Access におけるレポートの概要
適用先
レポートは、Microsoft Access データベース内の情報の表示、書式設定、および集計を行う方法を提供します。 たとえば、全連絡先の電話番号が記載された単純なレポートを作成したり、異なる地域と期間にわたる売上高合計に関するサマリー レポートを作成したりできます。
この記事では、Access のレポートの概要について説明します。 また、レポートの作成の基本と、データの並べ替え、グループ化、集計などのオプションの使用、レポートのプレビューと印刷方法についても説明します。
この記事の内容
- Access におけるレポートの概要
- Access でレポートを作成する
- グループ化、並べ替え、または集計を追加する
- 条件付き書式を使用してデータを強調表示する
- 色とフォントをカスタマイズする
- ロゴまたは背景イメージを追加する
- レポートを印刷する
Access におけるレポートの概要
レポートの役割
レポートは、次のような使用目的でデータベースの情報を表示する場合に役に立つデータベース オブジェクトです。
- データの概要を表示または配布する。
- データのスナップショットをアーカイブする。
- 個々のレコードの詳細情報を表示する。
- ラベルを作成する。
レポートの要素
データを表示しない "バインドされていない" レポートを作成することはできますが、この記事では、レポートがテーブルやクエリなどのデータ ソースにバインドされていることを前提としています。 レポートのデザインは、デザイン ビューで表示できるセクションに分割されています。 各セクションの機能を理解することは、良いレポートを作成するのに役立ちます。 たとえば、演算コントロールを配置するために選択したセクションは、結果がどのように計算されるかを決定します。 次の一覧は、セクションの種類とその使用方法を示しています。
| セクション | 印刷時の表示場所 | セクションの用途 |
|---|---|---|
| レポート ヘッダー | レポートの先頭。 | ロゴ、タイトル、日付など、通常、表紙に表示される情報向けに使用します。 SUM 集計関数を使用する演算コントロールをレポート ヘッダーに配置すると、計算される合計値の対象がレポート全体になります。 レポート ヘッダーは、ページ ヘッダーの前に表示されます。 |
| ページ ヘッダー | 各ページの上部。 | 各ページ上でレポートのタイトルを繰り返し表示します。 |
| グループ ヘッダー | レコードの各新規グループの先頭。 | グループ名を表示します。 たとえば、商品別にグループ化されたレポートでは、グループ ヘッダーを使って製品名を表示します。 SUM 集計関数を使用する演算コントロールをグループ ヘッダーに配置すると、合計値の対象が現在のグループになります。 追加したグループのレベル数に応じて、1 つのレポートに複数のグループ ヘッダー セクションを配置できます。 グループ ヘッダーとフッターの作成方法について詳しくは、「グループ化、並べ替え、または集計を追加する」をご覧ください。 |
| 詳細 | レコード ソースの各行。 | レポートの本文を構成するコントロールが配置されます。 |
| グループ フッター | レコードの各グループの最後。 | グループの集計情報を表示します。 追加したグループのレベル数に応じて、1 つのレポートに複数のグループ フッター セクションを配置できます。 |
| ページ フッター | 各ページの最後。 | ページ番号またはページ単位の情報を表示します。 |
| レポート フッター | レポートの最後。 メモ： デザイン ビューでは、レポート フッターがページ フッターの下に表示されます。 ただし、それ以外のビュー (たとえばレイアウト ビュー、またはレポートの印刷またはプレビュー時) では、レポート フッターは、最後のページの最後のグループ フッターまたは詳細行の直後、ページ フッターの上に表示されます。 |
レポート全体に関するレポートの合計またはその他の要約情報を表示します。 |
データベースに適切に設計されたテーブル構造とリレーションシップがある場合、わかりやすいレポートを作成する方がはるかに簡単であることがわかります。 データベースの計画とデザインの概要については、「データベース設計の基本」をご覧ください。
Access でレポートを作成する
以下の手順で、Access デスクトップ データベースのレポートを作成できます。
手順 1: レコード ソースを選択する
レポートのレコード ソースには、テーブル、名前付きのクエリ、または埋め込みクエリを使用できます。 レコード ソースには、レポートに表示するデータのすべての行と列が含まれている必要があります。
データが既存のテーブルまたはクエリから取得される場合、ナビゲーション ウィンドウでそのテーブルまたはクエリを選び、手順 2 に進みます。
レコード ソースがまだ用意されていない場合は、次のいずれかの操作を行います。
手順 2: レポート ツールを選択する
レポート ツールは、リボンの [作成] タブの [レポート] グループに含まれています。 次の表で、オプションについて説明します。
| ツール | 説明 |
|---|---|
| レポート | ナビゲーション ウィンドウで選択したレコード ソース内のすべてのフィールドを含む、単純な表形式レポートが作成されます。 |
| レポート デザイン | 必要なフィールドやコントロールを追加できる空白のレポートをデザイン ビューで開きます。 |
| 空白のレポート | レイアウト ビューで空白のフォームを開き、レポートにフィールドを追加できる [フィールド リスト] ウィンドウを表示します。 |
| レポート ウィザード | フィールド、グループ化/や並べ替えのレベル、およびレイアウト オプションを指定できる複数ステップ ウィザードを表示します。 |
| ラベル | 標準またはユーザー設定のラベル サイズ、表示するフィールド、およびフィールドの並べ替え方法を選択できるウィザードを表示します。 |
手順 3: レポートを作成する
使用するツールのボタンをクリックします。 ウィザードが表示されたら、ウィザードの手順に従い、最後のページで [完了] をクリックします。
レポートがレイアウト ビューで表示されます。ご希望の外観になるように、レポートの形式を変更します。
- フィールドやラベルを選んで、目的のサイズになるまで端をドラッグすることで、サイズを変更します。
