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RIEPILOGO Lo scopo di questo articolo è fornire suggerimenti su
come riconcilare la contabilità
clienti alla contabilità generale.
ALTRE INFORMAZIONI La riconciliazione tra contabilità clienti e contabilità generale La riconciliazione dei saldi nel modulo Contabilità clienti con i conti C/G in Contabilità generale è un passaggio importante e dovrebbe essere eseguita nell'ambito del processo di chiusura di fine
mese. Se viene eseguita una riconciliazione mensile, la documentazione appropriata sarà disponibile se viene eseguito un controllo e le eventuali differenze esistenti tra i due moduli possono essere rilevate e corrette prima della chiusura del periodo.
Quali account devono essere riconciliati?
Tutte le informazioni immesse in Contabilità clienti aggiornano un conto Di contabilità generale. Il conto più importante da riconciliare è il conto contabilità clienti. Altri conti che è possibile riconciliare tra i due moduli sono il conto di contabilità clienti (se si usa Cash Manager), i conti ricavi, il conto di cassa, gli sconti, gli addebiti finanziari e così via.
Riconciliare il conto AR in Contabilità generale significa che il totale della contabilità clienti del modulo CONTABILITÀ clienti è uguale al saldo del conto AR in Contabilità generale.
Quali report devono essere esaminati per la riconciliazione?
Saldo di valutazione cliente (08.620) - Formato Solo documenti aperti o Ar invecchiato (08.610) - Formato Riepilogo saldi dei clienti.
Saldo di valutazione della contabilità generale (01,610) in entrambi i formati: eseguire questa operazione solo per il conto bilanciato. A questo scopo, immettere un estratto conto Select per l'account contabilità clienti nel modo seguente: Campo: account.acct, Operatore: Uguale, Valore: (account AR).
Il totale del conto nel report Bilancio di valutazione contabilità generale deve essere bilanciato con il totale nel report Contabilità clienti. Se i totali di questi due report vengono bilanciati, non è necessaria alcuna ulteriore riconciliazione.
NOTA: se si hanno più account contabilità clienti e o più account secondari con un solo account contabilità clienti, è necessario eseguire una delle due operazioni seguenti:
1. Stampare il report ar con un'istruzione select per includere solo uno degli account AR e quindi usare lo stesso estratto conto di selezione nel saldo di valutazione gl e confrontare ogni account AR uno alla volta.
OPPURE
2. Aggiungere tutti gli account ar nel saldo di valutazione gl e confrontarlo con il totale del report ar.
Saldo di valutazione del periodo cliente (08,621) e periodo di validità del periodo di validità (08.611) - Per riconciliare i periodi precedenti, Dynamics SL fornisce questi report che mostrano i saldi dei documenti a quel periodo e possono essere usati per riconciliare con la contabilità generale per il periodo precedente.
Riconciliare le differenze tra il report ar e il saldo di valutazione gl Se viene individuata una differenza confrontando i totali dell'ar invecchiato o del saldo di valutazione del cliente con il saldo di valutazione gl, sono disponibili molti report dettagliati in Dynamics SL per trovare le
differenze.
Dettaglio Contabilità generale (01,620): stampare questo report per i conti contabilità clienti. Verranno visualizzati tutti i movimenti registrati nei conti per il periodo.
Per verificare il modulo in cui ha avuto origine una voce in Ar, usare il campo Tipo Jrnl. Il modulo sarà designato come AR (Contabilità clienti), GJ (contabilità generale) o PA (Contabilità fornitori). Quando si immette un batch di contabilità generale, è possibile che il tipo di giornale di registrazione venga modificato in AR, nel qual caso l'uso del solo tipo Jrnl per trovare discrepanze potrebbe non essere sufficiente. In questo caso, usare Tran Type oltre a Jrnl Type per identificare le transazioni necessarie. I tipi di tran possibili sono GL (contabilità generale), CE (consolidamento), LS (Origine allocazione) e LD (Destinazione allocazione). Il tipo di tran è equivalente al tipo di documento del documento originale.
Se esiste un tipo jrnl diverso da AR, significa che è stato effettuato un movimento nel conto contabilità clienti tramite un modulo diverso da Contabilità clienti, che creerebbe una differenza tra contabilità generale e contabilità clienti. Un modo semplice per trovare la voce originale per la transazione è eseguire le operazioni seguenti:
1. Prendere nota del numero batch della transazione nel campo Bat Nbr e del movimento nel campo Tipo Jrnl del report Contabilità generale dettaglio.
2. Aprire il report Modifica report per il modulo specificato nel campo Tipo Jrnl, ad esempio se il campo Tipo Jrnl è GJ, aprire il report Modifica GL (01.810). Immettere un'istruzione select per fare in modo che il report includa solo il numero batch indicato sopra. Eseguire una ricerca nella transazione in questione nel report Modifica e decidere quali rettifiche sono necessarie per bilanciare i conti tra i conti di contabilità generale e la contabilità clienti.
I movimenti registrati in periodi precedenti non verranno stampati nel report di contabilità generale di dettaglio corrente. Per determinare se i movimenti sono stati registrati in periodi precedenti, confrontare il saldo iniziale del report di contabilità generale di dettaglio del mese corrente con il saldo finale del report del mese precedente per i conti contabilità clienti e gli account secondari. Se il saldo iniziale del mese corrente e il saldo finale del mese precedente non sono uguali, significa che una transazione è stata registrata nel periodo precedente. Stampare una contabilità generale dettagliata per il periodo precedente e cercare le transazioni registrate in tale periodo. Le transazioni pubblicate in un periodo diverso verranno contrassegnate con un asterisco (*) e la spiegazione "Indica che il periodo immesso è diverso dal post del periodo" verrà stampato nella parte inferiore della pagina, semplificando la visualizzazione di una pagina per vedere quali transazioni sono state pubblicate in un periodo diverso.
