Excel ブックのデータのインポートとリンクの設定

Excel のデータを Access にインポートする一般的なシナリオ

• あなたは長年の Excel ユーザーですが、今後は Access を使って Excel のデータを処理したいと考えています。 目標は、Excel ワークシートのデータを 1 つ以上の新しい Access データベースに移動することです。

• 部門やワークグループでは Access を使用していますが、Access データベースに結合しなければならないデータが Excel 形式で送信されることがあります。 これらの Excel ワークシートを受信したら、データベースにインポートします。

• Access を使ってデータを管理していても、チームの他のメンバーから受け取る週報は Excel ブックです。 そこで、毎週特定の時刻にデータがデータベースにインポートされるように、インポート プロセスを合理化したいと考えています。

初めて Excel データをインポートする場合

• Excel ブックを Access データベースとして保存する方法はありません。 Excel では、Excel データから Access データベースを作成する機能は提供していません。

• Access で Excel ブックを開く ([ファイルを開く] ダイアログ ボックスの [ファイルの種類] リスト ボックスで "Microsoft Office Excel ファイル" に変更し、目的のファイルを選ぶ) と、データがインポートされる代わりにブックへのリンクが作成されます。 ブックへのリンクは、ワークシートのデータベースへのインポートとは根本的に異なります。 リンクの詳細については、この記事で後述する「Excel データにリンクする」のセクションをご覧ください。

ワークシートを準備する

1. ソース ファイルを特定し、Access にインポートするデータを含むワークシートを選びます。 ワークシートの一部のみをインポートする場合は、インポートするセルのみを含む、名前付き範囲を定義できます。
   
   名前付き範囲を定義する (省略可能)   

   1. Excel に切り替え、インポートするデータが含まれているワークシートを開きます。

   2. インポートするデータが含まれているセルの範囲を選びます。

   3. 選んだ範囲内で右クリックし、[範囲に名前を付ける] か [名前の定義] をクリックします。

   4. [新しい名前] ダイアログ ボックスの [名前] ボックスで範囲の名前を指定し、[OK] をクリックします。

      インポート操作を行う際、データは一度に 1 つのワークシートからしかインポートできないことに注意してください。 複数のワークシートからデータをインポートするには、ワークシートごとにインポート操作を繰り返します。

