Access Task Management Database テンプレートを使用して、自分またはチームが完了する必要がある作業項目のグループを追跡します。 タスクの詳細の検索とフィルター処理、列の表示と非表示の切り替え、電子メール メッセージの送信、タスク所有者のアドレスのマップを行うこともできます。
このテンプレートの使用に関するビデオを見たいですか? この記事「 タスク管理データベース テンプレートを使用する」を参照してください。
注
タスク管理データベース テンプレートは、ここ数年で更新されました。 これらの手順は、ダウンロード可能なテンプレートの最新バージョンを参照してください。 以下の手順が表示されているものと一致しない場合は、古いバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。
データベースの使用
この記事では、タスク管理データベース テンプレートを使用する基本的な手順について説明します。
使用するデータベースを準備する
- データベースを初めて開くと、Access にウェルカム フォームが表示されます。 次にデータベースを開いたときにこのフォームが表示されないようにするには、[このデータベースを開いたときにようこそ表示] ボックスチェックオフにします。
データベースの使用を開始するには、[ようこそ] フォームを閉じます。 - すべてのデータベース コンテンツが有効になっていることを確認するには、メッセージ バーで [ このコンテンツを有効にする] をクリックします。
データベース コンテンツの有効化の詳細については、「データベースを 信頼するかどうかを決定する」の記事を参照してください。
タスクまたは連絡先を検索する
[クイック検索] ボックスを使用すると、[タスクリスト] フォームのタスク、または [連絡先リスト] フォームの連絡先をすばやく見つけることができます。
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[クイック検索] ボックスに検索するテキストを入力し、Enter キーを押します。
Access によってリストがフィルター処理され、検索したテキストを含むレコードのみが表示されます。 完全な一覧に戻すには、[ 現在の検索をクリアする] をクリックします。 (検索ボックス内の X です)。
タスク リストをフィルター処理する
[ タスク一覧] フォームでは、タスクの一覧をフィルター処理し、今後使用できるようにお気に入りのフィルターを保存できます。
- フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択してフィルターを適用します。
- [ フィルターの保存] をクリックします。
- [ フィルターの詳細 ] フォームで、フィルター名と説明を入力し、[ 閉じる] をクリックします。
- [ フィルターのお気に入り ] ボックスを使用して保存したフィルターを適用するか、[ フィルターのクリア ] をクリックしてフィルターを削除します。
列を表示または非表示にする
[タスク リスト] フォームと [連絡先リスト] フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。 表示されるフィールドを変更するには:
- [ フィールドの表示/非表示] をクリックします。
- [列の再表示] ダイアログ ボックスで、表示する各列の横にある [チェック] ボックスを選択します。 [チェック] ボックスをオフにして、列を非表示にします。
タスクまたは連絡先の詳細を表示する
[タスクの詳細] フォームと [連絡先の詳細] フォームを使用すると、アイテムに関する詳細情報を表示および入力できます。 [タスクの詳細] フォームまたは [連絡先の詳細] フォームを表示するには:
- [ タスクの詳細 ] フォームまたは [連絡先の詳細 ] フォームで、表示するアイテムの横にある [開く ] をクリックします。
添付ファイルを追加する
[ タスクの詳細 ] フォームと [連絡先の詳細] フォームで、画像やその他の添付ファイルを追加できます。
- [ タスクの詳細 ] フォームの図枠の下にある [ 添付ファイルの追加と削除] をクリックします。
[ 連絡先の詳細 ] フォームの図枠の下にある [ 図の編集] をクリックします。 - [ 添付ファイル ] ダイアログ ボックスで、[ 追加] をクリックします。
- [ ファイルの選択 ] ダイアログ ボックスで、ファイルを含むフォルダーを参照します。
- 追加するファイルを選択し、[ 開く] をクリックします。
- [ 添付ファイル ] ダイアログ ボックスで、[ OK] をクリックします。
注
ドキュメントやスプレッドシートなど、さまざまな種類のファイルを含め、アイテムごとに複数のファイルを添付できます。
Microsoft Outlook から連絡先を追加する
Microsoft Outlook を使用する場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムから連絡先またはタスクの所有者を追加できます。
- [ 連絡先リスト ] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。
- [ 追加する名前の選択 ] ダイアログ ボックスで、データベースに追加する名前を選択します。
- [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。
連絡先の住所の地図を表示する
[ 連絡先の詳細 ] フォームで、連絡先の番地を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。
- [ クリックしてマップ] をクリックします。
レポートを表示する
タスク データベースには、 アクティブなタスク、 タスクの詳細、 連絡先アドレス帳など、いくつかのレポートが含まれています。 レポートを表示するには:
- ナビゲーション ウィンドウの [ レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。
独自のカスタム レポートを作成できます。 詳細については、 記事「簡単なレポートを作成する」を参照してください。
タスク管理データベース テンプレートを変更する
タスク データベースをカスタマイズするには、タスク テーブルに新しいフィールドを追加し、そのフィールドを タスク リスト フォーム、 タスクの詳細 フォーム、タスク の詳細 レポートに追加します。
タスク テーブルにフィールドを追加する
- 開いているすべてのタブを閉じます。
- ナビゲーション ウィンドウで、[ タスク ] テーブルをダブルクリックします。
- [ 新しいフィールドの追加] という名前の列が表示されるまで右にスクロールします。 列見出しをダブルクリックし、フィールド名を入力します。
列にデータを初めて入力すると、Access によってデータ型が設定されます。
フォームまたはレポートにフィールドを追加する
フィールドがテーブルに追加されたら、フォームまたはレポートに追加できます。
- ナビゲーション ウィンドウでフォームまたはレポートを右クリックし、[ レイアウト ビュー] をクリックします。
- [書式] タブの [コントロール] グループで、[既存のフィールドの追加] をクリックします。
- 目的のフィールドを [フィールド リスト] からフォームまたはレポートにドラッグします。