重要: 2017 年 3 月 SharePoint のサイト メールボックス機能は非推奨となる予定です。 この機能は、今後のリリースで完全に削除されます。 新 SharePoint 組織は、サイト メールボックス機能にアクセスできなくなりました。 既存の SharePoint 組織は、新しいサイト メールボックスを作成できなくなりました。 2017 年 3 月より前にセットアップされ、展開されたサイト メールボックスは引き続き機能します。
2017 年 9 月に、既存のサイト メールボックス サイトを Microsoft 365 グループに移行するためのプロセスを提供します。 現在、 SharePointでサイト メールボックス機能を使用している場合は、メールの共同作業シナリオをサポートするために、 Microsoft 365 グループ に変更する必要があります。 詳細については、「Use Office 365 Groups instead of Site Mailboxes」 (サイト メールボックスの代わりに Office 365 グループを使用する) を参照してください。
注: サイト メールボックス機能は引き続きサポートされますが、SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016、SharePoint 2013 および SharePoint 2010 製品では非推奨です。 お客様は、サイト メールボックスの代わりに共有メールボックスを探索する方法をお勧めします。
サイト メールボックスとは、SharePoint サイトからアクセスする電子メールとドキュメントの中央の共有アカウントです。 チーム内で、サイト メールボックスを使って関連するチーム レベルの電子メール会話を収集したり、重要な電子メール メッセージを共同で集めたりすることができます。 重要なドキュメントの共有に、サイト メールボックスを使うと便利な場合もあります。
サイトのサイト メールボックスを設定すると、サイトの名前を使用する新しいメール アカウントが作成されます。 たとえば、次の URL を使用するチーム サイトが作成 http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite。 そのサイト メールボックスのメール アドレスが HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com。 詳細については、「コンテキストでメールを 保持するサイト メールボックスを追加する」を参照してください。
チーム レベルの電子メールでの会話を収集する
多くのチームは、定期的にメール メッセージを使用して会話を行います。 これらの会話の中には、将来有用な参照になる可能性がある情報が含まれる場合があります。 自分の受信トレイ内の情報を失うのではなく、スレッド内の最も便利なメールをサイト メールボックスに転送できます。 サイトへの投稿権限を持つすべてのユーザーは、サイト メールボックスを開いてそのメッセージを表示できます。 これにより、チーム メンバーが後で必要な情報を見つけ出し、サイト メールボックスにメール レコードが提供されます。
これらのチームレベルのメール会話を収集するもう 1 つの利点は、チームにメール メッセージを送信するときにサイト メールボックスのメール アドレスを CC にすることです。 サイト メールボックスの電子メール アドレスを連絡先グループや配布リストに含め、チームへのメールの送信時の宛先に自動的に含まれるようにするのもよいでしょう。
詳細については、 「サイト メールボックスを使用 してチームのメールを調整する」を参照してください。
他のユーザーとドキュメントを共有する
どのチームにも、どこかに保存する必要があるドキュメントはあるもので、多くの場合に他のユーザーと共有する必要があります。 チームのドキュメントを SharePoint サイトに保存する場合は、サイト メールボックス アプリを使用して、サイト にアクセスできるユーザーとそれらのドキュメントを共有できます。
重要: ユーザーが Outlook でサイト メールボックスを表示すると、サイトのドキュメント ライブラリ内のすべてのドキュメントのリストが表示されます。 すべてのユーザーに対し、サイト メールボックスには同じドキュメントのリストが表示されるため、ユーザーによっては、自分にドキュメントを開くアクセス権がないドキュメントも表示されることがあります。
詳細については、 「サイト メールボックスを 使用してドキュメントの共同作業を行う」を参照してください。
