SharePoint でドキュメントのバージョン管理、コンテンツの承認、チェックアウトコントロールを計画する

概要：SharePoint 2013 でバージョン管理、コンテンツの承認、チェックを使用して、ライフサイクル全体を通じてドキュメントのバージョンを制御する方法について説明します。

この記事では、SharePoint Server 2016 でバージョン管理、コンテンツの承認、チェックを使用して、ドキュメントのバージョンをライフ サイクル全体で制御する方法について説明します。

この記事を読む前に、「 SharePoint 2013 でのドキュメント管理の概要」で説明されているドキュメント管理計画プロセスについて理解しておく必要があります。

この記事の内容:

• バージョン管理、コンテンツの承認、およびチェックアウトについて
• バージョン管理を計画する
• コンテンツの承認を計画する
• チェックアウトとチェックインを計画する

バージョン管理、コンテンツの承認、およびチェックアウトについて

SharePoint Server 2016 には、ドキュメント ライブラリ内のドキュメントを制御するのに役立つ次の機能が含まれています。

• バージョン管理 は、ドキュメントの連続する繰り返しに番号を付けて保存するメソッドです。
• コンテンツの承認 は、承認者のアクセス許可を持つサイト メンバーがコンテンツの公開を制御する方法です。
• チェックアウトとチェックインは、ユーザーがドキュメントの新しいバージョンを作成するタイミングをより適切に制御し、ドキュメントをチェックしたときに行った変更にコメントする方法です。

ドキュメント ライブラリのこの記事で説明するコンテンツ ガバナンス機能の設定を構成します。 ソリューション内のライブラリ間でこれらの設定を共有するには、コンテンツ ガバナンス設定を含むドキュメント ライブラリ テンプレートを作成します。 これにより、新しいライブラリにコンテンツ ガバナンスの決定が反映されるようになります。

バージョン管理の詳細については、「一覧またはライブラリ用にバージョン管理を有効化し設定する」をご覧ください。

バージョン管理を計画する

ドキュメント ライブラリの既定のバージョン管理は、サイト コレクション テンプレートによって異なります。 ただし、ドキュメント ライブラリのバージョン管理は、特定の要件に応じて構成できます。 各ドキュメント ライブラリには、ライブラリ内のドキュメントの種類に最も適した異なるバージョン管理を設定できます。 SharePoint Server 2016 には、次の 3 つのバージョン管理オプションがあります。

• バージョン管理なし 以前のバージョンのドキュメントが保存されていないことを指定します。 バージョン管理が使用されていない場合、以前のバージョンのドキュメントは取得できず、ドキュメントの各イテレーションに付随するコメントは保存されないため、ドキュメント履歴も保持されません。 重要でないコンテンツまたは変更されないコンテンツを含むドキュメント ライブラリでは、このオプションを使用します。
• メジャー バージョンを作成する 単純なバージョン管理スキーム (1、2、3 など) を使用して、番号付きバージョンのドキュメントを保持することを指定します。 ストレージ領域への影響を制御するには、保持する以前のバージョンの数を指定し、現在のバージョンからカウントバックします。
  メジャー バージョン管理では、ドキュメントの新しいバージョンが保存されるたびに、ドキュメント ライブラリへのアクセス許可を持つすべてのユーザーがコンテンツを表示できるようになります。 ドキュメントの下書きバージョンと発行済みバージョンを区別しない場合は、このオプションを使用します。 たとえば、organizationのワークグループによって使用されるドキュメント ライブラリでは、チームのすべてのユーザーが各ドキュメントのすべてのイテレーションを表示できる必要がある場合は、メジャー バージョン管理が適しています。
• メジャー バージョンとマイナー バージョン (下書き) を作成する メジャー バージョンとマイナー バージョン管理スキーム (1.0、1.1、1.2、2.0、2.1 など) を使用して、番号付きバージョンのドキュメントが保持されるように指定します。 .0 で終わるバージョンはメジャー バージョンであり、0 以外の拡張機能で終わるバージョンはマイナー バージョンです。 以前のメジャー バージョンとマイナー バージョンのドキュメントは、現在のバージョンと共に保存されます。 ストレージ領域への影響を制御するには、現在のバージョンからカウントバックして、保持する以前のメジャー バージョンの数を指定できます。 また、保持するメジャー バージョンの数を指定して、それぞれのマイナー バージョンを含めることもできます。 たとえば、マイナー バージョンを 2 つのメジャー バージョンに保持する必要があり、現在のメジャー バージョンが 4.0 である場合、3.1 以降のすべてのマイナー バージョンは保持されます。
  メジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理では、読み取りアクセス許可を持つユーザーは、メジャー バージョンのドキュメントを表示できます。 マイナー バージョンを表示できるユーザーを指定できます。 通常、アイテムを編集できるユーザーに対して、マイナー バージョンを表示および操作するためのアクセス許可を付与し、読み取りアクセス許可を持つユーザーをメジャー バージョンのみを表示するように制限することをお勧めします。
  対象ユーザーが表示できる公開コンテンツと、まだ公開する準備ができていない下書きコンテンツを区別する場合は、メジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理を使用します。 たとえば、組織の利点を説明する人事 Web サイトでは、メジャーバージョンとマイナーバージョン管理を使用して、説明の改訂中に従業員の特典の説明へのアクセスを制限します。

