SharePoint Designer のワークフロー アクション: クイック リファレンス ガイド

コア アクション

ワークフローで最も一般的に使用されるアクションを一覧表示します。

コメントを追加する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [コメント: コメント ] テキストとして表示されます。 このアクションを使用して、参照目的でワークフロー デザイナーに有益なコメントを残します。 これは、他のユーザーがワークフローを共同編集している場合に特に役立ちます。 たとえば、現在のワークフロー内の変数にわかりやすい名前がない場合は、このアクションを使用してコメントを追加し、変数がワークフロー内で何を行うかを示します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

コメント: この変数は、ワークフロー イニシエーターの部門を提供します。

日付に時刻を追加する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ Add 0 minutes to date (変数に出力:日付)] と表示されます。 このアクションを使用して、特定の時間を分、時間、日、月、または年単位で日付に追加し、出力値を変数として格納します。 日付には、現在の日付、特定の日付、またはルックアップを指定できます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在の アイテムに 7日間追加:変更済み (出力対象: 変数: 変更から 1 週間)

計算を行う

このアクションは、最初はワークフロー ステップで 値と値の計算 (Variable: calc への出力) として表示されます。 このアクションを使用して、2 つの値の加算、減算、乗算、除算などの計算を実行し、出力値を変数に格納します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

• 36 を 9 で割って計算する (変数への出力:ウィジェットの数)

[fx :: Courses*, Filled Seats] + 1 を計算する (変数への出力: 新しい満席)

履歴一覧にログを記録する

ワークフローに関するメッセージを履歴リストに記録するには、このアクションを使用します。 メッセージには、ワークフロー イベントの概要や、ワークフローに関する重要な情報を含めることができます。 ワークフロー履歴リストは、ワークフローに関する問題のトラブルシューティングに役立ちます。

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このメッセージをワークフロー履歴一覧に記録する] として表示されます。 このアクションを使用して、ワークフローがライフサイクル内の特定のインスタンスで実行した内容を記録します。 たとえば、 リスト A にコピー済み、 校閲者に電子メールを送信したというメッセージをログに記録できます。 ワークフローが正常に完了したら、ワークフローの ワークフロー履歴 の一覧に移動し、[ 説明 ] 列にメッセージが表示されます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

変更された変数セットからワークフロー履歴リストへのログ A 週間

期間の一時停止

このアクションは、最初はワークフロー ステップで 0 日間、0 時間、5 分間一時停止として表示されます。 このアクションを使用して、特定の期間 (日数、時間、分単位) のワークフローを一時停止します。

日付まで一時停止する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで 、この時点まで一時停止として表示されます。 このアクションを使用して、特定の日付までワークフローを一時停止します。 現在の日付、特定の日付、または参照を追加できます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

• 2010 年 1 月 1 日まで一時停止 12:00:00 AM

変数まで一時停止 : 変更から 1 週間

Emailを送信する

このアクションは、最初はワークフロー ステップでこれらのユーザー Emailとして表示されます。 このアクションを使用して、ユーザーまたはグループに電子メールを送信します。 ワークフロー参加者に確認電子メールを送信するために一般的に使用されます。 Email受信者は、サイト コレクション内のユーザーまたはグループ、または組織内のすべてのユーザーにすることができます。 ルックアップや文字列など、件名に動的な値を簡単に指定できるようになりました。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

Email変数: 承認者

日付/時刻フィールドの時刻部分を設定する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで日付の時刻を 00:00 に設定 (変数に出力: 日付) として表示されます。 このアクションを使用してタイムスタンプを作成し、出力値を変数に格納します。 時間と分単位で時刻を設定し、現在の日付、特定の日付、またはルックアップを追加できます。 たとえば、注文リストに追加された新しい顧客注文にタイムスタンプを追加するとします。 タイムスタンプで受け取った注文の現在の時刻を使用する代わりに、特定の時間を追加して、ワークフローが同じタイムスタンプを持つすべての新しいアイテム (注文をウェアハウスにルーティングするなど) に対して任意のアクションを実行できるようにします。 別の例として、特定の日の午前 9 時にプレゼンテーションがあり、電子メールのリマインダーが必要だとします。 このアクションを使用すると、日付に時刻を追加し、プレゼンテーションの前日までワークフローを一時停止してから、ワークフローにリマインダーを送信させることができます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在の項目の時刻を 00:00 に設定します:変更済み (変更時刻変数への出力は午前 0 時に設定)

