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個人用サイトを使用して情報を共有し、他のユーザーと接続してプロのネットワークを構築することができます。この記事では、いくつかの重要な機能について説明し、作業を開始するためのいくつかの手順を示します。
この記事の内容
概要
個人用サイトは、同僚とネットワークに接続し、関心のある情報を追跡できるハブです。同僚のアクティビティのニュースフィードを確認したり、自分と同僚がタグ付けしたコンテンツを把握したり、近況更新を共有したりできます。
プロのネットワークを広げるために、SharePoint Server では、互換性のある電子メールプログラムから送信したメールに基づいて、新しい同僚やキーワードをフォローすることができます。また、自分の関心に関連するコンテンツをタグ付けしたユーザーなど、ニュースフィードの情報を通じて、新しい同僚やキーワードを見つけることもできます。
注: この記事では、架空の製造業者と小売会社である Contoso を参照しています。
たとえば、ダイアン・プレスコットは、Contoso のオンライン広告セールスのディレクターです。広告のメトリクスについては精通しているので、プロファイルのセクションについては、[質問] に用語メトリックを追加しています。ユーザーは、キーワードメトリックスを簡単にクリックして、ダイアンに質問することができます。
組織では、追加またはカスタマイズして共有できる情報の種類を制御するなど、個人用サイトとプロファイルをカスタマイズすることもできます。組織では、他のデータソース (人的リソースデータベースなど) からプロファイルに情報を追加することもできます。
個人用サイトを最大限に活用する方法
同僚との連携や、新しい開発についての更新を行う方法はいくつかあります。個人用サイトとプロファイルを最大限に活用するには、次の手順を実行します。
プロファイルを表示して更新する–個人プロファイルの詳細は、組織のディレクトリサービスによって既に入力されている場合がありますが、同僚がネットワークを広げることができるように、詳細を追加することができます。組織でプロファイルの画像が提供されていない場合は、ユーザーが会議やイベントで自分を認識できるように、1つを追加することをお勧めします。また、ユーザーが自分のプロファイルページにアクセスしたときに表示される、またはニュースフィードのフォローを行うことができる、ショートステータスの更新プログラムを共有することもできます。
新しいフォロー[同僚]: 同僚のアクティビティをフォローして、コンテンツにタグを付けたり、作業状態を変更したり、重要な作業のマイルストーンにアクセスしたりすることができます。プロファイルには、通常、直属のチーム、上司、直属の部下のメンバーが既に含まれていることがあります。他の部署の他のユーザーや、同じような関心を持つユーザーなど、他のユーザーを追加することができます。
個人用サイトにコンテンツを追加する-個人用サイトの設定方法によっては、ドキュメントや画像を共有したり、ブログでアイデアを共有したりすることもできます。
注: 自分の名前には、SharePoint サイトのいくつかの場所に表示されるときに、個人用サイトへのリンクが含まれることがよくあります。電子メールの署名にリンクを追加するか、組織のイントラネットに名前が表示されている他の場所を参照してください。
コンテンツや同僚との対話
同僚と接続すると、人と知識のネットワークを広げることができます。
たとえば、ダイアンプレスコットは、アフィリエイトマーケティングなど、リサーチしたい地域を特定しています。他のユーザーがそのキーワードを使用してコンテンツをタグ付けしたときに、彼女は自分のプロファイルに興味を持ってアフィリエイトマーケティングを追加したので、それを見ることができます。新しいリソースについて学習し、興味を共有している新しい同僚を特定しました。
同僚とのやり取りには、次のような方法があります。
タグとメモを使用して情報を共有する–後で覚えたいコンテンツや他のユーザーと共有する内容についてノートにタグを付けたり、書き込んだりすることができます。組織内のユーザーは、タグを表示することによって自分の関心についての詳細を知ることができます。また、タグを使って関連するコンテンツを識別することもできます。
状態情報を提供します。自分について現在の情報を共有することができます。たとえば、自分が興奮しているプロジェクトや、ユーザーがどのように最適な連絡先に連絡できるかなどです。
ニュースフィードの更新を確認する–自分のブログを更新したり、プロモーションを受け取ったりするなど、同僚のアクティビティがニュースフィードに表示されます。ニュースフィードを確認することによって、同僚にとって関心のあるコンテンツや重要なマイルストーンについて学ぶことができます。返信するアイテムが表示されている場合は、同僚の名前をクリックして、自分のプロファイルにアクセスできます。たとえば、同僚がプロモーションを受け取ったことが表示された場合は、同僚のプロフィールにアクセスして、お祝いのメモを残しておくことができます。
同僚のノートを残す-他のユーザーのプロファイルを参照して、プロジェクトの詳細を確認したり、ノートをノートボードに残すこともできます。たとえば、会議に精通しているユーザーを満たしている場合は、そのプロファイルを確認して、追加のリソースのリンクやタグがあるかどうか、さらに質問をすることができます。
個人用サイトのプロファイルを表示して更新する
自分の名前や役職など、プロファイルに含まれる詳細情報の一部は、会社によって提供される場合があるため、変更や削除を行うことはできません。この種類の情報のエラーを修正するには、サイトまたは人事部の担当者に問い合わせてください。
プロファイルの表示
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SharePoint サイトの右上隅にある [個人用サイト] をクリックします。右上隅に [個人用サイト] が表示されない場合は、リンクを含むページを参照するか、プロファイルを検索します。個人用サイトを既に表示している場合は、この手順をスキップします。
