差し込み印刷を使用して、Word 2000 でフォーム文字を作成する方法

差し込み印刷とは

差し込み印刷は、Wordの機能です。 差し込み印刷を使用すると、定型情報 (フォーム文字など) と変数情報 (顧客の名前や住所のデータベースなど) をマージできます。 このようにすると、ほぼ同じドキュメントを作成できます。ドキュメントの内容はすべての顧客に対して同じですが、各ドキュメントはデータベース内の特定の個人に合わせてカスタマイズされます。

差し込み印刷には、次の 3 つのメインコンポーネントがあります。

• 定型情報 (テキストとグラフィックス) を含むメイン ドキュメント。 また、メインドキュメントは、結果としてマージされたドキュメントの形式 (フォーム文字、封筒、ラベルなど) も決定します。

• 変数情報を含むデータ ソース: 名前とアドレスの一覧など。

• 定型テキストと変数情報の組み合わせを含むマージされたドキュメント。

メインドキュメントには、マージされたドキュメントのすべてのバージョンで必要な定型テキストとグラフィックスが含まれています。 メインドキュメントでは、マージ フィールドと呼ばれる特別な命令を挿入して、変数情報を表示する場所を示します。 データ ソース内の情報をメインドキュメントにマージすると、変数情報によってマージ フィールドが個別の情報に置き換えられます。 結果は、定型テキストと変数情報の組み合わせを含むマージされたドキュメントです。


データ ソースには、ドキュメントの各バージョンによって異なる情報 (名前、住所、電話番号など) が含まれています。 ほとんどの場合、Word ドキュメントにデータを格納できますが、Wordは他の形式も認識します。 たとえば、データ ソースには、Microsoft Excel ワークシート、Microsoft Access データベース、またはコンマ区切り変数 (CSV) ファイルを指定できます。


データ ソースは、ヘッダー行 (ヘッダー レコードとも呼ばれます) とデータ レコードで設定されます。 ヘッダー行は、データ ソースの最初の項目です。 変数情報を識別するフィールド名が含まれています。 データ レコードには、個別の情報が含まれます。 各データ レコードは、個々の変数情報の量に応じて、1 つ以上のフィールドで構成されます。 この一連の情報は、1 つのデータ レコードを構成します。

差し込み印刷プロセスには、次の 4 つのメイン手順があります。

1. メイン ドキュメントを開くか作成します。

2. データ ソースを開くか作成します。

3. メインドキュメントを編集します。

4. マージを実行します。

次の手順では、フォーム文字を作成し、データ ソースに添付し、書式設定し、ドキュメントをマージする方法を示します。 差し込まれた封筒またはラベルを作成する手順は似ています。 詳細については、この記事の「関連記事
」セクションに記載されている適切な記事を参照してください。

手順 1: メイン ドキュメントを開く、または作成する

1. 使用する定型テキストを含むドキュメントがある場合は、開きます。 または、新しいフォーム文字を作成し、空白の文書が現在表示されていない場合は、Standard ツールバーの [新規] をクリックします。

2. [ツール] メニューの [差し込み印刷] をクリックします。

3. [差し込み印刷ヘルパー] ダイアログ ボックスの [メイン ドキュメント] 領域で、[作成] をクリックします。

4. [フォーム文字] をクリックします。
   
   メインドキュメントのアクティブウィンドウを使用するか、新しいメインドキュメントを作成するように求められます。 [アクティブ ウィンドウ] をクリックします。 作業中の文書が差し込み印刷メイン文書になります。
   
   
   Word差し込み印刷ヘルパーに戻ります。

5. [手順 2: データ ソースを開く] または [作成] に移動します。

手順 2: データ ソースを開く、または作成する

差し込み印刷ヘルパーを使用してデータ ソースを開いたり作成したりすると、差し込み印刷に特定の変数情報のセットを使用するようにWordに指示されます。 メイン ドキュメントをデータ ソースにアタッチするには、次のいずれかの方法を使用します。

手順 3: メイン ドキュメントを編集する

手順 1 では、既存のドキュメントを開くか、新しいドキュメントを作成するかを選択しました。 手順 1 で行った選択内容に基づいて、次のいずれかの方法を使用します。

手順 4: マージを実行する

1. [ツール] メニューの [差し込み印刷] をクリックします。

2. [ データとドキュメントのマージ] で、[マージ] をクリックします。

3. [差し込み印刷] ダイアログ ボックスで、[差し込み印刷] をクリックし、[ 新しいドキュメント ] を選択して、マージされたドキュメントを画面に表示します。 マージされたドキュメントを印刷するには、[ファイル] メニューの [印刷] をクリックします。
   
   注: [差し込み先] ボックスで、差し込まれた文書を最初に画面に表示せずにプリンターに送信する場合は、[プリンター] を選択します。

4. [マージ] をクリックします。

用語集

定型。 各フォームレター、宛名ラベル、封筒、またはカタログで繰り返される一般的な情報。

データ フィールド。 データ ソース内の情報のカテゴリ。 データ フィールドは、データ ソース内の情報の 1 列に対応します。 各データ フィールドの名前は、データ ソースの最初の行 (ヘッダー行) に一覧表示されます。 "PostalCode" と "LastName" は、データ フィールド名の例です。

データ レコード。 データ ソース内の関連情報の完全なセット。 データ レコードは、データ ソース内の 1 行の情報に対応します。 クライアント メーリング リスト内の 1 つのクライアントに関するすべての情報は、データ レコードの例です。