ワークフローの状態を設定する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ワークフローの状態をキャンセル済み] に設定して表示されます。 このアクションを使用して、ワークフローの状態を設定します。 既定のオプションは、[キャンセル]、[承認済み]、および [拒否] です。

アクションのドロップダウンに新しい状態値を入力できます。 状態値を入力すると、エントリがドロップダウン リストに自動的に追加されます。 たとえば、完了または取り消し済みよりもユーザー フレンドリで有益な状態 (経費報告書の承認など) を入力できます。

ワークフローの最後のステップであるワークフローの状態の設定アクションでカスタム値も使用している場合は、ワークフローの一時停止または完了時に、一覧の [状態] 列にカスタム値を表示できます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

ワークフローの状態を Specification 状態に設定する: デザインレビューの準備完了

ワークフロー変数の設定

このアクションは、最初はワークフローステップで [ ワークフロー変数を値に設定] として表示されます。 このアクションを使用して、ワークフロー変数を値に設定します。 このアクションは、ワークフローで変数にデータを割り当てる場合に使用します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

変数の設定: 経費レポートの合計を現在のアイテム:合計に設定する

ワークフローを停止する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ワークフローの停止] として表示 され、このメッセージをログに記録します。 このアクションを使用して、ワークフローの現在のインスタンスを停止し、ワークフロー 履歴 の一覧にメッセージを記録します。 アクションで指定したメッセージは、ワークフローの完了時にワークフロー履歴の [説明 ] 列に表示されます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

ワークフローとログワークフローの停止 が最大期間を超えた

アクションの一覧表示

このカテゴリのアクションは、リスト アイテムに対して操作を実行します。

アイテムのチェックイン

このアクションは、最初はワークフロー ステップで、 この一覧の [チェックイン] 項目としてコメント : コメントと共に表示されます。 チェックアウトされたアイテムをチェックインします。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

コメントを含む 経費レポート のチェックイン 項目: 経費レポートが承認されました

アイテムをチェックアウトする

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [この一覧のアイテムをチェックアウトする] として表示されます。 アイテムをチェックアウトするには、このアクションを使用します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在のアイテムのアイテムをチェックアウトする

リスト アイテムをコピーする

このアクションは、最初はワークフロー ステップで[ この一覧のアイテムをこのリストにコピー] として表示されます。 このアクションを使用して、リスト アイテムを別のリストにコピーします。 リスト アイテムにドキュメントがある場合は、ワークフローによってドキュメントもコピー先リストにコピーされます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在のアイテムのアイテムをアーカイブ要求にコピーする

リスト アイテムの作成

このアクションは、最初はワークフロー ステップで リストの項目の作成 (変数への出力: 作成) として表示されます。 このアクションを使用して、指定したリストに新しいリスト アイテムを作成します。 新しい項目のフィールドと値を指定できます。

このアクションは、特定の情報を使用して新しいアイテムを作成する場合にいつでも使用できます。 たとえば、契約などの会社関連の重要なドキュメントが承認されるたびにお知らせを作成したり、ドキュメントをアーカイブしたりできます。

出力変数は、リストに作成されたアイテムの ID です。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

Orders でアイテムを作成する (変数への出力: 新しい注文 ID)

アイテムを削除する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [この一覧のアイテムの削除] として表示されます。 アイテムを削除するには、このアクションを使用します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

ドキュメント内のアイテムを削除する

チェックアウトアイテムを破棄する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ この一覧のアイテムのチェックアウトを破棄する] として表示されます。 このアクションは、アイテムがチェックアウトされ、変更が行われ、変更を取り除き、アイテムを再度チェックインする場合に使用します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

ドキュメント内のアイテムのチェックアウトを破棄する

コンテンツの承認状態を設定する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [コンテンツの承認状態をコメントでこの状態に設定 する] として表示されます。リストでコンテンツ承認が有効になっている場合は、このアクションを使用して、コンテンツ承認状態フィールドを [承認済み]、[ 拒否]、[ 保留中] などの値に設定します。 アクションにカスタム状態を入力できます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

コンテンツの承認状態を [確認済み] に設定する

現在のアイテムにフィールドを設定する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [Set filed to value ] として表示されます。アクションを使用して、現在のアイテムのフィールドを値に設定します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

