レコード センターは、法的文書、財務文書など組織のすべてのレコードを格納、管理できる集中管理リポジトリとして機能するように考えられています。 レコード センターは、レコードの収集から、レコードの管理、レコードの廃棄に至るレコード管理プロセスを一貫してサポートします。
レコード センター サイト テンプレートは、ドキュメントの汎用リポジトリとして機能し、サイト ユーザー間の共同作業を可能にするという点では、その他の SharePoint サイトに似ています。 ただし、レコード センター サイト テンプレートは、組織がレコードの管理および維持を行うプログラムを実装することを支援するために、あらかじめ構成されているサイトです。 バージョン管理、監査、メタデータ管理、電子情報開示、カスタマイズできるレコード ルーティングなどの各機能が、レコードの効果的な管理を支援するために用意されています。
注
SharePoint では、 保持ラベルを使用してコンテンツをレコードとして宣言する方法を導入しました。これにより、レコード センターを使用する必要性が効果的に置き換えられます。 レコード センターを使用している場合は、保持ラベルと共に引き続き使用できます。 ただし、レコード管理を目的として、レコード センターの代わりに保持ラベルを使用することをお勧めします。
レコード管理計画の定義
最も高いレベルで、レコード管理プログラムの実装に向けてレコード センター サイトを設計する主な手順が 2 つあります。
- 組織では、レコード管理の戦略と正式なレコード管理計画を作成する必要があります。 この作業は、レコード管理者、コンプライアンス責任者、IT プロフェッショナル、インフォメーション ワーカーが協力して行います。
- 次に、1 つ以上のレコード センター サイトを構成してレコード管理計画を実施する必要があります。
以下に、これらの手順で扱われる主な要素の要約を示します。
レコード管理の立案
レコード センター サイトを組織のレコード管理ソリューションとして構成するには、レコード管理戦略の正式な計画を最初に立案する必要があります。 正式なレコード管理計画を構成する個々の要素は、多くの場合に組織やビジネスによって異なります。 ただし、ほとんどのレコード管理計画には次のドキュメントとプロセスが含まれます。
ファイル プランファイル プランでは、organizationが公式のビジネス レコードとして認識するドキュメントまたはアイテムの種類について説明します。 それらのレコードを格納する場所を示し、レコードの種類を区別するための情報を提供します。 ファイル計画は、レコードの作成、格納、管理に役立つポリシー、プロセス、ガイドラインなどを含めた、包括的なコレクションの役割を担います。 ファイル計画には、すべてのレコードが、紙、ブログ、Wiki、メール、電子ファイルなどの媒体の区別なく網羅される必要があります。 また、レコードの分類方法、セキュリティの適用方法、最終的な廃棄方法も指定する必要があります。 社外秘、重要、貿易機密、優先などの特別なレコード分類項目を使うことも検討します。 ファイル計画には、各種類のレコードを管理する担当者を指定する必要があります。
レコード ライブラリ レコード ライブラリは、基本的に重要なレコードを分類して格納するために作成するドキュメント ライブラリです。 保持するレコードの種類ごとにレコード ライブラリを作成します。 レコードは、コンテンツ オーガナイザーで構成された設定に基づいて、適切なライブラリに自動的にルーティングされます。
コンテンツ タイプコンテンツ タイプを作成して、organizationが格納する必要があるレコードの種類を定義し、レコードの種類ごとに一意のプロパティを識別します。 特定の種類のレコードに対してコンテンツ タイプを定義することで、organizationは、これらの各コンテンツ グループが一貫した方法で管理されるようにすることができます。 Office ドキュメント、PDF、TIFF (スキャンされた画像)、電子メール、インスタント メッセージの会話、ビデオ、物理レコードはすべて、作成したコンテンツ タイプで分類および保存できます。 たとえば、"コントラクト" と呼ばれるレコードは、SharePoint のレコード管理システム内で同じ方法で一貫した方法で処理されます。 コンテンツ タイプを使用してレコードを分類および格納することは、レコード ライブラリを使用する別の方法です。
保持スケジュール 保持スケジュールは、ファイル プラン内の各レコードの種類を保持する必要がある期間 (保持期間) と、この期間の終わりに達したときに破棄するプロセス (処理プロセス) を指定します。 保持スケジュールのガイドラインは、通常、法的要件、organizationに対するリスク、ビジネス ニーズに基づいています。 さらに、保持スケジュールでは、通常、各レコードの種類の保持期間を決定するリスク管理のコンティンジェンシーについて説明します。
コンプライアンス要件に関するドキュメント コンプライアンス要件ドキュメントでは、レコード管理の IT システムが準拠する必要がある規則、必要な機能、およびコンプライアンスを確保するためにサポートする必要がある定期的な監視の種類を定義します。
- レコードの処理を中断するための正式なプロセスこのプロセスは、多くの場合、保留と呼ばれ、訴訟、監査、調査などのイベントが発生したときに、organizationがレコードの処理を中断する方法について詳しく説明します。
- レコードの処理を監視および報告するためのシステム 従業員が定義されたポリシーとプロセスに従ってレコードを提出、アクセス、管理できるようにするには、レコード管理プログラムに、レコードの処理を監視および報告するためのプロセスまたはシステムが必要です。
レコード センター サイトの構成
詳しいレコード管理の立案に着手し、正式なレコード管理計画を作成した後で、そのプログラムを実施するために役立つレコード センター サイトを作成し、構成できます。
レコード センター サイトを構成するには、次の操作を行う必要があります。
ファイル計画で指定された各種類のレコードを管理および格納するためのレコード ライブラリまたはリストを作成します。
- レコード計画内のコンテンツ タイプごとにレコード ライブラリを個別に作成することをお勧めします。
- レコード センターに送信したレコードは、適切なリストまたはライブラリに送られます。
ファイル計画に指定された各レコードの種類のメタデータを格納および表示するために、関連するドキュメント ライブラリ、リスト、またはコンテンツ タイプの列を作成します。
レコード センター サイトにある各レコードの種類の情報管理ポリシーを指定します。 これらのポリシーは、組織のファイル計画と保持スケジュールに指定された保持期間と監査の要件を反映している必要があります。
各種レコードが適切な場所にルーティングされるようにコンテンツ オーガナイザーを構成します。 レコードをレコード センター サイトに送信すると、手動で送信したかプログラムで送信したかに関係なく、アプリケーションはこの機能を使用して、レコード センター サイトでレコードを分類する方法とレコードの送信先を決定します。