Microsoft 365 でプロファイルにアシスタントを追加する

Microsoft 365 の [アシスタント] フィールドを使用すると、プロファイル所有者は、日常的な調整でサポートするユーザーを指定できます。 たとえば、エグゼクティブは、アシスタントが誰であるかを示すことができます。 アシスタントの指定は情報提供のみです。 ユーザーの既存のロールを上書きしたり、新しい組織の責任を割り当てたりすることはありません。

アシスタント情報は、プロファイル カードの [連絡先 ] セクションに表示されます。 プロファイルのアシスタント情報を追加または更新するには、「Microsoft 365 でプロファイルを編集する」の手順に従います。

追加されると、アシスタント情報がエグゼクティブのプロファイルに表示され、同僚がスケジュールや調整のニーズに適した窓口をすばやく特定し、不要な前後の中断を減らすことができます。 

アシスタントとして表示されるのはどういう意味ですか?

アシスタント指定は、純粋に表示されるプロファイル属性です。 
これは、organizationのレポート階層に依存せず、特別なアクセス許可、アクセス許可、または機能も付与しません。 アシスタントとして他のユーザーを追加しても、通知がトリガーされたり、アクセス レベルが変更されたり、そのユーザーに責任が割り当てられたりすることはありません。 これは、プロファイル所有者がアシスタントとして委任するユーザーを他のユーザーが理解するのに役立ちます。 

アシスタントとして追加できるユーザー 

[アシスタント] フィールドでは、Azure AD プロファイルを持つ内部テナント ユーザーまたはゲスト ユーザーを追加できます。 特定のジョブ ロールを保持したり、プロファイル所有者のレポート階層に含めたりする必要はありません。 

テナント間シナリオでのアシスタントの動作: 

外部テナントのユーザーをアシスタントとして割り当てることができます。ただし、割り当てられたアシスタントは、サポートするユーザーのプロファイルにこの関係を表示しません。  

例:
John は Dave のアシスタントとして割り当てられます。 これらは異なるテナントに属しています。 

• Dave のテナントのユーザーは、Dave のアシスタントとして John が表示されます。

• John は、割り当てられた Assistant であるにもかかわらず、Dave のプロファイルでこのアシスタント値を表示できません。

アシスタント情報はテナント間で表示されないため、この動作は設計上です。 

指定されたアシスタントは通知を受け取りますか? 

アシスタント フィールドを設定または更新しても、アシスタントとして一覧表示されたユーザーに通知は送信されません。 これは意図的です。理由は次のとおりです。 

• アシスタントの指定は情報提供のみであり、ワークフロー アクションではありません。

• 指定は情報であり、ロール、タスク、またはアクセスを変更しないため、 システム アラートは必要ありません。

• ユーザーは、通知をトリガーすることなく、組織間の認識のためにこのフィールドを更新できます。

[アシスタント] フィールド: 

• Azure AD プロファイルを持つアクティブなテナント ユーザーを表します。

• プロファイル所有者が所有および管理します。

• プロファイル カード、プロファイル カードの Organization セクション、Copilot (使用可能な場合) など、Microsoft 365 エクスペリエンス全体のテナント ユーザーに一貫して表示されます。 アシスタントがorganizationを終了すると、保存されている Assistant 値がプロファイルからクリアされ、プロファイルにフィールドが表示されなくなります。

• アシスタントはいつでも一度に 1 つだけ持つことができます。

アシスタント情報はどこに表示されますか? 

追加すると、アシスタントがプロファイル カード (連絡先セクション) に表示され、同僚がユーザーのプロファイルを表示するときに適切な連絡先を特定できます。 

ユーザーによるプライバシーと可視性の管理 

[i] アイコンをクリックすると、プロファイル エディターから適切な設定ページに移動し、可視性を管理します。 

既定では、アシスタントはorganizationのすべてのユーザーに表示されます。 テナント ポリシーによっては、次のことが可能な場合があります。 

• 可視性を [自分のみ] に変更する

• organizationによって設定された既定のプライバシー設定をオーバーライドする

アシスタント情報の使用方法 

保存すると、アシスタント情報は、アシスタントが追加されたユーザーのプロファイル カードに表示されます。 

SharePoint 管理 センターのアシスタントの管理設定 

SP 管理センターでは、テナント管理者は次のことができます。  

1. アシスタント機能を無効にするには、"無効" にするか、"省略可能" または "必須" プロパティとして設定します。 既定値は '省略可能' です。

2. Assistant プロパティの既定のプライバシー ('Everyone' または 'Only Me' に設定し、ユーザーがこの値をオーバーライドできるかどうかを指定します。 既定値は "Everyone" です。

3. [既定のプライバシー設定] をユーザーがオーバーライドまたは変更できる場合に設定します。 既定では、オーバーライド機能は提供されません。

よく寄せられる質問 

1. 複数のアシスタントを追加できますか?
   いいえ。 一度に 1 つのプロファイルに追加および表示できるアシスタントは 1 つだけです。

2. 他のユーザーがアシスタントを管理できますか? 
   いいえ。 アシスタントを管理できるのはプロファイル所有者だけです。

3. プロファイル エディターに [アシスタント] フィールドが表示されないのはなぜですか? 

   テナント管理者には、次の情報が含まれる場合があります。 

   1. アシスタント フィールドを無効にしました 

   2. 制限付きユーザーの編集可能性 

   3. プロファイル エディターの
      
      からフィールドを非表示にする アクセス権が必要と思われる場合は、管理者に問い合わせてください。 

4. アシスタントを一時的に削除できますか?
   はい。 編集が許可されている場合は、Assistant 値を削除できます。 これにより、もう一度追加するまでプロファイルから削除されます。

5. 変更が表示されるまでにどのくらいの時間がかかりますか?
   変更が自動的に有効になるまでに最大 24 時間かかる場合があり、IT や人事の介入は必要ありません。