プレゼンテーションを検査して非表示のデータと個人情報を削除する

ドキュメント検査が Word 文書で見つけて削除するもの

ドキュメント検査 には、共有前に Word ドキュメント内の非表示のデータや個人情報を見つけて削除するのに役立つ、いくつかの異なるインスペクターが表示されます。

データと情報をすばやく見つけて削除するには::

1. [ドキュメント インスペクター] で、削除または保存するオプション (以下で説明するように) を選択またはオフにします。

2. [検査] を選びます。

3. 検査結果を確認し、削除する項目で [すべて削除 ] を選択します。
   情報の削除に関する注意事項と情報については、「 ドキュメント インスペクターを使用する」を参照してください。

4. [ 再検査] または [ 閉じる] を選択します。

非表示データと個人情報の種類

Word 文書に含まれる非表示データと個人情報には、次の種類があります。

• コメント、変更履歴、バージョン、インク注釈    他の人と共同で作成した文書には、変更履歴、コメント、インク履歴、バージョンなどが含まれている場合があります。 この情報により、文書に手を加えた人の名前、校閲者のコメント、文書に加えられた変更を他の人が確認できますが、これらの情報はチームの外部の人とは共有するのが望ましくない場合があります。

• 文書のプロパティと個人情報    メタデータとも呼ばれる文書のプロパティには、作成者、件名、タイトルなど、文書の詳細情報が含まれています。 また、文書を最後に保存した人の名前、文書が作成された日付など、Microsoft 365 プログラムによって自動的に保持される情報も含まれています。 ユーザーが使用する機能によっては、電子メール ヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、テンプレート名などの個人を特定できる情報 (PII) が文書に含まれていることもあります。

• ドキュメントWord ヘッダー、フッター、透かし    には、ヘッダーとフッターに情報を含めることができます。 また、Word 文書には透かしを追加する場合があります。

• 非表示テキスト    Word ドキュメントには、非表示のテキストとして書式設定されたテキストを含めることができます。 文書に隠し文字が含まれているかどうかがわからない場合は、ドキュメント検査を使って検索できます。

• ドキュメント サーバーのプロパティ    Windows SharePoint Services をベースにしたドキュメント ワークスペース サイトやライブラリなど、ドキュメント管理サーバー上の場所に保存された文書には、このサーバーの場所に関係する文書のプロパティや情報が含まれていることがあります。

• カスタム XML データ    文書自体には表示されないカスタム XML データが含まれていることがあります。 このような XML データは、ドキュメント検査で見つけて削除することができます。

ドキュメント検査を使用して非表示データと個人情報を見つけて削除する

1. 非表示データと個人情報を調べる Word 文書を開きます。

2. [ ファイル ] タブで [ 名前を付けて保存] を選択し、[ ファイル名 ] ボックスに名前を入力して、元のドキュメントのコピーを保存します。

3. 元のドキュメントのコピーで、[ ファイル ] タブの [情報] を選択 します。

4. [ 問題の確認] を選択し、[ ドキュメントの検査] を選択します。

5. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査対象のデータの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。

6. [検査] を選びます。

7. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。

8. ドキュメントから削除する非表示コンテンツの種類の検査結果の横にある [ すべて 削除] を選択します。

   重要: 

   • ドキュメントから非表示のコンテンツを削除した場合は、[ 元に戻す] を選択して復元できない可能性があります。

   • OpenDocument テキスト (.odt) 形式で保存するドキュメントから非表示データと個人情報を削除する場合は、この形式でドキュメントを保存するたびにドキュメント検査を実行する必要があります。

ドキュメント検査が Excel ドキュメントで見つけて削除するもの

次の表に、 ドキュメント検査 がブックから検索および削除できる非表示のデータと個人情報の種類を示します。

データと情報をすばやく見つけて削除するには:

1. [ドキュメント インスペクター] で、削除または保存するオプション (以下で説明するように) を選択またはオフにします。

2. [検査] を選びます。

3. 検査結果を確認し、削除する項目で [すべて削除 ] を選択します。
   情報の削除に関する注意事項と情報については、「 ドキュメント インスペクターを使用する」を参照してください。

