SharePoint Contracts Management チーム サイト テンプレートは、Microsoft 365 のドキュメント処理を利用した チーム サイト であり、コントラクト管理チームに優れた出発点を提供し、内部ホーム ページとして機能するように事前に設定および事前フォーマットされたいくつかのサンプル ページが付属しています。 テンプレートには、事前構築済みのチュートリアルと、チームが Microsoft 365 のドキュメント処理を開始するのに役立ついくつかの確立されたモデルも付属しています。
注
このサイト テンプレートを表示して適用するには、ドキュメント処理のユーザーごとのライセンスまたは従量課金制ライセンスが必要です。
契約管理サイト テンプレートを使用すると、契約やポリシーの最近の更新について従業員に知らせ、さまざまな部門で契約を簡単に要求したり、organizationの契約テンプレートを安全に保つ場所を提供したりできます。
この記事では、Contracts Management チーム サイト テンプレート上にある要素を共有し、サイトをカスタマイズして独自のものにする方法について説明します。
サイトの機能
- イメージ、Web パーツ、コンテンツが事前に設定されたカスタマイズ可能なサイト。これは、チームのニーズに合わせてカスタマイズを行うときにサイト エディターを刺激することを目的としています。
- ドキュメント処理を使用して、事前構築またはカスタム AI モデルを使用して、メタデータを抽出し、ドキュメントから情報を分類します。 ドキュメント処理でサイトを使用する方法に関するいくつかのアイデアを提供するチュートリアルが含まれています。
- 指定されたリストを使用して、既存の契約要求、サービス契約、およびその状態を入力して追跡するか、Microsoft List を使用して独自の契約を作成します。
注
- 一部の機能は、 対象リリース プログラムを選択した組織に段階的に導入されます。 これは、この機能がまだ表示されない場合や、ヘルプ記事で説明されているものとは異なる場合があることを意味します。
- 既存のサイトにテンプレートを適用しても、コンテンツは新しいテンプレートと自動的にマージされません。 代わりに、既存のコンテンツは サイト コンテンツに重複ページとして格納されます。
手順 1: Contracts Management チーム サイト テンプレートを追加する
最初に、 サイト テンプレートを新規または既存の SharePoint サイトに追加する方法に関する手順に従います。
注
このテンプレートをサイトに追加するには、サイト作成アクセス許可が必要です。
手順 2: 事前設定されたサイト コンテンツを確認する
事前に設定されたサイト コンテンツ、Web パーツ、ページを調べ、organizationのブランド、音声、全体的なビジネス目標に合わせて必要なサイトのカスタマイズを決定します。
事前設定されたサイト ページ:
- ホーム ページ - 訪問者が進行中の危機に関するニュース、対応の更新、ポリシーと手順に関する情報、役立つリソースを確認するための場所とランディング 場所を提供します。
- クライアント - このページでは、1 つの便利な場所にクライアント情報が提供されます。
- 確認書 – 顧客とorganization間の契約条件を正式化する通信を追跡します。
- 契約テンプレート – 秘密保持契約、サービス契約、作業明細書など、契約の種類に適した契約テンプレートを選択します。
- コントラクト要求 - プレビルド リストを使用して、要求されたコントラクトとその状態を追跡したり、チームに直接要求を送信したりできます。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。
- モデル - モデルのライブラリを格納して、メタデータを抽出し、ドキュメントから情報を分類します。 2つの事前フォーマットされた契約モデルが付属しています。
- リージョン - この事前構築済みライブラリを使用して、地理的な地域、国、または地域で契約ドキュメントを分類します。
- サービス契約 - サービス契約の 状態を追跡し、契約の詳細の概要を示すプレビルド リストを備えています。
- 作業ステートメント - ボード ビューで作業ステートメントを整理するのに役立つカスタム構成済みリストを備えています。
- ごみ箱 - 最近破棄されたチーム コンテンツへのアクセスを提供します。
手順 3: サイトをカスタマイズする
Contracts Management チーム サイト テンプレートを追加したら、カスタマイズして独自のテンプレートにします。
注
SharePoint サイトを編集するには、サイト所有者またはサイト メンバーである必要があります。
| 手順 | スクリーンショットリファレンス |
|---|---|
|
|
