Outlook のあまり知られていない 7 つの優れた点

ファイルの添付を忘れていませんか?

Outlook でも入力されていないタスクや記録し忘れている予定を思い出させることはできませんが、ファイルを添付しないままメールを送信してしまうのは防ぐことができます。 新しいメールを作成していて、"添付" という単語を入力したのに、ファイルを添付しないでメールを送信しようとすると、Outlook はファイルの添付を忘れていないかどうかを注意します。 メールの送信をいったん止めて、ファイルを添付してから、メッセージを送信できます。 ファイル添付機能の詳細については、「Outlook メール メッセージにファイルを添付または画像を挿入する」をご覧ください。

飛行機に乗り遅れることは二度とありません

フライト、ホテル、レンタカーなどの予約をメールで受け取った場合、Outlook はその情報を、確認番号や追跡番号、さらにはリンクといった多くの関連情報と共に、予定表に自動的に追加します。 残念ながら、Outlook は空港までの移動時間を計算することはまだできないので、出かける前に交通状況の確認を忘れないでください。

詳細については、「旅程や荷物の配送日を自動的に予定表に追加する」をご覧ください。

仕事に集中し、そのスレッドは無視しましょう

無視したい電子メール スレッドに自分自身を見つけたことがありますか? 大企業で働いている場合、誰かがあなたの知識なしで配布リストに追加される可能性があります。 この状況に関する Microsoft 独自の経験に関するユーモラス (やや痛みを伴う) 逸話については、 Exchange チーム ブログを参照してください。 スレッド内のすべてのメッセージを到着時に削除するのではなく、会話全体を 無視 できます。 スレッド内のすべてのメッセージが [削除済みアイテム] フォルダーに移動され、そのスレッド内の今後のメッセージは受信トレイを完全にバイパスし、[削除済みアイテム] フォルダーに移動します。 詳細情報 会話内のすべてのメール メッセージを無視するを参照してください。

重要なメッセージを見逃す心配はありません

仕事のオファーやコンサートの事前販売コード、上司からの法的な短い説明を待っている可能性があります。 ただし、Outlook メッセージリストを何時間も見つめる必要がない作業もあります。 

Outlook の新しいアイテムである通知を使うと、特定の条件を満たすメッセージを受信したことを知ることができます。 この通知は使っている他のすべてのアプリケーションの上に表示されるので、メッセージを見逃すことはありません。 メッセージ通知の詳細については、「Turn new message alert pop-up on or off」 (新しいメッセージ通知のポップアップのオンとオフを切り替える) をご覧ください。

フォルダーをクリーンアップします

受信トレイに複数のスレッドがあり、数十または数百のメッセージが含まれますか? 多くのメッセージが互いに重複している可能性があります。 あなたはそれらを読んだ、あなたはそれらに応答したが、あなたはそれらを削除したことがない。

[クリーンアップ] ボタンを使うと、そのようなメッセージの多くを削除し、未読メッセージまたは重複していない情報を含むメッセージだけを残すことができます。 試してみて、受信トレイ ゼロにどれだけ近づくかを確認してください。 詳細については、「スレッドのクリーンアップを使用して冗長なメッセージを削除する」をご覧ください。

複数の Outlook ウィンドウを開きます

受信トレイと予定表の間をすばやく移動したり、並べて表示したいと思ったことはありますか。 メール、連絡先、予定表、タスク、ノート、フォルダー、ショートカット、アドインを簡単に切り替えることができます。 ナビゲーション ウィンドウの適切なボタンを選択するだけです。 

これらのオプションのいずれかを新しい Outlook ウィンドウで開きたい場合は、ボタンをクリックまたは選択するのではなく、ボタンを右クリックします。 そして、[新しいウィンドウ​​で開く] を選択します。 

@メンション

多数の同僚にメールを送っても、返信が必要なのはそのうち 2 人だけ、といったことはありませんか。 太字や下線などのテキスト効果、または明るい色のフォントを使って、そのような相手の名前を目立たせたことがあるかもしれません。 今回、別のオプションも選択できるようになりました。 

名前の前に @ を付けると、いくつかの処理が行われます。  

• @ の付いた名前は、メール メッセージの宛先行に自動的に追加されます。

• その名前は、メッセージ本文で強調表示されます。

• 受け取った側では、メッセージ一覧に @ 記号が表示され、名前でメンションされていることを示します。  

共有したいヒントがありますか?

Outlook の最も優れた点の 1 つは、機能の豊富さです。 連絡先の管理から、タスクの作成と割り当て、きれいな宛名ラベルの印刷、デジタル スケジュールの管理まで、Outlook はそのすべてを行うことができます。 Outlook チームや世界中のユーザーと共有したい、自分だけのヒントやテクニックがきっとあるはずです。 Outlook でできる最も素晴らしいことについて、コメントをお送りください。 

これらのオプションのいずれかを新しい Outlook ウィンドウで開きたい場合は、ボタンをクリックまたは選択するのではなく、ボタンを右クリックします。 そして、[新しいウィンドウ​​で開く] を選択します。