Access Contacts Database テンプレートを使用して、名前、住所、電話番号、その他の情報を追跡します。 一般的な Access テンプレートのこの新しいバージョンでは、各連絡先を分類し、電子メール メッセージを送信し、アドレスのマップを作成することもできます。
このテンプレートの使用に関するビデオを見たいですか? この記事「 連絡先データベース テンプレートを使用する」を参照してください。
注
連絡先データベース テンプレートは、ここ数年で更新されました。 これらの手順は、ダウンロード可能なテンプレートの最新バージョンを参照してください。 以下の手順が表示されているものと一致しない場合は、古いバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。
開始する
この記事では、連絡先データベース テンプレートを使用する基本的な手順について説明します。
使用するデータベースを準備する
- データベースを初めて開くと、Access にウェルカム フォームが表示されます。 次にデータベースを開いたときにこのフォームが表示されないようにするには、[このデータベースを開いたときにようこそ表示] ボックスチェックオフにします。
データベースの使用を開始するには、[ようこそ] フォームを閉じます。 - すべてのデータベース コンテンツが有効になっていることを確認するには、メッセージ バーで [ このコンテンツを有効にする] をクリックします。
データベース コンテンツの有効化の詳細については、「データベースを 信頼するかどうかを決定する」の記事を参照してください。
Microsoft Outlook から連絡先を追加する
Microsoft Outlook を使用する場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムから連絡先を追加できます。
- [ 連絡先リスト ] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。
- [ 追加する名前の選択 ] ダイアログ ボックスで、データベースに追加する名前を選択します。
- [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。
連絡先の検索
[クイック検索] ボックスを使用すると、連絡先リスト フォームで連絡先をすばやく見つけることができます。
- [ 連絡先リスト ] フォームの [ クイック検索 ] ボックスに、検索するテキストを入力し、Enter キーを押します。
Access によってリストがフィルター処理され、検索したテキストを含むレコードのみが表示されます。 完全な一覧に戻すには、[ 現在の検索をクリアする] をクリックします。 (検索ボックス内の X です)。
列を表示または非表示にする
[ 連絡先リスト ] フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。 表示されるフィールドを変更するには:
- [ フィールドの表示/非表示] をクリックします。
- [列の再表示] ダイアログ ボックスで、表示する各列の横にある [チェック] ボックスを選択します。 [チェック] ボックスをオフにして、列を非表示にします。
連絡先の詳細を表示する
[連絡先の詳細] フォームを使用すると、各連絡先に関する詳細情報を表示して入力できます。 [連絡先の詳細] フォームを表示するには:
- [ 連絡先リスト ] フォームで、表示する連絡先の横にある [ 開く ] をクリックします。
画像を追加する
[ 連絡先の詳細] フォームで、連絡先の画像を追加できます。
- 図枠の下にある [ 図の編集] をクリックします。
- [ 添付ファイル ] ダイアログ ボックスで、[ 追加] をクリックします。
- [ ファイルの選択 ] ダイアログ ボックスで、ファイルを含むフォルダーを参照します。
- 追加するファイルを選択し、[ 開く] をクリックします。
- [ 添付ファイル ] ダイアログ ボックスで、[ OK] をクリックします。
注
ドキュメントやスプレッドシートなどのさまざまなファイルの種類を含め、各連絡先に複数のファイルを添付できます。
連絡先の住所の地図を表示する
[ 連絡先の詳細 ] フォームで、連絡先の番地を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。
- [ クリックしてマップ] をクリックします。
レポートを表示する
連絡先データベースには、 ディレクトリ と 電話帳の 2 つのレポートが含まれています。 レポートを表示するには:
- ナビゲーション ウィンドウの [ レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。
独自のカスタム レポートを作成できます。 詳細については、 記事「簡単なレポートを作成する」を参照してください。
連絡先データベースを変更する
連絡先データベースをカスタマイズするには、連絡先テーブルに新しいフィールドを追加し、そのフィールドを [連絡先リスト ] フォームと [連絡先の詳細 ] フォームに追加します。
連絡先テーブルにフィールドを追加する
- 開いているすべてのタブを閉じます。
- ナビゲーション ウィンドウで、[ 連絡先 ] テーブルをダブルクリックします。
- [ 新しいフィールドの追加] という名前の列が表示されるまで右にスクロールします。 列見出しをダブルクリックし、フィールド名を入力します。
列にデータを初めて入力すると、Access によってデータ型が設定されます。
フォームにフィールドを追加する
フィールドがテーブルに追加されたら、フォームに追加できます。
- ナビゲーション ウィンドウでフォームを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。
- [デザイン] タブの [ツール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。
- 目的のフィールドを [フィールド リスト] からフォームにドラッグします。