サブレポートを作成して使用する

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サブレポートを作成する
サブレポートのデザインを変更する

サブレポートを理解する

サブレポートは、別のレポートに挿入されるレポートです。レポートを組み合わせる場合、その 1 つをメインレポートとして、その中に他のレポートを含める必要があります。メインレポートは、連結または非連結のいずれかです。連結レポートは、データを表示できるレポートで、[レコードソース] プロパティで指定されたテーブル、クエリ、または SQL ステートメントで構成されます。非連結レポートは、テーブル、クエリ、または SQL ステートメントに基づかないレポートです (つまり、レポートの [レコードソース] プロパティは空です)。

関連のない 2 つのサブレポートを含む非連結メインレポートの例

非連結メインレポートは、それ自体のデータを表示することはできませんが、関連のないサブレポートを組み合わせるためのメインレポートとして機能することができます。

関連性のないデータを表示する 2 つのサブレポートが含まれるバインドされていないメインレポート

1. 非連結メインレポートには 2 つのサブレポートが含まれます。

2. 一方のサブレポートでは、売上高が従業員別にまとめられています。

3. もう一方のサブレポートでは、売上高がカテゴリ別にまとめられています。

同じレコードソースに連結されたメインレポートとサブレポートの例

メインレポートを使用して詳細レコード (1 年間のすべての売上など) を表示し、サブレポートを使用してサマリー情報 (四半期ごとの売上合計など) を表示することができます。

同じレコードソースにバインドされたメインレポートとサブレポート

1. サブレポートでは、年間売上高が四半期ごとにまとめられています。

2. メインレポートでは、毎日の売上高が一覧表示されています。

関連するレコードソースに連結されたメインレポートとサブレポートの例

メインレポートには、1 つ以上のサブレポートに共通するデータを含めることができます。この例では、サブレポートに、メインレポートのデータに関連するデータが含まれています。

関連データを表示する 2 つのサブレポートが含まれるメインレポート

1. メインレポートには、各展示会の名前と都市が一覧表示されています。

2. サブレポートには、各展示会に出席する担当者が一覧表示されています。

レポートのサブフォーム

メインレポートには、サブレポートだけでなくサブフォームを含めることもでき、必要な数のサブフォームとサブレポートを含めることができます。さらに、メインレポートには、最大 7 レベルのサブフォームおよびサブレポートを含めることができます。たとえば、レポートに 1 つのサブレポートを含め、そのレポートにサブフォームまたはサブレポートを含めるというように、最大 7 レベルの深さまで入れ子にすることができます。

サブフォームをレポートに追加して、レポートビューでレポートを開くと、そのサブフォームを使用して、レコードをフィルター処理したり、レコード間を移動したりすることができます。この状況で一部のイベントが無効になっていても、フォームに関連付けられた Visual Basic for Applications (VBA) コードと埋め込みマクロおよびそのコントロールは引き続き実行されます。レポートのサブフォームを使用してレコードを追加、編集、または削除することはできません。

レポートをサブフォームまたはサブレポートにリンクする

メインレポート内のデータに関連する情報を含むサブフォームまたはサブレポートを挿入する場合、サブレポートコントロールをメインレポートにリンクする必要があります。リンクにより、サブフォームまたはサブレポートで表示されるレコードは、メインレポートに出力されるレコードに正しく対応付けられます。

ウィザードを使用するか、オブジェクトをナビゲーションウィンドウからレポートにドラッグして、サブフォームまたはサブレポートを作成すると、次のいずれかの条件を満たす場合、Access はそのサブフォームまたはサブレポートをメインレポートに自動的にリンクします。

選択したテーブルのリレーションシップ、または選択したクエリに基づくテーブルのリレーションシップが定義されている場合。
メインレポートが、主キーが設定されたテーブルに基づいており、サブフォームまたはサブレポートが、その主キーと同じ名前を持つフィールドを含み、同一または互換性のあるデータ型を持っているテーブルに基づいている場合。たとえば、メインレポートのテーブルの主キーがオートナンバー型フィールドで、その [フィールドサイズ] プロパティが [長整数型] に設定されている場合、サブフォームまたはサブレポートのテーブルの対応するフィールドは、数値型フィールドで、[フィールドサイズ] プロパティを [長整数型] に設定する必要があります。サブフォームまたはサブレポートのレコードソースとして 1 つまたは複数のクエリを選択する場合、それらのクエリ内の基になるテーブルは同じ条件を満たす必要があります。

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サブレポートを作成する

サブレポートをメインレポートにリンクする場合、基になるレコードソースが関連付けられていることを確認した後、次の手順を実行します。

サブレポートウィザードを使用してサブレポートを作成する

この手順では、サブレポートを追加するレポートが既に作成されていることを前提とします。レポートの作成に関する詳細については、「単純なレポートを作成する」または「グループ化レポートまたはサマリーレポートを作成する」の記事を参照してください。

