KB 850751 - Informazioni di configurazione per Electronic Reconcile Format Configurator

Contenuto techknowledge

RIEPILOGO

Questo articolo contiene informazioni sulla configurazione del Configuratore riconciliazione elettronica.


ALTRE INFORMAZIONI


Configurazione generale per configuratore formato di riconciliazione elettronica

Il processo di configurazione del Configuratore formato in Electronic Reconcile è molto lungo e i passaggi dettagliati seguenti consentono di semplificare la configurazione. Prima di configurare Format Configurator, è necessario avere una copia stampata delle specifiche del formato di file di download dalla banca. Poiché i formati bancari variano notevolmente, è necessario contattare la banca e richiedere queste specifiche per il formato di file. Le specifiche di formato conterranno i dettagli su ogni campo scaricato e i valori di tutti i codici pertinenti per la banca. Queste informazioni sono necessarie per poter configurare il Configuratore formato in quanto ogni banca è diversa e non esiste un formato standard da immettere.


Configuratore formato di riconciliazione elettronica (routine | Dati | Riconciliare elettronica | Configuratore):


Sezione 1 - Immettere informazioni sul formato

Formato banca: il campo Formato banca è un identificatore per il formato. Immettere un nome univoco per questo formato, ma in genere si tratta del nome della banca.

Descrizione: campo obbligatorio. Immettere una descrizione aggiuntiva per il formato banca. 

Formato di file: seguire la procedura seguente per la versione in uso:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 e versioni precedenti: il campo Formato file può essere selezionato nell'elenco a discesa come Campo fisso, Delimitato da virgola o Delimitato da tabulazione. La banca determina l'opzione nell'elenco che si selezionerà. Pertanto, è necessario contattarli se le specifiche di formato non specificano il formato da usare.

-Microsoft Dynamics GP 2013: il campo Formato file può scegliere BAI o Definito dall'utente. Se si usa il formato Bank Administration Institute, selezionare BAI. Per tutti gli altri formati/banche, selezionare Definito dall'utente. Nel campo Tipo file è possibile scegliere Campo fisso, Delimitato da virgola o Delimitato da tabulazione come specificato dalla banca.



L'opzione Usa codici di stato è contrassegnata solo se la banca usa i codici di stato per definire anche i codici transazione. Queste informazioni sono determinate anche da ogni banca. Pertanto, se le specifiche del formato non specificano se la banca usa i codici di stato, è necessario contattare la banca. Questa opzione non viene usata molto spesso.

Identificatore tipo di record: l'identificatore del tipo di record conterrà i campi Posizione iniziale e Posizione finale se si usa il formato Campo fisso e un campo Numero di campo se si usano formati di file con valori delimitati da virgole o con valori delimitati da tabulazioni. Questo sarà il punto in cui il sistema dovrebbe cercare nella riga per determinare il tipo di riga (intestazione, piè di pagina o dettaglio) in cui si trova. Se la banca non usa un codice tipo di record, è possibile improvvisare selezionando un valore fisso nel file.

-Campo fisso: immettere la posizione iniziale e finale del campo che conterrà il valore per il tipo di record Codice da banca (Il codice tipo di record da banca viene immesso nella sezione 2).

-Delimitato da virgola o Delimitato da tabulazione: immettere il numero del campo che contiene il codice tipo di record da banca (il codice tipo di record da banca viene immesso nella sezione 2).

Salvare il formato dopo il completamento della sezione 1 prima di passare alla sezione 2 della finestra Electronic Reconcile Format Configurator.


Sezione 2 - Immettere i tipi di record


Nota È necessario definire solo i tipi di record rilevanti per Electronic Reconcile. Se una sezione è contrassegnata come facoltativa nelle specifiche bancarie, non è necessario configurarla nel Configuratore formato. Il tipo di record di dettaglio è sempre una sezione obbligatoria nelle specifiche di una banca.