- フィールド (およびラベルがある場合はラベル) を選んで、新しい場所にドラッグすることで、フィールドを移動します。
- フィールドを右クリックし、ショートカット メニューのコマンドを使用してセルの分割や結合、フィールドの削除や選択、およびその他の書式設定を行います。
また、次のセクションで説明する機能を使用して、レポートをさらに魅力的に読みやすく整えることもできます。
グループ化、並べ替え、または集計を追加する
グループ化、並べ替え、または集計をデスクトップ データベース レポートに追加する最も簡単な方法は、グループ、並べ替え、または合計を適用するフィールドを右クリックし、ショートカット メニューの目的のコマンドをクリックする方法です。
また、レポートをレイアウト ビューまたはデザイン ビューで開いている場合は、[グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウを使用してグループ化、並べ替え、または合計を追加することもできます。
- [グループ]、[並べ替え]、および [合計] ウィンドウがまだ開いていない場合は、[ レポート デザイン ] タブの [ グループ化と集計 ] グループで、[ グループ] & [並べ替え] をクリックします。
- [グループの追加] または [並べ替えの追加] をクリックし、グループ化または並べ替えをするフィールドを選びます。
- その他のオプションを設定するか集計を追加するには、"グループ化" または "並べ替え" の行で、[その他] をクリックします。
グループ化、並べ替え、および集計の詳細については、「グループ化レポートまたはサマリー レポートを作成する」の記事を参照してください。
条件付き書式を使用してデータを強調表示する
Access には、レポートでデータを強調表示するためのツールが含まれます。 コントロールまたはコントロールのグループごとに条件付き書式ルールを追加できます。また、クライアント レポートでは、データバーを追加してデータを比較することもできます。
条件付き書式をコントロールに追加するには:
ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。
必要なコントロールを選び、[書式] タブの [コントロールの書式設定] グループで [条件付き書式設定] をクリックします。
ヒント
複数のコントロールを選択するには、Ctrl キーを押しながらコントロールをクリックします。
[条件付き書式ルールの管理] ダイアログ ボックスで、[新しいルール] をクリックします。
[新しい書式ルール] ダイアログ ボックスで、[ルールの種類を選んでください] の値を選びます。
- 各レコードを個別に評価するルールを作成するには、[現在のレコードの値を確認するか、式を使用する] をクリックします。
- データ バーを使用してレコードどうしを比較するルールを作成するには、[その他のレコードと比較する] をクリックします。
[ルールの内容を編集してください] で、書式設定がどのタイミングで適用されるかに加え、どの書式設定を適用すべきかを指定し、[OK]をクリックします。
同じコントロールまたはコントロール セットに追加のルールを作成するには、手順 4 以降をもう一度実行します。
色とフォントをカスタマイズする
色およびフォントをカスタマイズするには、[テーマ] オプションを使用します。
- ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックして、 レイアウト ビューでレポートを開きます。
- [ レポート レイアウト デザイン ] タブで、[ テーマ ] をクリックし、ギャラリー内のさまざまなテーマの上にカーソルを合わせて効果をプレビューします。 テーマをクリックして選択し、レポートを保存します。
- 色とフォントを個別に設定するには、[配色] ギャラリーや [フォント] ギャラリーを使用します。
ロゴまたは背景イメージを追加する
レポートにはロゴや背景画像を追加できます。この画像を更新すると、イメージがデータベースのどこで使用されているかにかかわらず。自動的に更新が行われます。
画像を追加または削除するには、次の手順に従います。
- ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。
- レポートで、画像を追加する位置をクリックし、[ レポート レイアウトデザイン ] タブの [ ヘッダー/フッター ] グループで [ ロゴ] をクリックします。
- イメージを参照し、[開く] をクリックします。 Access によって画像がレポートに追加されます。
- 画像を削除するには、画像をマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューから [削除] をクリックします。
背景画像を追加するには、次の手順に従います。
- ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。
- [書式] タブの [背景] グループで、[背景のイメージ] をクリックします。
- [イメージ ギャラリー] リストからイメージを選ぶか、[参照] をクリックしてイメージを選び、[OK] をクリックします。
レポートをプレビューまたは印刷する
レポートをプレビューする
ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[印刷プレビュー] をクリックします。 [印刷プレビュー] タブのコマンドを使用して、次のいずれかの操作を行うことができます。
- レポートを印刷する
- ページのサイズまたはレイアウトを調整する
- 表示を拡大または縮小する、または複数のページを同時に表示する
- レポートのデータを最新の情報に更新する
- レポートを別のファイル形式にエクスポートする
[印刷プレビューを閉じる] をクリックします。
レポートを印刷する
プレビューせずにレポートを印刷するには、次の手順に従います。
ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[印刷] をクリックします。 既定のプリンターにレポートが送信されます。
注
ナビゲーション ウィンドウでレポートを選び、[ファイル] タブから [印刷] を選択すると、ページやコピー数などのその他の印刷オプションを選んだり、プリンターを指定したりできます。
- プリンターの選択、印刷部数の指定などが可能なダイアログ ボックスを開くには、[印刷] をクリックします。