2. ソース データを確認し、次の表に示されたアクションを実行します。

   要素	説明
   列数	Access のテーブルでは 255 個を超えるフィールドはサポートされないため、ソース列の数は 255 を超えることはできません。
   列と行をスキップする	ソースのワークシートや名前付き範囲には、インポートする行や列のみを含めることをお勧めします。 行数    インポート操作中に行をフィルターしたりスキップしたりすることはできません。 [列]    データを既存のテーブルに追加する場合は、操作中に列をスキップすることはできません。
   表形式	セルを表形式になるよう指定します。 ワークシートや名前付き範囲に結合されたセルが含まれる場合、セル内容は左端の列に対応するフィールドに配置され、その他のフィールドは空白になります。
   空白の列、行、セル	ワークシートや範囲から、空白の不要な列と行をすべて削除します。 ワークシートや範囲に空白のセルが含まれる場合は、不足しているデータを追加するようにしてください。 既存のテーブルにレコードを追加する場合は、テーブル内の対応するフィールドで Null (不足しているか不明な) 値が許容されていることを確認してください。 フィールドの "値要求" フィールド プロパティが "いいえ" に設定され、"入力規則" プロパティが Null 値を許可する設定になっている場合は、Null 値が許容されます。
   エラー値	ワークシートや範囲の 1 つ以上のセルに #NUM や #DIV などのエラー値が含まれる場合は、インポート操作を開始する前に修正します。 ソースのワークシートや範囲にエラー値が含まれる場合、テーブル内の対応するフィールドに Null 値が挿入されます。 このようなエラーを修正する方法の詳細については、この記事で後述する「存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う」のセクションをご覧ください。
   データ型	インポート中のエラーを回避するには、すべてのソース列の全行に同じ型のデータが含まれるようにします。 Access は、ソースの最初の 8 行をスキャンして、テーブルのフィールドのデータ型を決定します。 ソースの最初の 8 行のどの列にも、異なるデータ型が混在しないようにすることをお勧めします。 混在すると、適切なデータ型が列に割り当てられなくなる可能性があります。 インポート操作を開始する前に、Excel の各ソース列を書式設定し、各列に特定のデータ書式を割り当てるのも、よい方法です。 列に複数のデータ型が含まれる場合は、書式設定を行うことをお勧めします。 たとえば、ワークシートの FlightNo 列に 871、AA90、171 など数値と文字列値が混在しているとします。 存在しない値や誤った値が発生しないようにするには、次の手順を実行します。 列見出しを右クリックし、[セルの書式設定] をクリックします。 [表示形式] タブの [分類] で、書式を選びます。 FlightNo 列の場合は、[文字列] を選ぶのが妥当です。 [OK] をクリックします。 ソース列を書式設定したが、8 行目より後の行に異なるデータ型が依然として混在している場合、インポート操作ではそれらの値をスキップするか、値を不適切に変換する可能性が残ります。 トラブルシューティング情報については、「存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う」のセクションをご覧ください。
   最初の行	ワークシートや名前付き範囲の最初の行に列名が含まれる場合、最初の行のデータを Access がインポート操作中にフィールド名として扱うよう指定できます。 ソースのワークシートや範囲に名前がない場合は、インポート操作の開始前にそれをソースに追加しておくことをお勧めします。 注: 既存のデータにデータを追加する場合は、各列の名前が対応するフィールドの名前と正確に一致していることを確認します。 列名がテーブル内の対応するフィールドの名前と異なる場合は、インポート操作が失敗します。 フィールドの名前を確認するには、Access でテーブルをデザイン ビューで開きます。

3. ソースのブックが開いている場合は、それを閉じます。 ソース ファイルを開いたままにしておくと、インポート操作中にデータ変換エラーが発生する可能性があります。

インポート先のデータベースを準備する

1. インポートするデータが格納される Access データベースを開きます。 データベースが読み取り専用でないことと、ご自身にデータベースの変更権限があることを確認します。

   または

   既存データベースにデータを格納しない場合は、新しい空のデータベースを作成してください。 そのためには、次の操作を行います。

   [ファイル] タブをクリックし、[新規]、[空のデータベース] の順にクリックします。

2. インポート操作を開始する前に、データを新規と既存のいずれのテーブルに格納するかを決定します。

   新規テーブルを作成する    データを新規テーブルに格納する場合は、テーブルが作成され、このテーブルにインポートしたデータが追加されます。 指定した名前のテーブルが既に存在する場合は、テーブルの内容がインポートしたデータで上書きされます。

   既存のテーブルに追加する    データを既存のテーブルに追加する場合は、Excel ワークシートの行が指定したテーブルに追加されます。

   追加操作中のほとんどの失敗の原因は、ソース データがインポート先のテーブルの構造とフィールド設定に一致しないことです。 これを避けるために、インポート先テーブルをデザイン ビューで開いて、次の項目を確認してください。

   • 最初の行    ソースのワークシートや名前付き範囲の最初の行に列見出しが含まれていない場合は、ソース ワークシートの各列の位置とデータ型がテーブル内の対応するフィールドの位置とデータ型に一致していることを確認します。 最初の行に列見出しがある場合、列やフィールドの順序は一致する必要はありませんが、各列の名前とデータ型は、対応するフィールドの名前とデータ型と正確に一致する必要があります。