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[マイプロファイル] をクリックします。
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その他のプロファイルの詳細を表示するには、[詳細情報] をクリックします。
プロファイルを更新する
プロファイルには、職務の役割を説明したり、連絡先情報やその他の詳細を入力したりできます。他のユーザーが自分の仕事の役割を理解し、コミュニケーションを強化するのに役立ちます。プロファイルページにはいくつかの詳細が含まれていますが、その一部は組織によって管理される場合があります。また、カスタマイズできる場合もあります。
自分の写真などの情報を自分のプロファイルに追加すると、自分のプロファイルにアクセスしたユーザーに表示されるようになります。ただし、特定のユーザーのみが表示できるように、プロファイルの詳細にプライバシーカテゴリを適用することができます。プライバシーカテゴリを使用すると、携帯電話番号などの情報を個人の選択グループに制限することができます。
[質問 ] セクションで、職務の説明に関連する単語を入力します。ユーザーがプロフィールにアクセスしたときに、用語をクリックして、メモボードに質問をすることができます。関心のある項目を入力し、[利益] セクションで詳細を確認します。そのキーワードに関連するアイテムがニュースフィードに表示されます。プロファイルの編集の詳細については、[参照] セクションをご覧ください。
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次のいずれかの操作を行います。
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個人用サイトに他のユーザーのプロファイルまたはページが表示されている場合は、[個人用プロファイル] をクリックします。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
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写真の下にある [プロファイルの編集] をクリックします。
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[詳細の編集] ページで、次のいずれか、または複数の操作を行います。
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自分の詳細情報を追加するには、更新する詳細の横にあるボックスを入力します。[自己紹介] セクションでは、ハイパーリンクを追加するなど、テキストの書式を設定することもできます。一部の従業員の詳細については、組織で独自の情報を制限したり、提供したりすることができます。
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画像を追加または変更するには、[図の選択] をクリックし、目的の画像を参照して、[ OK] をクリックします。
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テキストを削除するには、削除するテキストを選択し、Del キーを押します。
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[表示対象者] 列内のボックスがアクティブなときは、個人情報の表示を制限することによって、この情報の表示先をプライバシー グループだけに限定し、全社員には表示されないようにすることができます。
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[保存して閉じる] をクリックします。
新しい同僚をフォローする
個人用サイトの設定方法によっては、ユーザーが自分のアクティビティをフォローしているときに電子メール通知を受け取ることができます。また、新しい同僚に従うことをお勧めします。メール内のリンクをクリックして、同僚のフォローを選ぶことができます。
自分のプロファイルにアクセスしたときに、新しい同僚をフォローすることもできます。SharePoint サイトでは、多くの場合、自分の名前をクリックして、他のユーザーのプロファイルを表示できます。たとえば、ニュースフィードに関連するコンテンツをタグ付けした同僚の名前が表示された場合は、その人の名前をクリックします。
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フォローするユーザーのプロファイルを参照するか、検索します。SharePoint サイトにユーザーの名前が表示されている場合 (最近変更したドキュメントの横など) は、自分の名前をクリックして自分のプロファイルにアクセスすることができます。
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[同僚として追加] をクリックします。
ヒント: また、組織のブラウザーとユーザー検索を使用して、同僚を見つけることもできます。
タグとメモを使用して情報を共有する
簡単に追跡し、覚えておきたいドキュメントやページにキーワードを適用できます。組織の設定によっては、インターネット上で興味のあるページや記事にキーワードを適用することもできます。
注: 組織では、ソーシャルタグの使用を制限したり、定義済みの用語セットに使用できるキーワードを制限したりすることができます。
タグとメモは、いくつかの方法で参照できる "タグ クラウド" に整理されます。最もよく使用するタグは、他のタグよりも大きく表示されます。タグは、さまざまな方法で参照したりフィルターをかけたりすることができます。
