Access デスクトップ データベースの基本的なタスク

この記事の内容

• テンプレートを選ぶ

• データベースを一から作成する

• テーブルを追加する

• データをコピーして貼り付ける

• データのインポートまたはリンク

• テーブルの正規化を使用してデータを整理する

• 次のステップ

テンプレートを選ぶ

Access テンプレートには、使用できるテーブル、クエリ、フォーム、レポートが組み込まれています。 テンプレートの選択は、 Accessを開始したときに最初に気付くものです。さらに多くのテンプレートをオンラインで検索できます。

1. [ Accessファイル ] > [新規] をクリックします。

2. デスクトップ データベース テンプレートを選択し、[ファイル名] にデータベースの 名前を入力します。 (有効なテンプレートが表示されない場合は、[ オンライン テンプレートの検索 ] ボックスを使用します)。

3. [ ファイル名 ] ボックスの下に表示 Access 既定の場所を使用するか、フォルダー アイコンをクリックして選択できます。

4. [Create] (作成) をクリックします。

テンプレートによっては、開始するために次のいずれかの操作が必要になる場合があります。

• Access に、ユーザーの空のリストを含む [ログイン ] ダイアログ ボックスが表示される場合:

  1. [ 新しいユーザー] をクリックします。

  2. [ユーザーの詳細] フォームに入力します。

  3. [保存して閉じる] をクリックします。

  4. 入力したユーザー名を選択し、[ ログイン] をクリックします。

• Access メッセージ バーに セキュリティ警告 メッセージが表示され、テンプレートのソースを信頼している場合は、[ コンテンツの有効化] をクリックします。 データベースにログインが必要な場合は、もう一度ログインします。

詳細については、「 テンプレートから Access デスクトップ データベースを作成する」を参照してください。

データベースを一から作成する

どのテンプレートもニーズに合わない場合は、空のデスクトップ データベースから開始できます。

1. Accessから、[ 新しい デスクトップ データベース] > [ 空のデスクトップ データベース] をクリックします。

2. [ファイル名] ボックスにデータベースの 名前を入力 します。

3. [ ファイル名 ] ボックスの下に表示 Access 既定の場所を使用するか、フォルダー アイコンをクリックして選択できます。

4. [Create] (作成) をクリックします。

表を追加する

データベースでは、情報は複数の関連テーブルに格納されます。 テーブルを作成するには:

1. データベースを初めて開くと、データシート ビューに空のテーブルが表示され、そこでデータを追加できます。 別のテーブルを追加するには、[Create > Table]\(テーブルの 作成 \) をクリック します。 空のフィールド (セル) にデータの入力を開始するか、 Excel ブックなどの別のソースからのデータを貼り付けることができます。

2. 列 (フィールド) の名前を変更するには、列見出しをダブルクリックし、新しい名前を入力します。

   ヒント: わかりやすい名前は、各フィールドに含まれている内容を確認するのに役立ちます。

3. [ファイル]、[保存] の順にクリックします。

• さらにフィールドを追加するには、[ クリックして追加] 列に「」と 入力します。

• 列を移動するには、列見出しをクリックして列を選択し、目的の場所にドラッグします。 連続する列を選択し、それらすべてを新しい場所にドラッグすることもできます。

詳細については、「テーブルの概要」を参照してください。

データをコピーして貼り付ける

Excel や Word などの別のプログラムのデータをコピーして Access テーブルに貼り付けることができます。 これは、データが列に分割されている場合に最適です。 データが Wordなどのワープロ プログラムにある場合は、コピーする前にタグを使用して列を区切るか、テーブル形式に変換します。

1. 完全な名前を姓と名に分けるなど、データの編集が必要な場合は、ソース プログラムで最初に行います。

2. ソースを開き、データをコピーします (Ctrl + C)。

3. データシート ビューでデータを追加する Access テーブルを開き、貼り付けます (Ctrl + V)。

4. 各列見出しをダブルクリックし、わかりやすい名前を入力します。

5. [ ファイル ] > [保存] を クリックし、新しいテーブルに名前を付けます。

   注:  Access は、各列の最初の行に貼り付ける情報に基づいて各フィールドのデータ型を設定するため、次の行の情報が最初の行と一致していることを確認します。

データのインポートまたはリンク

他のソースからデータをインポートすることも、格納場所から情報を移動することなく、 Access からデータにリンクすることもできます。 リンクは、複数のユーザーがデータを更新していて、最新バージョンが表示されていることを確認する場合、またはストレージ領域を節約する場合に適したオプションです。 ほとんどの形式のデータにリンクするかインポートするかを選択できます。 詳細については、「 別の Access データベース内のデータをインポートまたはリンク する」を参照してください。

このプロセスはデータ ソースによって若干異なりますが、次の手順を開始します。

1. [ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ 新しいデータ ソース ] をクリックし、一覧に表示されているサブメニュー オプションからインポート元またはリンク先のデータ形式を選択します。

   注: それでも適切な形式が見つからない場合は、最初にデータを、 Access がサポートするファイル形式 (区切りテキスト ファイルなど) にエクスポートする必要がある場合があります。

2. [ 外部データの取得 ] ダイアログ ボックスの指示に従います。

リンクすると、一部の形式は読み取り専用として使用できます。 データまたはリンクをインポートできる外部ソースを次に示します。

詳細については、「別の Access データベース内のデータをインポートまたはリンクする」を参照してください。

テーブルの正規化を使用してデータを整理する

Table Analyzer ウィザードを使用すると、冗長データをすばやく識別できます。 ウィザードでは、データを別のテーブルに整理する簡単な方法が提供されます。 Access は、元のテーブルをバックアップとして保持します。

1. 分析するテーブルを含む Access データベースを開きます。

2. [ データベース ツール] > [テーブルの分析] をクリックします。

   ウィザードの最初の 2 ページには、例を含む短いチュートリアルが含まれています。 [概要ページを表示しますか?] というラベルのチェックボックスが表示された場合は、そのボックスをチェックし、[戻る] を 2 回クリックして概要を確認します。 入門ページをもう一度表示しない場合は、[入門ページを表示する] をオフにします 。

詳細については、「 Table Analyzer を使用してデータを正規化する」を参照してください。

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次のステップ

デザイン プロセスの残りの部分は、実行する内容によって異なりますが、クエリ、フォーム、レポート、マクロの作成を検討する必要があります。 これらの記事は、次の場合に役立ちます。

• テーブルの概要

• クエリの概要

• Access でフォームを作成する

• Access におけるレポートの概要

• バックアップと復元によってデータを保護する

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