差し込み印刷に関する一般的な問題

文書に差し込みフィールドを挿入する場合の最も一般的な問題は、特に中間イニシャルなど、常に存在しない差し込みフィールドを使用して、差し込みフィールド間の正しい間隔を取得することです。 差し込みフィールド間のページにスペースを直接追加できますが、一部のアドレスですべての差し込みフィールドが使用されていない場合、余分なスペースが発生します。 すべてのフィールドが必要な領域を確実に取得するには、アドレス一覧自体にスペースを挿入します。

たとえば、アドレス一覧内のアイテムに中間のイニシャルが含まれているかどうかにかかわらず、リシプリエントの名前が正しく表示されるようにするには、次の操作を行います。

1. Middile Initial を含む各受信者の中間初期エントリで、スペース バーを押して、初期の前後にスペースを追加します。

2. イニシャルを含まない各受信者の [中間初期] エントリに、スペースを追加します。

   

差し込み印刷には、各コピーで同じ情報と、各コピーに固有の情報のプレースホルダーの両方が含まれています。 その一例として、ニュースレターの本文がすべての受信者に対して同じであるが、郵送先住所と紹介が異なるパーソナライズされたニュースレターがあります。

マージされたパブリケーションを作成する場合の最も一般的な問題は、マージ フィールドとマージされたページ パブリケーションの両方でパブリケーションを保存しないことです。

差し込み印刷ウィザードでは、マージされた文書を作成 する手順 3 です。 この手順では、次の 3 つの選択肢があります。

1. 印刷      このオプションは、マージされたパブリケーションを出力します。

2. 新しいパブリケーションにマージする      このオプションは、マージ データのセットごとにページを含む新しいパブリケーションを開きます。

3. 既存のパブリケーションに追加する このオプションを選択すると、パブリケーションを選択するように求められた後、マージされたページがそのパブリケーションの末尾に追加されます。

マージされたパブリケーションと、マージされたフィールドを含むパブリケーションの両方を保存するには、[ 新しいパブリケーションにマージ ] オプションをクリックします。 新しいパブリケーション ウィンドウが開き、マージされたページパブリケーションが表示されます。 マージ フィールド パブリケーションは、マージされたページ パブリケーションの背後に表示されません。 両方のパブリケーションを必ず保存してください。

その後、マージされたページ文書を印刷できます。

文書を印刷する際の最も一般的な問題は、印刷した各ページの 1 つを用紙に印刷することです。たとえば、メーリング ラベルの用紙には、それぞれ異なるメーリング ラベルの 1 つを印刷します。

これは、[ 印刷 ] オプションを選択した場合、[ 印刷 ] ダイアログ ボックスは既定で [ シートごとに複数のコピー ] オプションに設定され、シート上のラベルごとに 1 つの住所を印刷するのではなく、住所ごとにラベルのシート全体を印刷するためです。

用紙の各シートに異なる差し込み印刷データのセット (異なる名前や住所など) を印刷するには、[印刷オプション] セクションの [シートごとに複数のページ] をクリックします。