SAP ワークフロー タスクの電子メール通知をカスタマイズする

SharePoint Designer でワークフロー サイトを開く

電子メールによるタスク通知をカスタマイズできます。通知メッセージは、ワークフロー定義の一部です。通知メッセージを変更するには、Microsoft SharePoint Designer 2010 でワークフロー サイトを開きます。

1. Windows の [スタート] メニューから [SharePoint Designer 2010] をクリックして起動し、[サイトを開く] をクリックします。

2. [サイトを開く] ダイアログ ボックスの [サイトの URL] ボックスに、作業するワークフローの URL を入力します。これにより、ワークフローの [サイトの情報] ページが開きます。

3. [ナビゲーション] ウィンドウで、ワークフローの設定を管理できるページを開くには、ワークフローをクリックします。

4. [ワークフロー] パネルの [リストのワークフロー] セクションで、通知メッセージに関連するタスクの種類の名前を見つけます。たとえば、次の図では、TestTask という種類のタスクに関するページが表示されています。
   

   

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通知メッセージの設定にアクセスする

Duet Enterprise では、個々のタスクについて通知メッセージが送信されます。メッセージを変更するには、ワークフローでの個々のタスクの処理方法を変更する必要があります。

各タスクに関するメッセージを変更するには

1. タスクの種類の名前をダブルクリックして、ワークフローの設定を表示および管理できるページを開きます。

2. [ワークフロー設定] ページで、ワークフローの編集 ワークフロー エディターを開く] をクリックします。

3. エディター ウィンドウで、[ステップ 1] を見つけ、[承認] をクリックします。

4. [承認] ページで、 1 つのタスクの動作を変更するタスクの動作] ページを開きます] をクリックします。

   

5. [タスクの動作] ページの [タスクの保留時] ウィンドウで、[現在のタスク: 担当者] をクリックします。

   次の図の設定では、操作が行われると、Duet Enterprise により、ワークフロー履歴リストにタスクが記録され、その後、そのタスクの担当ユーザーに電子メールによるタスク通知が送信されます。

   

タスク通知の受信者を指定する

既定では、Duet Enterprise は、タスク通知メッセージの動的形式の電子メール アドレスとして、現在のタスク: 担当者 という名前の変数を使用します。Duet Enterprise は、タスク通知を送信するとき、現在のユーザーまたは SAP ロールを検出し、そのアドレスに通知を送信します。

受信者アドレスを変更するには

1. [電子メール メッセージの定義] ウィンドウの [宛先:] 行で [アドレス帳] ボタンをクリックします。

2. [ユーザーの選択] ダイアログ ボックスで、[名前または電子メール アドレスを入力してください] ボックスに名前を入力するか、使用可能な受信者リストから選択し、[追加] をクリックします。

1. ユーザーの選択が完了したら、[OK] をクリックして [電子メール メッセージの定義] ウィンドウに戻ります。

2. メッセージ内の静的テキストを変更する

メッセージに静的情報を含めることができます。この場合、ワークフローで電子メールによるタスク通知のインスタンスが作成されるとき、いつも同じテキストが使用されます。

静的情報を含めるには

静的な情報を含めるには。

• メッセージにハイパーリンクを追加する

メッセージにハイパーリンクを追加します。

たとえば、次のテキストおよびハイパーリンクを使用することで、タスク詳細へのリンクを追加できます。

結果として生成されるメッセージでは、アンカー タグの間のテキストが、指定したアドレスへのハイパーリンクとして表示されます。

You can find <a href="http://MyWorkflowURL.com/">detailed information </a> about this task in SharePoint. 

作成されたメッセージでは、アンカー タグの間のテキストとして指定したアドレスにジャンプするハイパーリンクが表示されます。

タスク通知で動的に変更される情報を使用すると便利な場合があります。たとえば、ワークフローの他のユーザーからのコメントを含めたり、顧客 ID を含めてユーザーが特定の参照情報を確認できるようにしたりすると便利です。通常、動的コンテンツを追加する場合、現在のアイテム (ワークフローの現在のタスク) でフィールドの値を使用します。

電子メールによるタスク通知に動的コンテンツを追加するには

電子メール タスク通知に動的コンテンツを追加します。

1. 電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで、追加または変更するルックアップ、文字列の検索] ダイアログ ボックスを開きます] をクリックします。

   

   [データ ソース] ドロップダウン リストで、通知に追加する動的情報のデータ ソースを選択します。多くの場合、ワークフローでは、[現在のアイテム] データ ソース、または [ワークフローの変数とパラメーター] データ ソースの動的コンテンツが使用されます。選択するデータ ソースが不明な場合は、ワークフロー管理者に問い合わせてください。

2. [ソースのフィールド] ドロップダウンで、使用するフィールドを選択します。

3. [ソースのフィールド] リストに表示されるオプションは、選択した [データ ソース] によって異なり、ワークフロー サイト デザイナーがワークフローの [拡張されたビジネス プロパティ] を作成したかどうかによって異なります。

   次の表では、[現在のアイテム] データソースおよび [ワークフローの変数とパラメーター]データソースの既定のフィールドに関する追加情報を示します。これらのデータ ソースのフィールドに関する詳細を確認するには、この表の 1 つ以上の項目を展開してください。

   次の一覧には、ワークフローの変数とパラメーターのデータ ソースと現在のアイテムのデータ ソースで定義済みのフィールドに関する追加情報が用意されています。詳細については、これらのデータ ソースからフィールドを表示するには、このリストにアイテムの 1 つ以上を展開します。

   フィールドのデータ ソースの現在のアイテムを = します。

   [現在のアイテム] データ ソースには多数のフィールドがあるため、ここではすべてを紹介できません。ただし、次の表では、最も一般的なフィールドの一部を示します。

   承認の状況

   • 承認者のコメント

   • チェックインのコメント

   • 顧客コード

   • 作成者

   • ID

   • 名前

   • パス

   • テンプレートのリンク

   • URL パス

   • URL パス

   データ ソースのフィールド = ワークフローの変数とパラメーター

   フィールド名

   説明	変数: Comments
   SAP タスク発信者からのコメントがある場合、この変数にはそれらのコメントが格納されます。	変数: DueDateForAllTasks
   この変数には、ワークフローのすべてのタスクの完了期日が格納されます。	変数: MailSubject
   この変数には、タスク通知電子メールの件名行が格納されます。	変数: NotificationMessage
   この変数には、SAP タスク発信者からの通知メッセージが格納されます。	変数: StartDeadline
   この変数には、すべてのタスクを開始させる必要のある期日が格納されます。	変数: TaskPriority
   この変数には、タスクの優先順位が格納されます。	変数: TaskTypeName
   この変数には、タスクの種類名が格納されます。	変数: WFInitiatorUser
   この変数には、ワークフロー開始者の名前が格納されます。	この変数には、[ワークフローの開始の名前が含まれています。

   .

4. [OK] をクリックして、電子メールによるタスク通知に対する変更を受け入れます。

5. ステップ 3: 変更を発行する