SharePoint は、コンテンツを管理するためのスケーラブルで機能豊富なエクスペリエンスを提供します。 管理するファイルの量が多い場合は、ドキュメント センター サイト テンプレートの使用を検討してください。 このテンプレートは、大規模なドキュメント管理用に最適化されています。 これは、時間を節約し、より効率的にするのに役立ちます。 バージョン、ドキュメント ID、ドキュメント セット、メタデータ ナビゲーション、コンテンツ タイプがテンプレートに含まれています。
ドキュメント センター サイトは、次の両方のシナリオで機能します。
- オーサリング環境 Document Center オーサリング環境では、ユーザーは中央リポジトリに格納されている何千ものドキュメントまたはメディア資産を作成および編集します。
- コンテンツ アーカイブコンテンツ アーカイブ (サポート情報など) では、ユーザーはドキュメントを保存または表示します。
この記事では、ドキュメント センター サイト テンプレートの機能について説明します。
ドキュメント センターを作成するには、「テンプレートを使用してさまざまな種類の SharePoint サイトを作成する」を参照してください。
ドキュメント センター サイトの内容
Document Center サイト テンプレートには、大規模なドキュメント セットの作成と管理をより簡単かつ効率的にする機能が含まれています。 ほとんどの場合、サイト所有者は、これらの各機能を個別に追加できます。 ドキュメント センター サイト テンプレートでは、推奨されるドキュメント管理機能が自動的に有効になります。 次のセクションでは、これらの機能について簡単に説明します。
ドキュメント センター サイトは、オーサリング環境またはコンテンツ アーカイブとして利用できます。 オーサリング環境では、ユーザーはファイルのチェックインとチェックアウトを頻繁に行い、これらのファイルのフォルダー構造を作成します。 バージョン管理が有効になっており、各ドキュメントの以前のバージョンが保持されます。 さらに、ワークフローはドキュメントのライフ サイクルを制御できます。
対照的に、コンテンツ アーカイブでは作成がほとんど発生しません。 ユーザーは、ドキュメントを表示またはアップロードするだけです。 Document Center サイト テンプレートでは、サポート情報 アーカイブと呼ばれるコンテンツ アーカイブの種類の作成がサポートされています。 通常、ナレッジ ベースには単一バージョンのドキュメントが含まれており、サイトは数百万のファイルにスケーリングできます。 大規模なorganizationのテクニカル サポート センターなど、一般的なシナリオでは、主にコンテンツを読むため、何千人ものユーザーがコンテンツにアクセスする可能性があります。 サイトに新しいコンテンツをアップロードするのは一部だけです。
次の項目では、ドキュメント センター サイトに含めることができる SharePoint 機能について説明します。 これらの機能に加えて、ドキュメント センターの外観とナビゲーションをカスタマイズする組織もあります。 カスタム Web パーツを追加するものもあります。
メタデータ ナビゲーション
マネージド メタデータは、SharePoint のドキュメントに特定の用語を割り当てるシステムです。 次に、これらの用語を使用してドキュメントを分類できます。 また、メタデータを使用して、ユーザーが必要なものをすぐに見つけるのに役立つ強力なナビゲーション ツールを作成することもできます。
たとえば、会社に、製品に関する問題のトラブルシューティングに役立つ記事を含むサポート情報があるとします。 ユーザーが製品、問題の種類、またはその他のプロパティで情報をフィルター処理できるようにするメタデータ用語を作成できます。
ドキュメント ID
ドキュメント センター サイトでは、各コンテンツは、URL リンクなど、ドキュメントの場所とは無関係な一意の ID を取得します。 つまり、ドキュメントを移動または名前変更しても、ID は変わりません。 ID を使用して、ドキュメントの永続的なリンクを作成し、壊れたリンクを最小限に抑えることができます。
バージョン
バージョンは、ドキュメント センター サイトで自動的に有効になります。 つまり、ファイルのすべての異なるバージョンの履歴が自動的に記録されます。 たとえば、ドキュメント レビュー プロセスでは、レビュー サイクル中に入力されたすべての更新が記録されていることを意味します。 更新プログラム、連絡先レスポンダーなどを追跡できます。 さらに、現在のバージョンの記事で問題が発生した場合は、最新の既知の適切なバージョンにすばやく戻すことができます。
コンテンツ タイプ
コンテンツ タイプは、コンテンツの設定グループと共に特定の種類のコンテンツです。 定義されたコンテンツ タイプのドキュメントを作成すると、そのコンテンツ タイプのすべての適切な設定が自動的に受信されます。 ドキュメント センターには、さまざまな種類のドキュメント、ビデオ、テンプレートなどのコンテンツ タイプのコレクションがある場合があります。
コンテンツ オーガナイザー
コンテンツ オーガナイザーはドキュメント センター サイトに自動的に含まれませんが、多くのユーザーが追加します。 コンテンツ オーガナイザーは、アイテムの全体的なorganizationと構造を管理できる SharePoint 機能です。 メタデータまたはコンテンツ タイプを使用すると、コンテンツ オーガナイザーはドキュメントやその他のアイテムを特定の場所に自動的にルーティングできます。 たとえば、サポート情報では、コンテンツ オーガナイザーが、特定の製品の記事を収集する特別なライブラリにすべての新しい申請を自動的にルーティングするように設定できます。