ナビゲーションウィンドウで、サブレポートを追加するレポートを右クリックし、[デザインビュー] をクリックします。
[デザイン] タブの [コントロール] グループで、右下隅にある下矢印をクリックしてコントロール ギャラリーを開きます。
表示されたメニューで、[コントロールウィザードの使用] が選択されていることを確認します。
コントロールギャラリーをもう一度開いて、[サブフォーム/サブレポート] をクリックします。
レポートで、サブレポートを配置する場所をクリックします。
[セキュリティに関する通知] ダイアログボックスが表示されたら、[開く] をクリックしてウィザードを開始します。
サブレポートウィザードの最初のページで、新しいサブフォームまたはサブレポートをテーブルまたはクエリに基づいて作成する場合は、[既存のテーブルまたはクエリを使用する] をクリックします。サブレポートとして使用する必要のあるレポートまたはフォームが既にある場合、[既存のレポートまたはフォームから作成する] をクリックし、一覧でレポートまたはフォームを選択した後、[次へ] をクリックします。

注: データベース内に他のレポートまたはフォームがない場合、一覧は空白で、[既存のレポートまたはフォームから作成する] オプションは使用できません。
ウィザードの前のページで [既存のレポートまたはフォームから作成する] を選択した場合は、この手順をスキップして、手順 9 に直接進みます。それ以外の場合は、[テーブル/クエリ] の一覧から、サブレポートに含めるフィールドを含むテーブルまたはクエリを選択し、[選択可能なフィールド] の一覧で目的のフィールドをダブルクリックしてサブレポートに追加します。

サブレポートをメインレポートにリンクする場合は、リンクを表示しない場合でも、リンクの作成に使用するフィールドを必ず含めます。通常、リンクフィールドは ID フィールドです。上の図では、Orders テーブルがサブレポートのレコードソースであり、Customers テーブルはメインレポートのレコードソースです。 Orders テーブルは Customer ID フィールドによって Customers テーブルに関連付けられているため、そのフィールドは [選択したフィールド ] リストに追加されます。

注: サブレポートには、複数のテーブルやクエリのフィールドを含めることができます。 1 つのテーブルからフィールドを追加し終えたら、次のテーブルまたはクエリを [テーブル/クエリ] の一覧から選択し、目的のフィールドを追加します。

[次へ] をクリックして続行します。
ウィザードのこのページでは、サブレポートをメインレポートにリンクする方法を決定します。 Access で、サブレポートをメインレポートにリンクするのに適しているフィールドが検出されると、ウィザードに選択可能なリンク候補の一覧が表示されます。

状況に最も適していると思われるリンク候補を選択するか、サブレポートをメインレポートにリンクしない場合は、[なし] を選択します。サブレポートをメインレポートにリンクするが、適切な候補がない場合は、[自分で定義する] をクリックします。

注: リンクに適したフィールドが見つからなければ、ウィザードで、リンク候補の一覧は表示されず、[独自に設定する] オプションが自動的に選択されます。

[独自に設定する] オプションが選択されると、ウィザードで、一覧の 2 つのセットが表示されます。
- [フォーム/レポートのフィールド] では、メインレポートをサブフォームまたはサブレポートにリンクするために使用する 1 つ以上のフィールドをメインレポートから選択します。最大 3 つのフィールドを選択できますが、選択した各フィールドは、サブフォームまたはサブレポートのデータソース内にある関連フィールドと一致している必要があります。
- [サブフォーム/サブレポートのフィールド] では、選択したメインレポートのフィールドにリンクするサブフォームまたはサブレポートの対応する 1 つ以上のフィールドを選択します。
- サブフォームまたはサブレポートをメインレポートにリンクされていない状態のままにするには、すべての一覧を空にしておきます。
  
  [次へ] をクリックして続行します。
ウィザードの最後のページでは、サブフォームまたはサブレポートの名前を入力するか、[完了] をクリックして既定値を受け入れます。

Access は、サブレポートコントロールをレポートに追加し、次のように連結します (つまり、コントロールの [ソースオブジェクト] プロパティを設定します)。

ウィザードの最初のページで [既存のレポートまたはフォームから作成する] を選択した場合、Access は、指定されたレポートまたはフォームにサブレポートコントロールを連結します。
ウィザードの最初のページで [既存のテーブルまたはクエリを使用する] を選択した場合、Access は、ナビゲーションウィンドウで新しいレポートオブジェクトを作成し、そのオブジェクトにサブレポートコントロールを連結します。新しいレポートオブジェクトの名前は、ウィザードの最後のページで入力した名前と同じです。

テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをサブレポートとしてレポートに追加する

サブレポートをレポートにすばやく追加するには、レイアウトビューまたはデザインビューでメインレポートを開いて、オブジェクトをナビゲーションウィンドウからメインレポートにドラッグします。サブレポートをメインレポートにリンクする必要がある場合は、基になるレコードソースが関連付けられており、サブフォームまたはサブレポートをメインレポートにリンクするために使用するフィールドがそのレコードソースに含まれていることを確認します。

ナビゲーションウィンドウで、メインレポートとして使用するレポートを右クリックし、ショートカットメニューで [レイアウトビュー] または [デザインビュー] をクリックします。
テーブル、クエリ、フォーム、または別のレポートをナビゲーションウィンドウから、メインレポートでサブレポートを表示する位置にドラッグします。

Access は、次のいずれかを実行します。

Access は、2 つのオブジェクトをリンクする方法を決定できる場合、サブレポートコントロールをレポートに追加します。フォームまたはレポートが追加された場合、Access は、そのオブジェクトにサブレポートコントロールを連結します。テーブルまたはクエリが追加された場合、Access は最初にレポートオブジェクトを作成し、その新しいオブジェクトにサブレポートコントロールを連結します。
Access が 2 つのオブジェクトをリンクする方法を決定できない場合、サブレポートウィザードが表示されます。続行するには、「サブレポートウィザードを使用してサブレポートを作成する」のセクションの手順 9 から実行します。

ウィザードを完了すると、Access はサブレポートをレポートに追加します。

次の手順を実行して、サブフォームまたはサブレポートがメインレポートに正しくリンクされていることをもう一度確認します。

サブレポートコントロールをクリックして選択します。
プロパティシートがまだ表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。
プロパティシートの [データ] タブで、[リンク親フィールド] プロパティと [リンク子フィールド] プロパティを調べます。
- サブフォームまたはサブレポートがリンクされていない場合、これらのプロパティは両方とも空白です。
- サブフォームまたはサブレポートがリンクされている場合、[リンク親フィールド] プロパティと [リンク子フィールド] プロパティには、2 つのオブジェクトを関連付ける 1 つ以上のフィールドがすべて表示されます。たとえば、メインレポートが [従業員] テーブルの情報を表示し、サブフォームまたはサブレポートが [注文] テーブルの情報を表示する場合、[リンク親フィールド] プロパティには、[従業員] テーブルの [ID] フィールドが表示され、[リンク子フィールド] プロパティには、[注文] テーブルの [従業員 ID] フィールドが表示されます。

サブフォームまたはサブレポートが正常に機能するためには、これらのプロパティを編集する必要がある場合があります。次の手順を使用します。

プロパティシートの [データ] タブで、[リンク親フィールド] プロパティボックスをクリックし、[ビルド] ボタンをクリックします。

[サブレポートフィールドリンクビルダー] ダイアログボックスが表示されます。
[親フィールド] の一覧と [子フィールド] の一覧で、レポートをリンクするフィールドを選択します。使用するフィールドが不明な場合は、[推奨] をクリックすると、Access によって、リンクするフィールドが決定されます。完了したら、[OK] をクリックします。

レポートをリンクするために使用しようとしているフィールドが表示されない場合は、メインレポートのレコードソース、あるいはサブフォームまたはサブレポートのレコードソースを、リンクするフィールドが含まれるように編集する必要があります。たとえば、レポートがクエリに基づく場合、リンクするフィールドがクエリ結果に存在していることを確認する必要があります。
メインレポートを保存し、レポートビューに切り替えて、レポートが予想どおりに動作することを確認します。

テーブルまたはクエリをデータシートとしてレポートに追加する

データシートは、スプレッドシートと同様、データの視覚的な表現にすぎません。データシートの各列は、ソーステーブルまたはクエリのフィールドを表し、各行はレコードを表します。サブフォームコントロールまたはサブレポートコントロールを使用すると、データシートをレポートに表示することができます。これは、データをコンパクトに表示する必要はあるが、フォームオブジェクトまたはレポートオブジェクトの書式設定機能は不要な場合に役立ちます。データシートをレポートに追加するには、次の手順を実行します。

ナビゲーションウィンドウで、メインレポートとして使用するレポートを右クリックし、ショートカットメニューで [デザインビュー] をクリックします。
[デザイン] タブの [コントロール] グループで、右下隅にある下矢印をクリックしてコントロール ギャラリーを開きます。
表示されたメニューで、[コントロールウィザードの使用] が選択されていないことを確認します。
コントロールギャラリーをもう一度開いて、[サブフォーム/サブレポート] をクリックします。
レポートで、サブレポートを配置する場所をクリックします。
サブレポートウィザードが起動したら、[キャンセル] をクリックして閉じます。
プロパティシートがまだ表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。
レポートで、新しいサブレポートコントロールをクリックして選択します。
プロパティシートの [データ] タブで、[ソースオブジェクト] プロパティボックスで矢印をクリックし、サブレポートコントロールに表示するテーブルまたはクエリをクリックします。たとえば、[注文] テーブルを表示するには、[テーブル.注文] をクリックします。

