Access と Outlook は、個人とビジネスの連絡先を管理するための優れたプログラムです。 その結果、Access から Outlook に連絡先データをエクスポートしたい場合があります。 ただし、Access は Outlook ファイル形式にデータを直接エクスポートすることも、Outlook で Access データベースからテーブルを直接インポートすることもできません。 幸いなことに、Access テーブルまたはクエリをテキスト ファイルとしてエクスポートし、そのファイルを Outlook にインポートするのは簡単です。
逆の手順 (Outlook から Access に連絡先をインポートする方法) については、「Outlook アドレス帳から連絡先をインポートする」という記事を参照してください。
手順 1:Access の連絡先情報をテキスト ファイルとしてエクスポートする
- Access ナビゲーション ウィンドウで、エクスポートする連絡先情報があるテーブルまたはクエリを右クリックし、[エクスポート] をポイントして、[テキスト ファイル] をクリックします。 ナビゲーション ウィンドウでテーブルまたはクエリを強調表示して [エクスポート - テキスト ファイル] ウィザードを起動し、次に [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[テキスト ファイル] をクリックすることもできます。
[エクスポート - テキスト ファイル] ダイアログ ボックスが開きます。
![[エクスポート - テキスト ファイル] ダイアログ ボックスで、エクスポート オプションを選択します。](media/access-exporttext.png)
- [エクスポート - テキスト ファイル] ダイアログ ボックスで、Access で表示された候補のファイル名と場所をメモします。 [OK] をクリックして既定値を受け入れるか、[参照] をクリックして別のファイルの場所を選び、[OK] をクリックします。 [エクスポート オプションを指定してください] のチェック ボックスはいずれもオンにしないでください。
- [テキスト エクスポート ウィザード] ダイアログ ボックスで [区切り記号付き] が選択されていることを確認し、[次へ] をクリックします。
- ウィザードの次のページで、[タブ] 区切り記号を選択し、[先頭行をフィールド名として使う] チェック ボックスをオンにします。
- ウィザードの次のページで、[完了] をクリックします。
- エクスポート手順を保存することなく [閉じる] をクリックし、Access を閉じます。
次の手順では、Outlook にテキスト ファイルをインポートします。 続行する前に、連絡先のインポート先とする Outlook フォルダーを決定することをお勧めします。 新しい Outlook フォルダーに連絡先をインポートする場合は、そのフォルダーを作成してからこの手順を開始する必要があります。
手順 2:テキスト ファイルを Outlook にインポートする
Outlook の [インポートとエクスポート] ウィザードの場所は、Outlook のバージョンによって若干異なります。 Outlook のバージョンに対応した手順を選択してください。
- Outlook、Outlook 2019、またはOutlook 2016のサブスクリプション バージョンを使用している場合は、[ファイル] タブの [開く] & [エクスポート] をクリックし、[インポート/エクスポート] をクリックします。
[インポート/エクスポート ウィザード] ダイアログ ボックスで、[他のプログラムまたはファイルからのインポート] を選択し、[次へ] をクリックします。
[テキスト ファイル (Windows、タブ区切り)] を選択し、[次へ] をクリックします。
[ファイルのインポート] ダイアログ ボックスで、[参照] をクリックし、前の手順で作成した .txt ファイルを参照して、ファイルをダブルクリックします。
Outlook の目的のフォルダーに連絡先が既に含まれている場合は、インポートする連絡先の一部が Outlook に既に存在する連絡先と重複するという状況が発生する可能性があります。 [オプション] で、重複するアイテムを Outlook で処理する方法を選びます。
- インポートする連絡先が Outlook のフォルダーにある連絡先よりも完全である、または最新の状態にあると確信できる場合は、[重複した場合、インポートするアイテムと置き換える] をクリックします。
- どちらの連絡先が完全であるか、または最新であるかが明らかでなく、テキスト ファイル内の連絡先を重複の有無に関係なくすべてインポートする場合は、[重複してもインポートする] をクリックします。 インポート操作の後、Outlook 内の連絡先を確認し、維持する必要がないものを削除することができます。
- Outlook 内の連絡先の方が、インポートする連絡先よりも完全で最新なものであると確信できる場合は、[重複するアイテムはインポートしない] をクリックします。
[次へ] をクリックします。
フォルダーの一覧で、インポートされた連絡先情報を格納する連絡先フォルダーをクリックし、[次へ] をクリックします。
Outlook フォルダーに連絡先情報が保存される方法を確認または変更するには、[フィールドの一致] をクリックします。 これは省略可能な手順ですが、インポートするデータが確実に Outlook の正しいフィールドに配置されるようにする必要がある場合はお勧めします。
注
[フィールドの一致] ボタンが使用できない場合は、[以下の処理を実行します] で、インポート操作の横にあるチェック ボックスをオンにします。
ユーザー設定フィールドのマップに関する追加ヘルプ
[フィールドの一致] ダイアログ ボックスで、右側にある [インポート/エクスポート先] の一覧の既定のマッピングを調べます。
注
[移動先] リストに追加のフィールドを表示するには、フィールドの横にあるプラス記号 (+) をクリックします。 たとえば、[ 名] フィールドと [ 姓 ] フィールドを表示するには、[名前] の横にあるプラス記号 (+) をクリック します。
フィールドのマッピングが正しい場合は、[キャンセル] をクリックして、ファイルのインポート ウィザードに戻ります。 正しくない場合は、次の手順でマッピングを変更します。
- テキスト ファイル内のフィールドを目的の Outlook フォルダー内のフィールドにマッピングするには、対象となるフィールドを左側 ([インポート/エクスポート元]) の一覧から右側 ([インポート/エクスポート先]) の一覧の該当するフィールドにドラッグします。
- マッピングからフィールドを削除するには、対象となるフィールドを右側 ([インポート/エクスポート先]) の一覧から左側 ([インポート/エクスポート元]) の一覧にドラッグします。
- すべてのマッピングを削除するには、[すべてクリア] をクリックします。
- 元のマッピングをリセットするには、[既定値に戻す] をクリックします。
[インポート/エクスポート元] の一覧で他のレコードを確認するには、[前へ] または [次へ] をクリックします。
フィールドのマッピングが完了したら、[OK] をクリックします。
注
インポートするテキスト ファイルに最初の行のフィールド名がない場合、データの最初の行はフィールド名として解釈され、データとしてインポートされません。 テキスト ファイルのすべてのデータを確実にインポートするには、Access からエクスポートするときにテキスト ファイルの最初の行にフィールド名を含めるオプションを選びます。
[完了] をクリックします。
他に必要な情報はありますか?
- エクスポートの詳細を保存して仕様書を作り、後に再利用する方法については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」の記事を参照してください。
- 保存済みのエクスポート定義を実行する方法の詳細については、「保存済みのインポート操作またはエクスポート操作を実行する」の記事を参照してください。
- スケジュールを設定して任意の時刻で実行する方法の詳細については、「インポート操作やエクスポート操作のスケジュールを設定する」を参照してください。
- 定義名の変更、定義の削除、定義のソース ファイル名の更新を行う方法の詳細については、「データ操作を管理する」の記事を参照してください。