4. [ 再検査] または [ 閉じる] を選択します。

すべての情報を削除できるわけではありません。詳細については、「 ドキュメント インスペクターが見つけたが削除できない情報」を参照してください。

非表示データと個人情報を見つけて削除する

ドキュメント検査 は、Excel ブック内の非表示データと個人情報を見つけて削除するのに役立ちます。

1. 非表示のデータと個人情報を検査する対象のブックを開きます。

2. [ ファイル ] タブで [ 名前を付けて保存] を選択し、[ ファイル名 ] ボックスに別の名前を入力して、元のブックのコピーを保存します。

3. 元のブックのコピーで、[ ファイル ] タブで [情報] を選択 します。

4. [ 問題の確認] を選択し、[ ドキュメントの検査] を選択します。

5. [ドキュメント検査] ボックスで、検査対象の非表示コンテンツの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。 個々のインスペクターの詳細については、「 ドキュメント インスペクターが Excel ドキュメントで検索および削除する内容」を参照してください。

6. [検査] を選択します。

7. [ドキュメント検査] ボックスで検査結果を確認します。

8. ドキュメントから削除する非表示コンテンツの種類の検査結果の横にある [ すべて 削除] を選択します。

   重要: 

   • ブックから非表示のコンテンツを削除した場合は、[ 元に戻す] を選択して復元できない場合があります。

   • データを含む非表示の行、列、またはワークシートを削除すると、ブック内の計算または数式の結果が変わることがあります。 非表示の行、列、ワークシートに含まれている情報がわからない場合は、ドキュメント検査を閉じ、非表示の行、列、またはワークシートを再表示して、その内容を確認します。

   • [コメントと注釈]、[ドキュメントのプロパティと個人情報]、[ヘッダーとフッター] の検査は、共有ブックとして保存されているブック ([校閲] タブ > [ブックの共有]) では使用できません。 共有ブックでは、個人情報を使用して複数のユーザーが同じブックで共同作業できるようにしているためです。 この情報を共有ブックから削除するには、ブックをコピーして共有を解除します。 ブックの共有を解除するには、[ レビュー ] タブで [ ブックの共有 ] を選択し、[ 複数のユーザーによる変更を同時に許可する] をオフにします。

   • OpenDocument スプレッドシート (.ods) 形式で保存するスプレッドシートから非表示データと個人情報を削除する場合は、この形式でスプレッドシートを保存するたびにドキュメント検査を実行する必要があります。

Excel の非表示データと個人情報の種類

次のような項目が、Excel ブックに含まれる非表示データや個人情報のソースになることがあります。

• コメントおよびインク注釈    他のユーザーと共同で作成したブックには、コメントやインク注釈などの項目が含まれている可能性があります。 この情報により、他のユーザーは、ブックで作業した人の名前、校閲者からのコメント、ブックに加えられた変更を見ることができます。

• ドキュメントのプロパティと個人情報    Excel のメタデータまたはドキュメント プロパティには、他の Microsoft 365 アプリと同様に、作成者、件名、タイトルなどの詳細が含まれます。 Microsoft 365 ブックを最後に保存したユーザーの名前、ドキュメントが作成された日付、およびドキュメントの場所が自動的に保持されます。 メールのヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、プリンターのプロパティ (プリンターのパス、セキュリティで保護された印刷パスコードなど)、Web ページを発行するためのファイル パス情報など、他にも個人を特定できる情報 (PII) が含まれていることがあります。

• ヘッダーとフッター    ブックのヘッダーやフッターに情報が含まれていることがあります。

• 非表示の行、列、ワークシート    ブックでは、行、列、ワークシート全体を非表示にできます。 非表示の行、列、またはワークシートを含むブックのコピーを配布する場合は、他のユーザーがこれらの行、列、またはワークシートを再表示すると入力されているデータを見ることができます。

• ドキュメント サーバーのプロパティ    ドキュメント ワークスペース サイトや、 Windows SharePoint Servicesに基づくライブラリなど、ドキュメント管理サーバー上の場所に保存されるブックには、サーバーの場所に関連する追加のドキュメント プロパティや情報が含まれている場合があります。

• カスタム XML データ    ブックには文書自体では表示されないカスタム XML データが含まれていることがあります。 ドキュメント検査では、この XML データを見つけて、削除することができます。

• 非表示のコンテンツ    ブックには、非表示として書式設定されているため、表示されないオブジェクトを含めることができます。

• 外部リンク    ブックには、他のブック内のデータへのリンク (外部リンク) を含めることができます。 その後、そのデータを含むワークシートの名前はブックと共に保存されますが、表示されない場合があります。

