Come comunicare attraverso diversi canali di distribuzione

Microsoft Viva Amplify consente di inviare un messaggio attraverso più piattaforme di comunicazione per amplificare la comunicazione interna. Tramite Viva Amplify, è possibile creare un messaggio e modificarlo per adattarlo a canali di distribuzione diversi come Outlook, pagine e notizie di SharePoint, Teams e Viva Engage (presto disponibili). Con così tante opzioni, può essere difficile identificare il formato migliore per ogni canale. L'identificazione dei formati più adatti può contribuire a migliorare il coinvolgimento nell'intera organizzazione.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage (presto disponibile)

Outlook

Email è ideale per messaggi formali e con pianificazione regolare che possono influire su più gruppi di persone. I messaggi di posta elettronica sono messaggi statici che non possono essere aggiornati dopo l'invio, quindi è consigliabile condividere contenuti che non richiedono aggiornamenti e modifiche costanti tramite posta elettronica. È consigliabile usare la posta elettronica per comunicare elementi come gli aggiornamenti aziendali, l'introduzione di nuovi dipendenti e gli aggiornamenti rapidi sullo stato.

Vantaggi della comunicazione tramite posta elettronica

Email comunicazione è scalabile. I destinatari di un messaggio di posta elettronica possono condividerli con chiunque abbia un indirizzo di posta elettronica e i lettori possono interagire rispondendo o inoltrando il messaggio a un pubblico più ampio. Di conseguenza, il messaggio di posta elettronica può essere letto dai destinatari diretti e può essere visualizzato anche dagli utenti inoltrati. I messaggi di posta elettronica consentono anche di registrare e tenere traccia di conversazioni importanti.

Quando si crea un messaggio di posta elettronica, è possibile aggiungere collegamenti ad altri contenuti, ad esempio pagine e immagini di SharePoint, per offrire un valore aggiuntivo.

Aspetti da considerare quando si comunica tramite posta elettronica

Email messaggi non possono essere inviati. Se viene commesso un errore, il mittente deve inviare un messaggio di posta elettronica di completamento con le correzioni o il richiamo previsti e quindi inviare di nuovo il messaggio con le correzioni. È consigliabile correggere con attenzione i messaggi di posta elettronica prima di inviarli per assicurarsi che tutte le informazioni siano accurate.

Email messaggi sono statici, ovvero le informazioni non possono essere rimosse o aggiornate e le informazioni inviate rappresentano le informazioni più accurate disponibili al momento.

I messaggi di posta elettronica possono essere filtrati dalla posta in arrivo di un lettore, facendo sì che i messaggi vengano ignorati o da leggere.

Altre informazioni sulle procedure consigliate per la scrittura di messaggi di posta elettronica ottimali con Outlook.

Procedure consigliate per la comunicazione con Outlook

Tono di voce	Mantenere i messaggi di posta elettronica professionali, informativi e amichevoli Considerare il pubblico quando crea il messaggio e basare il tono sull'argomento.
Lunghezza	Mantenere i messaggi di posta elettronica brevi e semplici. Riepilogare i punti principali nelle prime frasi, iniziando dal punto più importante.
Struttura	Se c'è un'azione chiara per il pubblico, usare la riga dell'oggetto per specificarla chiaramente. Identificare gli indirizzi degli utenti nel messaggio di saluto. Iniziare con il messaggio principale, seguito da eventuali altre informazioni. Usare la spaziatura, la numerazione o l'elenco puntato corretto per separare i punti chiave. Mantenere la firma di posta elettronica breve, professionale e priva di elementi grafici, se possibile.
Modi per aumentare il coinvolgimento	È possibile dare risalto all'invito all'azione aggiungendolo alla riga dell'oggetto, aggiungendolo al primo terzo del messaggio di posta elettronica, elencandolo separatamente e facilmente visibile, nonché applicando il grassetto o l'evidenziazione. Engage il pubblico ponendo domande nel messaggio di posta elettronica.
Modi per misurare l'impegno	Email impegno può essere misurato tenendo traccia delle risposte e dei completamenti dell'invito all'azione.

SharePoint

Quando si comunica tramite SharePoint, i messaggi possono essere realizzati con contenuti dinamici che possono cambiare di frequente. La comunicazione in SharePoint consente di incorporare temi di pagina, web part e personalizzazioni di marca per creare elementi interattivi che aumentano le opportunità di coinvolgimento dei lettori.

Usare una pagina di SharePoint per comunicare con il pubblico

Una pagina di SharePoint è una pagina Web all'interno di un sito di SharePoint che usa un'ampia varietà di elementi come pulsanti, collegamenti, video, immagini e altro ancora per creare bozze e pubblicare un messaggio che può essere aggiornato e modificato con il passare del tempo, ad esempio eventi importanti o modifiche dei criteri. Le pagine possono essere visitate da chiunque abbia accesso per visualizzare il sito in cui è stata creata la pagina.

