サイトメールボックス、新しい Outlook 2013、Exchange 2013、および SharePoint 2013 機能は、すべてのプロジェクト関連の Exchange メールおよび SharePoint ドキュメントの一元的なファイリングキャビネットと似ています。 サイトメールボックスを使用すると、Outlook から離れなくても、プロジェクトのドキュメントにアクセスしてメールを送信したり、1つの場所で重要なディスカッションを収集したり、メールボックスを必要なユーザーと共有したりすることができます。
重要: この機能は、Office 2013 RT アプリケーションでは使用できません。 使用している Office のバージョンを確認する場合は、こちらを参照してください。
重要: SharePoint のサイトメールボックス機能は、2017年3月以降、廃止される予定です。 この機能は、今後のリリースで完全に削除されます。 新しい SharePoint 組織では、サイトメールボックスの機能にアクセスできなくなりました。 既存の SharePoint 組織は、新しいサイトメールボックスを作成できなくなりました。 2017 年 3 月より前にセットアップされ、展開されたサイト メールボックスは引き続き機能します。 Use Office 365 Groups instead of Site Mailboxes」 (サイト メールボックスの代わりに Office 365 グループを使用する) を参照してください。
2017年9月の既存のサイトメールボックスサイトを Microsoft 365 グループに移行するためのプロセスを提供します。 現在 SharePointでサイトメールボックス機能を使用している場合は、メールコラボレーションシナリオをサポートするために、代わりに Microsoft 365 グループ に変更することを検討する必要があります。 詳細については、「注: サイトメールボックス機能はサポートされていますが、SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016、sharepoint 2013、および SharePoint 2010 製品では使われていません。 共有メールボックスは、サイトメールボックスの代わりとして探すことをお勧めします。
-
サイトメールボックスを使用するには、そのメールボックスをSharePoint サイトに追加する必要があります。
-
Outlook のナビゲーションウィンドウでサイトメールボックスを開きます。 SharePoint でメールボックスを作成すると、自動的に表示されます。
他のユーザーが作成したサイトメールボックスに参加するように招待された場合は、受信トレイにサイトメールボックスの招待が表示され、Outlook のナビゲーションウィンドウに自動的に追加されたサイトメールボックスも表示されます。
たとえば、津野深雪は NorthWind Traders というプロジェクトのサイトメールボックスを作成します。 プロジェクト関連のすべてのコミュニケーションは、 Northwind traders >受信トレイにあり、SharePoint に保存されているプロジェクトドキュメントはノースウィンド traders 社>ドキュメントからアクセスできます。 津野深雪は、他のプロジェクトメンバーに、Outlook クライアントと同じプロジェクトフォルダーを使用する権限を与えることができます。
ドキュメントを送信するには、SharePoint に切り替えずに、添付ファイルとして送信するドキュメントを検索するには、[ドキュメント] フォルダーで関連ドキュメントをすばやく見つけて、メールメッセージにコピーします。 メールには、SharePoint サイトのドキュメントへのリンクが自動的に含まれます。
注: サイトメールボックスには独自のメールアドレスがあります。そのため、すべてのユーザーが閲覧できるサイトメールボックスで重要なディスカッションを保持するには、メールアドレスをメールの宛先の1つとして追加します。
Outlook からサイトメールボックスを削除する
プロジェクトが完了すると、Outlook でサイトメールボックスを表示しないようにすることができます。 Outlook ビューからサイトメールボックスを削除するには、次の2つの方法のいずれかを使用します。
-
ナビゲーションウィンドウでサイトメールボックスを右クリックし、 "サイトメールボックス" を閉じます。
-
ナビゲーションウィンドウでアカウント名を右クリックし、[すべてのサイトメールボックスの管理] をクリックします。 すべてのサイトメールボックスの一覧が表示されます。 このビューでは、サイトメールボックスをピン留めして Outlook ビューにピン留めすることができます。