ID banca: l'ID banca verrà utilizzato per impostazione predefinita con il formato banca della sezione 1 non appena si fa clic sul campo Tipo di record nella seconda colonna. Questo campo non può essere modificato o modificato.

Tipo di record: il campo Tipo di record può essere selezionato nell'elenco a discesa come Intestazione, Dettaglio o Piè di pagina. Tutti i formati bancari richiedono un tipo di record dettaglio, ma i tipi di record di intestazione e piè di pagina possono essere facoltativi. È possibile configurare ogni tipo di record una sola volta, in quanto non sono disponibili più intestazioni o piè di pagina.

Codice tipo di record da banca: il campo Codice tipo di record da banca è definito nelle specifiche della banca. Questo campo deve essere un identificatore univoco e costante perché il formato corrisponda alle informazioni nel tipo di record di dettaglio. Questo è il campo più importante per configurare il Configuratore formato in modo che corrisponda correttamente al file di download con la riconciliazione.  L'identificatore del tipo di record indica quindi al sistema in quale colonna cercare per vedere il tipo di riga e quindi per esaminare il valore in Codice tipo di record dal campo Banca per leggere se si tratta di una riga di intestazione, dettaglio o piè di pagina.


Numero di campi: il numero di campi indica il numero di campi da definire nella Sezione 3. Immettere il numero di campi contenuti nella riga per il tipo di record da definire. Queste informazioni devono essere immesse per ogni tipo di record necessario nelle specifiche della banca.



Sezione 3 - Immettere le informazioni sul campo

Quando si fa clic su un tipo di record nella Sezione 2, il numero corrispondente di campi verrà visualizzato nella Sezione 3. 

Tipo di record: il campo Tipo di record nella colonna più a sinistra della Sezione 3 verrà visualizzato per impostazione predefinita quando si seleziona un tipo di record nella Sezione 2.

# - Il campo numero verrà inserito per impostazione predefinita con il numero di campi immessi nella Sezione 2. 

Tipo di campo: il campo Tipo di campo viene usato per definire ognuno dei campi pertinenti per ogni tipo di record. Selezionare tipo di campo nell'elenco a discesa che include le opzioni per Account, Date e importi. Se il nome esatto del campo dalle specifiche della banca non viene visualizzato nell'elenco, potrebbe essere necessario selezionare un'opzione simile o usare l'opzione Riempimento/Ignora. Anche in questo caso, è necessario definire solo i campi pertinenti, soprattutto: Numeri di conto, Numeri di assegno, Verifica date, Importi assegno, Codici transazione, Codici tipo di record e così via.

Nota Come per i tipi di record, sarà sufficiente definire i campi rilevanti per Electronic Reconcile. Se nelle specifiche della banca è presente un campo che non può essere definito con un tipo di record esistente o che non deve essere definito, usare l'opzione Riempimento/Ignora. 


Formato: il campo Formato definisce il tipo di formato di output per determinati campi. I formati devono essere impostati solo per i tipi di campo che contengono date o un importo in valuta, in quanto queste sono le uniche opzioni disponibili per Formati. Non sono disponibili opzioni per testo o stringa. Pertanto, se il campo non è una data o un importo in valuta, lasciare vuoto il campo Formato. I campi Da e A vengono usati per immettere le posizioni dei caratteri del campo. Immettere la posizione del carattere iniziale e finale per ogni campo in ogni tipo di record. I campi Da e A devono essere immessi se si usa il formato di file a campo fisso, quindi se si usano formati di file con valori delimitati da tabulazioni o con valori delimitati da virgole, è possibile lasciare questi campi come zero.

Codici transazione (Immissione codici - Immissione codici transazione)

Mentre si è ancora nella finestra Configuratore formato riconciliazione elettronica, passare alla finestra Immissione codici transazione attraverso il percorso indicato sopra nella barra dei menu superiore. Se i codici transazione non sono stati definiti, verrà visualizzato il messaggio "Corrispondenza tipo di record non trovata" nella segnalazione errori. 