Transazione CoGe (01,680): questo report viene usato anche quando si prova a riconciliare le differenze tra contabilità generale e contabilità clienti. Generare il report con un formato Non registrate. In questo report sono elencate tutte le transazioni immesse tramite moduli affiliati, ad esempio Contabilità clienti, e quelle immesse tramite la contabilità generale. Garantisce che non siano presenti transazioni non registrate che potrebbero influire sui saldi del cliente o della contabilità generale.
Distribuzione account (08.630) - Per assicurarsi che i conti contabilità clienti siano stati debitamente addebitati per fatture e note di debito e accreditati per pagamenti e note di credito, è necessario eseguire una revisione del report. Il saldo di questo report deve essere uguale al saldo dei conti contabilità clienti nel report Contabilità generale dettaglio. Una revisione del campo Tipo di transazione (TnTp) consente di identificare le transazioni. I tipi di transazione nel modulo Contabilità clienti sono IN (fattura), PA (pagamento), CM (nota di credito), DM (nota di addebito) e FI (addebito interessi). In questo report è elencato anche il numero di batch di ogni transazione. Se viene trovata una transazione discutibile, annotare il numero di batch nel campo Batch ed esaminare il batch eseguendo il report Ar Edit (08.810) per numero di batch.
Transazioni ar (08.640) - Questo report è molto utile se le transazioni discutibile vengono visualizzate in uno dei report precedenti. Questo report elenca ogni transazione immessa per il periodo corrente in Fattura e Memo (08.010), Domande di pagamento (08.030) e Voce di pagamento (08.050). Mostra ogni conto contabilità clienti e il conto spese di compensazione in cui vengono registrate le transazioni. Per ordinare il report in base al tipo di transazione, selezionare ARTRAN. TranType nel campo Ordina/Seleziona e nel campo valore selezionare il tipo TnTp della transazione in questione.
Controllo integrità contabilità clienti (08.990) - Se dopo aver esaminato i report precedenti il problema non è stato risolto, questa è l'opzione successiva da considerare. Il controllo di integrità verifica che i dati nel modulo Contabilità clienti siano completi e accurati.
Le opzioni usate per verificare solo i dati e non modificare i dati nel modulo Contabilità clienti sono: Verifica batch contabilità clienti registrati: selezionare questa opzione per esaminare tutti i batch di contabilità clienti rilasciati per assicurarsi che siano stati trasferiti correttamente nella contabilità generale, ovvero che siano completi e accurati nella contabilità
generale. Il processo esamina ogni batch e assicura che siano presenti documenti per il batch e che gli importi del documento siano accumulati nel batch Controllo totale. In caso di differenze, verrà creata una voce del log eventi.
Verifica saldi clienti: selezionare questa opzione per esaminare tutti i record dei clienti per verificare che il saldo del documento aperto di ogni cliente sia uguale all'importo del saldo corrente e futuro associato al cliente. In caso di differenze, verrà creata una voce del log eventi.
Verifica applicazioni di pagamento: selezionare questa opzione per esaminare il processo di richiesta per tutti i pagamenti e le note di credito per assicurarsi che i record di documento modificati e modificati siano stati aggiornati (applicati correttamente al database). In caso di differenze, verrà creata una voce del log eventi.
Verifica periodi di chiusura È consigliabile eseguire sempre le opzioni di verifica prima di eseguire le opzioni per
correggere o ricostruire i dati. Le opzioni corrette e ricompilabili in Controllo integrità contabilità clienti devono essere eseguite con cautela perché queste opzioni modificano i dati nei record correlati. I processi di ricostruzione non devono essere eseguiti senza l'approvazione di un supervisore contabile. Prima di eseguire uno di questi processi, è sempre necessario completare un backup del database. Le opzioni disponibili sono: Correggere i saldi dei clienti nel saldo totale dei documenti: selezionare questa opzione per rivedere tutti i record dei clienti e aggiornare
(ricalcolare) i record in base alle esigenze per concordare i saldi dei documenti aperti di
supporto. Prima di eseguire questa funzione, è necessario assicurarsi che tutti i documenti nel database siano completi e corretti. Eseguire Verifica batch ar registrati, Verifica saldi dei clienti e Verifica applicazioni di pagamento prima di eseguire questa funzione. Questa opzione è disponibile solo se è stata selezionata l'opzione Verifica saldi cliente.
Ricostruisci cronologia contabilità clienti da documenti: selezionare questa opzione per aggiornare i record della cronologia clienti riepilogando i documenti della contabilità clienti per ogni cliente per periodo. Eseguire Verifica batch ar registrati, Verifica saldi dei clienti e Verifica applicazioni di pagamento prima di eseguire questa funzione.
Periodi corretti di chiusura Se sono stati trovati e corretti errori, il saldo di valutazione della contabilità generale e il saldo di valutazione del cliente AR o il report Ar invecchiato devono essere ristampati e esaminati per verificare che i saldi siano
d'accordo.
Dopo aver eseguito la riconciliazione mensile e verificato che contabilità clienti e contabilità generale concordino, è possibile eseguire la chiusura per il mese.
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