SharePoint または OneDrive のファイルに保持ラベルを適用する

アイテムに保持ラベルを適用する

OneDrive または SharePoint ライブラリでは、保持ラベルをファイルに適用できます(たとえば、 Word、 PowerPoint、 Excel、OneNoteノートブックで作成されたMicrosoft 365 ドキュメントなど)。 OFFICE 以外のファイル (PDF ドキュメントやイメージ ファイルなど) にラベルを付けることもできます。  リスト アイテムSharePointラベルを付けることもできます。

ライブラリまたはフォルダーにラベルを適用することもできます。 ライブラリまたはフォルダーにラベルを付けると、その保持ラベルは既定でそのフォルダー内のラベル付けされていないファイルに適用されます。 SharePoint の既定のラベルの詳細については、こちらをご覧ください。

SharePoint ドキュメント ライブラリの既定の保持ラベルを設定する

1. ドキュメント ライブラリを開きます。

2. ウィンドウの右上にある [設定] アイコンを選択します:  

3. [ ライブラリの設定] を選択します。

4. [ 設定] ページの [ アクセス許可と管理] で、[このリストまたはライブラリ内のアイテムにラベルを適用する] を選択します。

5. [ ラベルの適用 ] ページで、ドロップダウン ボックスを選択し、適用するラベルを選択します。

   選択したラベルは、ドキュメント ライブラリに追加されたすべての新しいファイルに自動的に適用されます。

6. 省略可能: ドキュメント ライブラリ内の現在のすべてのファイルにラベルを自動的に適用するには、ライブラリ 内の既存のアイテムにラベルを適用するを選択します。

7. [保存] を選択します。

保持ラベルを含むビューを作成する

SharePoint(および Teams では OneDriveされません) で、[ラベル] 列または [アイテム] がレコード列であるライブラリのビューを作成できます。 このビューでは、すべてのアイテムに割り当てられている保持ラベルとレコードであるアイテムを一目で確認できます。 ただし、アイテムでビューを フィルター処理 することはできませんが、レコード列であることに注意してください。 このようなビューを作成する方法を次に示します。

まず、[保持ラベル] 列を表示します。 

1. 列の上部にある下向き矢印の を選択し 、[列の設定] > [ 列の表示/非表示] を選択します。

   

2. [ ビュー列の編集 ] ウィンドウで、[ 保持ラベル] のボックスを選択します。

   

3. 完了したら、[適用] を選択 します。

必要に応じて、ビューを保存して、後ですばやくアクセスできます。

1. コマンド バーの右端で、[ 表示オプション] > [ビューを名前を付けて保存] を選択します。

   

2. ビューに名前を割り当てます。

3. 他のユーザーが表示できるように、ビューをパブリックにするかどうかを選択します。

4. [保存] を選択します。

一部のアクションは、ラベル付けされたアイテムに対して許可されていません

アイテムに保持ラベルがある場合、管理者が選択した設定によっては、一部のアクションは許可されません。 

ラベル付きアイテムを編集できないというメッセージが SharePoint に表示される場合は、 レコードにラベルが付いているためです。 最初にロックを解除した場合、このアイテムを編集できる場合があります。 手順については、次のセクションを参照してください。

レコードをロックまたはロック解除する 

保持ラベルの中には、保持する必要がある レコード であるため、アイテムを "ロック" できるものもあります。 これにより、たとえば、アイテムが削除されなくなります。 契約などの場合、これは重要な記録メジャーです。 ただし、新しいバージョンでアイテムを変更または更新できるように、アイテムのロックを解除できる場合があります。 

1. ライブラリまたは一覧で、ロックまたはロック解除するアイテムを選択します。

2. ウィンドウの右上にある [詳細ウィンドウを開く] を選択します: 

   

3. [ 詳細 ] ウィンドウの [ レコードの状態] で、[ ロック] を選択します。

4. 設定の名前の横にトグル コントロールが表示されます。 トグルをクリックして、[ ロック] から [ ロック解除] に切り替えます。またはその逆の切り替えも行います。

   

アイテムのロックが解除されたら、編集できます。 編集が完了したら、上記の手順に従って [ レコード] の状態 を [ロック済み] に戻すことで、アイテムをもう一度ロックすることもできます。 

関連項目

管理者の場合: 許可またはブロックされるアクションの制限を比較する