   • 存在しないフィールドまたは余分なフィールド    インポート先テーブルにソースのワークシート内の 1 つ以上のフィールドが存在しない場合は、インポート操作を開始する前に、それらのフィールドを追加します。 ただし、テーブルに、ソースに存在しないフィールドが存在する場合、これらのフィールドで Null 値が許容されるときは、フィールドをテーブルから削除する必要はありません。

     ヒント: フィールドの "値要求" プロパティが "いいえ" に設定され、"入力規則" プロパティが Null 値を許可する設定になっている場合は、Null 値が許容されます。

   • 主キー    テーブルに主キー フィールドがある場合、この主キー フィールドと互換性のある値を持つ列がソースのワークシートや範囲に必要であると共に、インポートされるキー値が一意である必要があります。 インポート先テーブルの既存の主キー値と同じ値がインポートされるレコードにあると、インポート操作中にエラー メッセージが表示されます。

   • インデックス フィールド    テーブル内に "インデックス" プロパティが [はい (重複なし)] に設定されているフィールドがある場合、ソースのワークシートや範囲の対応する列は、一意の値を持つ必要があります。

     次の手順に進んでインポート操作を実行します。

インポート操作を開始する

1. インポート/リンク ウィザードの場所は、Access のバージョンによって若干異なります。 Access のバージョンに対応した手順を選択してください。

   • Microsoft 365 、 Access 2021、Access 2019 の最新バージョンを使用している場合は、[ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ 新しいデータ ソース ] > [ ファイルから ] > Excel をクリックします。

   • Access 2016を使用している場合は、[ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ Excel] をクリックします。

   注: データベースが開いていないと、[外部データ] タブは使用できません。

2. [外部データの取り込み - Excel スプレッドシート] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスで、インポートするデータを含む Excel ファイルの名前を指定します。

   または

   [参照] をクリックして [ファイルを開く] ダイアログ ボックスを使い、インポートするファイルを特定します。

3. インポートするデータをどのようなテーブルに格納するかを指定します。

   データを新規テーブルに格納する場合は、[現在のデータベースの新しいテーブルにソース データをインポートする] を選びます。 後で、このテーブルに命名するよう求められます。

   既存のテーブルにデータを追加するには、[レコードのコピーを次のテーブルに追加する] を選んで、ドロップダウン リストからテーブルを選びます。 データベースにテーブルがない場合、このオプションは利用できません。

   リンク テーブルを作成してデータ ソースにリンクする手順については、この記事で後述する「Excel データにリンクする」をご覧ください。

4. [OK] をクリックします。

   スプレッドシート インポート ウィザードが開始され、インポート処理を誘導します。 次の手順に進みます。

スプレッドシート インポート ウィザードを使う

1. ウィザードの最初のページで、インポートするデータを含むワークシートを選び、[次へ] をクリックします。

2. ウィザードの 2 ページで、[ワークシート] か [名前の付いた範囲] をクリックし、インポートするワークシートか名前付き範囲を選んで [次へ] をクリックします。

3. ソースのワークシートや範囲の 1 行目にフィールド名が含まれる場合は、[先頭行をフィールド名として使う] を選び、[次へ] をクリックします。

   データを新規テーブルにインポートする場合、Access では、テーブルのフィールドの命名にこの列見出しが使われます。 この名前はインポート操作中かそれ以降に変更できます。 データを既存のテーブルに追加する場合、ソースのワークシートの列見出しがインポート先のテーブルのフィールド名に正確に一致することを確認します。

   データを既存のテーブルに追加する場合は、ここからスキップして手順 6 に進みます。 データを新規テーブルにインポートする場合は、以下の手順を実行します。

4. フィールド プロパティを確認するよう求められます。 ページの下半分の列をクリックし、対応するフィールドのプロパティを表示します。 必要に応じて、次のいずれかの操作を行います。

