Nota: Per informazioni sulla raccolta dei dati in Access 2016 e versioni successive, vedere Importare, esportare SQL Server.
È possibile raccogliere o aggiornare le informazioni tramite posta elettronica usando Microsoft Access 2007 o Access 2010 con Microsoft Outlook 2007 o Microsoft Outlook 2010. Access consente di creare un modulo di raccolta dati e inviare il modulo in un messaggio di posta elettronica. Quando i destinatari dei messaggi di posta elettronica restituiscono i moduli completati, è possibile scegliere di fare in modo che i dati raccolti vengano elaborati e archiviati automaticamente in un database di Access specificato. Questo metodo di raccolta dei dati consente di risparmiare tempo e fatica, in genere implicati in una copia e incolla o in un processo manuale di immissione dei dati. Di seguito sono riportati alcuni scenari in cui è possibile usare questo processo per raccogliere dati:
Sondaggi È possibile eseguire un sondaggio e compilare i risultati creando prima un database di Access con le tabelle necessarie per archiviare i risultati, usando la procedura guidata per generare un modulo del sondaggio e quindi inviandoli ai partecipanti al sondaggio. Quando i partecipanti rispondono, i dati del sondaggio vengono archiviati automaticamente nel database.
Relazioni sullo stato Che si tratti dello stato dell'inventario più recente o delle informazioni aggiornate su problemi in sospeso, il team può tenerti informato inviando messaggi di posta elettronica contenenti le informazioni correnti a intervalli regolari.
Gestione eventi Quando si organizza una conferenza, una formazione o altri eventi, è possibile inviare uno o più moduli come messaggio di posta elettronica per raccogliere informazioni di contatto, preferenze per viaggi e hotel e così via. Se si sceglie di fare in modo che le risposte vengano elaborate automaticamente, i partecipanti potranno modificare le proprie preferenze in qualsiasi momento senza dover inviare una notifica e si avrà sempre accesso ai dati più recenti per scopi decisionali.
Questo articolo spiega cosa è necessario usare questo processo, come iniziare a usare la procedura guidata e quindi fornisce informazioni aggiuntive sui vari passaggi per effettuare la selezione più aggiornata quando si segue la procedura guidata.
Nota: Non sarà possibile aggiungere i dati raccolti se il destinatario ha usato Hotmail o Yahoo per inviare il modulo di raccolta dei dati.
Prima di iniziare
Se è la prima volta che si raccolgono dati tramite messaggi di posta elettronica, eseguire le operazioni seguenti:
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Verificare di aver installato le applicazioni seguenti nel computer:
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Access 2007 o Access 2010.
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Outlook 2007 o Outlook 2010. È necessario che Outlook sia installato e configurato nel computer usato per inviare i messaggi di posta elettronica. Se Outlook è installato ma non è ancora configurato, avviare Outlook e seguire le istruzioni della Configurazione guidata di Outlook. Per assistenza con la procedura guidata, vedere la Guida di Outlook.
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Se si prevede di usare un modulo di InfoPath, verificare di avere installato InfoPath 2007 o versione successiva e che anche i destinatari debbano avere InfoPath installato nei propri computer.
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Per poter visualizzare e modificare il modulo, i destinatari di posta elettronica devono avere Installato InfoPath o un client di posta elettronica che supporta il formato HTML.
Il modulo usato per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica non è un modulo di Access. La procedura guidata genera un modulo speciale in formato HTML o InfoPath.
Identificare un database di destinazione. Il database può essere in formato .mdb o accdb. Sono inoltre supportati i file con estensione mde e accde. Se non si vuole usare un database esistente, è necessario crearne uno nuovo.
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Identificare o creare le tabelle in cui inserire i dati delle risposte tramite posta elettronica. Se si raccolgono dati per le tabelle esistenti, verificare che le tabelle non siano di sola lettura e di avere le autorizzazioni necessarie per aggiungerne o aggiornarne il contenuto.
Nota: I tipi di campo Allegato, Numerazione automatica, OLE e Multivalore non possono essere raccolti tramite messaggi di posta elettronica
Se l'operazione di raccolta dati popola due o più tabelle, è necessario creare una query di selezione e usarla come origine record della maschera. Verificare che la query includa tutti i campi obbligatori delle tabelle sottostanti. Se si usa una query esistente, verificare che la query non sia di sola lettura e di avere le autorizzazioni necessarie per aggiungerne o aggiornarne il contenuto. Per altre informazioni sulla creazione di una query basata su due o più tabelle, vedere l'articolo Introduzione alle query.
Archiviare i dati come nuovi record nelle situazioni seguenti:
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Se i dati popolano più tabelle.
