Lync 会議のためのベスト プラクティス

Lync 会議をセットアップする

Lync 会議に参加する

• 自分の会議には 10 ～ 15 分前にサインインして、セットアップしたり、必要に応じてトラブルシューティングしたりする時間を確保しましょう。

• 会議前に、コンピューター オーディオ (Lync の統合された音声およびビデオ) を使うか、会議のオーディオ部分に電話を使うかを決定します。

• コンピューター オーディオを使う場合は、オーディオ デバイスとビデオ デバイスをセットアップし、品質をチェックします。コンピューターのマイクとスピーカーを使うことも、ヘッドセットを差し込んで使用することも可能です。詳細については、「Lync のオーディオを設定してテストする」および「Lync ビデオを設定してトラブルシューティングする」を参照してください。

• 会議の音声に電話を使う場合は、Lync の [折り返し先] 機能を活用しましょう。[音声会議への参加方法] ウィンドウで、[折り返し先] を選んで、折り返し先電話番号を入力します。

この機能を使うと、会議 ID や PIN を入力する必要がなくなります。[*1] を押すと、使用できる会議コマンドの説明が流れます。

• 音声品質をよくするために、可能であれば、コンピューターのマイクとスピーカーではなくヘッドセットを使用します。

• 音声品質は、ネットワークの状態に大きく左右されます。有線ネットワーク接続を使用して、コンピューター上の無線をオフにします。

• 会議に参加した後は、自分が話さないときは自分のマイクをミュートにしておきます。「Lync 会議で音声を使用する」を参照してください。

Lync 会議でプレゼンテーションを行う

• 会議の音声と表示の品質をチェックするために、同僚に一緒に会議にサインインしてもらいましょう。

• 会議中のオプションをチェックして、出席者の権限、内容の表示、コメントする権限など、発表者以外の出席者用の機能を正しくオンやオフにしてあるか確認します。

• PowerPoint を使用する場合は、次のことも確認します。

1. スライド デッキのスライド数は約 15 枚までに抑え、大きめのフォントにし (30 ポイント以上)、気が散らないように背景はシンプルにします。

2. プレゼンテーションは前もってアップロードしておき、コントロールを使って目的のスライドに移動したり、コメントできるように練習しておきます。たとえば、レーザー ポインターやスタンプを使って重要なポイントを示すことができます。

3. 発表者ノートを活用して、話したいポイントを忘れないようにします。

   詳細については、「Lync 会議で PowerPoint のスライドをプレゼンテーションする」を参照してください。

4. デスクトップまたはプログラムを共有する場合は、次のことも確認します。

   1. プログラムを共有している場合、出席者の画面には共有しているプログラムとドキュメントしか表示されません。発表者が他のプログラムにフォーカスを移動しても、それは会議には表示されません。

   2. プログラム間で切り替える必要がある場合は、デスクトップ共有を使用します。

   3. Lync 会議で [プレビュー] をクリックすると、デスクトップまたはプログラムを共有したときに出席者の画面に表示される内容を確認できます。

   4. 参加者には、全画面モードに入れば表示領域を広げることができるということを伝えます。

      詳細については、「Lync 会議でデスクトップまたはプログラムを共有する」を参照してください。

5. 質疑応答のために十分な時間を残します。参加者に、会議の IM セクションで質問やコメントを入力できることを説明します。

6. 自分が話さないときには自分をミュートにしましょう。必要であれば、参加者をミュートにしたりミュートを解除する方法も確認しておきます。Lync を使う方法と、電話を使用するようなら電話のタッチ トーン コマンドで行う方法 (コマンドを聞くには、電話のダイヤル パッドで *1 を押します) の両方を確認してください。

7. 会議の開始時に、自分をミュートにする方法とミュートを解除する方法を参加者に説明します。

8. 会議の終了時は、[その他のオプション (…)] をクリックして [会議終了] をクリックします。操作を続けるかどうかをたずねるメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。これで、ウィンドウが閉じられ、通話している参加者を含む全員の接続が切断されます。

自分だけが会議を終了し、他の参加者は接続したままにする場合は、会議ウィンドウを閉じます。