情報管理ポリシーを作成して適用する

サイト ポリシー機能をアクティブ化すると、サイト コレクション管理者は、サイトとそのすべてのコンテンツに適用される保持スケジュールを定義できます。 この機能をアクティブにするには:

1. サイト ポリシー機能をアクティブ化するサイト コレクションのホーム ページに移動します。

   [設定] 、[サイト設定] の順に移動します。

2. [ サイト コレクションの管理] で、[ サイト コレクションの機能] を選択します。

3. [サイト ポリシー] までスクロールします。 右側に [アクティブ] が表示されない場合は、[ アクティブ化] を選択 します。

サイト コレクション内の特定の種類のドキュメントすべてに情報ポリシーが適用されるようにするには、サイト コレクション レベルでポリシーを作成した上で、そのポリシーをコンテンツ タイプに適用することをお勧めします。 このようなポリシーはサイト コレクション ポリシーと呼ばれます。

1. [設定] 、[サイト設定] の順に移動します。

2. [サイトの設定] ページの [ サイト コレクションの管理 ] の一覧で、[ サイト コレクション ポリシー] をクリックします。

3. [サイト コレクション ポリシー] ページで、[ 作成] をクリックします。

4. ポリシーの名前と説明を入力し、ポリシーの内容をユーザーに説明する簡単なポリシー ステートメントを記述します。 ポリシー ステートメントは、512 文字以内で作成できます。

5. ポリシーに関連付ける機能を設定する方法については、この記事の後半の「コンテンツ タイプのポリシーを作成する」を参照してください。

6. [ OK] を クリックして、[サイト コレクション ポリシー] ページに戻ります。

コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加すると、ポリシー機能を複数のリストまたはライブラリに簡単に関連付けることができます。 この場合、既存の情報管理ポリシーをコンテンツ タイプに適用することも、個別のコンテンツ タイプ専用に独自のポリシーを作成することもできます。

リスト専用の情報管理ポリシーをコンテンツ タイプに適用することもできます。 この場合、リスト内で該当するコンテンツ タイプを使用するアイテムにのみポリシーが適用されます。

1. [設定] 、[サイト設定] の順に移動します。

2. [サイトの設定] ページの [Web Designer ギャラリー] セクションで、[サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

3. [サイト コンテンツ タイプの設定] ページで、ポリシーを適用するコンテンツ タイプを選びます。

4. [サイト コンテンツ タイプ] ページの [設定] セクションで、[ 情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

5. [情報管理ポリシーの設定] ページ で、[ポリシーの定義] を選択し、[OK] をクリック します。

6. [ポリシーの編集] ページで、ポリシーの名前と説明を入力し、ポリシーの内容をユーザーに説明する簡単な説明を記述します。 説明の長は最大 512 文字です。

7. 次の各セクションで、情報管理ポリシーに追加する個別のポリシー機能を選びます。

8. このポリシーの対象となるドキュメントとアイテムの保持期間を指定するには、[保持の 有効化] をクリックし、アイテムの有効期限が切れたときに実行する保持期間とアクションを指定します。

   保持期間を指定するには

   					1.	[ レコードの保持ステージの追加]をクリックします。..
   					2.	保持期間オプションを選んで、ドキュメントまたはアイテムの有効期限を指定します。 次のいずれかの操作を行います。 日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[ イベント ] セクションで [ このステージはアイテムの日付プロパティに基づいています] をクリックし、ドキュメントまたはアイテムのアクション ([作成済み] や [変更済み] など) と、このアクションの後の時間の増分 (アイテムの有効期限を切る日数、月数、年数など) を選択します。 カスタム保持式を使用して有効期限を決定するには、 このサーバーにインストールされている [カスタム保持式で設定] をクリックします。 注: このオプションは、管理者がユーザー定義式を設定している場合にのみ使用できます。
   					3.	既にワークフローが関連付けられているリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対するポリシーを定義する場合に限り、[ワークフローの開始] オプションを使用できるようになります。 このオプションをオンにすると、ワークフローを選べるようになります。
   					4.	[ステージの繰り返し] セクションで、[次のステージがアクティブ化されるまで、このステージの処理を繰り返す] をオンにし、操作を繰り返す回数を入力します。 注: このオプションは、選んだ操作を繰り返すことができる場合にのみ使用できます。 たとえば、[完全に削除] という操作に対しては繰り返しを設定できません。
   					5.	[OK] をクリックします。