コンテンツ タイプ ID を 仕様に設定する

リスト アイテムを更新する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで リストの [アイテムの更新] として表示されます。このアクションを使用してリスト アイテムを更新します。 これらのフィールドには、フィールドと新しい値を指定できます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

ドキュメント内のアイテムを更新 する

現在のアイテムのフィールド変更を待機する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [フィールドが 等しい値になるまで待機する] として表示されます。 このアクションは、現在の項目のフィールドが新しい値に変更されるまでワークフローを一時停止します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

承認状態が 1に等しくなるのを待ちます。#Rejected

タスク アクション

このカテゴリのアクションは、タスク アイテムに関連します。

グループにフォームを割り当てる

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ユーザーに カスタム フォームを割り当てる] として表示されます。 これにより、カスタマイズされたフィールドを含むカスタム タスク フォームを作成できます。

このアクションを使用して、タスクの実行を求める 1 つ以上の参加者またはグループにタスクを割り当てることができます。 参加者は、カスタム タスク フォームのフィールドに応答を提供し、タスクが完了したら、フォームの [ タスクの完了 ] をクリックします。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

資産レポートを マーケティングに割り当てる

タスク データを識別する戻り値はありません。

To Do アイテムを割り当てる

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [これらのユーザーに対する実行の割り当て] として表示されます。 このアクションを使用して、各参加者にタスクを割り当て、タスクの実行を求め、タスクが完了したら、タスク フォームの [タスクの完了 ] ボタンをクリックします。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

マーケティング への経費レポートの送信の割り当て

ユーザーからデータを収集する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このユーザーからのデータの収集 (変数への出力: 収集)] として表示されます。 このアクションを使用して、参加者にタスクを割り当て、ユーザー設定のタスク フォームで必要な情報を入力するように求め、タスク フォームの [タスクの完了 ] ボタンをクリックします。

このアクションには出力句があります。つまり、ワークフローはアクションによって返された情報を対応する変数に格納します。 アクションから完了したタスク アイテムのリスト アイテム ID は、 収集 変数に格納されます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

マーケティングから経費レポートを収集する (出力から変数への出力: マーケティング経費レポート)

ユーティリティ アクション

このカテゴリのほとんどのアクションは、テキスト文字列から情報を抽出するために使用できます。

テキスト文字列を切り取って、ワークフロー内のいくつかの異なるシナリオで使用できます。 会社が、date_department (07142009_sales.docx など) などの特定の名前の形式ですべての受信ドキュメントをスタンプし、そのファイルの日付に基づいてレビュー担当者にタスクを割り当てるワークフローを実行するとします。 ユーティリティ アクションを使用すると、ドキュメント名の最初の 8 文字 (07142009) を取得し、ルックアップ強制を使用して日付に変換して、その期限のタスクを割り当てることができます。

参照強制の詳細については、「 参照」セクションを参照してください 。

文字列の末尾から部分文字列を抽出する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで 、文字列の末尾から 0 文字をコピー (Output to Variable: substring) として表示されます。 文字列の末尾から n 個の文字をコピーし、出力値を変数に格納するには、このアクションを使用します。 ワークフローが文字列からコピーする必要がある文字数を定義する必要があります。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在 の項目:名前の末尾から 15 文字をコピーします (変数への出力: Copy15CharFromEndOfName)

文字列のインデックスから部分文字列を抽出する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで文字列からコピー (0 から部分文字列に出力) で表示されます。 文字列内の文字 n から始まるすべての文字をコピーし、出力を変数に格納するには、このアクションを使用します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在の 項目からコピー:名前 (4 から始まる) (変数への出力: CopyStringFromChar4)

文字列の先頭から部分文字列を抽出する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで 文字列の先頭から 0 文字をコピー (Output to Variable: substring) として表示されます。 文字列の先頭から n 個の文字をコピーし、出力を変数に格納するには、このアクションを使用します。 ワークフローが文字列からコピーする必要がある文字数を定義する必要があります。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在 の項目:名前の先頭から 15 文字をコピーします (変数への出力: Copy15CharFromStartOfName)

