È possibile etichettare e proteggere i file in Esplora file in Windows usando Microsoft Information Protection File Labeler. Questo metodo supporta la protezione di documenti di Office, file PDF, immagini, file di testo e un'ampia gamma di altri file ed è un modo pratico per etichettare e proteggere più file contemporaneamente. Per informazioni sull'etichettatura di file e messaggi di posta elettronica direttamente all'interno di Microsoft 365 Apps, vedere Applicare etichette di riservatezza a file e messaggi di posta elettronica.
Quando si usa l'etichetta file di protezione delle informazioni, è possibile etichettare e proteggere rapidamente un singolo file, più file o una cartella.
Etichettare e proteggere uno o più file
L'etichetta e la protezione applicate a un file rimarranno associata a un file, anche se si invia il file tramite posta elettronica all'esterno dell'organizzazione o lo si salva in un'altra posizione. È possibile usare la procedura seguente per applicare un'etichetta per la prima volta o per modificare l'etichetta per i file già protetti.
-
Per aprire Esplora file, seleziona l'icona del file sulla barra delle applicazioni o nel menu Start oppure premi il tasto WINDOWS
-
In Esplora file fare clic con il pulsante destro del mouse sul singolo file, gruppo di file o cartella da proteggere e quindi selezionare Applica etichetta di riservatezza con Microsoft Purview.
Nota: Quando si seleziona una cartella, vengono selezionati automaticamente tutti i file in tale cartella e le eventuali sottocartelle per le opzioni di etichettatura e protezione impostate. Tuttavia, i nuovi file creati in quella cartella o nelle relative sottocartelle in futuro non verranno configurati automaticamente con queste opzioni.
-
Nella finestra di dialogo Microsoft Purview Information Protection Etichetta file usare le etichette come si farebbe in un'app di Microsoft 365, impostando l'etichetta e la protezione come definite dall'amministratore.
-
È possibile specificare impostazioni di protezione personalizzate per le etichette definite dall'amministratore, che possono essere impostate dagli utenti. Per specificare impostazioni di protezione personalizzate, selezionare Proteggi con autorizzazioni personalizzate . Specificare quindi le opzioni.
|
Opzione |
Descrizione |
|---|---|
|
Selezionare le autorizzazioni |
Per i tipi di file che possono supportare l'etichettatura anche senza protezione (vedere tipi di file supportati/non supportati): Selezionare il livello di accesso che si vuole assegnare ai destinatari quando si protegge il file o i file selezionati. I livelli di accesso sono Visualizzatore, Revisore , Co-Author , Co-Owner o Solo utente corrente . Per altri tipi di file: L'unica opzione per le autorizzazioni è la protezione generica , che autentica che l'utente dispone delle autorizzazioni per visualizzare il file e quindi apre il file in un'applicazione supportata. All'apertura del file, al destinatario viene concesso l'accesso e viene chiesto di onorare le autorizzazioni Visualizza , Modifica, Salva con nome, Stampa e Copia . |
|
Selezionare utenti, gruppi o organizzazioni |
Specificare le persone a cui assegnare le autorizzazioni selezionate per il file o i file. Digitare l'indirizzo di posta elettronica completo (John@contoso.com), un indirizzo di posta elettronica di gruppo (sales@contoso.com) o un nome di dominio (contoso.com) dell'organizzazione per tutti gli utenti dell'organizzazione. |
|
Accesso scaduto |
Selezionare questa opzione solo per i file con scadenza, in modo che i destinatari non possano aprire i file selezionati dopo la mezzanotte (il fuso orario corrente) in base alla data impostata. Poiché è stata applicata la crittografia al file, si verrà considerati il proprietario del file e sarà comunque possibile aprire il file originale dopo la data di scadenza. |
5. Fare clic su Applica e attendere che il messaggio Lavoro completato visualizzi i risultati. Fare clic su Chiudi.
Il file o i file selezionati sono ora etichettati e protetti, in base alle selezioni effettuate. Nei casi in cui quando si aggiunge la protezione viene modificata l'estensione del file, il file originale in Esplora file verrà sostituito con un nuovo file con un'icona di blocco. Ad esempio: l'estensione di un file denominato " capture.png " cambierebbe in " capture.ppng ".
Se cambi idea sulle impostazioni di etichetta e protezione applicate o in seguito devi modificare le impostazioni, ripeti semplicemente questo processo con le nuove impostazioni.
Visualizzare l'etichetta e la protezione in un file o una cartella
-
In Esplora file fare clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella per cui si vogliono visualizzare le impostazioni di etichetta e protezione e quindi selezionare Applica etichetta di riservatezza con Microsoft Purview .
