Outlook のクイック パーツ機能は、文書パーツ、再利用可能なコンテンツ、またはギャラリーに格納されているその他の電子メール メッセージ パーツを提供します。 文書パーツは、いつでもアクセスして再利用できます。 また、文書パーツを保存し、テンプレートと共に配布して、作成した文書パーツを他のユーザーが使用できるようにすることもできます。
再利用可能な文書パーツを作成する
再利用可能な文書パーツとして保存するコンテンツまたは電子メール メッセージ パーツを選択します。
インデント、配置、行間、改ページなどの段落の書式設定をエントリと共に格納するには、選択範囲に段落記号 (
) を含めます。注
段落記号を表示するには、[ テキストの書式設定 ] タブの [ 段落 ] ボタンをクリックします。
[挿入] タブの [テキスト] グループで、[クイック パーツ] をクリックします。
[選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存] をクリックします。
[新しい文書パーツの作成] ダイアログ ボックスに次の情報を入力します。
名前文書パーツの一意の名前を入力します。
ギャラリー文書パーツを表示させるギャラリーを選びます。
カテゴリ [全般] または [組み込み] などのカテゴリを選ぶか、新しいカテゴリを作成します。
説明 文書パーツの説明を入力します。
保存先ドロップ ダウン リストでテンプレートの名前をクリックします。
テンプレートがテンプレート名の一覧に表示されるようにするには、そのテンプレートが開かれている必要があります。オプション 次のいずれかのオプションを選びます。
- ユーザー のカーソルが段落の 中央にある場合でも、コンテンツを独自の段落に変換するには、[独自の段落に挿入] を選択します。
- [ コンテンツを独自のページに挿入] を選択して、コンテンツを独自のページに作成します。
- それ以外の場合は、[内容のみ挿入] をクリックします。
文書パーツを検索して使用する
このタスクを実行するには、少なくとも 1 つの文書パーツが保存されている必要があります。
- メール メッセージに文書パーツを挿入する場所をクリックします。
- [挿入] タブの [テキスト] グループで、[クイック パーツ] をクリックします。
- ギャラリー ウィンドウで右クリックします。 目的の文書パーツが表示されたら、それを選択します。 文書パーツが表示されない場合は、ショートカット メニューの [ 整理と削除] をクリックします。
文書パーツの名前がわかっている場合は、[名前] をクリックして名前順に並べ替えます。 - 文書パーツを選択し、[ 挿入] をクリックします。
文書パーツの名前を変更する
- [挿入] タブの [テキスト] グループで、[クイック パーツ] をクリックします。
- ギャラリー ウィンドウで右クリックし、ショートカット メニューの [ 整理と削除] をクリックします。
文書パーツの名前がわかっている場合は、[名前] をクリックして名前順に並べ替えます。 - 名前を変更する文書パーツの名前をクリックして、[プロパティの編集] をクリックします。
- [文書パーツの変更] ダイアログ ボックスで、エントリの新しい名前を入力し、[OK] をクリックします。
- 文書パーツのエントリを再定義するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。
テンプレートを使用して文書パーツを保存して配布する
文書パーツにいつでもアクセスして再利用できます。 テンプレートを使用して構成要素を配布することもできます。 たとえば、テンプレートに文書パーツを作成し、テンプレートを他のユーザーに配布し、テンプレートを文書パーツ フォルダーに保存し、作成した文書パーツを使用できます。
[ 新規 ] をクリックして空のメール メッセージを作成します。
[ ファイル>名前を付けて保存] をクリックします。
[ 名前を付けて保存 ] ダイアログ ボックスの [ 名前を付けて保存] の一 覧で、[ Outlook テンプレート ] をクリックします。
新しいテンプレートの名前を入力し、[名前を付けて保存] の一覧で [Outlook テンプレート] をクリックし、[保存] をクリックします。
開いているテンプレートで、他のユーザーに提供する文書パーツを作成して保存します。 [ 新しい文書パーツの作成 ] ダイアログ ボックスに情報を入力するときは、[ 保存 する] ボックスの一覧でテンプレート名をクリックしてください。
特定の文書パーツに対してユーザーが持つすべての選択肢に同じカテゴリ名を使用します。注
文書パーツをギャラリーに保存した後、テンプレートからコンテンツを削除できます。 コンテンツは文書パーツに関連付けられたままになります。
テンプレートを配布します。 受信者がテンプレートの使用に慣れていない場合は、「テンプレート に基づいて電子メール メッセージを送信する」のガイダンスを参照してください。
文書パーツを削除する
- 削除する文書パーツを含むテンプレートを開きます。
- [挿入] タブの [テキスト] グループで、[クイック パーツ] をクリックします。
- ギャラリー ウィンドウで右クリックし、ショートカット メニューの [ 整理と削除] をクリックします。
文書パーツの名前がわかっている場合は、[名前] をクリックして名前順に並べ替えます。 - エントリを選び、[削除] をクリックします。
- テンプレートを閉じ、テンプレートの保存を求められたら [ はい ] をクリックします。
テンプレートを配布するときに削除した文書パーツはギャラリーで使用できなくなりましたが、コンテンツはテンプレートに表示される可能性があります。