lavori con persone che archiviano i dati in altri programmi e che si vogliano usare i dati in Access. In alternativa, è possibile che siano presenti più origini di dati diverse e che sia necessaria una "piattaforma di atterraggio" in cui riunire tutte le origini per un'analisi più approfondita.

Access semplifica l'importazione o il collegamento di dati da altri programmi. È possibile importare dati da un foglio di lavoro di Excel, da una tabella in un altro database di Access, da un elenco SharePoint o da una varietà di altre origini. Il processo varia leggermente a seconda dell'origine dati, ma queste istruzioni ti consentiranno di iniziare:

1. Nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic sul comando relativo al tipo di file da cui si sta importando il file.

   Ad esempio, se si intende importare dati da un foglio di lavoro di Excel, fare clic su Excel. Se non viene visualizzato il tipo di programma corretto, fare clic su Altro.

   Nota: Se non si riesce a trovare il tipo di formato corretto nel gruppo Importa & Collegamento , potrebbe essere necessario avviare l'applicazione in cui sono stati originariamente creati i dati e quindi usare tale programma per salvare i dati in un formato di file supportati da Access ( ad esempio un file con testo delimitato ) e quindi importare o collegare i dati.

2. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni fare clic su Sfoglia per passare al file di dati di origine oppure digitare il percorso completo del file di dati di origine nella casella Nome file .

3. Fare clic sull'opzione desiderata in Specificare la modalità e la posizione di archiviazione dei dati nel database corrente. È possibile creare una nuova tabella usando i dati importati oppure creare una tabella collegata che mantiene un collegamento all'origine dati.

4. Fare clic su OK.

   A seconda della scelta, viene visualizzata la finestra di dialogo Collega oggetti o Importa oggetti .

5. Usare la finestra di dialogo per completare il processo. La procedura esatta da seguire dipende dall'opzione di importazione o collegamento scelta.

6. Nell'ultima pagina della creazione guidata fare clic su Fine.

   Se si sceglie di importare, Access chiede se si vogliono salvare i dettagli dell'operazione di importazione appena completata.

7. Se si prevede di eseguire di nuovo la stessa operazione di importazione, fare clic su Salva passaggi di importazione e quindi immettere i dettagli.

   È quindi possibile riprodurre facilmente l'operazione di importazione facendo clic su Importazioni salvate nel gruppo Importa della scheda Dati esterni , facendo clic sulla specifica di importazione e quindi su Esegui.

8. Se non si vogliono salvare i dettagli dell'operazione, fare clic su Chiudi.

Access importa i dati in una nuova tabella e quindi visualizza la tabella in Tabelle nel riquadro di spostamento.

Per altre informazioni su come importare dati in Access, seguire i collegamenti nella sezione Vedere anche di questo articolo.

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Passaggi successivi

Il resto del processo di progettazione varia in base agli obiettivi, ma è consigliabile creare query, maschere, report e macro. Questo articolo non fornisce informazioni sulla creazione di altri oggetti di database.

Per altre informazioni, vedere questi articoli:

• Introduzione alle query

• Introduzione alle maschere

• Introduzione ai report in Access

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Importare un foglio di lavoro di Excel in Access

Molte persone iniziano a esplorare Access dopo la prima creazione di un elenco in Excel. Excel è un ottimo punto di partenza per creare un elenco, ma man mano che l'elenco cresce diventa più difficile organizzarsi e mantenersi aggiornati. Spostare l'elenco in Access è in genere il passaggio logico successivo.

