Allegare file ed elementi grafici ai record nel database

Allegati e regole di progettazione dei database

Per impostazione predefinita, ogni campo di un database relazionale contiene solo una porzione di dati. Se, ad esempio, un campo di indirizzi contenesse più di un indirizzo, trovare gli indirizzi sarebbe molto difficile, se non impossibile. Sembra quindi che gli allegati non rispettino le regole di progettazione dei database, perché è possibile allegare più di un file, ovvero più di una porzione di dati, a un campo. Gli allegati, tuttavia, non violano alcuna regola di progettazione, perché quando si allegano file a un record, Access crea una o più tabelle di sistema e usa tali tabelle in background per normalizzare i dati. Non è possibile visualizzare o usare queste tabelle.

Per informazioni sulla visualizzazione di altre tabelle di sistema, vedere l'articolo Usare il riquadro di spostamento. Per altre informazioni sulla progettazione dei database, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

Modalità di utilizzo dei file allegati

Durante l'utilizzo di file allegati attenersi alle linee guida seguenti:

• È possibile allegare file solo ai database creati personalmente in Access e che usano il formato di file accdb. Non è possibile condividere allegati tra un database di Access (con estensione accdb) e un database con il formato di file precedente (con estensione mdb).

• È necessario creare un campo in una tabella e impostarlo sul tipo di dati Allegati. Dopo avere impostato il tipo di dati su Allegati, non sarà possibile modificarlo.

• È possibile archiviare più file in un unico record. Ad esempio, è possibile archiviare immagini e file creati con programmi di elaborazione di testi e fogli di calcolo.

• È possibile collegare un massimo di due gigabyte di dati (la dimensione massima per un database Access ). Le dimensioni dei singoli file non possono essere superiori a 256 megabyte.

• È possibile utilizzare la finestra di dialogo Allegati per aggiungere, modificare e gestire gli allegati. Questa finestra di dialogo può essere aperta direttamente dal campo degli allegati in una tabella facendo doppio clic sul campo. Se si desidera gestire gli allegati da una maschera oppure visualizzare gli allegati da un report, aggiungere il controllo dell'allegato alla maschera o al report e quindi associare il controllo al campo degli allegati della tabella sottostante.

• Per impostazione predefinita, il controllo dell'allegato esegue il rendering delle immagini e visualizza l'icona del programma corrispondente ad altri tipi di file. Si supponga ad esempio di allegare una foto, un curriculum e un disegno di Visio a un record. Quando si scorrono gli allegati, il controllo esegue il rendering dell'immagine e visualizza le icone dei programmi per il documento e il disegno.

• Quando si apre la finestra di dialogo Allegati da una tabella o da una maschera, è possibile aggiungere, rimuovere e salvare i file allegati. Quando invece si apre la finestra di dialogo Allegati da un report, è possibile salvare solo i file allegati in una posizione diversa.

• Access comprime i file allegati, a meno che questi non vengano compressi in modo nativo. Ad esempio, i file JPEG vengono compressi dal programma di grafica che li ha creati, quindi Access non li comprime.

• Se il programma utilizzato per creare il file allegato è installato nel computer in uso, è possibile utilizzare tale programma per aprire e modificare i file allegati.

• È possibile salvare i file allegati in posizioni nell'unità disco rigido o in rete. È quindi possibile modificare gli allegati e assicurarsi di avere le modifiche desiderate prima di salvarle di nuovo nel database.

• È possibile modificare gli allegati a livello di programmazione.

I passaggi descritti nelle sezioni seguenti illustrano come aggiungere e gestire gli allegati.

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Aggiungere un campo degli allegati a una visualizzazione Foglio dati

1. Con la tabella aperta in visualizzazione Foglio dati fare clic sulla prima colonna vuota disponibile. Per trovare una colonna vuota, cercare le parole Aggiungi nuovo campo nell'intestazione di colonna.

2. Nel gruppo Formattazione della scheda Campi tabella fare clic sulla freccia in giù accanto a Tipo di dati e quindi fare clic su Allegato.

