La gestione di un calendario occupato può essere impegnativa, soprattutto quando i nuovi eventi in arrivo sono in conflitto con quelli esistenti. Per ottimizzare l'organizzazione, Copilot può ripianificare gli appuntamenti personali e gli appuntamenti 1:1 (riunioni con l'utente e un'altra persona) in caso di conflitti, riducendo il lavoro manuale necessario per mantenere la pianificazione in esecuzione senza problemi.
Hai il controllo
Si decidono le date e le ore accettabili se Copilot deve ripianificare per proprio uso ed è possibile controllare in qualsiasi momento ciò che Copilot ha ripianificato nel riquadro notifiche di Outlook. Email le notifiche saranno presto disponibili per essere sempre aggiornati. Come sempre, è possibile modificare la data e l'ora degli eventi del calendario in qualsiasi momento.
Attivare l'opzione Ripianificare automaticamente con Copilot
È possibile fare in modo che Copilot riprogramma automaticamente eventi o serie quando si usa il nuovo Outlook per Windows, Outlook sul web o microsoft 365 Calendar in Microsoft Teams.
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Creare un nuovo evento o serie oppure aprire un evento o una serie esistente.
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Attiva Se sorgono conflitti, lascia che Copilot ripianifici questo evento.
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Seleziona i giorni e gli orari accettabili per trovare le alternative migliori se Copilot deve ripianificare per te (questo passaggio è facoltativo, ma otterrai risultati migliori se scegli giorni e orari).
Alcune informazioni utili sulla riprogrammazione automatica e sulle serie
Se si crea una nuova serie e la riprogrammazione automatica con Copilot è disattivata, non è possibile attivarla per una singola istanza della serie in un secondo momento.
Se si crea una nuova serie e si attiva la riprogrammazione automatica con Copilot, l'opzione può essere disattivata per una singola istanza in un secondo momento, ma non è possibile modificare i giorni e i tempi accettabili per una singola istanza.
Copilot ripianificerà solo se in seguito si verificano conflitti
Copilot ripianificerà automaticamente l'evento in base ai giorni e agli orari accettabili solo se:
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Si accetta un nuovo evento che si verifica contemporaneamente.
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Pianificare o ripianificare un nuovo evento in modo che si verifichi contemporaneamente.
In caso contrario, l'evento rimarrà il giorno o i tempi originali.
Nota: Nella valutazione dei conflitti verranno presi in considerazione solo gli eventi con stato Occupato o Fuori sede . Questo significa che in caso di conflitto nel calendario con un evento in cui è attivata la riprogrammazione automatica con Copilot, ma lo stato della riunione in conflitto è impostato su Provvisorio, Copilot non verrà ripianificato.
Per vedere cosa ha ripianificato Copilot, controllare il riquadro notifiche di Outlook
Le notifiche relative alle modifiche agli eventi verranno visualizzate nel riquadro notifiche di Outlook e includeranno:
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L'evento è stato ripianificato correttamente.
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Non è stato possibile ripianificare l'evento all'interno delle tue preferenze.
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L'evento è stato modificato e non può più essere ripianificato automaticamente, ad esempio se vengono aggiunte più persone a un evento in un secondo momento.
In futuro, Copilot invierà anche messaggi di posta elettronica per notifiche importanti.
È possibile gestire le preferenze di notifica dalle impostazioni di Outlook.
Scenari che influiscono sulla riprogrammazione automatica
Suggerimento: In tutti questi scenari, si saprà cosa succede con le informazioni nel riquadro delle notifiche di Outlook.
Se accade una di queste cose, Copilot non sarà in grado di ripianificare per te. Se la riprogrammazione automatica è già stata abilitata, Copilot invierà una notifica che non gestisce più la riunione.
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Vengono aggiunti più partecipanti o la riunione viene inoltrata ad altri partecipanti. Le sale riunioni non sono conteggiate come partecipanti.
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Un evento dura più di 5 ore, inclusi gli eventi che durano l'intera giornata.
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Una serie viene programmata con una ricorrenza meno frequente di quella mensile, ad esempio ogni 2 mesi.
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Una serie viene programmata in una data specifica del mese, ad esempio il terzo di ogni mese.
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Un evento o una serie viene pianificata in un calendario secondario o condiviso.
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Un evento o una serie è impostata per essere visualizzata come Fuori sede
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Il partecipante rifiuta la riunione 1:1. Copilot non sa se il rifiuto del partecipante indica che la riunione deve essere annullata o ripianificata. In futuro, Copilot accetterà automaticamente le proposte di pianificazione alternativa dei partecipanti.
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L'evento o la serie non è adatta perché:
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Non sono disponibili orari (Copilot ha provato 5 volte per trovare un orario e non è stato possibile).
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Viene raggiunto il limite di riprogrammazione (l'evento è già stato riprogrammato automaticamente 5 volte, a indicare che probabilmente non è una priorità e continuare a riprogrammare potrebbe non essere la soluzione giusta).
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Domande frequenti
Cosa vedono i partecipanti quando Copilot riprogramma automaticamente?
Attualmente, i partecipanti non sanno che Copilot ha ripianificato la riunione. Gli utenti ricevono un normale messaggio di aggiornamento della riunione come se l'orario della riunione fosse stato modificato. Stiamo pensando attivamente a come migliorare questo aspetto, quindi invia suggerimenti tramite Guida > Feedback.
Come fa Copilot a scegliere quando ripianificare, se ci sono più orari gratuiti?
Copilot sceglierà l'orario disponibile più vicino all'ora originale della riunione entro i giorni e gli orari indicati come alternative accettabili.
Se si abilita questa opzione per una riunione ma non si apportano altre modifiche, il partecipante riceverà un aggiornamento?
Se si abilita la riprogrammazione automatica con Copilot per una riunione esistente e non si apportano altre modifiche, il partecipante non riceverà un messaggio di aggiornamento della riunione. L'esperienza verrà aggiornata in modo che il pulsante del modulo evento sia etichettato come "Salva" in questo scenario, invece dell'etichetta corrente "Invia".