Altre informazioni sulla creazione di una pagina moderna di SharePoint.

Usare un post di notizie di SharePoint per comunicare con il pubblico

Un post di notizie di SharePoint è una pagina di SharePoint che verrà visualizzata nel feed di Viva Connections e in altre pagine che usano la web part Notizie, inclusa la pagina hub di un'organizzazione. È possibile convertire facilmente qualsiasi pagina di SharePoint in un post di notizie. I post di notizie consentono anche di assegnare le informazioni a specifici dati demografici categorizzati all'interno dell'organizzazione, ad esempio un team di marketing, un team delle risorse umane o un dirigente. Questa assegnazione di gruppi di destinatari consente all'autore di personalizzare gli utenti che vedono il post di notizie dopo la pubblicazione.

Altre informazioni sulla creazione e la condivisione di un post di notizie di SharePoint.

Altre informazioni sull'assegnazione di gruppi di destinatari in SharePoint.

Vantaggi della comunicazione tramite SharePoint

I messaggi creati in SharePoint possono essere facilmente modificati o aggiornati ogni volte che serve. SharePoint consente anche di visualizzare l'analisi delle pagine e modificare le impostazioni delle autorizzazioni. Ancora più importante, SharePoint offre all'utente la possibilità di includere azioni di chiamata ad azioni usando la web part Invito all'azione, stimolando gli spettatori a interagire. L'uso di web part dinamiche consente di chiedere al lettore di interagire ulteriormente scorrendo le immagini, interagendo con i grafici, accedendo alle risorse esterne tramite collegamenti e consentendo ai lettori di aggiungere mi piace e lasciare commenti per la pagina di SharePoint. SharePoint consente anche di visualizzare l'analisi delle pagine e modificare le impostazioni delle autorizzazioni per controllare chi ha accesso al sito.

Aspetti da considerare quando si comunica tramite SharePoint

I lettori devono avere accesso per visualizzare il sito in cui è pubblicata la pagina o il post di notizie. Anche se gli utenti possono richiedere l'accesso al sito, la loro richiesta rimarrà in sospeso finché qualcuno non risponde.

Procedure consigliate per la comunicazione con SharePoint

Tono di voce	Il tono della comunicazione tramite SharePoint dovrebbe essere in linea con le indicazioni del marchio dell'azienda. Tono dipenderà anche dall'argomento e dall'obiettivo della comunicazione. In genere, la comunicazione tramite SharePoint è semplice e informale. Il tono di qualsiasi pagina o post di notizie di SharePoint deve corrispondere al tono del sito di SharePoint in cui verrà pubblicata la pagina o il post di notizie.
Lunghezza	Le pagine di SharePoint includono più messaggi composti da due o più argomenti. È consigliabile suddividere i messaggi di grandi dimensioni in sezioni più piccole e segmentate visivamente nella pagina di SharePoint per renderli digeribili per il pubblico.
Struttura	Usare sezioni di pagine, modelli e web part di SharePoint per incoraggiare i lettori a interagire con le informazioni tramite pulsanti, video, raccolte immagini, moduli, raccolte documenti e altro ancora. I modelli sono una buona base da cui partire. Usare le web part per generare messaggi accattivanti e interattivi.
Modi per aumentare il coinvolgimento	Usare le web part e la formattazione del testo per creare elementi di facile lettura e accattivanti. Includere un titolo di pagina che fornisca informazioni sufficienti sull'oggetto e su qualsiasi invito all'azione. Usare la web part Invito all'azione per stimolare gli utenti ad agire facendo clic su un collegamento di propria scelta.
Modi per misurare l'impegno	È possibile usare l'analisi delle pagine di SharePoint per misurare il coinvolgimento.

Teams

Teams è ideale per comunicazioni rapide che raggiungono i membri dell'organizzazione senza interrompere il flusso di lavoro.

Vantaggi della comunicazione tramite Teams

I dipendenti di molte organizzazioni trascorrono la maggior parte della loro giornata lavorativa con Teams aperto. Di conseguenza, quando comunichi tramite Teams, è probabile che raggiungerete rapidamente le persone perché non devono aprire un'altra app o un'altra pagina per visualizzare il post.

Aspetti da considerare quando si comunica tramite Teams

A seconda di come l'organizzazione usa Teams, le persone potrebbero ricevere molte notifiche di Teams ogni ora. È importante mettere in risalto i post di Teams in modo che attirino l'attenzione e non vengano ignorati.