Access は、データベースで定義されたリレーションシップに基づいて、データシートをリンクしようとします。
プロパティシートの [データ] タブで、[リンク親フィールド] プロパティと [リンク子フィールド] プロパティを調べます。
- データシートがリンクされていない場合、これらのプロパティは両方とも空白です。
- データシートがリンクされている場合、[リンク親フィールド] プロパティと [リンク子フィールド] プロパティには、メインレポートをデータシートに関連付ける 1 つ以上のフィールドが表示されます。たとえば、メインレポートが [従業員] テーブルの情報を表示し、データシートが [注文] テーブルの情報を表示する場合、[リンク親フィールド] プロパティには、[従業員] テーブルの [ID] フィールドが表示され、[リンク子フィールド] プロパティには、[注文] テーブルの [従業員 ID] フィールドが表示されます。

場合によっては、リンクフィールドのプロパティを自分で設定する必要があります。その場合は、次の手順を実行します。

プロパティシートの [データ] タブで、[リンク親フィールド] プロパティボックスをクリックし、[ビルド] ボタンをクリックします。
[セキュリティに関する通知] ダイアログボックスが表示されたら、[開く] をクリックします。

[サブレポートフィールドリンクビルダー] ダイアログボックスが表示されます。
[親フィールド] の一覧と [子フィールド] の一覧で、メインレポートをデータシートにリンクするために使用するフィールドを選択します。使用するフィールドが不明な場合は、[推奨] をクリックすると、Access によって、リンクするフィールドが決定されます。完了したら、[OK] をクリックします。

リンクに使用しようとしているフィールドが表示されない場合は、マスターレポートまたはデータシートのレコードソースを、リンクするフィールドが含まれるように編集する必要があります。たとえば、データシートがクエリに基づく場合、リンクするフィールドがクエリ結果に存在していることを確認する必要があります。
メインレポートを保存し、レポートビューに切り替えて、レポートが予想どおりに動作することを確認します。

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サブレポートのデザインを変更する

サブレポートをレポートに追加した後、サブレポートのデザインを変更したり、メインレポートでサブレポートのデータを参照したりすることが必要になる場合があります。次のセクションでは、これらのタスクを実行する方法についてヒントを提供します。

デザインビューの新しいウィンドウでサブフォームまたはサブレポートを開く

デザインビューでメインレポートの操作中にサブフォームまたはサブレポートのデザインを変更するには、サブフォームまたはサブレポートを専用のウィンドウで開くことができます。

サブフォームまたはサブレポートをクリックして選択します。
[デザイン] タブの [ツール] グループで、[新しいウィンドウでサブレポートを開く] をクリックします。

注: サブフォームコントロールまたはサブレポートコントロールがテーブルまたはクエリに連結されている場合、このコマンドを使用することはできません。

サブレポートの合計をメインレポートに表示する

[配送料の合計] という名前のテキストボックスを含む Orders サブレポートという名前のサブレポートを使用し、そのテキストボックスで [配送料] 列の合計を計算するとします。メインレポートにサブレポートの合計を表示するには、メインレポートにテキストボックスを追加し、式を使用してサブレポートの [配送料合計] テキストボックスを参照する必要があります。その場合は、次の手順を実行します。

ナビゲーションウィンドウでメインレポートを右クリックし、ショートカットメニューで [デザインビュー] をクリックします。
[デザイン] タブの [コントロール] グループで [テキストボックス] をクリックします。
メインレポートで、新しいテキストボックスを配置する場所をクリックします。
プロパティシートがまだ表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。
プロパティシートの [データ] タブで、[コントロールソース] プロパティボックスに次の式を入力します。

=IIf(IsError([注文サブレポート].[レポート]![合計運送料]),0,[注文サブレポート].[レポート]![合計運送料])
注:
- この例では、より複雑な式 =[注文サブレポート].[レポート]![合計運送料] を使用することはできますが、サブレポートにデータが含まれていない場合、メインレポートのコントロールには #Error が表示されます。最初の式で示すように、IIf 関数内で IsError 関数を使用すると、サブレポートでデータが返されない場合は必ず、メインレポートのテキストボックスにゼロ (0) が表示されます。
- 式ビルダーを使用して式を作成するには、[コントロールソース] プロパティボックスで [ビルド] ボタンをクリックします。
プロパティシートの [書式] タブで、[書式] プロパティを適切な値 (この場合は [通貨]) に設定します。
レポートを保存し、レポートビューに切り替えて、計算が予想どおりに実行されることを確認します。

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サブレポートを作成して使用する

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