I codici transazione identificano il tipo di transazione rappresentato da ogni riga di dettaglio. Electronic Reconcile richiede un codice transazione in un formato bancario configurato per funzionare correttamente. Per usare Electronic Reconcile, è necessario aver definito codici transazione o codici tipo di record. Questi codici devono essere provenienti dalla banca e devono essere elencati nelle specifiche della banca.


Tipo di transazione: il campo Tipo di transazione viene usato per definire ognuno dei diversi tipi di transazioni visualizzati nelle specifiche della banca. Selezionare un tipo di transazione nell'elenco in modo che corrisponda o corrisponda alle specifiche della banca. Si noti che le opzioni nell'elenco sono gli unici tipi attualmente supportati. Al momento, le due opzioni che corrisponderanno con Electronic Reconcile sono Assegno pagato e Deposito deselezionato.

Nota: in Microsoft Dynamics GP 2013 sono state aggiunte anche le opzioni per Credito trasferimento e Addebito trasferimento e corrisponderanno elettronicamente in Electronic Reconcile. Tuttavia, è necessario immettere i codici tipo di transazione bancaria in come definito dalla banca. In Microsoft Dynamics GP 2013 sono inoltre disponibili più codici tipo di transazione per ogni tipo di transazione.


Codice tipo di transazione: il campo Codice tipo di transazione viene usato per immettere il valore per ogni tipo di transazione e questo valore viene assegnato all'utente come parte delle specifiche del file della banca. Immettere il valore Codice tipo di transazione corrispondente al tipo di transazione selezionato. Queste informazioni devono essere fornite dalla banca e non possono essere improvvisate se non sono disponibili nelle specifiche della banca.

Conto C/G: il campo Conto C/G è disponibile solo per i tipi di transazione seguenti: Reddito da interessi, Altre entrate, Altre spese e Addebito assistenza. Immettere il numero di conto C/G di un conto di registrazione di contabilità generale per la rettifica che verrà generata. Electronic Reconcile creerà automaticamente le rettifiche per questi tipi di transazione se vengono visualizzate nel file scaricato dalla banca.

Nota I tipi di transazione Interessi, Altre entrate, Altre spese e Addebito assistenza non corrispondono elettronicamente e verranno invece creati movimenti di rettifica nella riconciliazione. Fare clic sul pulsante Rettifiche nella finestra Seleziona transazioni bancarie. 

Descrizione account: il campo Descrizione account verrà visualizzato per impostazione predefinita con la descrizione del conto da Contabilità generale e non sarà modificabile.

Riferimento distribuzione: il campo Riferimento distribuzione può essere usato per immettere un riferimento aggiuntivo per la rettifica che verrà apportata. Se si vuole, è possibile immettere un riferimento alla distribuzione, ma non è un campo obbligatorio.

Tipo di documento: il campo Tipo di documento verrà visualizzato per impostazione predefinita con il tipo di transazione selezionato nella parte superiore della finestra Inserimento codice transazione: Reddito interessi, Altre entrate, Altre spese o Addebito assistenza. Questo campo non può essere modificato se non si torna indietro e si modifica il campo Tipo di transazione.

Definisci codici di stato: il pulsante Definisci codici di stato diventa disponibile solo se è stata contrassegnata l'opzione Usa codici di stato nella finestra Configuratore formato riconciliazione elettronica. Definire i codici di stato è disponibile solo per determinati tipi di transazione: Assegno pagato e Deposito deselezionato. Dopo aver selezionato uno di questi due tipi di transazione, selezionare il pulsante Definisci codici di stato per passare alla finestra Immissione codici di stato. Qui si seleziona: Assegno a pagamento, Verifica storno, Interrompi pagamento o Interrompi storno retribuzione per il tipo di stato e immettere il codice di stato corrispondente dalle specifiche della banca. Anche in questo caso queste informazioni devono essere fornite dalla banca e non possono essere improvvisate o Electronic Reconcile non funzionerà correttamente.



