Per impostazione predefinita, è possibile stampare report che non contengono record. Per risolvere questo problema, è possibile usare una macro o codice Microsoft Visual Basic, Applications Edition (VBA) per rilevare l'assenza di record in un report e quindi annullare l'operazione di stampa. I passaggi descritti in questo articolo illustrano come usare entrambe le tecniche.
Per saperne di più
È probabile che si voglia annullare la stampa di un report quando non contiene record. Ad esempio, se si inizia a vendere un nuovo prodotto, è probabile che ci sia un periodo di tempo in cui è ancora necessario registrare le vendite. È quindi consigliabile considerare la possibilità che alcuni report non contengano record di dettaglio e che funzioni di aggregazione, ad esempio la funzione Count , non contengano alcun valore da contare. Per gestire correttamente un'occorrenza di questo tipo, è possibile creare una macro che annulla il processo di stampa. È anche possibile aggiungere alcune righe di codice VBA posizionato con attenzione per eseguire la stessa operazione. VBA è il linguaggio di programmazione usato Access.
Aggiungere la macro o il codice VBA alla routine evento On No Data del report. Access attiva l'evento On No Data ogni volta che si esegue un report che non contiene record. La macro e il codice VBA descritto in questo articolo visualizzano un messaggio appropriato e annullano la stampa del report quando il report non contiene dati. Quando si aggiunge una macro o codice VBA alla routine evento Su nessun dato, la macro o il codice VBA viene eseguito ogni volta che si apre un report che non contiene record. Quando si fa clic su OK per chiudere un messaggio di avviso, la macro chiude anche il report vuoto. Quando si aggiunge la macro o il codice VBA al report, quando si prova a visualizzarlo in visualizzazione Report o Layout non viene aperto un report vuoto, ma è possibile aprirlo in visualizzazione Struttura.
Usare una macro per annullare la stampa
La macro descritta in questa sezione visualizza un messaggio di avviso quando si prova a stampare un report vuoto. Quando si fa clic su OK per chiudere la finestra di messaggio, la macro annulla automaticamente l'operazione di stampa. Se non si include un messaggio di avviso, verrà visualizzato come se non accadesse nulla quando si prova a stampare il report, operazione che probabilmente confonderà gli utenti del report.
Creare la macro
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report da modificare e scegliere Visualizzazione Struttura.
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Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Progettazione fare clic su Finestra delle proprietà.
Oppure
Fare doppio clic sulla casella nell'angolo in alto a sinistra o a destra del report, a seconda delle impostazioni internazionali e della lingua.
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Fare clic sulla scheda Evento e quindi nella casella della proprietà Su nessun dato fare clic su
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Scegli generatore .
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Fare clic su Generatore di macro e quindi su OK.
La finestra di progettazione macro viene avviata e viene visualizzata una macro vuota.
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Nell'elenco a discesa delle azioni di macro nella finestra di progettazione macro selezionare FinestraMessaggio nell'elenco.
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nella casella Messaggio digitare il testo del messaggio di avviso.
Ad esempio, è possibile immettere quanto segue: Non ci sono record da segnalare.
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Facoltativamente, modificare il valore dell'argomento nella casella Segnalea da Sì a No e, nell'elenco Tipo , selezionare il tipo di icona da visualizzare nel messaggio di avviso.
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Nella casella Titolo digitare il titolo del messaggio di avviso.
Ad esempio, è possibile immettere Nessun record.
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Selezionare l'elenco a discesa delle azioni di macro sotto l'azione FinestraMessaggio e quindi selezionare AnnullaEvento.
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Nel gruppo Chiudi della scheda Progettazione fare clic su Salva.
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Nel gruppo Chiudi della scheda Struttura fare clic su Chiudi. Se viene visualizzato un messaggio di avviso e viene chiesto se si vogliono salvare le modifiche apportate alla macro e alla proprietà del report, fare clic su Sì, chiudere il report, salvare le modifiche se richiesto e continuare con i passaggi successivi per testarlo.
Testare la macro
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report contenente la macro e scegliere Stampa. A seconda delle opzioni scelte, Access visualizza un messaggio di avviso.
Quando si fa clic su OK per chiudere il messaggio, l'azione AnnullaEvento interrompe l'operazione di stampa. Poiché non è stato specificato nessun altro evento, ad esempio l'apertura del report per la visualizzazione, il report viene chiuso.
Usare il codice VBA per annullare la stampa
Il codice VBA qui descritto funziona in modo molto simile alla macro descritta nella sezione precedente: visualizza un messaggio di avviso quando si apre un report vuoto e quindi annulla l'operazione di stampa quando si chiude il messaggio di avviso.
Aggiungere codice VBA
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report da modificare e scegliere Visualizzazione Struttura.
Nota: Per completare questa procedura usare un report che non contiene record.
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Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Progettazione fare clic su Finestra delle proprietà.
Oppure
Fare doppio clic sulla casella nell'angolo in alto a sinistra o a destra del report, a seconda delle impostazioni internazionali e della lingua.
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Fare clic sulla scheda Evento e quindi nella casella della proprietà Su nessun dato fare clic su
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Scegli generatore .
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Fare clic su Generatore di codice e quindi su OK.
Visual Basic Editor viene avviato e viene visualizzata una routine evento vuota.
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Digitare il codice seguente in Visual Basic Editor in modo che la Report_NoData procedura sia visualizzata esattamente come segue al termine:
Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
Cancel = True
End Sub -
Al termine, fare clic su File e quindi su Salva.
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Fare clic su File e quindi su Chiudi e torna a Microsoft Access.
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Chiudere il report aperto e quindi fare clic su Sì per confermare il salvataggio.
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report appena modificato e scegliere Stampa. A seconda delle opzioni scelte, Access visualizza un messaggio di avviso.
La procedura Report_NoData usa la funzione MsgBox per visualizzare il messaggio Non ci sono record da segnalare e un pulsante OK . Quando si fa clic su OK, la riga "Cancel=True" della procedura indica ad Access di annullare il report. Annulla è un argomento che viene passato automaticamente alla routine evento e viene sempre controllato da Access al completamento della routine evento.