9. このポリシーの対象となるドキュメントとアイテムの監査を有効にするには、[ 監査の有効化] をクリックし、監査するイベントを指定します。

   監査を有効にするには

   					1.	[ポリシーの編集] ページの [監査] セクションで、[監査チェックを有効にする] ボックスを選択し、監査証跡を保持するイベントの横にある [チェック] ボックスを選択します。
   					2.	これらのバーコードをドキュメントに挿入するようにユーザーに求めるメッセージを表示するには、[チェック保存または印刷する前にバーコードを挿入するようにユーザーに求める] ボックスチェック選択します。
   					3.	[ OK] を クリックして、監査機能をポリシーに適用します。
   						"監査" ポリシー機能を使用すると、組織でドキュメントの監査記録を作成、分析できるほか、タスク一覧、問題一覧、ディスカッション グループ、予定表などのアイテムの一覧を作成することができます。 このポリシー機能により、イベント (コンテンツの表示、編集、または削除が行われた日時など) を記録する監査ログを作成できます。
   						情報管理ポリシーの一環として監査を有効にすると、管理者は、現在の使用状況を要約した Microsoft Excel ベースのポリシー使用状況レポートで、監査データを確認できます。 管理者は、これらのレポートを使用して、組織内で情報がどのように使用されているかを判断できます。 また、これらのレポートを使用すると、組織が法律に準拠していることを検証し、その証拠を残すことができるほか、問題があるかどうかを調べることもできます。
   						監査ログに記録される情報としては、イベント名、イベントの発生日時、および、操作を実行したユーザーのシステム名があります。

10. ポリシーの一環としてバーコードを有効にすると、ドキュメントのプロパティにバーコードが追加され、バーコードを適用したドキュメントのヘッダー領域にバーコードが表示されます。 バーコードは、ラベルと同様、手動でドキュメントから削除できます。

    バーコードを有効にするには

    					1.	[ポリシーの編集] ページの [バーコード] セクションで、[バーコードのチェックを有効にする] ボックスを選択します。
    					2.	これらのバーコードをドキュメントに挿入するようにユーザーに求めるメッセージを表示するには、[チェック保存または印刷する前にバーコードを挿入するようにユーザーに求める] ボックスチェック選択します。
    					3.	[ OK] を クリックして、バーコード機能をポリシーに適用します。
    						バーコードをポリシーに適用すると、コード 39 標準のバーコードが生成されます。 バーコードの各画像には、バーコード記号の下にバーコード番号を表すテキストがあります。 このバーコード番号を使用すると、スキャン用ハードウェアが使用できない場合でも、バーコード データを読み込むことができます。 検索ボックスにバーコード番号を手動で入力すると、サイト上のアイテムを探すことができます。

11. このポリシーの対象となるドキュメントにラベルを付ける必要がある場合は、[ ラベルの有効化] をクリックし、ラベルに必要な設定を指定します。

    ラベルを有効にするには

    					1.	ユーザーにドキュメントへのラベルの追加を要求するには、[チェックを保存または印刷する前にラベルを挿入するようにユーザーに求める] ボックスを選択します。 注: ラベルを省略できるようにする場合は、このチェック ボックスをオフにします。
    					2.	挿入後にラベルを変更できないようにラベルをロックするには、[ラベルが追加された後にラベルが変更されないようにする] ボックスチェック選択します。 この設定を使用すると、Word、Excel、PowerPoint などのクライアント アプリケーション内のアイテムにラベルを挿入した後に、ラベル テキストが更新されないようにすることができます。 このドキュメントまたはアイテムのプロパティが更新されたときに、ラベルも更新されるように設定する場合は、このチェック ボックスをオフにする必要があります。
    					3.	[ラベルの書式] ボックスに、表示するラベルのテキストを入力します。 ラベルには、列参照を最大 10 個 (使用できる文字数はそれぞれ 255 文字まで) 含めることができます。 ラベルの書式を作成するには、次の操作を行います。 ラベルに含む列の名前を、表示される順序で入力します。 [ポリシーの編集] ページの例に示されているように、列名は中かっこ ({}) で囲みます。 [ポリシーの編集] ページの例に従い、列を識別するための単語をかっこの外側に入力します。
    					4.	改行を追加するには、改行を表示する場所 に「\n 」と入力します。
    					5.	使用するフォントのサイズとスタイルを選び、ラベルをドキュメント内の左側、中央、右側のどの部分に表示するかを指定します。 ヒント: ユーザーのコンピューターで使用できるフォントとスタイルを選んでください。 フォントのサイズは、ラベルに表示できるテキストの量に影響します。
    					6.	ラベルの高さと幅を入力します。 ラベルの高さは 0.25 ～ 20 インチの範囲で指定し、ラベルの幅は 0.25 ～ 20 インチの範囲で指定します。 ラベルのテキストは、常にラベル画像の垂直方向の中央に表示されます。
    					7.	[ 最新の情報に更新 ] をクリックして、ラベルの内容をプレビューします。

