レコード は 、組織が実行したアクティビティまたはトランザクションの証拠として機能し、一部の期間保持する必要がある、組織内のドキュメントまたは他の電子的または物理的なエンティティです。 レコード管理は、組織が以下を行うプロセスです。
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レコードと見なす必要がある情報の種類を決定します。
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使用している間にレコードになるアクティブなドキュメントの処理方法を決定し、レコードとして宣言された後に収集する方法を決定します。
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法律、ビジネス、または規制の要件を満たすために各レコードの種類を保持する方法と期間を決定します。
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技術的なソリューションとビジネス プロセスを調査して実装し、組織がコスト効率の高い非侵入的な方法でレコード管理義務に準拠していることを確認します。
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期限切れのレコードの破棄、訴訟などの外部イベントに関連するレコードの検索と保護など、レコード関連のタスクを実行します。
組織内のドキュメントや他の物理的または電子的なアイテムがレコードであるかを判断するには、会社のコンプライアンス責任者、レコード マネージャー、および法律家が責任を負います。 組織内のすべてのエンタープライズ コンテンツを慎重に分類することで、これらのユーザーは、ドキュメントが適切な期間保持されるのを支援します。 十分に設計されたレコード管理システムは、組織を法的に保護し、組織が規制義務への準拠を示すのを助け、レコードではない古いアイテムの廃棄を促進することで組織の効率を高めるのに役立ちます。
レコード管理システムには、次の要素が含まれています。
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レコードになる可能性 がある企業内のコンテンツを記述して分類し、ソースの場所を提供し、コンテンツがレコード管理アプリケーションに移動する方法を説明するコンテンツ分析。
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企業内のレコードの種類ごとに、レコードとして保持する必要があるファイル プラン、レコードに適用されるポリシー、保持する必要がある期間、破棄する方法、およびレコードの管理責任者を示すファイルプラン。
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コンプライアンス要件 ドキュメント。コンプライアンスを確保するために組織の IT システムが従う必要があるルールと、エンタープライズ チーム メンバーの参加を保証するために使用される方法を定義します。
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コラボレーション サーバー、ファイル サーバー 、メール システムなど、すべてのレコード ソースからアクティブではなくなったレコードを収集する方法。
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レコードがアクティブな間にレコード を監査する方法。
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レコードのメタデータと監査履歴を キャプチャし、それらを維持するためのメソッド。
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訴訟などのイベントが発生 した場合にレコードを保持 (廃棄を中断する) プロセス。
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定義されたポリシーとプロセス に従って従業員が記録をファイリング、アクセス、管理するためのレコードの処理を監視および報告するためのシステム。
SharePoint には、組織が統合レコード管理システムとプロセスを実装するのに役立つ機能が含まれています。
レコード管理計画の概要
このトピックでは、 SharePoint に基づいて実装するレコード管理システムが組織のレコード管理目標を確実に達成するために必要な計画手順について説明します。 レコード管理計画プロセスのプレビューを次に示します。
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レコード管理ロールを識別する レコード管理に成功するには、次のような特殊なロールが必要です。
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レコード マネージャーとコンプライアンス責任者は、組織内のレコードを分類し、レコード管理プロセスを実行します。
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IT 担当者は、レコード管理を効率的にサポートするシステムを実装します。
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コンテンツ マネージャーは、組織の情報が保持されている場所を見つけ、チームがレコード管理プラクティスに従う必要があります。
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組織のコンテンツを分析する ファイル計画を作成する前に、レコード マネージャーとコンテンツ マネージャーは、組織内のドキュメントの使用状況を調査して、レコードになるドキュメントや他のアイテムを決定します。
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ファイル 計画を作成する 組織のコンテンツを分析し、保持スケジュールを決定した後、残りのファイル プランを入力します。 ファイル プランは組織によって異なりますが、通常、企業がレコードとして認識する項目の種類、保存場所の指定、保持期間の説明、管理を担当するユーザー、所属するレコードのカテゴリなど、その他の情報を提供します。
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リテンション 期間のスケジュールを作成する レコードの種類ごとに、アクティブでなくなった (使用されている) 時間、その後に保持する期間、最終的に破棄する方法を決定します。
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ドキュメント管理のプラクティスを評価して改善する 必要なポリシーがドキュメント リポジトリに適用されている必要があります。 たとえば、適切な監査がレコードと共に保持されるコンテンツが適切に監査されている必要があります。
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レコード管理ソリューションを設計する レコードアーカイブを作成するか、レコードを適切に管理するか、2 つのアプローチの組み合わせを使用するか決定します。 ファイル計画に基づいて、レコード アーカイブを設計するか、既存のサイトを使用してレコードを含める方法を決定します。 コンテンツ タイプ、ライブラリ、ポリシーを定義し、必要に応じて、ドキュメントをルーティングする場所を決定するメタデータを定義します。
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コンテンツがレコードになる方法を計画する アクティブなドキュメント管理とレコード管理 SharePoint を使用している場合は、カスタム ワークフローを作成して、ドキュメントをレコード アーカイブに移動できます。 SharePoint または外部ドキュメント管理システムを使用している場合は、それらのシステムからレコード アーカイブにコンテンツを移動するインターフェイス、またはドキュメントをレコードとして宣言するがドキュメントを移動しないインターフェイスを計画および開発できます。 また、レコードを作成して作業する方法をユーザーに教えるトレーニング 計画を作成します。
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メールの統合を計画する 内でメール レコードを管理するか、 SharePointアプリケーション自体でメール レコードを管理するかどうかを決定します。
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ソーシャル コンテンツのコンプライアンスを計画する 組織でブログや Wiki などのソーシャル メディアを使用している場合は、このコンテンツがレコードになる方法を決定します。
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コンプライアンス レポートとドキュメントを計画する 組織が必要なレコード管理プラクティスを実行し、これらのプラクティスを伝えるには、レコード管理計画とプロセスを文書化する必要があります。 企業がレコード関連の訴訟に関与する場合は、これらのレコード管理ガイドライン、実装計画、有効性に関するメトリックを作成する必要がある場合があります。