• 埋め込まれたファイルまたはオブジェクト    ブックには、埋め込みファイル (Microsoft 365 やテキスト ドキュメントなど) や、表示されないデータを含む埋め込みオブジェクト (グラフや数式など) を含めることができます。

• VBA コードのマクロ    ブックには、マクロ、VBA モジュール、COM または ActiveX コントロール、ユーザー Forms、または非表示のデータを含む User-Defined 関数 (UDF) を含めることができます。

• データがキャッシュされている可能性がある項目    ブックには、表示されない可能性があるピボットテーブル、ピボットグラフ、スライサー、タイムライン、キューブ式のキャッシュされたデータを含めることができます。

• Excel アンケート    ブックには、Web 用 Excel で入力され、ブックと共に保存され、ブックには表示されない非表示の Excel アンケートの質問が含まれていることがあります。

• Scenario Manager のシナリオ    ブックには、シナリオ マネージャーを使用して定義されたシナリオを含めることができます。 これらのシナリオには、キャッシュされたデータや非表示のデータが含まれている場合があります。

• フィルター    ブックにはアクティブなオートフィルターまたはテーブル フィルターを含めることができます。これにより、キャッシュされたデータや非表示のデータがブックと共に保存される可能性があります。

• 非表示の名前    ブックには、非表示のデータのソースとなる可能性がある非表示の名前を含めることができます。

ドキュメント検査で見つけることはできても削除できない情報

ドキュメント検査では、ブックで非表示のデータを含む可能性がある次の項目が検出されます。 ブックが正しく動作しなくなる可能性があるため、このような項目を削除することはできません。 検出された各項目を確認し、手動で削除するか、非表示データがない項目 (静的画像など) に置き換えてください。

ドキュメント検査で見つけて削除できる情報

次の表に、 ドキュメント検査 が見つけたり、PowerPointプレゼンテーションから削除したりできる非表示のデータと個人情報の種類を示します。

データと情報をすばやく見つけて削除するには:

1. [ドキュメント インスペクター] で、削除または保存するオプション (以下で説明するように) を選択またはオフにします。

2. [検査] を選びます。

3. 検査結果を確認し、削除する項目で [すべて削除 ] を選択します。
   情報の削除に関する注意事項と情報については、「 ドキュメント インスペクターを使用する」を参照してください。

4. [ 再検査] または [ 閉じる] を選択します。

すべての非表示のデータと情報を ドキュメント検査で削除できるわけではありません。 詳細については、「 ドキュメント インスペクターが見つけたが削除できない情報」を参照してください。

検査モジュールを追加してドキュメント検査をカスタマイズしている組織では、プレゼンテーション内でその他の種類の情報を確認できることがあります。

非表示のデータと個人情報を見つけて削除する

1. 非表示のデータや個人情報を調べる PowerPoint プレゼンテーションを開きます。

2. [ ファイル ] タブで [ 名前を付けて保存] を選択し、[ ファイル名 ] ボックスに名前を入力して、元のプレゼンテーションのコピーを保存します。

3. 元のプレゼンテーションのコピーで、[ ファイル ] タブで [情報] を選択 します。

4. [問題の確認] を選択し、[ ドキュメントの検査] を選択します。

5. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査対象のデータの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。 個々のインスペクターの詳細については、「 ドキュメント、プレゼンテーション、またはブックを検査して非表示のデータと個人情報を削除する」を参照してください。

6. [検査] を選びます。

7. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。

8. ドキュメントから削除する非表示コンテンツの種類の検査結果の横にある [ すべて 削除] を選択します。

   • 非表示のコンテンツをプレゼンテーションから削除した場合は、[ 元に戻す] を選択して復元できない場合があります。

   • OpenDocument プレゼンテーション (.odp) 形式で保存するプレゼンテーションから非表示データと個人情報を削除する場合は、この形式でプレゼンテーションを保存するたびにドキュメント検査を実行する必要があります。

ドキュメント検査を使用して個人情報を削除した後、プレゼンテーションを変更し続けた場合、PowerPointは、このファイルを保存するときに個人情報を自動的に削除し続けます。 ただし、このプレゼンテーションにさらにコラボレーション編集が必要な場合 (たとえば、共同編集者の名前を残したコメントに関連付ける必要がある場合)、"個人情報の削除が有効" 通知の [変更設定] ボタンをクリックして、PowerPointの個人情報の自動削除を停止できます。 