長さのインデックスから文字列の部分文字列を抽出する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで 文字列からコピーとして表示され、0 文字 (Output to Variable: substring) から始まります。 このアクションを使用して、文字列内の特定の文字から始まる n 個の文字をコピーし、出力を変数に格納します。 ワークフローが文字列からコピーする必要がある文字数を定義する必要があります。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在の 項目からコピー:名前、15 文字の 4 から始まる (変数への出力: Copyfrom Char4for15CharOfName)

日付間の間隔を検索する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで 日付と日付の間の分の検索 (変数への出力: 時刻) として表示されます。 このアクションを使用して、2 つの日付間の時間差 (分、時間、日) を計算し、出力を変数に格納します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

CurrentItem: Modified と Today の間の分を検索する (変数への出力: 最後に変更された分単位)

ドキュメント セットアクション

このカテゴリのアクションは、ドキュメント セットに関連します。 ドキュメント セットは、複数のドキュメントを格納するフォルダーです。 ワークフローでは、ドキュメント セットは 1 つのアイテムとして扱われます。

ドキュメント セットの承認プロセスを開始する

このアクションは、最初は、 この列で指定されたユーザーと共に、このドキュメント セットの内容の承認プロセスの開始としてワークフロー ステップに表示されます。 特定のユーザーに設定されたドキュメントに対して承認アクションを開始します。

このアクションを使用すると、ドキュメント セットの状態とドキュメント セットを構成するドキュメントが変更されます ([承認済み]、[拒否] など)。 ドキュメント セットで [承認プロセスの開始 ] アクションを使用した場合は、ドキュメント セットの状態のみが変更されます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

Variable: Bil of Material Approvers で指定されたユーザーを使用して、このドキュメント セットの内容に対する部品表承認プロセスを開始する

ドキュメント セットのバージョンをキャプチャする

このアクションは、最初はワークフロー ステップで、 コメント: コメントを含むコンテンツの種類バージョンを含むこのドキュメント セットのバージョンをキャプチャとして表示されます。 アクションで指定したドキュメントのバージョン (メジャーまたはマイナー) を含むドキュメント セットのバージョンをロックします。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

コメントを含むコンテンツの最後のメジャー バージョンを含むこのドキュメント セットのバージョンをキャプチャします。

ドキュメント セットをリポジトリに送信する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで 、このアクションを使用してドキュメント セットを送信する手順で、この説明 (Output to Variable: submit file result) を使用してこの宛先コンテンツ オーガナイザーに表示されます。 これにより、ドキュメント セットをドキュメント リポジトリに移動またはコピーできます。 ドキュメント リポジトリは、SharePoint サイトのライブラリ、またはドキュメント センターなどの独自のサイトで、定義したルールに基づいてレコードを特定の宛先にルーティングできます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

DocumentRepository にコピー:GUID を使用してドキュメント セットを送信し、最終的な部品表をリポジトリにコピーします (Output to Variable: Copy Document Set to repository)

ドキュメント セットのコンテンツ承認状態を設定する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで、 このドキュメント セットのコンテンツのコンテンツ承認状態をコメントを含むこの状態に設定するように表示されます。 このアクションを使用して、ドキュメント セットのコンテンツ承認を 承認済み、 拒否済み、または保留中に設定 します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

このドキュメントセットのコンテンツのコンテンツ承認状態を 承認済 に設定する (部品表が承認されます)

タスク アクション

承認シナリオでは、次のアクションが使用されます。 このカテゴリには、2 つの事前に構築されたワークフロー アクション (承認プロセスの開始 と フィードバック プロセスの開始) があります。 事前構築済みのアクションはサブワークフローのようなものです。つまり、ワークフロー ロジックはアクションで既に定義されています。必要なのは、適切な情報を指定することです。

これらのアクションは、グローバルに再利用可能なワークフロー の承認 (SharePoint 2010 および フィードバックの収集) で使用されます。SharePoint 2010 には SharePoint Server 2010が付属しています。 これらのワークフローを使用するタイミングとアクションを使用するタイミングについては、この記事の「承認アクションを使用する必要がある場合」セクションを参照してください。

カスタム タスク プロセスの開始もあります。 ロジックが組み込まれていますが、前の 2 つのアクションとは異なり、ワークフローが各フェーズで実行する必要のある事前ビルドは行われません。

承認プロセスを開始する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで[ 現在のアイテム] の [承認の開始] プロセスとして、これらのユーザーと共に表示されます。 承認のためにドキュメントをルーティングします。 承認者は、ドキュメントを承認または拒否したり、承認タスクを再割り当てしたり、変更を要求したりできます。

