この記事では、テーブル フィールドまたは Access データベース内のフォームのコントロールの既定値を設定する方法について説明します。 設定した既定値は、データベースに新しいレコードを作成するたびにフィールドまたはコントロールに表示されます。
この記事の内容
既定値について
Access で新しいレコードに値を自動的に入力する場合は常に、テーブル フィールドまたはフォーム コントロールに既定値を追加します。 たとえば、Access で常に現在の日付を新しい注文に追加できます。
通常、テーブル フィールドに既定値を追加します。 値を追加するには、デザイン ビューでテーブルを開き、フィールドの 既定値 プロパティに値を入力します。 テーブル フィールドの既定値を設定すると、そのフィールドに基づくすべてのコントロールに値が適用されます。 コントロールをテーブル フィールドにバインドしない場合、または他のテーブルのデータにリンクする場合は、フォーム コントロール自体の既定値を設定します。
[短いテキスト]、[長いテキスト]、[数値]、[日付/時刻]、[通貨]、[はい/いいえ]、および [ハイパーリンク] の各データ型に設定されているテーブル フィールドの既定値を設定できます。 値を指定しない場合、値を入力するまで、フィールドは null (空白) のままです。 既定値を定義すると、追加した新しいレコードにその値が適用されます。 必要に応じて、検証規則でこれを禁止しない限り、レコード内の値を既定値から別の値に変更できます。
テーブル フィールドに既定値を設定する
テーブル フィールドの既定値を設定すると、そのフィールドにバインドするすべてのコントロールに既定値が表示されます。
既定値を設定する
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ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルを右クリックし、[ デザイン ビュー] をクリックします。
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変更するフィールドを選びます。
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[ 全般 ] タブの [既定値] プロパティ ボックスに 値 を入力します。
入力できる値は、フィールドに設定されているデータ型によって異なります。 たとえば、 =Date() と 入力して、現在の日付を [日付/時刻] フィールドに挿入できます。 既定値の例については、この記事の後半 の「既定値の例」を参照してください。
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変更内容を保存します。
コントロールの既定値を設定する
通常、コントロールの既定値は、そのコントロールをテーブル フィールドにバインドしない場合、または別のテーブル内のデータにリンクする場合にのみ設定します。
既定値を設定する
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ナビゲーション ウィンドウで、変更するフォームを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。
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変更するコントロールを右クリックし、[ プロパティ ] をクリックするか、F4 キーを押します。
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プロパティ シートの [ すべて ] タブをクリックし、[ 既定値 ] プロパティを見つけて、既定値を入力します。
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Ctrl キーを押しながら S キーを押して、変更内容を保存します。
リスト ボックスまたはコンボ ボックスの既定の行を設定する
既定では、リスト ボックス コントロールとコンボ ボックス コントロールには、値リストと参照リストの 2 種類のリストが表示されます。 値リストは、リスト ボックスまたはコンボ ボックス コントロールの Row Source プロパティに存在する項目のハードコーディングされたリストです。 一方、ルックアップ リストは、ルックアップ フィールド (クエリを使用して別のテーブルからデータを取得するフィールド) からデータを取得し、そのデータをコンボ ボックス コントロールに読み込みます。
値リストとルックアップ リストの場合、既定で表示されるリスト アイテムを指定できますが、リストの種類ごとに異なる手順に従います。 次の手順では、値リストとルックアップ リストの既定値を設定する方法について説明します。
値リストの既定値を設定する
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ナビゲーション ウィンドウで、変更するフォームを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。
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リスト ボックスまたはテキスト ボックス コントロールを右クリックし、[ プロパティ ] をクリックするか、F4 キーを押します。
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Row Source プロパティに値リストが含まれていることを確認します。 値リスト内の項目は二重引用符で囲まれ、セミコロンで区切られます。 たとえば、"Good";" のようなリストが表示される場合があります。Fair";"貧しい"。
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Row Source プロパティにクエリ (SELECT で始まるテキストの文字列) が含まれている場合は、次の手順のセットに移動します。
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[ 既定値 ] プロパティ ボックスに、次のように入力します。
[control_name]。ItemData(n)
この場合、control_nameはリスト ボックスまたはコンボ ボックス コントロールの名前であり、n は既定値にするリスト アイテムの番号です。 コントロールの名前がわからない場合は、プロパティ シートの上部にある Name プロパティの値を確認します。
たとえば、 Owner という名前のコンボ ボックス コントロールがあり、リストの 3 番目の値を既定値として使用するとします。 [ 既定値 ] プロパティ ボックスに次のように入力します。
[所有者]。ItemData(2)
ItemData は 0 から始まるため、3 ではなく 2 と入力します。つまり、1 つではなく 0 からカウントを開始します。
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変更を保存し、フォーム ビューに戻ります。 データベースにレコードを追加すると、選択した既定値がリストまたはコンボ ボックスに表示されます。
ルックアップ リストの既定値を設定する
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データシート ビューでルックアップ フィールドのソース データを提供するテーブルを開きます。
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既定値にする項目に関連付けられているキー値に注意してください。
注: 既定では、Access は主キー フィールドと外部キー フィールドを非表示にします。 キー フィールドが表示されない場合は、テーブルのヘッダー行のセルを右クリックし、[ 列の再表示] をクリックし、[ 列の再表示 ] ダイアログ ボックスでキー フィールドを選択し、[ 閉じる] をクリックします。
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ナビゲーション ウィンドウで、参照フィールドを含むテーブルを右クリックし、[ デザイン ビュー] をクリックします。
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ルックアップ フィールドを選択し、[ 全般 ] タブの [ 既定値 ] プロパティ ボックスに、手順 1 と 2 で説明したキー値を入力します。 これは、既定値にするリスト アイテムに対応する値です。
たとえば、10 個のサプライヤーがあり、最も使用されているサプライヤーの名前を既定で表示するとします。 これを行うには、仕入先を一意に識別するキー値を見つけ、そのキー値を外部キー フィールドの [既定値 ] プロパティ ボックスに入力します。
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変更を保存し、[データシート] ビューに切り替えて、新しいレコードを入力します。 レコードを追加すると、ルックアップ フィールドに既定値が表示されます。
既定値の例
次の表に、いくつかの既定値の一覧と説明を示します。 これらの例は、独自のデータで使用できるように調整できます。
式 |
既定のフィールド値 |
---|---|
1 |
1 |
"関東" |
関東 |
"東京, TYO" |
ニューヨーク、N.Y. (句読点が含まれている場合は、値を引用符で囲む必要があることに注意してください) |
"" |
長さ 0 の文字列 |
Date( ) |
今日の日付 |
=はい |
"はい" は、コンピューターのローカル言語で表示されます |