閲覧者やorganizationのニーズに合わせて、サイトの外観、サイト ナビゲーション、Web パーツ、コンテンツをカスタマイズします。 カスタマイズを行うときは、サイトの右上にある [編集] を選択して、サイトが 編集 モードになっていることを確認します。 作業中に、 下書きとして保存するか、 変更を再発行 して編集内容を閲覧者に表示します。
1. テキストと画像の Web パーツを使用して魅力的なコンテンツを提供する
- まず、テキスト Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] (
) を選択します。 - Web パーツでテキストを直接編集します。
- [イメージ Web パーツ] を選択し、[ プロパティの編集 ] を選択します ( )。
- [ 変更] を選択し、イメージ ソースを選択します。
- イメージを選択したら、[挿入] を選択 します。
テキストと画像の Web パーツの編集について詳しくは、こちらをご覧ください。
2. ヒーロー Web パーツを使用して、重要なポリシー、更新プログラム、およびその他の有用なリソースを強調表示する
- まず、Hero Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] を選択します ( )。
- 次に、organizationのニーズに最も適した [レイヤー] オプションと [タイル] オプションを選択します。
さまざまなレイアウトを確認し、 Hero Web パーツの編集の詳細を確認してください。
3. ボタン Web パーツを使用して、重要なリンクがサイトで目立つようにします
- ボタン Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] を選択します ( )。
- ボタンのラベル、リンク、配置を変更します。
ボタン Web パーツの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。
4. ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、コントラクト テンプレートとドキュメントにすばやくアクセスできるようにします
- ドキュメント ライブラリ Web パーツのビューまたはフォルダー ソースを変更するには、[プロパティの編集] ** ( ) を選択します。
- ドキュメント ライブラリ フォルダー、ラベル、コンテンツを編集するには、 サイト コンテンツのライブラリに移動し、編集を行って、Web パーツにコンテンツの更新が表示されます。
ドキュメント ライブラリ Web パーツの編集の詳細については、こちらをご覧ください。
5. サイト アクティビティ Web パーツを使用して、チーム アクティビティを最新の状態に保つ
- まず、サイト アクティビティ Web パーツを選択し、[ プロパティの編集] ( ) を選択します。
- ツールボックスの [ 一度にこの多くの項目を表示する] に数値を入力します。
サイト アクティビティ Web パーツの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。
6. クイック リンク Web パーツを使用して、リソースに簡単にアクセスできるようにします
- クイック リンク Web パーツに移動し、リンクを選択し、[プロパティの 編集 ] ( ) を選択します。
- 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。
- リンクを追加するには、[ + リンクの追加] を選択します。
さまざまなレイアウトを参照し、 クイック リンク Web パーツの編集の詳細を確認してください。
7. People Web パーツを使用して、コントラクト管理チームの主要な連絡先を一覧表示する
- まず、Web パーツPeopleプレースホルダーを削除します。
- 右側にある [ツールボックス ] (
![コンテンツ ウィンドウの [ツールボックス] アイコン](media/toolbox-icon.png)
) を見つけます。 [すべての Web パーツを表示] を選択し、Web パーツの一覧からPeopleを選択またはドラッグ アンド ドロップします。 - [プロパティの編集] ** ( ) を選択します。
- レイアウトを調整し、ユーザーまたはグループの名前を入力し、[保存] を選択 します。
People Web パーツの詳細については、こちらをご覧ください。
サイト内の次のページをカスタマイズする
![[サービス契約] ページのプレビュー](media/contracts-management-service-agreements-page.png)
- クライアント - 簡単にアクセスできるように、クライアント情報の一覧を保持します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。