Procedure consigliate per comunicare con Teams

Tono di voce	Applicare un tono semplice e informale durante la scrittura di messaggi di Teams. È consigliabile usare le emoji per illustrare le emozioni e aggiungere elementi colorati e divertenti al messaggio.
Lunghezza	Mantenere i post di Teams brevi e facili da analizzare. Riepiloga i punti principali e collega le informazioni aggiuntive quando necessario.
Struttura	Inizia i post con il tuo punto chiave. Usare lo strumento di formattazione per stilizzare il testo e aggiungere punti elenco per i post con più punti chiave. Fornire un breve riepilogo e un collegamento quando si fa riferimento a contenuto esistente, ad esempio una pagina o un articolo di SharePoint. Valutare l'aggiunta di caratteri ai messaggi con l'uso di GIF, illustrazioni e immagini fornite da Teams.
Modi per aumentare il coinvolgimento	Chiedi ai lettori di interagire con il tuo post di Teams ponendo domande o incoraggiandoli ad aggiungere mi piace e commentare sotto il tuo post. Creare sondaggi o pubblicare domande in modo che tutti possano vedere e interagire con le risposte di altri lettori. Usare @mentions per attirare l'attenzione di persone o gruppi specifici.
Modi per misurare l'impegno	Tieni traccia delle reazioni di Teams, ad esempio il pollice in su. Prendere nota delle conversazioni che si verificano nel post.

Viva Engage (presto disponibile)

Viva Engage è una piattaforma di comunicazione che collega le persone all'interno di un'organizzazione consentendo loro di creare community, condividere informazioni e coinvolgere i dipendenti, unendo le persone per completare gli obiettivi comuni e accedere rapidamente alle informazioni. Viva Engage consente a tutti i membri di un'organizzazione di porre domande pubblicamente, di fare loop in esperti e di impegnarsi in discorso sociale su una varietà di argomenti.

I responsabili dell'organizzazione possono usare Viva Engage per promuovere la cultura e allineare un'organizzazione ospitando eventi a livello aziendale tramite video in tempo reale e su richiesta. I comunicatori possono anche creare campagne social in grado di informare e accendere conversazioni d'impatto in un'organizzazione.

Vantaggi della comunicazione tramite Viva Engage

Viva Engage è un'ottima piattaforma di comunicazione per stimolare e promuovere la collaborazione tra i dipendenti di un'organizzazione. I membri della community possono collaborare apertamente, condividere idee, informazioni e connettersi su interessi comuni.

Quando comunicano con i dipendenti tramite Viva Engage, i comunicatori possono facilmente incoraggiare e misurare l'impegno...

L'organizzazione può vedere quanto coinvolgimento genera un particolare argomento in base al numero di persone che ha visto il post e offrire agli utenti un modo per reagire al contenuto del messaggio tramite commenti, mi piace o reazione. Il coinvolgimento può essere ulteriormente promosso taggando le persone con @ e il loro nome; notificando loro la conversazione in corso e incoraggiandoli a partecipare.

Altre informazioni sul conteggio delle visualizzazioni.

Aspetti da considerare quando si comunica tramite Viva Engage

Quando si comunica tramite Viva Engage, è importante mantenere le informazioni brevi e semplici. Condividere collegamenti a forme di contenuto più lunghe e incoraggiare gli utenti a interagire ponendo domande al pubblico, incoraggiando i lettori ad aggiungere mi piace, commentare e condividere il post di Viva Engage e incorporare elementi interattivi come sondaggi e sondaggi.

Mantieni il tono dei tuoi post di Viva Engage amichevoli, informativi e casuali. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e della scala di comunicazione, può essere utile avere un moderatore o due che possono monitorare i post e guidare la conversazione se inizia a scendere argomento, passare a un argomento polarizzante o disabilitare i commenti, se necessario.

Essere rispettosi se criticare l'opinione di un altro, non trattare argomenti che potrebbero vergognare o alienare gli altri ed evitare argomenti polarizzanti come la politica e la religione. Non pubblicare contenuti privati, riservati o singoli in modo negativo.

Tono di voce	Fare riferimento alle indicazioni del marchio dell'azienda specifiche per l'organizzazione. Il tono del post dovrebbe essere amichevole, informativo e informale. Sii rispettoso se critica. Non trattare argomenti che potrebbero vergognare o alienare i tuoi lettori ed evitare argomenti polarizzanti come la politica o la religione. Non pubblicare niente di privato o riservato. Evitare di individuare una parte specifica in modo negativo.
Lunghezza	Mantenere i post brevi e facili da analizzare. Riepiloga i punti principali e collega le informazioni aggiuntive quando necessario.
Struttura	Inizia i post con il tuo punto chiave. Fornire un breve riepilogo e un collegamento quando si fa riferimento a contenuto esistente, ad esempio una pagina o un articolo di SharePoint. Usare immagini e video quando necessario. Usare @mentions e hashtag per attirare l'attenzione di persone o gruppi specifici.
Modi per aumentare il coinvolgimento	È possibile coinvolgere i lettori nel post ponendo domande o incoraggiandoli ad aggiungere mi piace, condividere e lasciare commenti. Incoraggiare i membri a invitare altre persone nella community di Viva Engage. Creare sondaggi o pubblicare domande in modo che tutti possano vedere e interagire con le risposte di altri lettori.
Modi per misurare l'impegno	Prendere nota delle conversazioni che si verificano nel post.