データ ソース。 データ ソースは、マージされたドキュメントのコピーごとに異なるデータを含むファイルです。 たとえば、データ ソースには、フォームレターの各受信者の名前とアドレスを含めることができます。

区切り。 タブ文字またはコンマで区切られた (または区切られた) データ フィールドと、段落記号で区切られたデータ レコードを含むテキスト ファイル。

ヘッダー行。 差し込み印刷データ ソースの最初の行 (またはレコード)。 ヘッダー行には、データ ソース内の情報のカテゴリのフィールド名が含まれています。たとえば、"Name" や "City" です。 ヘッダー行は、ヘッダー ソースと呼ばれる別のドキュメントに格納することもできます。

メイン ドキュメント。 差し込み印刷操作では、マージされたドキュメントの各バージョンで同じままのテキストとグラフィックを含むドキュメント。たとえば、フォーム文字のリターン アドレスと本文です。

[差し込み印刷] フィールド。 メイン ドキュメントに挿入するプレースホルダー。 差し込みフィールドは、データ ソースから特定の情報を挿入する場所を Microsoft Wordに指示します。 たとえば、差し込み印刷フィールド "City" を挿入して、市区町村のデータ フィールドに格納されている都市名 ("Paris" など) を挿入Word。

マージされたドキュメント。 データ ソースから メイン ドキュメントにデータをマージすることによって作成されるドキュメント。

その他のリソース

差し込み印刷サポート リソースをWordします

差し込み印刷の詳細については、[ヘルプ] メニューの [Microsoft Word ヘルプ] をクリックし、Office アシスタントまたは応答ウィザードに「差し込み印刷」と入力し、[検索] をクリックして返されたトピックを表示します。

関連記事

差し込み印刷の詳細については、次の記事番号をクリックして、Microsoft サポート技術情報の記事を表示します。

212322 方法: Microsoft Word 2000 で差し込み印刷データを設計および設定する

212017 方法: 差し込み印刷を使用して Word 2000 で封筒を作成する

212034 方法: Word 2000 で差し込み印刷を使用してメーリング ラベルを作成する

212029 方法: Word 2000 でカスタム ラベルを作成するか、既存のラベルを変更する

212012 WD2000: 結合された文字の同じ行からテキストを強制的に開始する方法

211363 WD: 入れ子になった IF で複数の条件を指定する方法

212314 方法: Word 2000 で差し込み印刷用の Excel データ ソースを使用する

214183 方法: Word 2000 でアクセス パラメーター クエリで差し込み印刷を使用する

211190 方法: Word 2000 で Access 2000 データを使用する

211206 方法: Microsoft Word で差し込み印刷で Outlook Express アドレス帳を使用する

212379 WD2000: WordPerfect 6.x データ ファイルとアドレス帳を変換する方法

212334 WD2000: 1 つの列のデータをテーブルに変換する方法

211702 WD2000: WordPerfect マージ データを変換する方法

214827 WD: 差し込み印刷文書で入れ子になった IF フィールドを使用する方法

264722 WD2000: 差し込み印刷中に空白行を抑制する方法

211303 差し込み印刷を使用して、Word 2000 でカテゴリ別に並べ替えられたリストを作成する方法

211293 方法: Word 2000 で配信または返送先住所の書式を変更する

212078 方法: Word 2000 のすべてのラベルにグラフィックまたはロゴを追加する

212358 WD2000: マージ データ ソースがアタッチまたはマージに失敗する

212263 WD2000: エラー メッセージ: Wordは、アクティブな差し込み印刷メイン ドキュメントであるため、<ファイル Name.doc> をデータソースまたはヘッダー ソースとして開くことができませんでした

212125 WD2000: エラー メッセージ: 'Error! 空の Ask フィールドまたは Fillin フィールドを含む参照ソースが見つかりません

211729 WD2000: ErrMsg: "Wordデータ レコードが空であったり、クエリ オプションに一致するデータ レコードがないため、メイン ドキュメントをデータ ソースとマージできませんでした。

242339 WD2000: スペルミスWordメール差し込み文書のスペルチェック時にフラグが設定されない

211437 WD2000: 差し込み印刷メイン ドキュメントとデータ ドキュメントがバックグラウンドで保存されない

240854 WD2000: WordPerfect 5.x ドキュメントの変換の制限事項

211727 WD2000: 通常のWordドキュメントに復元された差し込み印刷メイン ドキュメント

189196 WD2000: Outlook 97 または Schedule+ を使用した "<メイン ドキュメント ファイル名> 差し込み印刷のメイン ドキュメントです" というエラー メッセージ

212354 WD2000: マージ後にデータ ソースの文字の書式設定が保持されない

212068 WD2000: 大文字と小文字の変更がフィールドの差し込み印刷に書式設定を適用しない

220250 WD2000: エラー メッセージ: 差し込み印刷でフィールドが入れ子になりすぎる

211322 WD2000: 差し込み印刷ヘルパーで既定のフィールド名を変更できない

214157 WD2000: 無効な MERGEFIELD フィールドのすべての出現箇所を置き換えることはできません

211651 WD2000: 差し込み印刷でフィールドが空白の場合、空白が表示されます

264892 WD2000: 条件付き差し込み印刷で空白行が抑制されない

270623 OLEXP: 差し込み印刷手順で Outlook Express アドレス帳を使用する方法

192258 Outlook 2000 で連絡先リストと差し込み印刷を行う方法