Note speciali da ricordare quando si configuraElectronic Reconcile:

• È necessario disporre di una stampa delle specifiche del formato di file della banca prima di configurare il Configuratore formato di riconciliazione elettronica.

• Ogni banca è diversa. Di conseguenza, non è possibile seguire un formato standard per tutte le banche.

• Se si apre il file .TXT o .CSV con Blocco note, il sistema in genere non leggerà alcuna informazione dopo la posizione 245. Assicurarsi quindi che tutti i campi obbligatori da mappare siano nella prima parte della riga se le righe sono più di 245 caratteri. Le informazioni dopo 245 verranno lette come nuova riga e verranno visualizzate nel report di errore Record di dati non elaborato come "Tipo di record corrispondente non trovato: Tipo di record = " perché non è presente. Ciò sarebbe accettabile se non sono necessari campi dopo la posizione 245. Se sono necessari campi, è necessario contattare la banca per verificare se sono in grado di riconfigurare il file in modo che sia più piccolo e non superi i 245 caratteri.

• Il Configuratore formato di riconciliazione elettronica deve essere configurato una sola volta quando si inizia a usare Electronic Reconcile e quindi si continua a scaricare . BAI, .TXT o .CSV dalla banca in modo che corrispondano a questo Configuratore formato.

• I campi seguenti devono essere presenti nel formato bancario: Codice transazione, Numero di conto, Assegno/Numero di serie, Importo transazione, Codice tipo di record e Data bonifico bancario. Se il formato usa codici di stato, nella configurazione deve essere presente anche il codice di stato della transazione.

• Se è stato eseguito tutto il processo di riconciliazione elettronica e nessuna transazione viene contrassegnata come deselezionata nel modulo Riconciliazione bancaria, è probabile che qualcosa non sia configurato correttamente nel Configuratore formato riconciliazione elettronica. Il messaggio di errore più comune che verrà visualizzato è un errore " Corrispondenza tipo direcordnon trovato " nel report Record non elaborati che viene stampato dopo il tentativo di download.  Questo significa in genere che il codice della transazione non è impostato nella voce Codici.

• Se si prova a eseguire di nuovo il download dopo aver già scaricato il file .txt dalla banca, si riceveranno messaggi di errore "Duplica" perché il sistema vede le transazioni come duplicate invece di scaricare semplicemente nuove transazioni. È consigliabile cancellare il caricamento precedente dal campo ID caricamento (MEARLDID) nelle tabelle ME142806 e ME142807.

• Se si prova a eliminare una riconciliazione e a immettere di nuovo le informazioni dopo aver già scaricato il file .txt dalla banca, si riceveranno messaggi di errore "Duplica" perché il sistema vede le transazioni come duplicati.

• Assicurarsi che il numero di conto corrente bancario sia univoco per il registro degli assegni configurato con Electronic Reconcile. Se il numero di conto corrente bancario viene usato in più libri di controllo, La riconciliazione elettronica non sarà in grado di trovare il registro degli assegni e si riceverà un messaggio che informa che il numero di conto corrente bancario non è configurato.

• Nella finestra Immissione codici del configuratore i tipi che corrisponderanno automaticamente sono: Assegno pagato, Bonifico annullato, Addebito trasferimento e Credito trasferimento.

• I tipi di rettificaseguenti creano una transazione di "rettifica" nella finestra Rettifiche bancarie di riconciliazione (pulsante): ad esempio, "interessi" o "commissioni varie" nell'estratto conto bancario non sarebbero in criteri di gruppo (quindi non c'è nulla a cui associare), quindi è necessario che il sistema prenoti la rettifica/inserimento nel diario in Criteri di gruppo per questi tipi.