   Access imposta il tipo di dati per il campo su Allegato e inserisce un'icona nella riga di intestazione del campo. Nella figura seguente viene illustrato un nuovo campo Allegato. Si noti l'icona graffetta nella riga di intestazione del campo. Per impostazione predefinita, non è possibile immettere testo nella riga di intestazione dei campi Allegato.

   

3. Salvare le modifiche apportate.

   Tenere presente che non è possibile convertire il nuovo campo in un tipo di dati diverso, ma è comunque possibile eliminare il campo se si ritiene che sia stato commesso un errore.

Aggiungere un campo degli allegati nella visualizzazione Struttura

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella da modificare e scegliere Visualizzazione Struttura nel menu di scelta rapida.

2. Nella colonna Nome campo selezionare una riga vuota e immettere un nome per il campo Allegato.

3. In Tipo dati sulla stessa riga fare clic su Allegato.

4. Salvare le modifiche apportate.

   Tenere presente che non è possibile convertire il nuovo campo in un tipo di dati diverso, ma è comunque possibile eliminare il campo se si ritiene che sia stato commesso un errore.

5. Nel gruppo Viste della scheda Struttura fare clic sulla freccia sotto il pulsante Visualizza e quindi fare clic su Visualizzazione Foglio dati per aprire la tabella da utilizzare.

   

   -oppure-

   Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda documento relativa alla tabella e scegliere Visualizzazione Foglio dati dal menu di scelta rapida.

   -oppure-

   Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella e scegliere Apri dal menu di scelta rapida.

6. Passare alla procedura seguente.

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Aggiungere un allegato a una tabella

1. Dopo aver aperto la tabella contenente il campo degli allegati nella visualizzazione Foglio dati, fare doppio clic nel campo degli allegati.

   Verrà visualizzata la finestra di dialogo Allegati. La figura seguente mostra la finestra di dialogo.

   

2. Fare clic su Aggiungi. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Scegli file.

3. Utilizzare l'elenco Cerca in per passare al file o ai file che si desidera allegare al record, selezionare il file o i file desiderati e quindi fare clic su Apri.

   È possibile selezionare più file di qualsiasi tipo di dati supportato. Per un elenco dei tipi di dati supportati, vedere Informazioni di riferimento sugli allegati più avanti in questo articolo.

4. Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su OK per aggiungere i file alla tabella.

   Access aggiunge i file al campo e incrementa di conseguenza il numero che indica gli allegati. La figura seguente mostra un campo con due immagini allegate:

   

5. Ripetere questi passaggi per aggiungere i file desiderati al campo corrente o ad altri campi della tabella.

Aprire i file allegati da una tabella

1. Dopo aver aperto la tabella nella visualizzazione Foglio dati, fare doppio clic nella cella nel campo degli allegati.

2. Nella finestra di dialogo Allegati fare doppio clic sul file che si desidera aprire.

   –oppure–

   Selezionare il file e quindi fare clic su Apri.

   Il programma associato al file verrà aperto per visualizzare il file allegato, ad esempio i file di Excel verranno aperti in Excel e così via. 

   Alcuni file di immagine potrebbero aprirsi in Immagine Microsoft Windows. Per eseguire altre operazioni oltre alla visualizzazione dell'immagine, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine e quindi scegliere Modifica. Verrà avviato il programma usato per creare il file, se il programma è installato nel computer.

Salvare le modifiche apportate al file allegato

1. Utilizzare il programma principale per modificare il file in questione.

2. Salvare le modifiche apportate al file e chiudere il programma principale. Si noti che quando si modifica un file allegato, le modifiche vengono salvate in una cartella Internet temporanea sull'unità disco rigido. Per ulteriori informazioni su tale cartella, vedere alla fine di questa sezione.

3. Per salvare le modifiche in modo permanente, tornare a Access e, nella finestra di dialogo Allegati , fare clic su OK.

   Viene visualizzato un messaggio simile al seguente:

   

4. Fare clic su Sì per salvare le modifiche.

   Nota: Quando si apre un file allegato nel programma padre per la visualizzazione o la modifica, Access inserisce una copia temporanea del file in una cartella temporanea. Se si modifica il file e si salvano le modifiche dall'interno del programma padre, Access salva le modifiche nella copia temporanea. Quando si torna a Access e si fa clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Allegati , Access chiede di salvare di nuovo il file allegato. Fare clic su Sì per salvare il file modificato nel database oppure su No per lasciare invariato il file nel database.