承認プロセスの開始アクションは、事前に構築されたワークフローのように動作します。ロジックはアクションで既に定義されています。 アクションには、タスクの動作、タスク プロセスの動作、履歴ログへのログ記録、電子メール通知、完了条件を定義するさまざまなフェーズが組み込まれています。 アクションには事前構築済みのロジックが付属していますが、ユーザー (レビュー担当者)、タスクを参加者にルーティングする順序 (シリアルまたは並列)、既定値はシリアル、タスク完了の期限など、ユーザーからの情報が必要です。

アクションの内部参加者と外部参加者の両方にタスクを割り当てることができます。 外部参加者は、サイト コレクション内のユーザーではない組織内の従業員、または組織外のユーザーである可能性があります。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

変数を使用して現在のアイテムの仕様フィードバック プロセスを開始する: レビュー担当者

フィードバック プロセスを開始する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで、 これらのユーザーを含む現在のアイテムのフィードバックの開始プロセスとして表示されます。 このアクションを使用して、フィードバックのタスク アイテムを特定の順序 (シリアルまたは並列) でユーザーに割り当てます。 既定値は並列です。 ユーザーまたはタスク参加者は、タスクを他のユーザーに再割り当てすることもできます。 ユーザーが完了したら、[ フィードバックの送信 ] ボタンをクリックしてタスクの完了を示すことができます。

フィードバック プロセスの開始アクションは、事前に構築されたワークフローのように動作します。ロジックはアクションで既に定義されています。 アクションには、タスクの動作、タスク プロセスの動作、履歴ログへのログ記録、電子メール通知、完了条件を定義するさまざまなフェーズが組み込まれています。 承認アクションには事前に構築されたロジックが付属していますが、ユーザー (レビュー担当者)、タスクを参加者にルーティングする順序 (シリアルまたは並列)、タスク完了の期限など、最終的な情報が必要です。

アクションの内部参加者と外部参加者の両方にタスクを割り当てることができます。 外部参加者は、サイト コレクション内のユーザーではない組織内の従業員、または組織外のユーザーを指定できます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在の項目に対する仕様承認プロセスを開始する (変数を含む): 承認者

カスタム タスク プロセスを開始する

このアクションは、最初は、 これらのユーザーを含む現在のアイテムのタスクの開始プロセスとしてワークフロー ステップに表示されます。 カスタム タスク プロセスの開始アクションは、上記の承認アクションがニーズを満たしていない場合に使用できる承認プロセス テンプレートです。 カスタム タスク プロセスの開始では、ロジックを内部に構築することもできますが、他の 2 つの承認アクションとは異なり、ワークフローが各フェーズで実行する必要のある事前ビルドは行われません。 タスクの動作または完了条件では、独自のアクションと条件を指定できます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

現在の項目に対するビデオ レッスン承認プロセスを開始する (変数を含む): 承認者

アクションの一覧表示

このカテゴリのアクションは、リスト アイテムに対して操作を実行します。

レコードの宣言

このアクションは、ワークフロー ステップで [ この項目をレコードとして宣言する] と表示されます。 このアクションを使用して、ドキュメントをレコードとして識別し、SharePoint サイトの [ レコード宣言の設定] ページで定義したレコード制限設定を適用します。

レコード宣言の設定は、サイト コレクションの最上位サイトで定義できます。 レコード宣言の設定は、レコードを編集または削除できるかどうか、レコードに適用されるメタデータ、レコードのアイテム保持ポリシーなど、レコードの処理方法を制御します。 レコード宣言の設定では、アイテムがレコードとして宣言された後に適用される必要がある制限、レコードを宣言できるユーザー ロール、およびすべてのサイト ユーザーがレコード宣言を使用できる場合に適用する必要がある制限を指定します。

Undeclare レコード

このアクションは、ワークフロー ステップでアイテムを レコードとしてアンクリアーとして 表示します。このアクションを使用して、レコードに適用されているレコード宣言設定を元に戻します。

