キーワードを使用すると、ポリシーに含めるコンテンツを容易に絞り込むことができます。各コンテンツ ソースで保持する必要があるコンテンツの量を減らすには、保持ポリシー用の優先検索を作成します。
クエリでは、キーワード、演算子、ワイルドカードを使用してルールを作成することにより、これらのコンテンツ ソースを絞り込み、保持するコンテンツを調整することができます。保持ポリシーのクエリでは、キーワード クエリ言語 (KQL) をサポートしています。詳細については、「キーワード クエリ言語 (KQL) 構文のリファレンス」を参照してください。
注: コンテンツを保持ポリシーに含める場合は、コンテンツを検索でクロールする必要があります。クロール対象の既定のファイルの種類の詳細については、「SharePoint Server 2013 での既定のクロール対象ファイルのファイル名拡張子および解析対象ファイルの種類」を参照してください。この記事は Microsoft 365 にも適用されます。
演算子とキーワードの近接性
論理演算子や類似演算子などの特殊な演算子が、複数のキーワード間の関係を作るために使用できます。これらの演算子は、すべて大文字で入力する必要があります。複数の演算子を使用する必要がある場合は、かっこでグループ化することで、演算子の適用順序を指定できます。
たとえば、"executive" という用語を含むコンテンツを探しているが、この用語が "Executive Summary" という、組織で発行されている一般的なレポートのタイトルに使われている場合は検索対象外とするとします。"executive NOT summary" と指定すると、返される項目数を 300 から 188 に絞り込むことができます。これは、"Summary" という単語を含むドキュメントを検索対象除外しているためです。
演算子を使用しないで 2 つの単語を指定した場合は、暗黙的な AND が存在します。たとえば、"wooly worm" は "wooly AND worm" と同じです。
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使用する演算子 |
使用目的 |
例 |
|---|---|---|
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AND |
この演算子で区切られたすべての単語またはフレームを含むコンテンツが検索されます。 |
risk AND value AND VAR と指定すると、この 3 つの単語をすべて含むすべてのコンテンツが検索されます。 |
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OR |
この演算子で区切られたいずれかの単語またはフレーズを含むコンテンツが検索されます。 |
risk OR VAR と指定すると、いずれかの単語を含むすべてのコンテンツが検索されます。 |
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NOT |
フレーズ内にその単語が含まれているコンテンツを排除します。 |
Executive NOT Summary と指定すると、Executive のフレーズを含むコンテンツのうち、用語 Summary が含まれていないすべてのコンテンツが検索されます。 |
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( ) |
演算子の適用順序を示すために、単語またはフレーズをグループ化します。 |
(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk) |
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NEAR(n) |
互いに近くにある単語を検索します。n は、何単語離れているかを示します。数字の指定がない場合の既定の距離は 8 単語です。 |
Mid Near(5) Office と指定すると、Mid and Back Office and Mid-Office や Mid, Back, and Front Office が検索されます。 |
ワイルドカード
ワイルドカードを使うと、キーワードを展開して、キーワードや単語が別の綴りにもなるような部分が含まれた単語まで含めるようにすることができます。
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使用する演算子 |
使用目的 |
例 |
|---|---|---|
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単語の末尾の * |
元の単語の後ろに任意の文字が追加された単語を検索します。 |
risk* とした場合、risk、risks、risked、risking、および risky が検索されます。 |
フィルターとクエリでキーワードを使う場合の基本ルール
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コンテンツのフィルターやクエリには、語句、二重引用符で囲まれた句、およびキーワードとプロパティを使う語を含めることができます。複数の語句を入力する場合は、スペースで区切ります。
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the、it、by などのよく使用される単語、ならびに 1 桁の数字は無視されます。
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語句を二重引用符で囲むと、入力内容と完全に一致する語句を含む、選択した範囲内のコンテンツが返されます。二重引用符で囲まれたフレーズと実際のコンテンツの間に何か一致しない箇所がある場合、そのコンテンツはヒットしません。
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演算子 (たとえば、OR や AND などのブール演算子) はすべて大文字で記述する必要があります。
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一覧またはライブラリのプロパティ値はキーワードを使用して検索できます。プロパティ値を引用符で囲むと、完全一致が検索されます。引用符で囲まないで値を入力すると、入力した文字で始まる部分一致が検索されます。たとえば、filename:"Budget" (引用符で囲む) と入力すると、"Budget.xlsx" という名前のファイルが返されます。filename:budget (引用符で囲まない) と入力すると、ファイル "Budget_Current.xlsx" と "Budget_Next.xlsx" が検索されます。
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クエリには検索する語句を含める必要があります。除外する語句だけで構成されたクエリを指定すると、エラー メッセージが返されます。
ルール適用の例
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キーワード |
使用例の結果 |
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Executive Briefing |
ドキュメント、ページ、メタデータの任意の場所に Executive と Briefing の両方が含まれている任意のコンテンツです。 |
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“Executive Briefing” |
ドキュメントまたはページの任意の場所に語句 "Executive Briefing" が含まれているコンテンツです。 |
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“Executive Briefing” AND “Executive Summary” |
語句 "Executive Summary" を含むドキュメント、ページ、またはコンテンツで、任意の場所に語句 "Executive Briefing" が含まれているコンテンツです。 |
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filename:budget |
2016 budget projections.docx、2016 budget priorities.pptx、2016 budget planning.xlsx、2016 budget review.xlsx など、ファイル名に "budget" が付いている任意のファイルです。 |
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filename:2016 budget filetype:xlsx |
“2016 budget planning.xlsx” や “2016 budget review.xlsx” など、フレーズ 2016 budget を含む Excel ワークシートです。 |