- 確認書 - クライアントとorganizationの間で重要なドキュメントを整理します。 フォルダー名を更新し、リソースをアップロードして、ドキュメント ライブラリを編集します。
- コントラクト テンプレート - 提供されているコントラクト テンプレートの一部を使用するか、コントラクト管理チームが簡単にアクセスできるカスタム テンプレートを格納します。 フォルダー名を更新し、リソースをアップロードして、ドキュメント ライブラリを編集します。
- コントラクト要求 - 事前構築リストを使用して、要求されたコントラクトとその状態を追跡します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。
- モデル - 構成済みのサンプル モデルを使用して、ドキュメントから情報を抽出して分類します。 2つの事前フォーマットされた契約モデルが付属しています。 ドキュメント処理モデルの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。
- リージョン - 地理的な地域、国、または地域別に契約ドキュメントを格納します。 フォルダー名を更新し、リソースをアップロードして、ドキュメント ライブラリを編集します。
- サービス契約 - サービス契約の 状態を追跡し、契約の詳細の概要を示すプレビルド リストを備えています。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。
- 作業リストのステートメント - ボード ビューで作業ステートメントを整理するのに役立つカスタム構成済みリストを備えています。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。
外観とサイトナビゲーションをカスタマイズする
サイトを他のユーザーと共有する前に、ユーザーがサイトを見つけ、リンクやページ間を簡単に移動し、サイト上のコンテンツにすばやくアクセスできるようにすることで、サイトの仕上げを行います。
- フォルダー名を更新し、リソースをアップロードして、ドキュメント ライブラリを編集します。
- サイト ナビゲーションを編集および カスタマイズします。
- テーマ、ロゴ、ヘッダー レイアウト、サイトの外観をカスタマイズして、 サイトの外観を変更します。
- 既存のコンテンツに対応するために、このサイトまたはサイト ナビゲーションにページを追加または削除します。
- このサイトをorganization内のハブ サイトに関連付けるか、必要に応じてこのサイトを既存のハブ サイト ナビゲーションに追加することを選択します。
手順 4: 他のユーザーとサイトを共有する
サイトをカスタマイズしてレビューし、最終ドラフトを公開したら、サイトを他のユーザーと共有します。
[ 設定] を選択し、[ サイトのアクセス許可] を選択します。
[ メンバーの追加] を選択し、[ グループにメンバーを追加する] を選択します。
![[メンバーの追加] ウィンドウのプレビュー](media/add-members-pane-screenshot.png)
3. [ メンバーの追加] を選択し、チーム サイトコンテンツへのフル アクセス、チーム Outlook 予定表などの共有リソース、サイトへの編集権限を付与するすべてのユーザーの名前を入力します。
4. メンバーの追加とアクセス許可の設定が完了したら、[ 保存] を選択します 。
チーム サイトの設定、サイト情報、アクセス許可の管理の詳細については、こちらをご覧ください。
手順 5: サイトを管理する
サイトを作成して起動した後、次の重要なフェーズはサイト コンテンツの管理です。 コンテンツと Web パーツを最新の状態に保つ計画があることを確認します。
サイト メンテナンスのベスト プラクティス:
- サイトメンテナンスの計画 - コンテンツがまだ正確で関連性が高いように、必要に応じてサイトコンテンツをレビューするスケジュールを設定します。
- ニュースを定期的に投稿する - 最新のお知らせ、情報、状態をorganization全体に配布します。 チーム サイトまたはコミュニケーション サイトにニュース投稿を追加し、お知らせを投稿する他のユーザーに SharePoint ニュースの使用方法を示す方法について説明します。
- リンクと Web パーツを確認 する - リンクと Web パーツを最新の状態に保ち、サイトの価値を最大限に活用できるようにします。
- 分析を使用してエンゲージメントを向上させる - 組み込みの 使用状況データ レポート を使用してサイトの使用状況を表示し、人気のあるコンテンツやサイト訪問などの情報を取得します。
- サイトの設定を定期的に確認する - SharePoint でサイトを作成したら、サイト の設定、サイト情報、アクセス許可を変更 できます。
その他のカスタマイズ リソース
SharePoint サイトの 計画、 構築、保守 について 詳しくは、こちらをご覧ください。
その他の SharePoint サイト テンプレートを参照してください。