Come usare la stampa unione per creare una lettera tipo in Word 2000

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CONTENUTO DELL'ATTIVITÀ

RIEPILOGO
- Che cos'è la stampa unione?
RIFERIMENTI
- Risorse aggiuntive
- Articoli correlati

Riepilogo

Questo articolo dettagliato descrive cos'è la stampa unione e come eseguire una stampa unione di base per creare una lettera tipo in Microsoft Word. Per altre informazioni sull'esecuzione di altri tipi di stampa unione, l'unione con altri tipi di dati e la risoluzione dei problemi, vedere l'elenco degli articoli nella sezione Articoli correlati di questo articolo. Per una descrizione dei termini usati in questo articolo, vedere la sezione Glossario di questo articolo.

Che cos'è la stampa unione?

La stampa unione è una caratteristica di Word. Con la stampa unione è possibile unire informazioni standard, ad esempio una lettera tipo, con informazioni variabili, ad esempio un database di nomi e indirizzi dei clienti. In questo modo, è possibile avere documenti quasi identici: la sostanza dei documenti è la stessa per ogni cliente, ma ogni documento viene personalizzato in base a una particolare persona nel database. Una stampa unione include tre componenti principali:

Il documento principale che contiene le informazioni standard: testo ed elementi grafici. Il documento principale determina anche il formato del documento unito risultante; ad esempio, lettera tipo, buste o etichette.
L'origine dati che contiene le informazioni sulle variabili, ad esempio un elenco di nomi e indirizzi.
Documento unito contenente la combinazione di testo standard e informazioni variabili.

Il documento principale contiene il testo standard e gli elementi grafici desiderati in ogni versione del documento unito. Nel documento principale si inseriscono istruzioni speciali, denominate campi unione, per indicare dove si vogliono visualizzare le informazioni sulle variabili. Quando si uniscono le informazioni nell'origine dati al documento principale, le informazioni sulle variabili sostituiscono i campi unione con le informazioni personalizzate. Il risultato è il documento unito che contiene la combinazione di testo standard e informazioni variabili. L'origine dati contiene le informazioni, ad esempio nomi, indirizzi e numeri di telefono, che variano in base a ogni versione del documento. Nella maggior parte dei casi, è possibile archiviare i dati in un documento di Word, ma Word riconosce anche altri formati. L'origine dati, ad esempio, può essere un foglio di lavoro di Microsoft Excel, un database di Microsoft Access o un file con variabile delimitata da virgole (CSV). L'origine dati è configurata con una riga di intestazione (detta anche record di intestazione) e record di dati. La riga di intestazione è il primo elemento dell'origine dati. Contiene i nomi dei campi che identificano le informazioni sulle variabili. I record di dati contengono le informazioni personalizzate. Ogni record di dati è costituito da uno o più campi, a seconda della quantità di informazioni variabili disponibili per ogni singolo. Questo set di informazioni costituisce un unico record di dati. Il processo di stampa unione prevede quattro passaggi principali:

Aprire o creare il documento principale.
Aprire o creare l'origine dati.
Modificare il documento principale.
Eseguire l'unione.

La procedura seguente illustra come creare una lettera tipo, allegarla a un'origine dati, formattarla e unire i documenti. La procedura per creare buste o etichette unite è simile. Per altre informazioni, vedere l'articolo appropriato elencato nella sezioneArticoli correlati di questo articolo.

Passaggio 1: Aprire o creare il documento principale

Se si ha un documento che contiene il testo standard che si vuole usare, aprirlo. In alternativa, se si vuole creare una nuova lettera tipo e non è attualmente visualizzato alcun documento vuoto, fare clic su Nuovo sulla barra degli strumenti Standard.
Scegliere Stampa unione dal menu Strumenti.
Nell'area Documento principale della finestra di dialogo Helper stampa unione fare clic su Crea.
Fare clic su Lettere modulo. Viene chiesto di usare la finestra attiva per il documento principale o di creare un nuovo documento principale. Fare clic su Finestra attiva. Il documento attivo diventa il documento principale di stampa unione.Word torna all'helper per la stampa unione.
Procedere con il Passaggio 2: Aprire o creare l'origine dati.

