Man mano che il team lavora insieme, è possibile che i file di cui si vuole condividere e collaborare siano indubbiamente disponibili. Teams semplifica la condivisione dei file e la loro collaborazione. Se si usano file di Word, Excel, PowerPoint o Visio, i colleghi possono anche visualizzare, modificare e collaborare, direttamente all'interno di Teams (la modifica in Visio richiede una licenza).

Nota: Se il file non è uno dei tipi menzionati in precedenza, deve essere visualizzato in SharePoint o nell'app corrispondente.

Raccolta file

All'interno di ogni team ci sono canali. Questi canali sono un luogo in cui l'intero team deve discutere di un argomento specifico, ad esempio la formazione imminente o gli aggiornamenti di progetto. Ogni canale ha una propria cartella di file in cui è possibile condividere file per quel canale specifico. Per accedere alla cartella, passa al canale e seleziona la scheda file sopra la finestra di conversazione.

La raccolta file consente di collaborare ai file con il team

Nota: Assicurati di usare la scheda file nella parte superiore della finestra di conversazione del canale invece del pulsante file sul lato sinistro dell'app. Questo pulsante consente di accedere a tutti i file cloud, anziché solo ai file per un canale specifico.

Nella raccolta è possibile caricare file esistenti o crearne di nuovi. Quando si carica un file, viene creata una copia in teams.

Caricare file esistenti

Esistono due modi principali per caricare file esistenti nella raccolta. Entrambi i metodi iniziano a passare alla cartella Files per il canale ed entrambi i metodi, per impostazione predefinita, caricano copie dei file nella cartella file del canale.

  • Trascinare e rilasciare -con il mouse, trascinare il file da cui è attualmente posizionato e rilasciarlo nella finestra teams tra i file. 

  • Upload -selezionare carica,quindi selezionare il file (o i file) che si vuole caricare e selezionare Apri.

Creare o caricare un nuovo file nella raccolta file del canale

Tutti i file caricati saranno accessibili da qualsiasi membro del team. E proprio come in SharePoint è possibile aggiungere file specifici all'inizio dell'elenco per facilitare l'accesso.

Creare un file

Per creare un documento di Word, PowerPoint o Excel in teams, selezionare nuovoe quindi selezionare il tipo di file che si vuole creare. Il nuovo file verrà aperto in teams, quindi puoi iniziare a modificarlo e se preferisci usare la versione desktop dell'app, seleziona Apri nell'app desktop nella parte superiore dell'app, al centro della barra multifunzione.

Non appena viene creato, il nuovo file sarà disponibile anche per i membri del team.

Nota: Gli utenti Linux non saranno in grado di aprire file con l'app desktop di Office.

Modificare in collaborazione un file

I file caricati e condivisi in un team sono accessibili a tutti i membri del team. In Office per il Web, Office per Android o iOS o le applicazioni più recenti di Microsoft 365, l'utente e i membri del team possono co-modificare documenti di Word, PowerPoint o Excel oppure commentare i file di Visio. Non è necessario controllare i file o preoccuparsi se uno dei colleghi ha aperto il documento. È sufficiente aprire il file da modificare e, se altri membri del team la modificano, le modifiche verranno unite senza problemi mentre si lavora.

Condividere con persone esterne al team

Se il file è un file di Word, Excel, PowerPoint o Visio, il modo più semplice per condividerlo consiste nell'aprire il file nella corrispondenteOffice per il Web o nell'app desktop. Selezionare Condividi nell'angolo in alto a destra della finestra. Da lì immettere gli alias o gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui si vuole inviare il collegamento al file oppure selezionare copia collegamento per scegliere la posizione in cui si condivide il collegamento.

Icona e finestra di dialogo Condividi in Excel

Importante: Per condividere con altri utenti esterni al team, è necessario aprire il file in Office per il Web o nell'app desktop di Office.

Se si vuole condividere con persone esterne all'organizzazione, potrebbe essere necessario selezionare l'elenco a discesa autorizzazioni (proprio sopra il punto in cui si aggiungono le persone con cui si vuole condividere) e selezionare le persone specifiche che possono accedere al file.

Usare la finestra di dialogo Impostazioni collegamento per specificare le autorizzazioni per un collegamento di condivisione

Dopo aver condiviso il file, gli utenti possono modificare il file in tempo reale (a meno che non sia stato deselezionato Consenti la modifica nella finestra di dialogo Impostazioni collegamento), proprio come possono gli altri membri del team.

Nota: Gli utenti Linux non saranno in grado di aprire file con l'app desktop di Office e dovranno usare Office per il Web.

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