Gruppi di Microsoft 365 in Outlook offrono una soluzione potente per la comunicazione e la collaborazione con persone interne ed esterne all'azienda. Creare un gruppo per condividere una cartella Posta in arrivo, un calendario, OneDrive, un sito di SharePoint, un blocco appunti di OneNote e altro ancora. È anche possibile invitare guest esterni all'azienda in modo che possano collaborare usando le stesse risorse.

Quando si crea un Gruppo di Microsoft 365, Outlook crea automaticamente una cartella Posta in arrivo Outlook condivisa, un calendario condiviso e una raccolta documenti per collaborare ai file. È anche possibile creare un team di Microsoft e integrare le attività con Planner in Teams. Non è necessario assegnare manualmente le autorizzazioni a tutte queste risorse perché l'aggiunta di membri al gruppo fornisce automaticamente le autorizzazioni necessarie per gli strumenti forniti dal gruppo. 

Gruppi di Microsoft 365 fornire ai membri:

  • Posta in arrivo condivisa - La posizione per le conversazioni che tradizionalmente hanno luogo nelle liste di distribuzione. Questa posta in arrivo condivisa è interamente disponibile per la ricerca, pertanto crea un archivio dinamico dei messaggi del gruppo. I nuovi membri del gruppo possono eseguire ricerche o scorrere all'indietro la cronologia per aggiornarsi rapidamente sui contenuti pubblicati in precedenza nel gruppo. Vedere: Inviare un messaggio di posta elettronica a un gruppo in Outlook.

  • Raccolta file condivisi - Il gruppo ha una raccolta di file di SharePoint in cui gli utenti possono archiviare, condividere e collaborare a documenti, cartelle di lavoro, presentazioni, immagini o qualsiasi altro tipo di file su cui devono lavorare. Vedere: Condividere file con un gruppo in Outlook.

  • Calendario condiviso - Il gruppo ottiene un calendario condiviso in cui pubblicare gli eventi pertinenti. Ogni membro iscritto al gruppo viene automaticamente invitato agli eventi pubblicati nel calendario, quindi questi eventi possono essere visualizzati anche nei loro calendari personali, se lo desiderano. Vedere: Usare un calendario di gruppo in Outlook per pianificare e modificare gli eventi.

  • Blocco appunti di OneNote condiviso - Il gruppo ottiene automaticamente un blocco appunti di OneNote condiviso in cui i membri del gruppo possono raccogliere informazioni e collaborare. Molti gruppi usano il blocco appunti per creare un wiki con domande frequenti e altre risorse.

  • Accesso guest - È possibile aggiungere contatti esterni ai gruppi di distribuzione, ma questi accedono solo alla posta elettronica. Con i gruppi invece è possibile offrire accesso guest alle conversazioni tramite posta elettronica, ai file e persino al blocco appunti di OneNote condiviso. Vedere: Usare i gruppi in Outlook come guest.

  • Contenuto individuabile - I gruppi in Outlook sono pubblici per impostazione predefinita, pertanto altre persone all'interno dell'organizzazione possono trovarli facilmente e iscriversi oppure esaminare i materiali del gruppo. Se il contenuto del gruppo è più riservato, è possibile impostare il gruppo come privato, in modo che il contenuto non sia visibile ai non membri e che le richieste di iscrizione debbano essere approvate dal proprietario del gruppo.

  • Creazione self-service - L'IT non deve essere impantanato dalle richieste degli utenti di creare gruppi. Ogni utente può creare autonomamente il gruppo adatto alle sue esigenze. Per controllare quali utenti dell'organizzazione possono creare gruppi, vedere: Gestire chi può creare Gruppi di Microsoft 365.

Amministrazione dei gruppi

Microsoft 365 offre una serie di strumenti e funzionalità utili per gestire e amministrare più facilmente i gruppi. 

Suggerimento: Segnalibro Gruppi di Microsoft 365: attività comuni per un facile accesso alle informazioni dell'amministratore sulla creazione di gruppi, la delega, la gestione della posta elettronica, il flusso di posta, il ripristino e gli script utili.