非表示データと個人情報の種類

PowerPoint プレゼンテーションには、いくつかの種類の非表示データと個人情報が保存されている可能性があります。 そのような情報は直接表示されないことがありますが、それでもプレゼンテーションから取得することが可能です。

非表示の情報には、他のユーザーと共同でプレゼンテーションを作成できるように PowerPoint が追加するデータが含まれることがあります。 また、ユーザーが意図的に非表示に指定した情報も含まれることがあります。

PowerPoint プレゼンテーションに含まれる非表示のデータや個人情報には、次の種類があります。

• コメントおよびインク注釈    他のユーザーと共同作業してプレゼンテーションを作成する場合、プレゼンテーションにコメントやインク注釈などの項目が含まれている可能性があります。 この情報を使用すると、他のユーザーが行った変更と、プレゼンテーションに取り組んだユーザーの名前と、レビュー担当者からのコメントを表示できます。

• リビジョン追跡データ   クラウドに保存されている共有ドキュメントで共同作業を行う場合、 Microsoft 365 の PowerPoint 2016 は、ドキュメントに変更を加えたユーザーと変更が加えられた時期に関するデータを格納します。

• ドキュメントのプロパティと個人情報    ドキュメントのプロパティはメタデータとも呼ばれ、作成者、件名、タイトルなどのプレゼンテーションについての詳細が含まれます。 ドキュメントのプロパティには、プレゼンテーションを最後に保存したユーザーの名前やドキュメントが作成された日付など、Microsoft 365 プログラムによって自動的に保持される情報も含まれます。 特定の機能を使用した場合、電子メール ヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、Web ページを発行するためのファイル パス情報など、個人を特定できる情報 (PII) も含まれることがあります。

• スライド上の非表示の内容    プレゼンテーションには、非表示に設定されているために表示されないオブジェクトが含まれる場合があります。

• スライド外コンテンツ    PowerPoint プレゼンテーションには、スライドからスライド外領域にドラッグされたため、すぐには表示されないオブジェクトを含めることができます。 このスライド外コンテンツには、テキスト ボックス、クリップ アート、グラフィックス、テーブルを含めることができます。

• プレゼンテーションノート    PowerPoint プレゼンテーションの [ノート] セクションには、特にノートがプレゼンテーションを配信するユーザーの使用目的でのみ書かれた場合に、公開したくないテキストを含めることができます。

• ドキュメント サーバーのプロパティ    ドキュメント ワークスペース サイトや、 Windows SharePoint Servicesに基づくライブラリなど、ドキュメント管理サーバー上の場所にプレゼンテーションを保存した場合、プレゼンテーションには、このサーバーの場所に関連する追加のドキュメント プロパティまたは情報が含まれている可能性があります。

• カスタム XML データ    プレゼンテーションには、文書自体に表示されないカスタム XML データが含まれていることがあります。 このような XML データは、ドキュメント検査で見つけて削除することができます。

ドキュメント検査で見つけて削除できない情報

ドキュメント検査では、プレゼンテーションで非表示のデータを含む可能性がある次の項目が検出されます。 プレゼンテーションが正しく動作しなくなる可能性があるため、ドキュメント検査ではこのような項目は削除できません。 検出された各項目を確認し、手動で削除するか、非表示データがない項目 (スタティック ピクチャなど) に置き換えてください。

ドキュメント検査と個人データ

Microsoft 365 Insider 向けのビルド 8403 PowerPoint 2016 で導入されたリビジョン追跡データは、 ドキュメント検査の制限事項を示しています。 たとえば、Kelly と Linda は、 Microsoft 365のプレゼンテーション A で共同作業を行います。 変更履歴データ (つまり、編集者のユーザー名と編集日時) がプレゼンテーションに追加されます。 その後、ムハンマドが以前のバージョンのPowerPointでプレゼンテーション A を開き、ファイルで ドキュメント検査 を実行して個人データを削除した場合、そのバージョンの PowerPoint の ドキュメント検査 は、Kelly と Linda によって使用される新しい Microsoft 365 バージョンの PowerPoint によってプレゼンテーションに追加されたリビジョン追跡データを検出および削除できません。 現在のバージョンの PowerPoint にアップグレードしてから ドキュメント検査を実行しないと、リビジョン追跡データを削除できません。