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Se la tabella di destinazione non ha un campo chiave primaria. I valori di chiave primaria sono necessari per eseguire il mapping di ogni risposta a un record esistente. Se la tabella di destinazione non include un campo chiave primaria, aggiungerlo ora o assegnare come chiave primaria un campo esistente con valori univoci.
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Se la tabella di destinazione non contiene record. Se la tabella è vuota, la procedura guidata presuppone l'aggiunta di record.
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Se gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari non vengono archiviati come campo nel database. Quando si raccolgono dati per aggiornare i record, non sarà possibile digitare manualmente gli indirizzi nel messaggio generato dalla procedura guidata. Il campo indirizzo deve trovarsi nella tabella di destinazione o in una tabella che ha una relazione con la tabella di destinazione.
Attività iniziali
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Aprire il database in cui verranno archiviati i dati raccolti.
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Per aggiungere i dati a una singola tabella, selezionare la tabella nel riquadro di spostamento. Per popolare più tabelle correlate, selezionare la query associata a queste tabelle.
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Per avviare la procedura guidata, eseguire una delle operazioni seguenti:
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Nel gruppo Raccolta dati della scheda Dati esterni fare clic su Crea posta elettronica.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella o sulla query e quindi scegliere Raccolta e aggiornamento dati tramite posta elettronica.
Nota: Se la tabella non contiene campi o contiene solo i tipi di campo Numerazione automatica, Oggetto OLE, Allegato o Ricerca multivalore, Access visualizza il messaggio seguente: La tabella o la query selezionata non include campi che supportano la raccolta di dati tramite posta elettronica.
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Se la tabella contiene campi che supportano la raccolta dei dati, viene avviata la procedura guidata. Se la tabella di destinazione supporta sia l'aggiunta che l'aggiornamento dei dati, la procedura guidata illustra i passaggi necessari per raccogliere i dati tramite messaggi di posta elettronica.
Usare le sezioni seguenti come riferimento per le eventuali domande illustrate nei sette passaggi principali del processo.
Scegliere il tipo di modulo per l'immissione di dati da inviare
Selezionare il tipo di modulo in base alla facilità d'uso per se stessi e i destinatari.
Selezionare un modulo HTML Un modulo HTML può essere visualizzato e modificato da qualsiasi utente il cui client di posta elettronica supporta HTML
Selezionare modulo di Microsoft InfoPath Questa opzione viene visualizzata solo se InfoPath è installato nel computer. Selezionare questa opzione solo se i destinatari hanno installato InfoPath e Outlook nel proprio computer. Un modulo di InfoPath offre un ambiente migliore per l'immissione e la modifica dei dati,
La pagina della procedura guidata visualizzata successivamente dipende dal fatto che l'oggetto di destinazione supporti o meno l'aggiornamento dei dati. Se l'oggetto è una query basata su due o più tabelle o se si tratta di una tabella che non ha un campo chiave primaria o non contiene alcun record, la procedura guidata presuppone che si vogliano aggiungere nuovi record e chiede di selezionare i campi della maschera. In tutti gli altri casi, la procedura guidata chiede di specificare se aggiungere o aggiornare i dati prima di chiedere di selezionare i campi modulo.
Scegliere se raccogliere nuovi dati o aggiornare i dati esistenti
Specificare l'operazione da eseguire con i dati. Il tipo di modulo in uso influisce sul numero di nuovi record che un destinatario può inviare in una singola risposta. Durante l'aggiornamento dei dati, il numero di record che devono essere aggiornati da un destinatario identifica il numero di moduli pre-completati che verranno inclusi in un messaggio.
Nota: Per aggiungere nuovi record, digitare gli indirizzi di posta elettronica nella casella dell'indirizzo del messaggio al momento della creazione del messaggio. Per aggiornare i dati esistenti, gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere archiviati come campo nella tabella o nella query sottostante oppure in una tabella correlata.
Specificare i dati da raccogliere
Quando si scelgono i campi da includere nella maschera, non è necessario includere nella maschera tutti i campi presenti nella tabella o nella query sottostante. Tuttavia, devono essere soddisfatte le condizioni seguenti:
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Campi obbligatori: I campi contrassegnati con un simbolo di asterisco (*) sono campi obbligatori. Se si stanno raccogliendo nuovi record, la procedura guidata includerà automaticamente tutti i campi la cui proprietà Obbligatorio è impostata su Sì. Se i campi obbligatori di un record sono vuoti, Access non riesce ad aggiungere il record alla tabella.
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Tipi di campo non supportati: Non sarà possibile includere determinati tipi di campo nel modulo, ad esempio Numerazione automatica, Allegato, Oggetto OLE o campi di ricerca multivalore.