Passaggio 2: Aprire o creare l'origine dati

Quando si apre o si crea un'origine dati usando l'helper per la stampa unione, si indica a Word di usare un set specifico di informazioni sulle variabili per l'unione. Usare uno dei metodi seguenti per allegare il documento principale all'origine dati.

Metodo 1: Se si digitano i nomi e gli indirizzi per la prima volta

Per creare un nuovo database, seguire questa procedura:

Nell'area Origine dati della finestra di dialogo Helper stampa unione fare clic su Recupera dati.
Fare clic su Crea origine dati. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Crea origine dati. In questa finestra di dialogo è possibile specificare i nomi dei campi da includere nell'origine dati. Nella casella Nomi campo della riga di intestazione sono elencati i nomi dei campi usati spesso in lettere tipo, etichette postali e buste. È possibile rimuovere i campi non desiderati selezionandoli uno alla volta e quindi facendo clic su Rimuovi nome campo. Per creare nuovi nomi di campo, digitare il nuovo nome del campo nella casella Nome campo e quindi fare clic su Aggiungi nome campo. Al termine della creazione di nuovi campi e della rimozione dei campi indesiderati, fare clic su OK.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome. Nella casella Nome file digitare il nome da assegnare all'origine dati e quindi fare clic su Salva.
Quando viene chiesto di modificare l'origine dati o di configurare il documento principale, fare clic su Modifica origine dati.
Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Maschera dati, digitare le informazioni nel modulo. Se non sono presenti informazioni per un campo specifico, lasciare vuota la casella. Per impostazione predefinita, Word ignora i campi vuoti, quindi l'unione non ha effetto se nel modulo dati sono presenti voci vuote. Il set di informazioni in ogni maschera costituisce un record di dati.
Dopo aver digitato le informazioni per un record, fare clic su Aggiungi nuovo per passare al record successivo.
Dopo aver aggiunto tutti i dati, fare clic su OK per tornare al documento principale. Si noti la barra degli strumenti Stampa unione.
Salvare il documento principale. Quando si salva il documento principale a questo punto, si salva anche l'origine dati e la si allega al documento principale.
Andare al Passaggio 3: Modificare il documento principale.

Metodo 2: Se si usa un'origine dati esistente

Per usare un'origine dati esistente, seguire questa procedura:

Nella finestra di dialogo Helper stampa unione fare clic su Recupera dati.
Fare clic su Apri origine dati.
Nella finestra di dialogo Apri origine dati selezionare il file contenente le informazioni sulle variabili da usare e quindi fare clic su Apri. NOTA: se l'origine dati non è elencata nell'elenco dei file, scegliere l'unità e la cartella appropriati. Se necessario, selezionare l'opzione appropriata nella casella Tipo file elenco. Selezionare il file e quindi fare clic su Apri.Word viene visualizzato il messaggio seguente:

Word non sono stati trovati campi unione nel documento principale. Scegliere il pulsante Modifica documento principale per inserire campi unione nel documento principale.
Fare clic su Modifica documento principale per tornare al documento principale. Si noti la barra degli strumenti Stampa unione.
Salvare il documento principale. Quando si salva il documento principale a questo punto, si salva anche l'origine dati e la si allega al documento principale.
Andare al Passaggio 3: Modificare il documento principale.

Passaggio 3: Modificare il documento principale

Nel passaggio 1 si è scelto di aprire un documento esistente o di crearne uno nuovo. Usare uno dei metodi seguenti, in base alla selezione effettuata nel passaggio 1.

