Usare il modello Database gestione attività di Access per tenere traccia di un gruppo di elementi di lavoro che è necessario completare. È anche possibile cercare e filtrare i dettagli delle attività, visualizzare o nascondere colonne, inviare messaggi di posta elettronica e mappare gli indirizzi dei proprietari delle attività.
Si vuole watch un video sull'uso di questo modello? Vedere questo articolo Usare il modello di database di gestione attività.
Nota: Il modello di database Gestione attività è stato aggiornato negli ultimi anni. Queste istruzioni fanno riferimento all'ultima versione del modello disponibile per il download. Se la procedura seguente non corrisponde a quella visualizzata, è probabile che si stia usando una versione precedente del modello.
Uso del database
In questo articolo vengono illustrati i passaggi di base per l'uso del modello database di gestione attività.
Preparare il database per l'uso
-
Quando si apre il database per la prima volta, Access visualizza la maschera iniziale. Per evitare che questa maschera venga visualizzata alla successiva apertura del database, deselezionare la casella di controllo Mostra benvenuto all'apertura del database .
Chiudere la maschera iniziale per iniziare a usare il database.
-
Per assicurarsi che tutto il contenuto del database sia abilitato, sulla barra dei messaggi fare clic su Abilita il contenuto.
Per altre informazioni sull'abilitazione del contenuto del database, vedere l'articolo Decidere se considerare attendibile un database.
Cercare un'attività o un contatto
La casella Ricerca rapida consente di trovare rapidamente un'attività nel modulo Elenco attività o un contatto nel modulo Elenco contatti .
-
Digitare il testo da cercare nella casella Ricerca rapida e quindi premere INVIO.
Access filtra l'elenco in modo da visualizzare solo i record che contengono il testo cercato. Per tornare all'elenco completo, fare clic su Cancella la ricerca corrente. È la X all'interno della casella di ricerca.
Filtrare l'elenco attività
Nel modulo Elenco attività è possibile filtrare l'elenco di attività e salvare i filtri preferiti per usarli in futuro.
-
Applicare i filtri facendo clic con il pulsante destro del mouse sul modulo e selezionando i filtri desiderati.
-
Fare clic su Salva filtro.
-
Nella maschera Dettagli filtro immettere un nome e una descrizione per il filtro e quindi fare clic su Chiudi.
-
Usare la casella Filtra preferiti per applicare un filtro salvato oppure fare clic su (Cancella filtro) per rimuovere il filtro.
Visualizzare o nascondere colonne
Nella maschera Elenco attività e nella maschera Elenco contatti alcuni campi (colonne) sono nascosti per impostazione predefinita. Per modificare i campi visualizzati:
-
Fare clic su Mostra/Nascondi campi.
-
Nella finestra di dialogo Scopri colonne seleziona il pulsante accanto a ogni colonna da visualizzare. Deselezionare la casella di controllo per nascondere la colonna.
Visualizzare i dettagli di attività o contatti
I moduli Dettagli attività e Dettagli contatto consentono di visualizzare e immettere altre informazioni su un elemento. Per visualizzare il modulo Dettagli attività o Dettagli contatto :
-
Nel modulo Dettagli attività o Dettagli contatto fare clic su Apri accanto all'elemento che si vuole visualizzare.
Aggiungere allegati
Nel modulo Dettagli attività e nel modulo Dettagli contatto è possibile aggiungere immagini e altri allegati.
-
Sotto la cornice immagine nel modulo Dettagli attività fare clic su Aggiungi o rimuovi allegati.
Sotto la cornice immagine nel modulo Dettagli contatto fare clic su Modifica immagine.
-
Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su Aggiungi.
-
Nella finestra di dialogo Scegli file passare alla cartella che contiene il file.
-
Selezionare il file da aggiungere e quindi fare clic su Apri.
-
Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su OK.
Nota: È possibile allegare più file per ogni elemento, inclusi tipi di file diversi, ad esempio documenti o fogli di calcolo.
Aggiungere contatti da Microsoft Outlook
Se si usa Microsoft Outlook, è possibile aggiungere contatti o proprietari di attività dal programma senza dover digitare di nuovo le informazioni.
-
Nel modulo Elenco contatti fare clic su Aggiungi da Outlook.
-
Nella finestra di dialogo Seleziona nomi da aggiungere selezionare i nomi da aggiungere al database.
-
Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.
Visualizzare una mappa dell'indirizzo di un contatto
Nel modulo Dettagli contatto , se è stato immesso un indirizzo per il contatto, è possibile visualizzare una mappa di tale posizione:
-
Fare clic su Fare clic su Mappa.
Visualizzare i report
Il database delle attività include diversi report, tra cui Attività attive, Dettagli attività, Rubrica contatti e altro ancora. Per visualizzare un report:
-
Nel riquadro di spostamento, in Report, fare doppio clic sul report da visualizzare.
È possibile creare report personalizzati. Per altre informazioni, vedere l'articolo Creare un report semplice.
Modificare il modello di database di gestione attività
Personalizzare il database attività aggiungendo un nuovo campo alla tabella Attività e quindi aggiungendo il campo alla maschera Elenco attività , alla maschera Dettagli attività e al report Dettagli attività .
Aggiungere un campo alla tabella Attività
-
Chiudere tutte le schede aperte.
-
Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella Attività .
-
Scorrere verso destra finché non viene visualizzata la colonna Aggiungi nuovo campo. Fare doppio clic sull'intestazione di colonna e quindi digitare il nome del campo.
La prima volta che si immettono dati nella colonna, Access imposta il tipo di dati.
Aggiungere un campo a una maschera o a un report
Dopo aver aggiunto un campo a una tabella, è possibile aggiungerlo a una maschera o a un report.
-
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Layout.
-
Nel gruppo Controlli della scheda Formato fare clic su Aggiungi campi esistenti.
-
Trascinare il campo desiderato dall'Elenco campi alla maschera o al report.