Una tabella di database è simile nella struttura di un foglio di lavoro, in quanto i dati vengono archiviati in righe e colonne. Di conseguenza, è in genere facile importare un foglio di lavoro in una tabella di database. La differenza principale tra l'archiviazione dei dati in un foglio di lavoro e l'archiviazione in un database riguarda l'organizzazione dei dati. La semplice importazione dell'intero foglio di lavoro come nuova tabella in un database non risolverà i problemi associati all'organizzazione e all'aggiornamento dei dati, in particolare se il foglio di lavoro contiene dati ridondanti. Per risolvere questi problemi, è necessario dividere i dati del foglio di calcolo in tabelle separate, ognuna contenente dati correlati. Per altre informazioni su come disporre i dati nelle tabelle, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

Access offre la Creazione guidata Analizzatore tabelle, che consente di completare questo processo. Dopo aver importato i dati in una tabella, la procedura guidata consente di suddividere la tabella in tabelle separate, ognuna delle quali contiene dati non duplicati in nessuna delle altre tabelle. La procedura guidata crea anche le relazioni necessarie tra le tabelle.

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Importare un foglio di lavoro di Excel come tabella in un nuovo database

1. Nella scheda File fare clic su Nuovo e quindi su Database vuoto.

2. Digitare un nome per il nuovo database nella casella Nome file e quindi fare clic su Crea.

   Il nuovo database viene aperto e access crea una nuova tabella vuota, Tabella1.

3. Chiudere Tabella1.

   Quando viene chiesto se si vogliono salvare le modifiche apportate alla struttura di Tabella1, fare clic su No.

4. Nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic su Excel.

5. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni fare clic su Sfoglia.

6. Usare la finestra di dialogo Apri file per trovare il file.

7. Selezionare il file e quindi fare clic su Apri.

8. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni verificare che l'opzione Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente sia selezionata.

9. Fare clic su OK.

   Viene avviata l'Importazione guidata Foglio di calcolo che pone alcune domande sui dati.

10. Seguire le istruzioni facendo clic su Avanti o Indietro per spostarsi tra le pagine. Nell'ultima pagina della creazione guidata fare clic su Fine.

    Nota: Access chiede se si vogliono salvare i dettagli dell'operazione di importazione appena completata. Se si prevede di eseguire di nuovo la stessa operazione di importazione, fare clic su Sì e quindi immettere i dettagli. È quindi possibile riprodurre facilmente l'operazione in futuro facendo clic su Importazioni salvate nel gruppo Importa della scheda Dati esterni . Se non si vogliono salvare i dettagli dell'operazione, fare clic su Chiudi.

I dati vengono importati in una nuova tabella e quindi visualizzati in Tutte le tabelle nel riquadro di spostamento.

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Usare l'Analizzatore guidato tabelle per organizzare i dati

Dopo aver importato i dati in una tabella di Access, è possibile usare l'Analizzatore guidato tabelle per identificare rapidamente i dati ridondanti. La procedura guidata offre quindi un modo semplice per organizzare i dati in tabelle separate, in modo che vengano archiviati nel modo più efficiente. Access mantiene la tabella originale come backup e quindi crea nuove tabelle che è possibile usare come base per l'applicazione di database.

1. Aprire il database di Access che contiene la tabella da analizzare.

2. Nel gruppo Analizza della scheda Strumenti database fare clic su Analizza tabella.

   Viene avviata la Creazione guidata Analizzatore tabelle.

   Le prime due pagine della procedura guidata contengono una breve esercitazione, completa di pulsanti su cui è possibile fare clic per visualizzare alcuni esempi. Se le pagine introduttive non sono visualizzate, ma viene visualizzata invece una casella di controllo Mostra pagine introduttive?, selezionare la casella di controllo e quindi fare clic due volte su Indietro per visualizzare l'introduzione. Se non si vogliono visualizzare di nuovo le pagine introduttive dopo aver letto l'introduzione, è possibile deselezionare la casella di controllo Mostra pagine introduttive .

3. Nella pagina Quale tabella contiene i campi con valori ripetuti in più record? selezionare la tabella da analizzare e quindi fare clic su Avanti.

4. È possibile consentire alla procedura guidata di decidere quali campi inserire nelle tabelle oppure prendere autonomamente questa decisione. Se si seguono i suggerimenti della procedura guidata, è comunque possibile apportare modifiche al layout della tabella nella pagina successiva della procedura guidata.

