レコードを管理するファイルプランを作成する

レコードの種類を識別する

レコードとして宣言可能な組織内のアクティブなドキュメントを決定するには、レコード マネージャー、法律家、コンプライアンス責任者、およびコンテンツ マネージャーの共同作業が必要です。 企業が規制の厳しい業界に含めていなくても、企業に記録を保持することを義務付ける一般的な法律があります。 一般的なビジネス上の法律と共に、企業に固有の法的要件を評価する必要があります。

組織内のレコードを特定する方法に関する一般的な情報を提供する以外にも、この記事の範囲を超えている。 ほとんどの場合、企業は既に何らかの形式のレコード管理を行い、必要なレコード管理ロールのほとんどを満たしています。また、既にレコードの分類を持っている可能性があります。

一般に、組織内のレコードを特定するには、次の方法を実行します。

1. 企業の法的義務とビジネス ニーズを理解します。

2. 組織の部門間で共同作業を行う場合は、アクティブなドキュメントの使用方法を分析します。

3. レコードになるドキュメントの種類の一覧を作成します。 たとえば、次の情報をレコードとして保持する必要がある場合があります。

   • 会社のスペースをレンタルする契約。

   • 従業員の福利厚生に関連するドキュメント。

   • 製品の研究と開発に関連するドキュメント。

4. レコードを分類します。 多くの場合、同じカテゴリのレコードは同じリテンション期間を持ち、他の方法でも同様の処理が必要になる場合があります。

収集した情報を記録します。 レコードの種類、この種類のレコードが属するカテゴリ、およびレコードの種類の簡単な説明を記録します。

ワークシートの例を次に示します。

ファイル プランを完了する

レコードとして保持するドキュメントを決定し、一連のレコード カテゴリを作成した後、各種類のレコードに関する追加情報を提供してファイル計画を完了します。 次を示します。

• 各種類のレコードを保持する期間。

• リテンション期間が経過した場合にレコードを破棄する方法。

• Whoは、この種類のレコードのプライマリ レコード マネージャーです。

• この種類のレコードが格納されているメディアの種類。

完成したサンプル ファイル プランを次に示します。