Mantenere la directory sotto controllo è una preoccupazione di ogni amministratore. Ecco alcuni degli strumenti Microsoft 365 offre per semplificare questa operazione:

  • Criteri di denominazione - I criteri di denominazione consentono di definire i nomi accettabili e non accettabili per i gruppi. In questo modo si impedisce agli utenti di assegnare ai gruppi nomi volgari o vietati. Si possono anche aggiungere ai nomi prefissi o suffissi standard della società.

    Appartenenza dinamica - L'appartenenza dinamica consente di impostare l'appartenenza ai gruppi in base a una regola, aggiungendo o rimuovendo membri sulla base dei metadati (come il reparto o il ruolo) nella directory attiva. Per altre informazioni sulla creazione di un'appartenenza dinamica, vedere Uso degli attributi per creare regole avanzate .

  • Appartenenza nascosta - Se per qualche motivo si vuole che l'appartenenza al gruppo sia riservata, ad esempio se i membri sono studenti, è possibile nasconderla alle parti esterne.

  • Autorizzazioni di creazione - All'interno dell'organizzazione potrebbero essere presenti persone a cui non si vuole consentire di creare nuovi gruppi. È possibile gestire le autorizzazioni di creazione nella directory in diversi modi. Vedere Gestire la creazione di gruppi di Microsoft 365.

  • Log di controllo - È possibile avere maggiore probabilità di consentire agli utenti di creare gruppi e gestire l'appartenenza ai gruppi, perché Microsoft 365 log di controllo dei gruppi consentono di tenere traccia di chi ha creato o eliminato un particolare gruppo o ha apportato modifiche all'appartenenza al gruppo. Vedere: Eseguire ricerche nel log di controllo nel Centro conformità di Microsoft 365 Security &.

La gestione del recapito offre alcuni metodi per gestire la modalità di invio o ricezione dei messaggi da parte del gruppo. Sono inoltre disponibili strumenti per monitorare il flusso di tali messaggi. Per altre informazioni, vedere Gruppi di Microsoft 365 - attività comuni.

  • Invia come o Invia per conto di - Queste impostazioni consentono agli utenti specificati di inviare messaggi di posta elettronica come se il mittente fosse il gruppo o fossero inviati per conto del gruppo.

  • Limitazioni per il mittente - Queste impostazioni consentono di controllare chi può inviare messaggi al gruppo. Il gruppo può essere configurato in modo da accettare posta elettronica da parti esterne, ma è consigliabile limitare a parti specifiche.

  • Supporto di utenti esterni - Invitando utenti guest a partecipare al gruppo è possibile includerli nelle conversazioni tramite posta elettronica del gruppo. Per informazioni su come aggiungere utenti guest, vedere Aggiunta di utenti guest ai gruppi in Outlook.

  • Regole di trasporto - Le regole di trasporto funzionano per i gruppi allo stesso modo che per il server Exchange. Possono cercare i messaggi che soddisfano condizioni specifiche e quindi eseguire determinate azioni su di essi.

  • Suggerimenti messaggio - I suggerimenti messaggio sono messaggi informativi visualizzati agli utenti durante la composizione di un messaggio. Possono contribuire a ridurre i rapporti di mancato recapito avvisando l'utente se il suo messaggio è indirizzato a parti esterne o supera la quota consentita.

  • Più indirizzi proxy - Un gruppo può avere più alias esattamente come la cassetta postale di un utente. Può essere utile avere indirizzi proxy aggiuntivi per accettare i messaggi inviati a questi altri alias o per facilitare l'individuazione di un gruppo che ha un nome lungo o complesso. Per altre informazioni, vedere Scegliere il dominio da usare durante la creazione di gruppi di Microsoft 365

  • Dimensioni massime di invio/ricezione - Queste quote possono ridurre i problemi relativi alla ricezione (o all'invio) di messaggi estremamente grandi per gestire meglio i requisiti di archiviazione e larghezza di banda del gruppo.

Microsoft 365 offre anche alcuni strumenti per gestire il tipo di contenuto che viene condiviso nel gruppo. Per altre informazioni, vedere Gruppi di Microsoft 365 - attività comuni.

  • Linee guida sull'utilizzo - È possibile definire linee guida per l'utilizzo di gruppi di Microsoft 365, per informare gli utenti sulle procedure consigliate che consentono di mantenere efficaci i gruppi e istruirli sui criteri per il contenuto interno.