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Campo chiave primaria: L'utente sarà tuttavia in grado di digitare un valore nel campo quando aggiunge record; la risposta non verrà elaborata se il valore specificato è già in uso.
Nota: Per ogni campo incluso, in Proprietà campo specificare un'etichetta e fare clic su Sola lettura se non si vuole che l'utente modifi chi i dati nel campo.
Specificare l'elaborazione automatica o manuale dei dati
È possibile selezionare un'elaborazione automatica o manuale delle risposte. L'elaborazione automatica significa che quando si ricevono le risposte, Outlook e Access interagiscono per esportare i dati nelle tabelle di destinazione del database. L'elaborazione automatica consente di risparmiare tempo e fatica. L'elaborazione manuale implica solo l'avvio dell'operazione di esportazione per trasferire i dati da una cartella specificata in Outlook alla tabella di destinazione in Access.
Le risposte vengono esportate correttamente nella tabella di destinazione, purché vengano soddisfatte le condizioni seguenti quando le risposte raggiungono la cassetta postale:
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Outlook deve essere già in esecuzione nel computer. Se Outlook non è in esecuzione, l'elaborazione viene avviata al successivo avvio di Outlook.
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Access non deve essere protetto da password e non deve essere aperto in modalità esclusiva. Il nome o il percorso del database non deve essere cambiato dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.
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I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nella maschera non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.
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È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto delle tabelle e della query sottostanti.
Nota: Se l'elaborazione automatica non riesce, provare a risolvere eventuali problemi e quindi esportare manualmente le risposte non riuscite. Le risposte che arrivano nella posta in arrivo dopo la risoluzione dei problemi continuano a essere elaborate automaticamente.
Impostare le proprietà per controllare l'elaborazione automatica delle risposte
Per specificare una cartella di Outlook diversa in cui sono archiviate le risposte, nella pagina Specificare la modalità di elaborazione delle risposte della procedura guidata fare clic sul nome della cartella. Nella finestra di dialogo Seleziona cartella selezionare una cartella diversa oppure fare clic su Nuova per creare una nuova cartella.
Se si fa clic su Imposta proprietà per controllare l'elaborazione automatica delle risposte per modificare o ottimizzare le impostazioni di importazione, vedere la tabella seguente per informazioni sulle opzioni disponibili:
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Opzione |
Risultato |
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Ignorare le risposte degli utenti a cui non è stato inviato il messaggio |
Selezionare questa casella di controllo se si vuole che solo le risposte inviate dai destinatari originali del messaggio vengano elaborate automaticamente. Le risposte di altre persone vengono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente. |
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Accettare più risposte da ogni destinatario |
Selezionare questa casella di controllo se si vuole che solo la prima risposta di ogni destinatario venga elaborata automaticamente. La seconda risposta e le risposte successive vengono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente. Nota: Questa impostazione controlla solo il numero di risposte elaborate e non il numero di record all'interno di una singola risposta. In altre parole, se si invia un modulo di InfoPath, un utente può inviare più record con una sola risposta e Access elabora automaticamente tutti i record nella risposta, anche se questa casella di controllo non è selezionata. |
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Consentire solo gli aggiornamenti ai dati esistenti |
Quando i destinatari usano un modulo di InfoPath per aggiornare i dati, possono inviare nuovi record oltre agli aggiornamenti ai record esistenti. Selezionare questa casella di controllo per elaborare solo gli aggiornamenti ai record esistenti. |
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Numero di risposte da elaborare |
Digitare il numero totale di risposte (da tutti i destinatari) da elaborare automaticamente. Se si vuole che tutte le risposte vengano elaborate automaticamente, immettere un valore grande, ad esempio 5000, nella casella di testo. Le risposte ricevute dopo il raggiungimento del valore specificato vengono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente. |
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Data e ora di interruzione |
Specificare quando interrompere l'elaborazione automatica delle risposte per questo messaggio di posta elettronica. Le risposte ricevute dopo questa data e ora vengono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente. |
Per modificare queste opzioni in un secondo momento, nel gruppo Raccolta dati della scheda Dati esterni fare clic su Gestisci risposte. Nella finestra di dialogo Gestisci messaggi di raccolta dati selezionare il messaggio per il quale si vogliono modificare le impostazioni e quindi fare clic su Opzioni messaggio. Le modifiche apportate nella finestra di dialogo influiscono su tutte le risposte successive ricevute per il messaggio.
