Word for Mac で宛名の差し込みを使用してフォーム メール メッセージを作成する

宛名の差し込みプロセスでは最初に、メイン文書を作成します。

1. [差し込み文書] タブで [差し込み印刷の開始]、[電子メール メッセージ] の順に選択します。

   

2. Word で、すべてのユーザーに送信するメール メッセージを入力します。

Excel スプレッドシートの最初の行はヘッダー レコードです。 この行の各列には、情報のカテゴリを示すラベル名を入力します。 たとえば、</c0>メール アドレス、名前、番地、市区町村、都道府県、郵便番号などです。 それ以降の各行には、各受信者の 1 つのデータ レコードが含まれます。 リストに空白の行や列があってはなりません。

1. Excel スプレッドシートの最初の行に、受信者の列ラベルを入力します。 たとえば、1 列目に「メール アドレス」、2 列目に「名」、3 列目に「姓」などと入力します。

   重要: 1 列目には各受信者のメール アドレスを入力することをお勧めします。

2. 2 行目以降には、受信者のメール アドレス、名、姓を入力します。

3. [ファイル] メニューの [保存] を選んでファイル名を入力します。

   注: スプレッドシートの場所を覚えておきます。後で差し込み文書にリンクするときに必要になります。

4. スプレッドシートを保存して閉じます。

   注: リストが含まれる Excel スプレッドシートを閉じないと、または宛名の差し込みが終了する前にスプレッドシートを再び開くと、差し込みを完了できません。

[差し込み文書] タブで、[宛先の選択] を選択してオプションを選択します。

オプション	説明
新しい一覧を作成する	宛名の差し込みの設定中に新しいアドレス一覧を開始する
既存の一覧を使用する	Excel スプレッドシートまたは別の種類のデータ ファイルを住所一覧として使用する
Outlook の連絡先から選択	アドレス一覧に Outlook 連絡先から直接名前を選択する
Apple の連絡先	アドレス一覧に Apple アドレス帳から直接名前を選択する
FileMaker Pro	FileMaker Pro データベースからデータをインポートする

新しい一覧を作成する

Word の [一覧のフィールドの編集] ダイアログ ボックスには、名、姓、住所など、いくつかの基本的な情報のためのフィールドが自動的に作成されます。 エントリの入力時にフィールドに入力できるように新しいフィールド (メッセージ フィールドなど) を追加する場合は、ここで行います。

1. [新しいフィールド名] に追加するフィールドの名前を入力し、[+] プラス記号をクリックします。

   ヒント: フィールドの順序を変更するには、移動するフィールドを選択し、上下の方向キーを使用してフィールドを移動します。

2. すべてのフィールドの設定が済んだら、[作成] を選択して新しい一覧を作成します。

既存の一覧を使用する

1. 使用するファイルを参照して [開く] を選択します。

2. [ブックを開く] ダイアログ ボックスで、使用するスプレッドシートを選択し、次のいずれかの操作を行います。

   • スプレッドシート全体を使用するには、[セルの範囲] を空白のままにします。

     または

   • 使用するデータのセル範囲を入力します。

3. [OK] を選びます。

Outlook の連絡先から選択

1. [宛先のフィルター] を選択し、追加する宛先を選択します。

2. [クエリ オプション] ダイアログ ボックスで、[宛先の選択] の [すべてのレコード] を選択します。

3. 連絡先の一覧で、宛名の差し込みに含める連絡先を選択し、[OK] を選択します。

Apple の連絡先

1. [宛先のフィルター] を選択し、追加する宛先を選択します。

2. [クエリ オプション] ダイアログ ボックスの [Apple グループ連絡先] で、宛名の差し込みに含めるグループを選択して、[OK] を選択します。

FileMaker Pro

1. 使用するファイルを参照して [開く] を選択します。

2. [区切り文字の指定] ダイアログ ボックスで、各データ フィールドを区切るフィールド区切り文字および各データ レコードを区切るレコード区切り文字を選択して、[OK] を選択します。

1. [差し込み文書] タブで、[差し込みフィールドの挿入] を選択し、追加するフィールドを選択します。

   

2. メイン文書内で、[フィールドをこのボックスへドラッグするか、またはテキストを入力してください。] ボックスをクリックし、このテキストをクリックして削除します。

3. メール メッセージに含めるフィールドを追加して書式を設定し、[OK] を選択します。

1. どのようなメール メッセージが作成されるかを確認するには、[差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] を選択します。

   

   注: 各メール メッセージをスクロールするには、[差し込み文書] タブで左右の矢印ボタンを使用します。

2. さらに書式設定を変更するには、[結果のプレビュー] を選択します。差し込みフィールドを追加したり、削除したりできます。

3. 希望するメッセージができたら、[差し込み文書] タブで [完了と差し込み]、[電子メールに差し込み] の順に選択し、宛名の差し込みを完了します。

   ヒント:  既定のメール プログラムを選択していない場合は、[電子メールに差し込み] を使用できません。