12. [OK] をクリックします。

特定のリスト、ライブラリ、またはフォルダーにのみ適用するアイテム保持ポリシーを定義できます。 ただし、このようにアイテム保持ポリシーを作成した場合、他のリスト、ライブラリ、フォルダー、またはサイトでこのポリシーを再利用することはできません。

1 つの場所にあるすべてのコンテンツ タイプに 1 つのアイテム保持ポリシーを適用する場合は、場所に応じたアイテム保持ポリシーを使用することをお勧めします。 これを使用しないと、多くの場合、すべてのコンテンツ タイプにアイテム保持ポリシーが指定されているかどうか確認する必要があります。

リストまたはライブラリに対してアイテム保持ポリシー以外の情報管理ポリシーを定義する場合は、そのリストまたはライブラリに関連付けられたリスト コンテンツ タイプごとに情報管理ポリシーを定義する必要があります。 詳細については、この記事の 「サイト コンテンツ タイプのポリシーを作成 する」を参照してください。

リストまたはライブラリの情報管理ポリシー設定を変更するには、少なくとも [リストの管理] アクセス許可が必要です。

1. 情報管理ポリシーを指定するリストまたはライブラリへ移動します。

2. ドキュメント ライブラリの場合は、[ 設定] 、[ ライブラリの設定] の順にクリックします。

   これらのメニュー項目が表示されない場合、またはリストの場合は、リボンの [ ライブラリ ] タブまたは [ リスト ] タブをクリックし、[ ライブラリの設定] または [ リスト設定] をクリックします。

3. [ アクセス許可と管理] で、[ 情報管理ポリシー設定] をクリックします。

4. [情報管理ポリシーの設定] ページで、リストまたはライブラリのアイテム保持ポリシーの取得元が [ライブラリとフォルダー] に設定されていることを確認します。 コンテンツ タイプがソースとして表示される場合は、次の操作を行います。

   • [リンク元の変更] をクリックします。

   • [ポリシーの編集] ページの [ 保持のソース ] セクションで、[ ライブラリとフォルダー] を選択します。 コンテンツ タイプのアイテム保持ポリシーが無視されることに関する警告が表示されます。

   • [OK] をクリックします。

5. [ポリシーの編集] ページの [ ライブラリ ベースの保持スケジュール ] セクションで、作成するポリシーの簡単な説明を入力します。

6. [レコード以外] で、[保持ステージの追加]をクリックします。

   重要: [レコード] の [レコードに異なる保持ステージを定義] オプションをオンにすると、レコードに異なるアイテム保持ポリシーを定義できるようになります。

7. [ステージのプロパティ] ダイアログで、保持期間オプションを選択して、ドキュメントまたはアイテムの有効期限を設定するタイミングを指定します。 次のいずれかの操作を行います。

   • 日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[ イベント ] セクションで [ このステージはアイテムの日付プロパティに基づいています] をクリックし、ドキュメントまたはアイテムのアクション ([作成済み] や [変更済み] など) と、このアクションの後の時間の増分 (アイテムの有効期限を切る日数、月数、年数など) を選択します。

   • カスタム保持式を使用して有効期限を決定するには、 このサーバーにインストールされている [カスタム保持式で設定] をクリックします。

     注: このオプションは、管理者がユーザー定義式を設定している場合にのみ使用できます。

   • [処理] で、ドキュメントまたはアイテムの有効期限が切れたときに行う処理を指定します。 ドキュメントまたはアイテムに対して特定の処理 (削除など) を行うには、ボックスの一覧で処理を選びます。

8. 既にワークフローが関連付けられているリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対するポリシーを定義する場合に限り、[ワークフローの開始] オプションを使用できるようになります。 このオプションをオンにすると、ワークフローを選べるようになります。

9. [ステージの繰り返し] セクションで、[次のステージがアクティブ化されるまで、このステージの処理を繰り返す] をオンにし、操作を繰り返す回数を入力します。

   注: このオプションは、選んだ操作を繰り返すことができる場合にのみ使用できます。 たとえば、[完全に削除] という操作に対しては繰り返しを設定できません。

10. [OK] をクリックします。

サイトで情報管理ポリシーがサイト コレクション ポリシーとして既に作成されている場合は、それらのポリシーのいずれかをコンテンツ タイプに適用できます。 これにより、サイト コレクション内の親コンテンツ タイプが異なる複数のコンテンツ タイプに、同じポリシーを適用できます。