  • Classificazione dei dati - Sarà possibile creare un sistema di classificazione dei dati personalizzabile per Microsoft 365 gruppi che consente la separazione dei gruppi per tipo di criterio (ad esempio "non classificato", "riservato aziendale" o "top secret"). In questo modo i gruppi possono presentare i criteri di altri contenuti nell'organizzazione. I criteri estendibili consentono all'organizzazione di configurare un endpoint che viene chiamato ogni volta che un gruppo viene creato o modificato, quindi è possibile implementare criteri personalizzati per la creazione o la modifica di gruppi.

Gli abbonamenti Microsoft 365 che includono Exchange Online e SharePoint Online supporteranno i gruppi. Ciò include i piani Business Essentials e Business Premium e i piani Enterprise E1, E3 ed E5.

Se si ha un piano che include solo Exchange, è comunque possibile ottenere le funzionalità Posta in arrivo condivisa e Calendario condiviso dei gruppi in Outlook, ma non la raccolta documenti, Planner o altre funzionalità. 

Talvolta gli utenti manifestano disagio di fronte ai cambiamenti, quindi è importante comunicare con i membri delle liste di distribuzione per far sapere loro cosa aspettarsi. Ecco alcune delle informazioni da includere nella comunicazione, insieme ad alcune risposte che possono essere utili:

Cosa sono i gruppi in Outlook?

Microsoft 365 gruppi in Outlook sono un'unica soluzione di collaborazione per team/gruppi che vogliono avere a portata di clic un'unica posizione in cui condividere discussioni, file, calendari e note.  Probabilmente la caratteristica migliore è che la posta in arrivo del gruppo mantiene una cronologia delle discussioni, facilitando la ricerca di discussioni precedenti.

Per altre informazioni, vedere L'esperienza Gruppi in Outlook.

Perché è stato fatto questo cambiamento?

Gli utenti hanno spesso chiesto di poter eseguire ricerche nei messaggi pubblicati nella lista di distribuzione per trovare informazioni di cui si è discusso in passato. Aggiornando la lista di distribuzione a un gruppo, gli utenti non dovranno più continuare a ripetere le stesse domande.

Inoltre il nuovo gruppo includerà un calendario per gli eventi del gruppo, una raccolta di file condivisi e un blocco appunti di OneNote in cui è possibile collaborare e raccogliere informazioni per riferimento futuro.

Occorre fare qualcosa per partecipare a questo gruppo se si era già membri della lista di distribuzione?

No, se si era già membri della lista di distribuzione si diventerà automaticamente membri del nuovo gruppo.

Come si accede al nuovo gruppo in Outlook? È possibile usare Outlook sul Web?

Per accedere al nuovo gruppo in Outlook basta passare alla categoria Gruppi nella parte inferiore del riquadro di spostamento a sinistra. Se si usa spesso questo gruppo, è consigliabile aggiungerlo come preferito facendo clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliendo Mostra come preferito.

Sono inoltre disponibili client per dispositivi mobili gratuiti per Microsoft 365 Gruppi su ogni piattaforma mobile (iOS, Android e così via) in modo da poter accedere facilmente al gruppo ovunque ci si trovi.

Non è ancora possibile inviare semplicemente un messaggio di posta elettronica?

Sì, certo. Lo stesso alias di posta elettronica usato per la lista di distribuzione continuerà a funzionare correttamente per il gruppo in Outlook.

Altre informazioni

Non dimenticare di comunicare agli utenti quando avverrà il cambiamento e chi dovranno contattare in caso di ulteriori domande.

Microsoft non fornisce uno strumento per convertire una cassetta postale condivisa in un gruppo di Microsoft 365 o viceversa. È tuttavia possibile aggiornare le liste di distribuzione ai gruppi di Microsoft 365. È un ottimo modo per offrire alle liste di distribuzione dell'organizzazione tutte le caratteristiche e funzionalità dei gruppi di Microsoft 365. Per altre informazioni, vedere Gruppi di Microsoft 365 - attività comuni.

Quali liste di distribuzione non possono essere aggiornate ai gruppi di Microsoft 365? 

È possibile aggiornare solo le liste di distribuzione semplici, gestite nel cloud e non annidate ai gruppi di Microsoft 365. Vedere Non è possibile aggiornare le liste di distribuzione ai gruppi di Microsoft 365.