  • Reddito da interessi

  • Altre entrate

  • Altre spese

  • Addebito del servizio

• Nel configuratore non sono presenti tipi che corrispondono automaticamente a una rettifica increase, a una riduzione o a un prelievo nella finestra Movimenti transazioni bancarie in Criteri di gruppo. Questi tipi sono per le rettifiche in Criteri di gruppo per gli elementi che non si prevede di visualizzare nell'estratto conto. È necessario contrassegnare manualmente questi tipi come deselezionati nella finestra riconciliare.

• Gli assegni verranno abbinati in base all'importo dell'assegno e al numero di assegno. I depositi verranno abbinati con l'importo del deposito e la data di deposito (entro un intervallo predefinito di 8 giorni, ma è possibile ignorarne la corrispondenza quando viene richiesto di specificare un intervallo di giorni diverso). Per altre informazioni sui criteri di corrispondenza automatica, vedere KB 851279.

• La data di liquidazione bancaria può influire sul processo di abbinamento. Criteri di gruppo cancella solo i controlli in cui la data bank cleared è SUCCESSIVA alla data di emissione assegno in Criteri di gruppo. Criteri di gruppo non cancella un controllo in una data precedente alla data in cui è stato effettivamente rilasciato in Criteri di gruppo.

• Criteri di gruppo ignorerà gli zeri iniziali di un controllo nel processo di corrispondenza e, di fatto, li rimuoverà dal numero di assegno durante l'importazione. Gli zeri iniziali non influiscono sul processo di corrispondenza per il numero di assegno. Criteri di gruppo è in grado di corrispondere al numero di controllo, indipendentemente da eventuali zeri iniziali.

• Usare Blocco note per aprire i file, poiché la formattazione automatica in Excel gli zeri iniziali.  Gli zeri iniziali non sono importanti per un assegno, masono importanti per le date. Se le date vengono importate in modo non corretto, significa che il formato della data nel configuratore non corrisponde a quello presente nel file o che gli zeri iniziali nella data non sono presenti nel file.  Se il configuratore è mappato per l'uso di MMDDYYYY, il file dovrebbe avere ad esempio 08152017.  In caso contrario, se si ha MM/GG/AA, il file dovrebbe avere il formato 15/08/17.  Il formato della data deve corrispondere esattamente.

• Quando si inserisce un file, immettere un numero di conferma a scelta.  I controlli verranno importati dopo l'immissione del numero di conferma.

• Se si porta un file giornaliero, è consigliabile riconciliare ogni giorno prima di portare il file del giorno successivo.  Il sistema corrisponderà automaticamente solo all'ultimo file inserito.  Quindi, se si importa prima in 5 file giornalieri e quindi si riconcilia il giorno 1, la corrispondenza verrà eseguita automaticamente, ma quando si prova a riconciliare il giorno 2, questa non corrisponderà automaticamente.  È necessario reimportare il file per il giorno 2 se si vuole che corrisponda automaticamente.

• Se la data viene importata come tutti gli zeri o 00/00/00/0000, eseguire il mapping del campo "Data liquidazione bancaria" invece di "data transazione" nel configuratore.

• Se la data viene importata come crittografata, il formato della data nel configuratore non corrisponde al formato di data nel file della banca.  Verificare che nel configuratore sia selezionato lo stesso formato in modo che il file bancario abbia mmDDYYYYY in modo che corrisponda esattamente.  Assicurarsi inoltre che l'utente non abbia aperto il file in Excel e che gli zeri iniziali nell'mm o nel DD siano stati eliminati.  In tal caso, aprire il file in Blocco note e aggiungere di nuovo gli zeri iniziali alla data e importare di nuovo.  Usare Blocco note per aprire i file bancari, non per Excel.

• Per altre informazioni sulla corrispondenza delle transazioni, vedere KB 851279.

Questo articolo è stato ID documento TechKnowledge:19396