コンテンツにタグを付けるには、いくつかの方法があります。任意の場所にオンライン情報をタグ付けするには、SharePoint タグとノートツールを使用して、ブラウザーの [お気に入り]、[ブックマーク]、または [リンクバー] に追加できます。
SharePoint サイトでコンテンツを表示するときに、ボタンを使用して、タグとノートを適用したり、アイテムを好きなようにすばやく指定したり、再訪したり、共有したりすることもできます。
ブラウザーに SharePoint タグとノートツールを追加する
[タグとメモ掲示板] のショートカットを追加する正確な手順はブラウザーによって異なりますが、まずは、個人用サイトの [タグとメモ] ページのツールのリンクをクリックします。
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次のいずれかの操作を行います。
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個人用サイトに他のユーザーのプロファイルまたはページが表示されている場合は、[個人用プロファイル] をクリックします。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
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[ノートシール] をクリックします。
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[ SharePoint タグとノートの追加] ツールで、リンクを右クリックし、ブラウザーの [お気に入り]、[リンク]、または [ブックマーク] に追加します。Internet Explorer などの一部のブラウザーでは、リンクツールバーにリンクを追加できます。詳細については、ブラウザーの [サポート] を参照してください。
ブックマークの適用を簡単にするには、ブラウザーのツール バーにブラウザーのお気に入りまたはリンクを表示することをお勧めします。
Web ブラウザーを使用して、ページにタグとノートを追加する
ブラウザーに [タグとメモ掲示板] へのリンクを追加すると、覚えておく Web ページや共有する Web ページにタグを付けるとき、常に使用することができます。
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タグやメモを追加するページを表示します。
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ブラウザーで、[タグとメモ掲示板] をクリックします。
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ページのコンテンツを覚えて分類するのに役立つタグを入力します。タグをセミコロンで区切ります。
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ページについてのメモも書くときは、[メモ掲示板] をクリックして、ページについてのメモを入力します。
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[保存] をクリックします。
SharePoint Server サイトのページにタグとノートを追加する
ブラウザーから任意の Web ページに対して、ノートシールツールを使用できます。SharePoint サイトでページを表示している場合は、[お気に入り] や [ノートシール] ボタンを使用することもできます。後で覚えるようにコンテンツにタグを付けたいが、すぐに追加のタグやノートを適用しない場合は、「気に入った」を使用します。必要に応じて、後で追加することができます。
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タグとメモを追加する SharePoint Server サイトのページに移動します。
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次のいずれかの操作を行います。
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他のタグやノートを追加しなくても後で覚えやすいようにコンテンツにすばやくタグを付けるには、[好き] をクリックします。
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他のタグとノートを追加するには、次の手順を実行します。
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[ノートシール] をクリックします。
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ページのコンテンツを覚えて分類するのに役立つタグを入力します。タグをセミコロンで区切ります。
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ページに関するメモを作成するには、[メモ掲示板] をクリックし、ページに関するメモを入力します。
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[保存] をクリックします。
個人用サイトにコンテンツを追加する
他のユーザーと共有するドキュメントを追加するだけでなく、アイデアを共有するブログを作成することもできます。たとえば、ブログを利用して、新しいアイデアや進行中のプロジェクトに関する洞察を得ることができます。
他のユーザーに表示したいドキュメントを追加するには、共有ドキュメントライブラリを使用します。自分だけにアクセスしたいドキュメントを追加するには、それらを個人用ドキュメントライブラリに追加します。SharePoint サイト上の他のライブラリと同様に、他のライブラリを追加したり、ライブラリのアクセス許可やその他の設定をカスタマイズしたりすることもできます。