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Aggiungere un controllo dell'allegato a una maschera o un report

I passaggi di questa sezione illustrano come allegare un controllo dell'allegato a una maschera o a un report e quindi associare tale controllo a un campo degli allegati in una tabella sottostante. Per aggiungere un controllo dell'allegato a una maschera o a un report, la procedura è identica. Prima di iniziare, è opportuno ricordare che almeno una delle tabelle del database deve includere un campo degli allegati. Per altre informazioni sull'aggiunta di un campo degli allegati, vedere Aggiungere un campo degli allegati a una tabella più indietro in questo articolo.

Poiché la progettazione di maschere e report può risultare complessa, le procedure illustrate in queste sezioni presuppongono che sia già disponibile un database con almeno una tabella e una maschera o un report. Per informazioni sulla creazione di tabelle, maschere o report, vedere gli articoli seguenti:

• Creare una tabella e aggiungere i campi

• Creare una maschera usando lo strumento Maschera

• Creare un report semplice

Gestire gli allegati tramite una maschera

Dopo aver aggiunto un controllo dell'allegato a una maschera, è possibile aggiungere, modificare, rimuovere e salvare i file allegati direttamente da tale maschera. Quando un record contiene più allegati, è anche possibile scorrere i file allegati, operazione che non è possibile eseguire quando si usa una tabella.

Salvare un solo allegato

1. Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su Salva con nome.

   Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva allegati.

2. Utilizzare l'elenco Salva in per passare alla nuova posizione in cui salvare il file e quindi fare clic su Salva.

Salvare tutti gli allegati

1. Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su Salva tutto.

   Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva allegati.

2. Utilizzare l'elenco Cerca in per passare alla nuova posizione in cui salvare i file e quindi fare clic su Salva.

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Rimuovere un allegato

1. Fare doppio clic sul campo degli allegati nella tabella per aprire la finestra di dialogo Allegati.

   –oppure–

   Nella maschera visualizzata nella visualizzazione Layout o Maschera passare al record contenente l'allegato che si desidera rimuovere e quindi fare clic sul pulsante Visualizza allegato sulla barra di formattazione rapida per aprire la finestra di dialogo.

2. Nella finestra di dialogo Allegati selezionare il file che si desidera eliminare e quindi fare clic su Rimuovi.

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Aprire una tabella, una maschera o un report dal riquadro di spostamento

1. Premere F11.

   Nota: Se il riquadro di spostamento non è visualizzato, premere F11 per aprirlo e spostare lo stato attivo sul riquadro. Se il riquadro è aperto, premere F11 per chiuderlo. Sarà necessario premere nuovamente F11 per aprire il riquadro e spostare lo stato attivo al suo interno.

2. Utilizzare la FRECCIA SU e la FRECCIA GIÙ per selezionare la tabella, la maschera o il report che si desidera aprire.

3. Premere INVIO per aprire l'oggetto selezionato.

   Se si apre una tabella, Access posiziona il cursore nel primo campo della tabella. Se si apre una maschera o un report, Access sposta lo stato attivo sul primo campo.

Visualizzare gli allegati dalle tabelle

1. Se necessario, utilizzare i tasti di direzione per spostare il cursore nel campo degli allegati desiderato.

2. Premere la BARRA SPAZIATRICE.

   Verrà visualizzata la finestra di dialogo Allegati.

3. Premere TAB per spostarsi tra i pulsanti disponibili nella finestra di dialogo e per spostarsi tra i pulsanti all'elenco di file allegati nell'area Allegati.

   Nota: È possibile che i record contengano più allegati. Se è necessario selezionare un allegato incluso in un elenco di due o più file, premere TAB per passare all'elenco di file e quindi utilizzare i tasti di direzione per selezionare il file desiderato. Premere quindi TAB per passare ai pulsanti e selezionare l'azione desiderata.