コンテンツの承認を計画する

コンテンツの承認を使用して、コンテンツを対象ユーザーが利用できるようにする形式化と制御を行います。 たとえば、コンテンツを製品またはサービスの 1 つとして公開する企業では、コンテンツを公開する前に法的なレビューと承認が必要になる場合があります。

コンテンツの承認を待っているドキュメントの下書きが [保留中] 状態です。 承認者がドキュメントを確認し、コンテンツを承認すると、読み取りアクセス許可を持つユーザーが表示できるようになります。 ドキュメント ライブラリの所有者は、ドキュメント ライブラリのコンテンツの承認を有効にでき、必要に応じて、ワークフローをライブラリに関連付けて承認プロセスを実行できます。

承認のためにドキュメントを送信する方法は、ドキュメント ライブラリのバージョン管理設定によって異なります。

• バージョン管理なし バージョン管理が使用されておらず、ドキュメントに対する変更が保存されている場合、ドキュメントの状態は [保留中] になります。 SharePoint Server 2016 では、読み取りアクセス許可を持つユーザーがドキュメントを引き続き表示できるように、以前のバージョンのドキュメントが保持されます。 保留中の変更が承認されると、ドキュメントの新しいバージョンが読み取りアクセス許可を持ち、以前のバージョンが保持されていないユーザーが表示できるようになります。
  バージョン管理が使用されておらず、新しいドキュメントがドキュメント ライブラリにアップロードされている場合、そのドキュメントは [保留中] 状態でライブラリに追加され、承認されるまで読み取りアクセス許可を持つユーザーは表示できません。
• メジャー バージョンを作成する メジャー バージョン管理が使用されていて、ドキュメントの変更が保存されている場合、ドキュメントの状態は [保留中] になり、以前のメジャー バージョンのドキュメントは、読み取りアクセス許可を持つユーザーが表示できるようになります。 ドキュメントへの変更が承認されると、ドキュメントの新しいメジャー バージョンが作成され、読み取りアクセス許可を持つユーザーが使用できるようになります。以前のメジャー バージョンはドキュメントの履歴リストに保存されます。
  メジャー バージョン管理が使用されていて、新しいドキュメントがドキュメント ライブラリにアップロードされている場合、そのドキュメントは [保留中] 状態でライブラリに追加され、バージョン 1 として承認されるまで、読み取りアクセス許可を持つユーザーは表示できません。
• メジャー バージョンとマイナー バージョン (下書き) を作成する メジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理が使用されていて、ドキュメントの変更が保存されている場合、作成者はドキュメントの新しいマイナー バージョンを下書きとして保存するか、新しいメジャー バージョンを作成してドキュメントの状態を [保留中] に変更するかを選択できます。 ドキュメントへの変更が承認されると、ドキュメントの新しいメジャー バージョンが作成され、読み取りアクセス許可を持つユーザーが使用できるようになります。 メジャーバージョンとマイナーバージョン管理では、ドキュメントのメジャーバージョンとマイナーバージョンの両方がドキュメントの履歴リストに保持されます。
  メジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理が使用されていて、新しいドキュメントがドキュメント ライブラリにアップロードされている場合は、バージョン 0.1 の下書き状態でライブラリに追加するか、作成者がすぐに承認を要求できます。 この場合、ドキュメントの状態は [保留中] になります。

チェックアウトとチェックインを計画する

ユーザーがドキュメントを編集する前に、ドキュメント ライブラリからドキュメントをチェックするように要求できます。 チェックアウトとチェックインを要求する利点は次のとおりです。

• ドキュメント のバージョンを作成するタイミングをより適切に制御します。 ドキュメントがチェックアウトされると、作成者はドキュメントをチェックインせずに保存できます。 ドキュメント ライブラリの他のユーザーは、これらの変更を確認できず、新しいバージョンは作成されません。 (他のユーザーに表示される) 新しいバージョンは、作成者がドキュメントをチェックインするときにのみ作成されます。 これにより、作成者の柔軟性と制御性が向上します。
• メタデータのキャプチャの向上。 ドキュメントがチェックインされると、作成者は、ドキュメントに加えられた変更を説明するコメントを書き込むことができます。 これにより、ドキュメントに加えられた変更の継続的な履歴レコードが作成されます。

ソリューションでユーザーがドキュメントをチェックし、ドキュメントを編集チェックする必要がある場合は、これらのアクションをサポートする Office 2016 クライアント アプリケーションの機能を使用できます。 ユーザーは、Office 2016 クライアント アプリケーションからドキュメントをチェックしたり、チェックアウトを元に戻したり、ドキュメントにチェックしたりできます。

ドキュメントがチェックアウトされると、ユーザーが排他的に編集するためにロックされます。 ユーザーがこのファイルに編集を保存すると、変更がアップロードされ、サーバーに保存されます。 変更はユーザーに対してプライベートであり、他のユーザーには表示されません。 ユーザーがドキュメントにチェックする準備ができたら、最新の変更が他のユーザーに表示され、公開されます。

Office 2016 クライアント アプリケーションから、ユーザーはコンテンツ編集オプションを変更することで、チェックアウトされたドキュメントをサーバーに残すこともできます。

SharePoint 2013 でのドキュメント管理計画