-
Nella finestra di dialogo Microsoft Purview Information Protection Etichetta file selezionare Visualizza autorizzazioni per visualizzare il proprietario del file o della cartella, l'etichetta applicata e le autorizzazioni per i file.
Rimuovere l'etichetta e la protezione da un file o una cartella
Quando si usa l'etichetta file di protezione delle informazioni, è possibile rimuovere rapidamente le etichette e la protezione da un singolo file, più file o una cartella. Quando si seleziona una cartella, vengono selezionati automaticamente tutti i file in tale cartella e le relative sottocartelle.
Quando l'etichetta rimossa è configurata per applicare la protezione, questa azione rimuove anche la protezione dal file. Potrebbe essere richiesto di documentare il motivo per cui si sta rimuovendo l'etichetta.
Se si vuole scegliere un'etichetta o un set di impostazioni di protezione diverso, non è necessario rimuovere prima l'etichetta o la protezione. Scegliere invece una nuova etichetta o definire autorizzazioni personalizzate usando l'etichetta file di protezione delle informazioni. Se si sta abbassando un'etichetta, ad esempio spostando un'etichetta da Altamente riservato a Riservato, potrebbe essere necessario fornire una giustificazione.
Importante: Per rimuovere la protezione, è necessario essere il proprietario del file oppure avere l'autorizzazione per rimuovere la protezione (l'autorizzazione Rights Management di Esportazione o Controllo completo ).
-
In Esplora file selezionare il file, i file o la cartella desiderata. Fai clic con il pulsante destro del mouse e quindi seleziona Applica etichetta di riservatezza con Microsoft Purview .
-
Nella finestra di dialogo Microsoft Purview Information Protection Etichetta file eseguire una delle operazioni seguenti:
-
Per rimuovere un'etichetta, fare clic su Elimina etichetta. Se l'etichetta è stata configurata per applicare la protezione, la protezione viene rimossa automaticamente.
-
Per rimuovere la protezione personalizzata da un singolo file, deselezionare la casella di controllo Proteggi con autorizzazioni personalizzate .
-
Per rimuovere la protezione personalizzata da più file, fare clic su Rimuovi autorizzazioni personalizzate.
-
-
Fare clic su Applica e attendere che il messaggio Lavoro completato visualizzi i risultati. Fare clic su Chiudi.
Tipi di file supportati e non supportati
Alcuni tipi di file supportano l'etichettatura senza protezione, mentre altri richiedono l'abilitazione della protezione per l'applicazione di un'etichetta a un file. Per i file che supportano l'etichettatura senza protezione, come i file di Office, verranno visualizzate tutte le etichette.
I tipi di file seguenti possono essere etichettati anche quando non sono protetti.
-
Adobe Portable Document Format: .pdf
-
Microsoft Project: .mpp, mpt
-
Microsoft Publisher: .pub
-
Microsoft XPS: .xps .oxps
-
Immagini: .jpg, jpe, .jpeg, jif, jfif, jfi. png, .tif, .tiff
-
Autodesk Design Review 2013: .dwfx
-
Adobe Photoshop: .psd
-
Digital Negative: dng
-
Microsoft Office: I tipi di file seguenti, inclusi i formati di file 97-2003 e i formati Office Open XML per Word, Excel e PowerPoint: .doc, docm, .docx, dot, dotm, dotx, potm, potx, .pps, ppsm, ppsx, .ppt, pptm, .pptx, vdw, vsd, vsdm, .vsdx, vss, vss, vst, vstm, vstm, vssx, vst, .xls, xlsb, xlt, xlsm, .xlsx, xltm, xltx
Alcune etichette potrebbero non essere disponibili per i tipi di file che supportano l'etichettatura solo come parte della protezione e non possono essere applicate finché non viene selezionata la protezione. Prima di tutto, controllare le autorizzazioni personalizzate, che applicano la protezione. Dopo aver abilitato la protezione per questi tipi di file, è possibile applicare un'etichetta.
Per altre informazioni sui tipi di file supportati, vedere l'articolo Tipi di file supportati per l'etichettatura e la protezione .
Esempi:
Se l'etichetta di riservatezza Generale applica etichette e non applica protezione: è possibile applicare l'etichetta Generale a un file denominato sales.pdf ma non a un file denominato sales.txt.
Se l'etichetta di riservatezza Riservato \Tutti i dipendenti applica etichette e protezione: è possibile applicare questa etichetta sia a un file denominato sales.pdf che a un file denominato sales.txt.
Nota: Alcuni file, ad esempio i file eseguibili e la cartella di Windows, vengono automaticamente esclusi dall'etichettatura e dalla protezione perché la loro modifica potrebbe interrompere l'esecuzione del PC. Anche se è possibile selezionare questi file, questi verranno esclusi dall'etichettatura.
