Outlook では、会議またはイベントに出席するようにユーザーを招待する場合、通常は会議出席依頼を送信します。 その後、受信者は要求を受け入れ、アイテムが自分の予定表に追加されます。
Outlook やその他の予定表プログラムとより広範に連携する別の方法があります。 インターネット予定表 (iCalendar) の添付ファイルまたは iCalendar ファイルへのリンクをメッセージ本文に追加できます。 受信者が添付ファイルを開くか、リンクを選択すると、イベントが自分の予定表プログラムに追加されます。
注: Outlook 会議出席依頼とは異なり、iCalendar の添付ファイルとリンクを使用する場合、ユーザーが同意または辞退したときに確認を受け取りません。
手順 1: 予定を作成する
予定表に予定を既に作成している場合は、次のセクション「 手順 2: iCalendar 添付ファイルを送信する」に進んでください。
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[予定表] の [ホーム] タブの [新しい] グループで、[新しい予定] を選択します。
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[ 件名 ] ボックスと [ 場所 ] ボックスに、件名と場所の情報を入力します。
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[開始時刻] と [終了時刻] を入力します。
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[ 予定 ] タブの [アクション] グループで、[保存] & [閉じる] を選択します。
手順 2: iCalendar 添付ファイルを送信する
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予定表で予定を選択します。
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[ 予定 ] タブの [アクション] グループで、[ 転送 ] コマンドの下矢印を選択します。
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[iCalendar として転送] を選択します。
新しいメッセージ ウィンドウが表示され、iCalendar がアタッチされます。
手順 3: メッセージ本文へのリンクを追加する
リンクには、テキストまたは任意の画像を選択できます。
次のいずれかの操作を行います。
メッセージ本文にテキスト リンクを追加する
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開いている予定ウィンドウで、iCalendar .ics添付ファイルを右クリックし、[名前を付けて保存] を選択します。
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すべての受信者がアクセスできる場所を選択します。
たとえば、organization内で共有ネットワークの場所を選択できます。 最も一般的なシナリオは、iCalendar .ics ファイルを Web サイトに保存することです。 ファイルを保存する場所を選択するときは、受信者がその場所にアクセスできる必要があります。
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保存を選択します。
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メッセージ本文内をクリックします。
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[ 挿入 ] タブの [リンク] グループで、[ リンク ] または [ハイパーリンク] を選択します。
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[ 表示するテキスト ] ボックスに、リンクとして表示するテキストを入力します。
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[アドレス] ボックスに、iCalendar .ics ファイルを保存した場所を入力 します 。 Web サイトに保存した場合は、その場所の Web アドレスまたは URL を入力します。
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[OK] を選択します。
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受信者の追加など、通常どおりメッセージを完了し、[送信] を選択します。
メッセージ本文にイメージ リンクを追加する
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開いている予定ウィンドウで、iCalendar .ics添付ファイルを右クリックし、[名前を付けて保存] を選択します。
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すべての受信者がアクセスできる場所を選択します。
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たとえば、organization内で共有ネットワークの場所を選択できます。 最も一般的なシナリオは、iCalendar .ics ファイルを Web サイトに保存することです。 ファイルを保存する場所を選択するときは、受信者がその場所にアクセスできる必要があります。
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保存を選択します。
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メッセージ本文内をクリックします。
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[ 挿入 ] タブの [ 図 ] グループで、[図] を選択します。
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挿入する場所と画像を選択し、[挿入] を選択します。
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挿入されたイメージを選択します。
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[ 挿入 ] タブの [ リンク ] グループで、[ リンク ] または [ハイパーリンク] を選択します。
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[アドレス] ボックスに、.ics ファイルを保存した場所を入力 します 。 Web サイトに保存した場合は、その場所の Web アドレスまたは URL を入力します。
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[OK] を選択します。
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受信者の追加など、通常どおりメッセージを完了し、[送信] を選択します。