Dopo aver aggiornato il gruppo di distribuzione a un gruppo diMicrosoft 365, è possibile eseguire alcune attività di completamento per assicurarsi che funzioni correttamente.

  • Controllare l'esito con gli utenti - Contattarli subito dopo il completamento dell'aggiornamento, e ancora qualche giorno dopo, per accertarsi che sia andato a buon fine. Mostrare di ascoltare in modo reattivo le loro domande contribuirà ampiamente a renderli soddisfatti del cambiamento.

  • Monitorare i report sul coinvolgimento - Il portale di Microsoft 365 Amministrazione offre alcuni report validi che mostrano il numero di utenti che usano il gruppo, la frequenza e le funzionalità in uso. Questi report possono essere utili per progettare le attività di completamento e la formazione degli utenti, oltre che per evidenziare le aree in cui gli utenti stanno ottenendo il massimo valore aggiunto per il nuovo gruppo. Vedere: Report attività nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

  • Condividere l'esperienza - È una buona idea informare gli altri team dell'azienda che si è aggiornato il proprio gruppo di distribuzione e descrivere i passaggi eseguiti per completare l'aggiornamento. La condivisione di queste informazioni può aiutare gli altri team a seguire l'esempio eseguendo a loro volta l'aggiornamento.

Hai domande su Gruppi di Microsoft 365? Visita Gruppi di Microsoft 365 Tech Community.

Suggerimento: Per impostazione predefinita, tutti gli utenti possono creare gruppi di Microsoft 365. Per altre informazioni, vedere Gestire chi può creare Gruppi di Microsoft 365.

È possibile creare Gruppi di Microsoft 365 da un'ampia gamma di strumenti, tra cui Outlook, Outlook sul web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams e altro ancora. Lo strumento scelto per iniziare dipende dal tipo di gruppo in uso. Ad esempio, in Microsoft si tende a partire da Outlook quando si crea un gruppo organizzato in base alla posta elettronica e al calendario. Se il Gruppo è per la comunicazione a livello aziendale, si inizia con Viva Engage. Per la collaborazione basata su chat, il gruppo verrà avviato da Microsoft Teams.

I gruppi sia pubblici che privati non sono visibili né accessibili a persone esterne all'organizzazione, a meno che non siano state specificamente invitate come guest. Per altre informazioni, vedere Aggiunta di utenti guest ai gruppi in Outlook.

Gestire proprietari, membri e guest

I proprietari del gruppo ne sono i moderatori. Possono aggiungere o rimuovere i membri e hanno autorizzazioni esclusive, ad esempio possono eliminare le conversazioni dalla posta in arrivo condivisa o cambiare le diverse impostazioni del gruppo. I proprietari del gruppo possono rinominare il gruppo, aggiornare la descrizione o l'immagine e altro ancora. Se si ha familiarità con i ruoli di SharePoint, il proprietario di un gruppo è un amministratore della raccolta siti.

Suggerimento: Se possibile, è consigliabile avere almeno due proprietari per un gruppo. In questo modo, se non è disponibile un proprietario, l'altro può apportare modifiche al gruppo.

I membri del gruppo sono gli utenti normali dell'organizzazione che usano il gruppo per collaborare. Possono accedere a tutti gli elementi del gruppo, ma non possono modificare le impostazioni del gruppo. Nell'ambiente di SharePoint corrispondono ai membri del sito. Per informazioni sull'aggiunta o la rimozione di membri dei gruppi, vedere Aggiungere, modificare e rimuovere membri dei gruppi in Outlook.

Gli utenti guest sono come i membri del gruppo, ma si trovano all'esterno dell'organizzazione. Per impostazione predefinita, gli utenti possono invitare utenti guest a partecipare al gruppo ed è possibile controllare tale impostazione. Per altre informazioni, vedere Aggiunta di utenti guest ai gruppi in Outlook.

Usare Microsoft Teams per un'area di lavoro persistente basata su chat

Un ottimo modo per restare in contatto con il gruppo è Microsoft Teams. Microsoft Teams è il circuito interno per il team: un'area di lavoro persistente basata su chat in cui si può conversare in modo informale in tempo reale su argomenti molto specifici o con determinati sottogruppi all'interno del gruppo. Anche se l'integrazione di Teams non viene avviata automaticamente, è possibile creare facilmente un gruppo di Teams basato sul gruppo di Microsoft 365.