1. ポリシーを適用するコンテンツ タイプを含むリストまたはライブラリへ移動します。

2. ドキュメント ライブラリの場合は、[ 設定] 、[ ライブラリの設定] の順にクリックします。

   これらのメニュー項目が表示されない場合、またはリストの場合は、リボンの [ ライブラリ ] タブまたは [ リスト ] タブをクリックし、[ ライブラリの設定] または [ リスト設定] をクリックします。

3. [ アクセス許可と管理] で、[ 情報管理ポリシー設定] をクリックします。

4. ポリシーの取得元が [コンテンツ タイプ] に設定されていることを確認し、[コンテンツ タイプのポリシー] で、ポリシーを適用するコンテンツ タイプを選びます。

5. [ ポリシーの指定 ] セクションで、[ サイト コレクション ポリシーを使用する] をクリックし、一覧から適用するポリシーを選択します。

   注: [サイト コレクション ポリシーを使用する] オプションが使用できない場合、そのサイト コレクションにはサイト コレクション ポリシーが定義されていません。

6. [OK] をクリックします。

   重要: 使用しているリストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプの管理をサポートしている場合は、[ コンテンツ タイプ ] で、情報管理ポリシーを指定するコンテンツ タイプをクリックできます。 この場合は、前述の手順 5 に直接進むことができます。

複数のサイト コレクションで同じコンテンツ タイプを共有するには、Managed Metadata Service アプリケーションを使用して、コンテンツ タイプの発行を設定します。 コンテンツ タイプの発行では、コンテンツ タイプを一元的に作成および管理して、更新内容を複数のサブスクライブしているサイト コレクションまたは Web アプリケーションに発行できるため、コンテンツとメタデータをすべてのサイトで一貫した方法で管理できます。

情報管理ポリシーを作成し、それを基に、複数のサイト コレクションで必要に応じて使用するテンプレートを作成することができます。 この方法は、情報ポリシーのバックアップを取る必要がある場合に使用できるほか、1 つのポリシーを複数のサイト コレクションに適用するための方法として、コンテンツ タイプの発行の代わりに使用することもできます。 ポリシーのテンプレートまたはバックアップを作成するには、1 つのサイト コレクションからポリシーをエクスポートし、それを保存場所または別のサイト コレクションにインポートします。

ポリシーをエクスポートする

1. ポリシーが存在するサイト コレクションで、[ 設定] [ サイトの設定] に移動します。

2. [サイトの設定] ページの [ サイト コレクションの管理 ] セクションで、[ サイト コレクション ポリシー] をクリックします。

3. エクスポートするポリシーをクリックし、ポリシーの下部までスクロールして、[ エクスポート] をクリックします。

4. ファイルを保存または開くプロンプトで、[ 保存] をクリックし、ファイルを保存する場所を選択します。 ポリシーをインポートするサイト コレクションが使用できる場所を選んでください。

5. [ダウンロードの完了] ダイアログが表示されたら、[ 閉じる] をクリックします。

別のサイト コレクションにポリシーをインポートする

情報管理ポリシーをインポートすることにより、そのポリシーを、特定のサイト コレクション内のサイト レベルまたはリスト レベルで、複数のコンテンツ タイプに適用できます。 この操作による利点は 2 つあり、まずコンテンツ タイプごとにポリシーを再定義して適用する必要がなくなること、もう 1 つは、ポリシーの変更を一元的に行うことで、ポリシーの変更管理が容易になることです。

1. ポリシーを適用するサイト コレクションのホーム ページで、[ 設定] [ サイトの設定] に移動します。

2. [ サイト コレクションの管理 ] セクションで、[ サイト コレクション ポリシー] をクリックします。

3. [サイト コレクション ポリシー] ページで、[ インポート] をクリックし、[ 参照 ] をクリックしてポリシーの XML ファイルを見つけます。

4. ポリシーが保存されている XML ファイルを選択し、[ 開く] をクリックします。

5. [サイト コレクション ポリシーのインポート] ページで、[ インポート ] をクリックしてポリシーをサイト コレクションに追加します。

これで、インポートしたポリシーをサイト レベルまたはリスト レベルで 1 つ以上のコンテンツ タイプに適用できるようになります。 この記事 の「コンテンツ タイプにサイト コレクション ポリシーを適用する 」を参照してください。