レコード宣言の設定は、サイト コレクションの最上位サイトで定義できます。 レコード宣言の設定は、レコードを編集または削除できるかどうか、レコードに適用されるメタデータ、レコードのアイテム保持ポリシーなど、レコードの処理方法を制御します。 レコード宣言の設定では、アイテムがレコードとして宣言された後に適用される必要がある制限、レコードを宣言できるユーザー ロール、およびすべてのサイト ユーザーがレコード宣言を使用できる場合に適用する必要がある制限を指定します。

リレーショナル アクション

このカテゴリのアクションを使用すると、ユーザーとユーザーのマネージャーの間のリレーションシップを使用できます。

ユーザーのルックアップ マネージャー

このアクションは、最初はワークフローステップでこのユーザーの Find Manager として表示されます (Variable: manager への出力)。 このアクションを使用して、ユーザーのマネージャーを検索します。 出力値は変数に格納されます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

ワークフロー コンテキストのマネージャーを検索する:イニシエーター (変数への出力: マネージャー)

タスク プロセスの終了

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [タスク プロセスの終了] として表示されます。 タスク プロセスが終了します。 その後、メイン ワークフローは次のアクションに進みます。

コンテンツの承認状態を設定する (作成者として)

このアクションは、最初はワークフロー ステップで 、タスク プロセスが実行されているアイテムのコンテンツ承認をこの状態に設定 (ワークフロー作成者として実行) として表示されます。 これにより、ワークフロー イニシエーターではなく、ワークフロー作成者のアクセス許可を使用して、リスト アイテムの承認状態を 承認済み、 拒否済み、または 保留中 に設定できます。 これは、承認ワークフローを開始するユーザーがドキュメントを承認するアクセス許可を持っていない可能性がある場合に一般的に使用されます。

リスト アイテムは、アクションが現在実行されているアイテムです。 これは、ワークフローが実行されている項目である場合とそうでない場合があります。

タスク プロセス 項目の変更を待機する

このアクションは、 タスク プロセスが実行されているアイテムの変更を待つというワークフロー ステップで表示されます。 このアクションを使用して、承認プロセスが現在実行されているアイテムの値が変更されるまで、ワークフローでタスク プロセスを一時停止させます。

タスク プロセス アイテムの削除を待機する

このアクションは、 タスク プロセスが実行されているアイテムの削除を待つというワークフロー ステップで表示されます。 このアクションを使用して、承認プロセスが現在実行されているタスク アイテムで値が削除されるまで、ワークフローでタスク プロセスを一時停止させます。

次のアクションは、[ 承認プロセスの開始] アクションをカスタマイズし、 1 つのタスクの動作の変更をクリックし、[ タスクが割り当てられる前 ] ステップ内をクリックする場合にのみ表示されます。

タスク フィールドの設定

このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ タスク フィールドを値に設定] として表示されます。 このアクションを使用して、現在のタスク アイテムのフィールドを値に設定します。 まだ作成されていないタスクで使用できます。

次のアクションは、[ 承認プロセスの開始] アクションをカスタマイズし、 1 つのタスクの動作の変更をクリックし、[ タスクが保留中の場合 ] または [タスクの 有効期限が切れたとき] 内をクリックした場合にのみ表示されます。

タスクの取り消し

このアクションは、このタスクを取り 消すワークフローステップで表示されます。 結果なしでタスクが完了します。

タスクの追加

このアクションは、ワークフローステップで表示され 、次に新しいタスクを追加し、このユーザーに割り当てます。 新しいタスクは、承認アクションの現在の段階の最後に、アクションで指定されたユーザーに割り当てられます。 現在のステージが Molly;Diane;Oliver の場合、Diane にタスクを追加すると、Molly;Diane;Oliver;Diane になります。

タスクの委任

このアクションは、最初はワークフローステップで表示され 、次にこのタスクをこのユーザーに委任します。 現在のユーザーに割り当てられているタスクは取り消され、そのタスクは 1 人のユーザーかグループかに関係なく、新しいユーザーに割り当てられます。

タスクをエスカレートする

このアクションは、最初はワークフロー ステップで表示 され、次にこのタスクを現在の担当者のマネージャーにエスカレートします。 このアクションに設定する変数はありません。 タスクは、現在タスクが割り当てられているユーザーのマネージャーに割り当てられます。