Quando un gruppo non serve più allo scopo previsto, è possibile eliminarlo per liberare risorse di sistema e per rimuoverlo dall'elenco o dalla visualizzazione. Per altre informazioni, vedere Modificare o eliminare un gruppo in Outlook. Per evitare che siano gli utenti a dover ricordare di eliminare i gruppi obsoleti, l'amministratore può impostare criteri di scadenza in modo che i gruppi obsoleti scadano e vengano rimossi automaticamente dopo un periodo di tempo specificato. Vedere anche: Criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365.

Esistono tre modelli principali di provisioningGruppi di Microsoft 365: aperto, avviato da IT o controllato. Ognuno presenta vantaggi specifici.

Modello

Vantaggi

Aperto (impostazione predefinita)

Gli utenti possono creare i propri gruppi in base alle esigenze senza dover attendere l'intervento del reparto IT o impegnarlo

Gestito da IT

Gli utenti richiedono un gruppo al reparto IT. Il reparto IT può guidarli nella selezione degli strumenti per la collaborazione più adatti alle loro esigenze

Controllato

La creazione di gruppi è limitata a persone, team o servizi specifici (vedere: Controllare chi può creare Gruppi di Microsoft 365)

Se si vuole controllare il nome dei Gruppi di Microsoft 365, è possibile usare i criteri di denominazione per forzare l'adesione dei nomi dei gruppi a determinati standard, inclusi prefissi o suffissi, oltre a bloccare i nomi non validi. Vedere Criteri di denominazione dei gruppi di Microsoft 365 per altre informazioni.

Ogni gruppo ha almeno un proprietario che può aggiungere o rimuovere membri ed eseguire alcune operazioni di base sul gruppo e sul relativo contenuto. Se il proprietario o i proprietari di un gruppo lasciano l'organizzazione per qualsiasi motivo, l'amministratore può assegnare un nuovo proprietario al gruppo. Vedere Assegnare un nuovo proprietario a un gruppo orfano.

Inoltre, se si hanno Exchange Online autorizzazioni di amministratore, è possibile amministrare i gruppi dal Centro Microsoft 365 Amministrazione (vedere Gestire l'appartenenza ai gruppi nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365) o da PowerShell (vedere Gestire Gruppi di Microsoft 365 con PowerShell.

A volte può essere necessario eliminare un gruppo dal tenant. Per informazioni su come eliminare un gruppo, vedere: Eliminare un gruppo in Outlook. Se un gruppo viene eliminato accidentalmente, gli amministratori possono ripristinare tale gruppo per un massimo di 30 giorni. Vedere: Ripristinare un gruppo di Microsoft 365 eliminato.

Se si preferisce un modo più automatizzato per gestire il ciclo di vita del Gruppi di Microsoft 365, è possibile usare i criteri di scadenza per far scadere i gruppi a un intervallo di tempo specifico. I proprietari del gruppo riceveranno un messaggio di posta elettronica 30, 15 e 1 giorno prima della scadenza del gruppo che consente di rinnovare facilmente il gruppo, se necessario. Vedere: Criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365.

Limiti del gruppo di Microsoft 365

Per informazioni sulla limitazione dei gruppi, vedere Panoramica di Gruppi di Microsoft 365 per gli amministratori.

Se si prevede di usare la funzionalità "Writeback gruppi" dello strumento Azure Active Directory Connect, la lunghezza massima dell'attributo "Descrizione" è 448 caratteri.

Per altre informazioni sullo spazio di archiviazione di SharePoint Online, vedere Limiti di SharePoint Online.

La gestione dei Gruppi di Microsoft 365 è più efficace quando si hanno informazioni utilizzabili relative all'uso dei gruppi. Il Centro Microsoft 365 Amministrazione include uno strumento per la creazione di report che consente di visualizzare informazioni come l'uso dello spazio di archiviazione, il numero di gruppi attivi e persino il modo in cui gli utenti usano i gruppi. Per altre informazioni, vedere: Report di Microsoft 365 nell'interfaccia di amministrazione .

Gruppi di Microsoft 365 offre numerosi strumenti per la conformità, la protezione delle informazioni e eDiscovery.

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