4. Dopo aver selezionato il file e il pulsante desiderati, premere INVIO.

5. Al termine, premere TAB oppure utilizzare la FRECCIA SU e la FRECCIA GIÙ per selezionare OK e quindi premere INVIO.

Scorrere gli allegati in una maschera o un report

Questa procedura è applicabile solo se si usa una tastiera Natural Microsoft e quando un record contiene più allegati.

1. Se necessario, premere TAB per spostare lo stato attivo sul controllo dell'allegato. Per impostazione predefinita, Access evidenzia il controllo e l'etichetta associati al controllo, se presente.

2. Premere il tasto Applicazione.

   Viene visualizzato un menu di scelta rapida.

3. Premere TAB oppure usare i tasti di direzione per selezionare Avanti o Indietro, quindi premere INVIO.

4. Ripetere il passaggio 2 per scorrere i file allegati, se necessario.

Visualizzare la finestra di dialogo Allegati da una maschera o un report

Questa procedura è applicabile solo se si usa una tastiera Natural Microsoft.

1. Se necessario, premere TAB per spostare lo stato attivo sul controllo dell'allegato. Per impostazione predefinita, Access evidenzia il controllo e l'etichetta associati al controllo, se presente.

2. Premere il tasto Applicazione.

   Viene visualizzato un menu di scelta rapida.

3. Premere TAB o usare i tasti di direzione per selezionare Visualizza allegati, quindi premere INVIO.

   Verrà visualizzata la finestra di dialogo Allegati.

4. Premere TAB per spostarsi tra i pulsanti disponibili nella finestra di dialogo e per spostarsi tra i pulsanti all'elenco di file allegati nell'area Allegati (Fare doppio clic per modificare).

   È possibile che i record contengano più allegati. Se è necessario selezionare un allegato incluso in un elenco di due o più file, premere TAB per passare all'elenco di file e quindi utilizzare i tasti di direzione per selezionare il file desiderato. Premere quindi TAB per passare ai pulsanti e selezionare l'azione desiderata.

5. Dopo aver selezionato il file e il pulsante desiderati, premere INVIO.

6. Al termine, premere TAB oppure utilizzare i tasti di direzione per scegliere OK e quindi premere INVIO.

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Formati di file di immagine supportati

Access supporta i formati di file grafici seguenti a livello nativo, ovvero il controllo dell'allegato esegue il rendering di tali tipi di file senza la necessità di disporre di software aggiuntivo.

BMP (Bitmap di Windows)

RLE (Run Length Encoded Bitmap)

DIB (Device Independent Bitmap)

GIF (Graphics Interchange Format)

JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)

EXIF (Exchangeable File Format)

PNG (Portable Network Graphics)

TIFF, TIF (Tagged Image File Format)

ICON, ICO (Icona)

WMF (Metafile di Windows)

EMF (Enhanced Metafile)

Formati supportati per documenti e altri file

Di norma, è possibile allegare qualsiasi file creato con una delle applicazioni di Microsoft Office. È anche possibile allegare file di log (LOG), file di testo (TEXT, TXT) e file ZIP compressi.

Convenzione di denominazione dei file

I nomi dei file allegati possono contenere qualsiasi carattere Unicode supportato dal file system NTFS usato in Microsoft Windows. I nomi di file devono inoltre essere conformi alle linee guida seguenti:

• Non devono superare i 255 caratteri, estensioni incluse.

• Non possono contenere i caratteri seguenti: punto interrogativo (?), virgolette ("), barra o barra rovesciata (/ \), parentesi aperte o chiuse (< >), asterisco (*), barra verticale (|), due punti (:) o segno di paragrafo (¶).

Tipi di file compressi da Access

Quando si allega uno dei tipi di file seguenti a un database, Access li comprime se non sono già compressi in modo nativo.

Formati di file bloccati

Access blocca i tipi di file allegati seguenti. Non è attualmente possibile sbloccare i tipi di file elencati.

Allegare file ai record a livello di programmazione

Access espone un modello a oggetti e interfacce di programmazione per allegare file ai record a livello di programmazione usando codice di Visual Basic for Applications (VBA). Per informazioni su come allegare file a livello di programmazione, vedere gli articoli LoadFromFilee SaveToFile.

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