   Nota: Se si lascia che la procedura guidata decida quali campi inserire nelle tabelle, le opzioni disponibili potrebbero non essere sempre appropriate per i dati, in particolare se i dati da usare non sono molti. Controllare attentamente i risultati della procedura guidata. D'altra parte, la procedura guidata può suggerire un'organizzazione più efficiente di quella a cui si sta pensando, quindi è consigliabile provare almeno una volta le decisioni della procedura guidata. Se i suggerimenti non sono graditi, è comunque possibile ridisporre i campi manualmente e fare sempre clic su Indietro e disporre tutti i campi manualmente.

5. Fare clic su Avanti. In questa pagina specificare quali tabelle contengono i campi. Se si sceglie di consentire la decisione della procedura guidata, dovrebbero essere visualizzate più tabelle connesse da linee di relazione. In caso contrario, access crea una sola tabella contenente tutti i campi. In entrambi i casi, è possibile apportare modifiche in questa pagina.

   • È possibile trascinare i campi da una tabella in un'area vuota della pagina per creare una nuova tabella contenente tali campi. Access chiede di specificare un nome di tabella.

   • È possibile trascinare i campi da una tabella a un'altra se si ritiene che verranno archiviati in questa tabella in modo più efficiente.

   • Alla maggior parte delle tabelle verrà assegnato un ID o un campo ID univoco generato . Per altre informazioni sui campi ID, fare clic su Suggerimenti nell'angolo in alto a destra della procedura guidata.

   • Per annullare una modifica, fare clic sul pulsante Annulla .

   • Per rinominare una tabella, fare doppio clic sulla relativa barra del titolo, digitare il nuovo nome e quindi fare clic su OK.

6. Dopo aver disposto i campi nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

7. Se la procedura guidata trova record con valori molto simili, li identifica come possibili errori tipografici e presenta una schermata in cui è possibile confermare le operazioni da eseguire. Scorrere l'elenco per trovare tutti i valori presenti nella colonna Correzione e quindi fare clic sull'elemento appropriato nell'elenco a discesa. Selezionare (Leave as is) per impedire che la procedura guidata apporti modifiche al valore. Al termine, fare clic su Avanti.

8. La procedura guidata chiede se si vuole creare una query simile alla tabella originale. Se sono già state create maschere e report basati sulla tabella originale, è consigliabile creare una query di questo tipo. Se si sceglie Sì, creare la query, la procedura guidata rinomina la tabella originale aggiungendo "_OLD" al nome della tabella e quindi assegnando un nome alla nuova query usando il nome della tabella originale. Le maschere e i report basati sulla tabella ora usano la query per i dati e continuano a funzionare come prima.

9. Fare clic su Fine.

   La procedura guidata crea le nuove tabelle come specificato e quindi le apre. Chiuderli al termine del controllo dei risultati.

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Usare i dati di altri programmi

Access 2010 offre funzionalità per l'uso dei dati archiviati in altri programmi.

Creare un nuovo database di Access che collega dati in un altro formato di file    È possibile usare Access per aprire un file in un altro formato di file, ad esempio testo, dBASE o un foglio di calcolo. Access crea automaticamente un database di Access e collega automaticamente il file.

1. Avviare Access.

2. Nella scheda File fare clic su Apri.

3. Nella finestra di dialogo Apri fare clic sul tipo di file da aprire nell'elenco. In caso di dubbi sul tipo di file, fare clic su Tutti i file (*.*)..

4. Se necessario, passare alla cartella che contiene il file da aprire. Una volta trovato il file, fare doppio clic su di esso per aprirlo.

5. Seguire le istruzioni della procedura guidata. Nell'ultima pagina della creazione guidata fare clic su Fine.

Importare o collegare dati a un database di Access esistente    È possibile importare dati da altre origini e programmi nelle tabelle di Access in modo che i dati siano contenuti nel file di Access oppure creare un collegamento ai dati da Access in modo che rimangano nel file originale (all'esterno del file di Access).

1. Nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic sul formato in cui sono archiviati i dati.

   È possibile importare o collegare dati dalle origini seguenti:

   • Excel    È possibile importare dati da un foglio di lavoro o da un intervallo denominato in una cartella di lavoro di Excel. Ogni foglio di lavoro o intervallo denominato deve essere importato o collegato separatamente.

   • Access    Questo è molto utile per separare il processo dai dati, creando un database diviso. In altre parole, è possibile usare un database per contenere tutte le maschere, i report e le macro e conservare i dati in un altro database. È quindi possibile sviluppare miglioramenti senza interrompere il lavoro di nessuno. È anche possibile combinare in uno solo i dati di molti database di Access diversi, semplificando il riepilogo dei dati in più reparti o tra partner commerciali.

   • database ODBC    Molti programmi supportano questo formato, inclusi molti prodotti server di database. In questo modo è possibile creare database "pianerottoli" in cui combinare i dati di sistemi diversi.

   • File di testo    È possibile connettersi a un semplice file di testo e persino usare Access per modificarne il contenuto. In questo modo i dati di Access possono essere facilmente usati da un'ampia gamma di programmi.

   • File XML    Questo formato offre anche la compatibilità con una varietà di altri programmi, tra cui alcuni server Web.

   • elenco SharePoint    In questo modo i dati possono essere usati con un Web browser, il modo standard per usare un elenco SharePoint.

   • Servizi dati    È possibile connettersi ai servizi dati Web all'interno dell'azienda.

   • Documento HTML   

   • Cartella di Outlook    È possibile connettersi alle cartelle di Outlook per integrare più facilmente le informazioni di contatto con il resto dei dati.

   • dBase    è un noto sistema di database alternativo supportato da Access

     Viene visualizzata la finestra di dialogo Carica dati esterni .

2. Seguire le istruzioni nella finestra di dialogo.

   Access importerà o collegherà i dati al database. Per la maggior parte dei formati, è necessario specificare il percorso dei dati e quindi scegliere la modalità di archiviazione dei dati nel database.

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Usare un file di database di Access in diverse versioni di Access

Se tutte le tabelle, le maschere e altri oggetti del database di Access di una versione precedente sono contenuti in un unico file e si vuole usare il database in diverse versioni di Access, è possibile creare un nuovo database front-end in una versione successiva e collegarlo al file originale. Gli utenti che hanno la versione precedente di Access possono comunque usare il database originale. Gli utenti che hanno la versione più recente possono usare il nuovo database front-end per creare un collegamento agli stessi dati. È possibile creare diverse versioni front-end se è necessario supportare più versioni di Access.

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Usare un'applicazione front-end/back-end in diverse versioni di Access

Se il database di Access è già un applicazione front-end/back-end, è possibile convertire il front-end nel nuovo formato di file. Non sono necessarie modifiche per il database back-end.

La procedura seguente illustra come usare il comando Salva database con nome per convertire il database front-end in uno dei tre formati più recenti: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Questo comando mantiene il database originale nel formato originale e ne crea una copia nel formato specificato.

1. Chiudere il database front-end. Se il file è un database multiutente di Access situato in un server o in una cartella condivisa, assicurarsi che nessun altro lo abbia aperto.

2. Avviare Access 2010.

3. Nella scheda File fare clic su Apri.

4. Passare al percorso del database front-end e quindi fare doppio clic su di esso per aprirlo.

   Se viene visualizzata la finestra di dialogo Miglioramento database in cui viene chiesto se si vuole migliorare il database, fare clic su No.

5. Se al momento dell'apertura del database viene visualizzata una maschera, chiuderne la maschera.

6. Nella scheda File fare clic su Salva database con nome.

7. Nella finestra di dialogo Salva con nome digitare un nome per il nuovo database.

8. Fare clic su Salva.

È ora possibile migliorare il nuovo database front-end per supportare le nuove funzionalità.

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