Metodo 1: Se si usa un documento esistente

Fare clic nel percorso in cui inserire le informazioni dall'origine dati.
Sulla barra degli strumenti Stampa unione fare clic su Inserisci campo unione e quindi sul campo unione da usare. NOTA: assicurarsi di digitare gli eventuali spazi o segni di punteggiatura desiderati tra due campi unione o dopo un campo unione. È anche possibile formattare (applicare la formattazione grassetto o corsivo) i campi unione, come si farebbe con il testo normale.
Ripetere i passaggi 1 e 2 per ogni campo unione da aggiungere al documento.
Dopo aver completato la modifica del documento principale, fare clic su Salva o Salva con nome dal menu File. Assegnare un nome al file e quindi fare clic su Salva.
Andare al Passaggio 4: Eseguire l'unione.

Metodo 2: Se si usa un nuovo documento principale

Digitare o aggiungere testo ed elementi grafici da includere nella lettera.
Ogni volta che si arriva a una posizione in cui si vogliono inserire informazioni dall'origine dati, fare clic su Inserisci campo unione sulla barra degli strumenti Stampa unione e quindi fare clic sul campo unione da usare.NOTA: assicurarsi di digitare gli eventuali spazi o segni di punteggiatura desiderati tra due campi unione o dopo un campo unione. È anche possibile formattare (applicare la formattazione grassetto o corsivo) i campi unione, come si farebbe con il testo normale.
Dopo aver completato la modifica del documento principale, fare clic su Salva o Salva con nome dal menu File. Assegnare un nome al file e quindi fare clic su Salva.
Andare al Passaggio 4: Eseguire l'unione.

Passaggio 4: Eseguire l'unione

Scegliere Stampa unione dal menu Strumenti.
In Unisci dati con il documento fare clic su Unisci.
Nella finestra di dialogo Unisci fare clic su Unisci a e selezionare Nuovo documento per visualizzare il documento unito sullo schermo. Per stampare il documento unito, scegliere Stampa dal menu File. NOTA: nella casella Unisci a selezionare Stampante se si vuole inviare il documento unito alla stampante senza prima visualizzarlo sullo schermo.
Fare clic su Unisci.

Glossario

Standard. Informazioni generiche ripetute in ogni lettera, etichetta indirizzo, busta o catalogo. Campo dati. Categoria di informazioni in un'origine dati. Un campo dati corrisponde a una colonna di informazioni nell'origine dati. Il nome di ogni campo dati è elencato nella prima riga (riga di intestazione) dell'origine dati. "CAP" e "Cognome" sono esempi di nomi di campi dati. Record di dati. Set completo di informazioni correlate in un'origine dati. Un record dati corrisponde a una riga di informazioni nell'origine dati. Tutte le informazioni su un cliente in una lista di distribuzione client sono un esempio di record di dati. Origine dati. Un'origine dati è un file che contiene i dati che variano in ogni copia di un documento unito. Ad esempio, un'origine dati può includere il nome e l'indirizzo di ogni destinatario di una lettera tipo. Delimitato. File di testo con campi dati separati (o delimitati) da caratteri di tabulazione o virgole e record di dati delimitati da segni di paragrafo. Riga di intestazione. Prima riga (o record) di un'origine dati di stampa unione. La riga di intestazione contiene i nomi dei campi per le categorie di informazioni nell'origine dati; ad esempio "Nome" e "Città". La riga di intestazione può anche essere archiviata in un documento separato denominato origine dell'intestazione. Documento principale. In un'operazione di stampa unione, il documento che contiene il testo e gli elementi grafici che rimangono invariati per ogni versione del documento unito; ad esempio l'indirizzo del mittente e il corpo di una lettera tipo. Merge. Segnaposto inserito nel documento principale. I campi unione indirizzano Microsoft Word dove inserire informazioni specifiche dall'origine dati. Ad esempio, inserire il campo unione "Città" in modo che Word inserirvi un nome di città, ad esempio "Parigi", archiviato nel campo dati Città. Documento unito. Documento creato mediante l'unione dei dati dell'origine dati nel documento principale.

Riferimenti

Risorse aggiuntive

risorse di supporto per la stampa unione WordPer altre informazioni sulla stampa unione, fare clic su Guida di Microsoft Word nel menu ?, digitare stampa unione nell'Assistente di Office o nella Creazione guidata Risposte e quindi fare clic su Cerca per visualizzare gli argomenti restituiti.