タスクの転送

このアクションは、最初はワークフローステップで表示され 、次にこのタスクをこのユーザーに転送します。 現在のユーザーに割り当てられているタスクは取り消され、タスクは新しいユーザーに割り当てられます。 新しいユーザーが 1 人のユーザーではなくグループの場合は、グループ内のメンバーごとに 1 つのタスクが作成されます。 これは、ユーザーがグループであっても 1 つのタスクが作成されるタスクの 委任 アクションとは異なります。

タスクの挿入

このアクションは、最初はワークフローステップで表示され 、次にこのユーザーに割り当てられたタスクを挿入します。 承認プロセスで現在のステージの後に新しいステージが挿入されます。このステージでは、アクションで指定されたユーザーのみが参加要素です。

タスクの再割り当て

このアクションは、最初はワークフローステップで表示され 、次にこのタスクをこのユーザーに再割り当てします。 タスクを別のユーザーに再割り当てします。

変更を要求する

このアクションは、最初はワークフローステップで表示され 、次にこのユーザーの変更を要求します。 このアクションを使用して、ユーザーに変更を要求し、変更が完了したときに新しいタスクを現在のユーザーに返します。

タスク Emailを送信する

このアクションは、最初はワークフローステップで表示され、次にこれらのユーザー Emailされます。 このアクションを使用して、特定のユーザーに送信される電子メールに [タスクの編集] ボタンを含めます。

コア アクション

ドキュメントをリポジトリに送信する

このアクションは、最初はワークフロー ステップで送信ファイルとして表示されます。 このアクションは、この説明 (Output to Variable: submit file result) を使用して宛先ルーターに対して行われます。 これにより、リスト アイテムに関連付けられているドキュメントをドキュメント リポジトリに移動またはコピーできます。 ドキュメント リポジトリは、SharePoint サイトのライブラリ、またはドキュメント センターなどの独自のサイトで、定義したルールに基づいてレコードを特定の宛先にルーティングできます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

アーカイブに移動:DocumentID 値を使用してファイルを送信し、ファイルをアーカイブする準備ができました (変数への出力: アーカイブ用のファイルの送信)

ドキュメント セットアクション

このカテゴリのアクションは、ドキュメント セットに関連します。 ドキュメント セットは、複数のドキュメントを格納するフォルダーです。 ワークフローでは、ドキュメント セットは 1 つのアイテムとして扱われます。

ドキュメント セットの詳細については、SharePoint サイトでこの記事のセクション Microsoft SharePoint Server 2010 実行されている場合に使用できるアクションを参照してください。

アクションの一覧表示

このカテゴリのアクションは、リスト アイテムに対して操作を実行します。

下書きを削除する

このアクションは、ワークフローステップでアイテムのすべての下書き (マイナー バージョン) を削除として表示されます。 現在のアイテムの下書きバージョンまたはマイナー バージョンがある場合は削除されます。 このアクションに設定する変数はありません。

以前のバージョンを削除する

このアクションは、ワークフローステップで [このアイテムの以前のすべてのバージョンを削除する] として表示されます。 現在のアイテムの以前のバージョン (存在する場合) をすべて削除します。 このアクションに設定する変数はありません。

リスト アイテムのアクセス許可を追加する

このアクションは、最初はワークフローステップで [リスト内の アイテムにこれらのアクセス許可を追加する] として表示されます。 アイテムの特定のアクセス許可レベルのアクセス許可を特定のユーザーに付与します。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

画像のアイテムに投稿、読み取りを追加する

リスト アイテムの親アクセス許可を継承する

このアクションは、最初はワークフローステップで [この一覧のアイテムから親のアクセス許可を継承する] として表示されます。 アイテムに一意のアクセス許可がある場合は、このアクションを使用して、アイテムがリストから親アクセス許可を継承するようにすることができます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

Image のアイテムから親アクセス許可を継承する

リスト アイテムのアクセス許可を削除する

このアクションは、最初はワークフローステップで [リスト内のアイテムからこれらのアクセス許可を削除する] として表示されます。 特定のユーザーのアイテムからアクセス許可が削除されます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

画像内のアイテムから投稿を削除する

リスト アイテムのアクセス許可を置き換える

このアクションは、最初はワークフローステップでリスト内のアイテムのこれらのアクセス許可を置き換えるとして表示されます。 アイテムの現在のアクセス許可は、アクションで指定した新しいアクセス許可に置き換えられます。

ワークフロー ステップでのアクションの例を次に示します。

画像内のアイテムの読み取りを置き換える