個人用サイトの設定方法によっては、任意の種類のサイトでリストまたはライブラリを作成する方法と同様に、他のライブラリやリストを追加することもできます。
個人用サイトに共有ドキュメントを追加する
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次のいずれかの操作を行います。
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自分のサイトに他のユーザーのプロファイルまたはページを既に表示している場合は、[個人用コンテンツ] をクリックします。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
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注: 初めて自分のコンテンツをクリックしている場合は、リストとライブラリがセットアップされるまでに数分かかることがあります。
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[共有ドキュメント] で、[新しいドキュメントの追加] をクリックします。
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アップロードする文書を参照し、必要なその他の詳細を追加します。
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[OK] をクリックします。
個人用ブログを作成する
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次のいずれかの操作を行います。
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自分のサイトに他のユーザーのプロファイルまたはページを既に表示している場合は、[個人用コンテンツ] をクリックします。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
.
注: 初めて自分のコンテンツをクリックしている場合は、リストとライブラリがセットアップされるまでに数分かかることがあります。
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ページの右側で、[ブログの作成] をクリックします。
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ブログに新しい投稿を追加するには、[投稿の作成] をクリックし、投稿の詳細を入力します。
他のユーザーのプロファイルにメモを残す
だれかのプロファイルにメモを残す場合、通常、新しいメモが取得されるまでそのメモが表示されます。組織の個人用サイトの設定によっては、ユーザーがメモについての電子メール通知を受信する場合もあります。
メモは、同僚の最近のプロジェクトやマイルストーンについてコメントしたり、質問をしたりするなど、さまざまな目的で使用できます。
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メモを残す相手のプロファイルを参照するか検索します。ユーザー名が (最近変更されたドキュメントの横など) SharePoint サイトに表示されたら、名前をクリックしてプロファイルにアクセスします。
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[メモ掲示板] で、ボックスにメモを入力します。
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[投稿] をクリックします。
進捗状況の更新を共有する
クイックアイデアやステータスメッセージは、プロファイル内の同僚と共有できます。たとえば、今後の会議やプロジェクトに興奮していることをユーザーに伝えることができます。
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次のいずれかの操作を行います。
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個人用サイトに他のユーザーのプロファイルまたはページが表示されている場合は、[個人用プロファイル] をクリックします。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
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ステータスバルーンの [出来事] テキストをクリックします。
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共有する簡単なテキストを入力します。
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Enter キーを押します。
ニュースフィードで更新プログラムを確認する
ニュースフィードで更新プログラムを確認するには、次のいずれかの操作を行います。
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自分のサイトに他のユーザーのプロファイルまたはページを既に表示している場合は、左上隅にある [個人用サイト] をクリックします。[個人用ニュースフィード] をクリックすることもできます。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
ヒント: アイテムが表示されない場合、同僚には最近のアクティビティがない可能性があります。ニュースフィードに含まれる情報の量を増やすには、同僚が他の同僚をフォローすることを促すために、ノートを残しておくことを検討してください。少数の更新プログラムを表示するには、フォローしている同僚の数を減らすか、プロファイルでフォローしているアクティビティを減らしてください。
