Procedura: Utilizzare stampa unione per creare un elenco ordinato per categoria in Word 2000

Come impostare il File di dati

Ordinare i file di dati in modo che tutti i record con lo stesso valore per la chiave di categoria di campo (il campo su cui basare l'ordinamento) vengono visualizzati insieme, come illustrato nel file di dati di esempio seguente. Il seguente elenco viene ordinato in base al campo Città (City è il campo chiave in questo esempio):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Come impostare il documento principale

Nota: < immettere > designa un segno di paragrafo nel seguente esempio. Per digitare un segno di paragrafo, premere INVIO.

Per impostare il documento principale come un catalogo, attenersi alla seguente procedura:

1. Aprire un nuovo documento vuoto e quindi scegliere Stampa unionedal menu Strumenti .

2. In Prepara stampa unione, fare clic su Creae quindi fare clic su catalogo.

3. Fare clic su Nuovo documento principale quando richiesto.

4. In Prepara stampa unione, fare clic su Datie quindi fare clic su Apri origine dati per allegare il file di dati (utilizzare il file di esempio creato nella sezione "Come da impostazione del File di dati" di questo articolo).

5. Inserire i seguenti campi per confrontare il contenuto di ciascun record del campo chiave con il contenuto del record successivo campo chiave per determinare se il contenuto del campo chiave modifica da un record di dati a quella successiva.

Nota: in questo esempio utilizza i dati di esempio dalla sezione "Come da impostazione del File di dati" di questo articolo. Per inserire le parentesi graffe di campo, premere CTRL + F9.

{ Se MERGESEQ } { = "1" "{ MERGEFIELD Città }" "" < Invio > }
{ Place1 SET { MERGEFIELD Città }}< Invio >
{ Se Place2 { } <> { Place1 "< Invio > }
{ MERGEFIELD Città }< Invio >
<ENTER>
{ Dipendente MERGEFIELD } { vendite MERGEFIELD }""{ MERGEFIELD dipendente } { vendite MERGEFIELD }" } { SET Place2 { MERGEFIELD Città }}< Invio >
I campi disposti in questo esempio producono un catalogo elenco nella stessa pagina, come segue:

Atlanta

$3.000 Smith
Gate di 50.000 dollari
Henderson $10.000

Milano

Jones $8.000
Kelley $9.000
Peterson $0

Come imporre ogni nuova categoria in una nuova pagina

Il campo chiave in questo esempio è { MERGEFIELD Città }. Quando cambia il valore di Città nel file di dati di una città diversa, viene aggiunta una nuova pagina per i risultati dell'unione e continua l'operazione di unione nella parte superiore della pagina successiva. Per inserire le parentesi graffe di campo, premere CTRL + F9.

{ Se MERGESEQ } { = "1" "{ MERGEFIELD Città }" "" < Invio >}
{ Place1 SET { MERGEFIELD Città }}< Invio >
{ Se Place2 { } <> { Place1 "< Invio > }
---Pagina Break--
{ MERGEFIELD Città }< Invio >
<ENTER>
{ Dipendente MERGEFIELD } { vendite MERGEFIELD }""{ MERGEFIELD dipendente } { vendite MERGEFIELD }" } { SET Place2 { MERGEFIELD Città }}< Invio >
Nota: per inserire un'interruzione di pagina, di premere CTRL + INVIO o scegliere interruzione dal menu Inserisci , selezionare l'Interruzione di paginae quindi fare clic su OK.

I campi disposti in questo esempio producono un catalogo inserzione su pagine separate, come segue:

Atlanta

$3.000 Smith
Gate di 50.000 dollari
Henderson $10.000

---Pagina Break--
Milano

Jones $8.000
Kelley $9.000
Peterson $0

Come formattare il campo chiave

Il campo chiave in questo esempio è {MERGEFIELD Città}. Per formattare i risultati di {MERGEFIELD Città} in lettere maiuscole, è possibile inserire il parametro di formattazione \ * superiore. Per inserire le parentesi graffe di campo, premere CTRL + F9.

{ Se MERGESEQ } { = "1" "{ MERGEFIELD Città \ * Upper }" "" < Invio > }
{ Place1 SET { MERGEFIELD Città }}< Invio >
{ Se Place2 { } <> { Place1 "< Invio > }
{ MERGEFIELD Città \ * Upper }< Invio >
<ENTER>
{ Dipendente MERGEFIELD } { vendite MERGEFIELD }""{ MERGEFIELD dipendente } { vendite MERGEFIELD }" } { SET Place2 { MERGEFIELD Città }}< Invio >
I campi utilizzati in questo esempio consentono di ottenere un catalogo elenco nella stessa pagina, con la città che figurano in lettere maiuscole, come segue:

ATLANTA

$3.000 Smith
Gate di 50.000 dollari
Henderson $10.000

MILANO

Jones $8.000
Kelley $9.000
Peterson $0
Nota: È possibile applicare la formattazione diversa per il campo chiave, { MERGEFIELD Città }, selezionando l'intero campo (incluso il campo tra parentesi graffe {}) e il campo per le preferenze di formattazione. Per formattare il campo, scegliere carattere dal menu formato .

Funzionamento del processo

Il primo campo IF in questi esempi inserisce il nome della città e un carattere di ritorno (< ENTER >) solo per il primo record della stampa unione. Per tutti i record successivi, il campo IF non inserisce nulla (""). Riconosce il primo record di stampa unione confrontando il campo MERGESEQ, che restituisce il numero di sequenza per il record corrente, con il valore numerale "1".

Il secondo campo IF inserisce un carattere di ritorno o un'interruzione di pagina, se impone ogni città in una nuova pagina, il nome della città, due più restituire caratteri, il nome del dipendente e l'importo delle vendite (in questo ordine), solo se il campo IF determina che il record corrente include una città nome diverso da quello del record precedente. Se determina che il record corrente include un nome di città che corrisponde al record precedente, viene inserito solo il successivo nome dipendente e l'importo di vendita.

Il campo IF riconosce il nome della nuova città confrontando il testo dei segnalibri specificati nei due SET di campi. Il testo del segnalibro "Place1" è sempre uguale al campo City del record corrente e il testo del segnalibro "Place2" è uguale al campo City del record precedente.