   • インポート先のフィールドの名前とデータ型を確認し、必要に応じて変更します。

     Access は、各列の最初の 8 行を確認し、対応するフィールドのデータ型の候補を示します。 ワークシートの列の最初の 8 行にテキスト型と数値型など複数のデータ型が含まれる場合、列のすべての値と互換性のあるデータ型 (通常、テキスト型) の候補が示されます。 別のデータ型を選択することもできますが、選んだデータ型と互換性のない値は、インポート操作中に無視されるか誤って変換されることに注意してください。 存在しない値や誤った値を修正する方法の詳細については、この記事で後述する「存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う」のセクションをご覧ください。

   • フィールドにインデックスを作成する場合は、[インデックス] を [はい] に設定します。

   • 特定のソース列を完全にスキップする場合は、[このフィールドをインポートしない] チェック ボックスをオンにします。

     オプションを選んだら、[次へ] をクリックします。

5. 次の画面で、テーブルの主キーを指定します。 [主キーを自動的に設定する] を選ぶと、自動的にオートナンバー型フィールドがインポート先テーブルの最初のフィールドとして追加され、1 から始まる一意の ID 値が入力されます。 [次へ] をクリックします。

6. 最後のウィザード画面で、インポート先テーブルの名前を指定します。 [インポート先のテーブル] ボックスに、テーブルの名前を入力します。 テーブルが既に存在する場合は、テーブルの既存内容を上書きするかどうかをたずねる確認メッセージが表示されます。 続行する場合は [はい]、インポート先テーブルに別の名前を指定する場合は [いいえ] をクリックし、[完了] をクリックしてデータをインポートします。

   Access が一部か全部のデータをインポートできた場合は、インポート操作の状態を示すページが表示されます。 また、操作の詳細は、後で使えるよう、定義として保存することもできます。 逆に、操作が完全に失敗した場合は、「ファイルをインポートするときにエラーが発生しました」というメッセージが表示されます。

7. 操作の詳細を後で使えるよう保存する場合は、[はい] をクリックします。 詳細を保存しておくと、同じ操作を繰り返す場合に、ウィザードの手順を毎回最初から実行する必要がなくなります。

定義の詳細を保存する方法については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」をご覧ください。

保存済みのインポート定義またはリンク定義を実行する方法については、「保存済みのインポート定義またはエクスポート定義を実行する」をご覧ください。

特定の時間にインポートおよびリンクのタスクをスケジュールする方法については、「インポート定義やエクスポート定義のスケジュールを設定する」をご覧ください。

エラー文字列とトラブルシューティングのヒント

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Access から Excel ワークシートにリンクする一般的なシナリオ

通常、Excel ワークシートをインポートする代わりにリンクするのは、以下のような場合です。

• データは Excel ワークシートで引き続き維持しながら、Access の強力なクエリ/レポート機能を使えるようにしたい。

• 部門やワークグループは Access を使っているが、外部ソースから受け取って操作するデータは Excel ワークシート形式である。 外部データのコピーは保持せずに、Access でそのデータを操作できるようにしたい。

初めて Excel ワークシートにリンクする場合

• Excel 内から Access データベースへのリンクを作成することはできません。

• Excel ファイルにリンクすると、新しいテーブル (通称: リンク テーブル) が作成されます。 テーブルにはリンク元のワークシートや名前付き範囲のデータが表示されますが、データベースのデータが実際に保存されているわけではありません。

• Excel データをデータベースの既存テーブルにリンクすることはできません。 つまり、リンク操作を実行することでデータを既存テーブルに追加することはできないということです。

• データベースには、複数のリンク テーブルを格納できます。

• Excel データを変更した場合、変更内容がリンク テーブルにも自動的に反映されます。 ただし、Access 内のリンク テーブルの内容と構造は読み取り専用です。

• Access で Excel ブックを開く ([ファイルを開く] ダイアログ ボックスの [ファイルの種類] リスト ボックスで "Microsoft Excel" に変更し、目的のファイルを選ぶ) と、空のデータベースが作成され、自動的にスプレッドシート リンク ウィザードが開始されます。