Elaborazione manuale delle risposte
Per controllare quando e quali risposte vengono elaborate, non selezionare l'opzione Processo automatico. Le risposte verranno archiviate in una cartella specificata in Outlook finché non si seleziona e si fa clic con il pulsante destro del mouse su ogni risposta nella cartella e quindi si fa clic su Esporta dati in Microsoft Access nel menu di scelta rapida.
In alcuni casi, potrebbe anche essere necessario elaborare manualmente le risposte che non sono state elaborate automaticamente.
Ricordare quanto segue prima di esportare i dati
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Il database di Access non deve essere aperto in modalità esclusiva e il nome o il percorso del database non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.
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I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nella maschera non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.
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È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto delle tabelle e della query sottostanti.
Selezionare la modalità di specificare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari
Se si raccolgono solo nuove informazioni, è possibile specificare gli indirizzi di posta elettronica in due modi:
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Digitare gli indirizzi di posta elettronica singolarmente nel messaggio di posta elettronica di Outlook oppure selezionare gli indirizzi da una rubrica.
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Usare il campo Dell'indirizzo di posta elettronica nella tabella o nella query del database di Access corrente.
Nota: Quando si raccolgono dati per aggiornare i record esistenti, questa finestra di dialogo non viene visualizzata perché gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere prima disponibili come campo nel database.
Immissione degli indirizzi di posta elettronica direttamente in Outlook
Se si specificano i destinatari in Outlook, è possibile visualizzare in anteprima e personalizzare il messaggio prima di inviarlo. Nel corpo del messaggio di posta elettronica sono inclusi una breve introduzione e un modulo. È consigliabile non apportare modifiche al modulo. Le modifiche apportate alla struttura del modulo potrebbero comportare la mancata elaborazione della risposta.
Uso degli indirizzi di posta elettronica archiviati in un campo del database
L'opzione per selezionare Una tabella associata fa riferimento a tabelle correlate. Per visualizzare o modificare le relazioni tra tabelle nel database, in Strumenti database. nel gruppo Relazioni fare clic su Relazioni
Per altre informazioni sulle relazioni, vedere l'articolo Guida alle relazioni tra tabelle.
Rivedere e specificare l'elenco dei destinatari
Il passaggio principale finale prevede la visualizzazione in anteprima e la personalizzazione del messaggio di posta elettronica, l'ottimizzazione dell'elenco destinatari e l'invio del messaggio di raccolta dati.
Creare e inviare il messaggio di posta elettronica
Quando la procedura guidata informa che ora è possibile creare il messaggio di posta elettronica e mostra come visualizzare lo stato della posta elettronica usando il comando Gestisci risposte , è possibile che vengano visualizzati alcuni messaggi di avviso. La tabella seguente descrive ogni avviso e l'azione che è possibile eseguire per risolverlo:
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Messaggio di avviso |
Descrizione |
Deluzione |
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Alcuni record non contengono un indirizzo valido nel campo dell'indirizzo di posta elettronica specificato. Non verranno restituiti dati per queste righe. |
Il campo indirizzo di posta elettronica selezionato contiene valori Null. |
Se si vogliono raccogliere dati per ogni record, chiudere la procedura guidata e sostituire i valori Null con indirizzi di posta elettronica. Quindi avviare di nuovo la procedura guidata. |
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Attualmente si dispone di un blocco esclusivo sul database; l'elaborazione automatica non riuscirà fino al rilascio del blocco. |
Il database è attualmente aperto in modalità esclusiva. |
Se si sceglie di elaborare automaticamente le risposte, l'elaborazione non riesce perché Access non può aggiungere o aggiornare un database che contiene un blocco esclusivo. Chiudere e riaprire il database in modalità non esclusiva immediatamente dopo l'invio del messaggio |
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Questi messaggi di posta elettronica potrebbero contenere dati di natura riservata o sensibile. |
Si stanno raccogliendo dati per aggiornare i record esistenti e il modulo che si sta per inviare verrà pre-completato con i dati esistenti. |
Se alcuni campi modulo includono dati riservati, tornare al passaggio della procedura guidata in cui sono stati selezionati i campi e rimuovere dalla maschera i campi che contengono dati riservati |
Dopo aver visualizzato in anteprima e personalizzato il messaggio, è possibile filtrare il campo dell'indirizzo di posta elettronica e selezionare i destinatari. Scegliere gli indirizzi di posta elettronica da usare selezionando le caselle di controllo corrispondenti. Se viene visualizzata una finestra di dialogo che elenca indirizzi di posta elettronica non validi, prendere nota degli indirizzi nell'elenco e fare clic su Esci. Verificare gli indirizzi non validi, apportare le eventuali correzioni necessarie e quindi provare a inviare di nuovo il messaggio.
