Jane Suchan、PMP
プロジェクト管理とは、達成したいものを見つけ出し、そこに到達するために必要な作業の To Do リストを作成し、かかる時間を決定し、コストを計算することです。 シンプルに聞こえますか? しかし、本当に難しいのは、すべてを追跡することです。 プロジェクトは期限内に実行されていますか? 予定より早く行われますか? 予算内ですか? すべての作業が完了しても、予算内に残りますか?
プロジェクトの正常性を評価する 1 つの方法は、元のプロジェクト計画と実際に発生している内容の違いを追跡することです。 このギャップは、差異、意図された金額または予算金額、および実際に費やされた金額の比較としてよく知られています。 分散分析は、実際のプロジェクトの結果を計画または予想されたものと比較する方法です。 プロジェクトがどれだけうまく進んでいるか、またはどれだけ悪いかを定量化する方法です。
差異の計画: ベースラインを確立する
プロジェクトの差異を判断するには、出発点として杭を地面に配置する必要があります。これはベースラインです。 これを行わないと、移動ターゲットを追いかけて制御しようとしています。 差異の追跡とレポートを実行する前に確立する 2 つの主要なベースラインは、コストとスケジュールです。 しかし、そこに到達する前に、プロジェクトスコープを釘付けにしたいと思うでしょう。
作業分解構造を使用してスコープを作成する
スコープ ベースラインには、すべてのプロジェクト成果物が含まれます。そのため、実行するすべての作業が識別されます。 スコープを文書化する方法の 1 つは、プロジェクト成果物の階層ビューである作業分解構造 (WBS) を作成することです。 階層の下の各レベルは、成果物の詳細な説明を表します。 たとえば、新しい家を建設するための WBS には、基礎、フレーム、屋根、電気および配管システム、造園計画、建築図面、検査許可が含まれます。
スケジュールとコスト ベースラインの確立
スケジュールとコストベースラインは、スコープが決定された後にのみ設定されます。 プロジェクトが何を生み出すかを明確に把握しないと、かかる時間やコストを判断できません。
スケジュール ベースラインは、承認されたプロジェクト スケジュールであり、スケジュールのパフォーマンスを測定およびレポートするための基礎です。 コスト ベースラインは、承認された時間単位の予算であり、その予算に対してコスト パフォーマンスが測定されます。 特定のプロジェクト期間またはフェーズのコストを追加することによって決定されます。これには、プロジェクト タスクにコストを割り当てる必要があります。 プロジェクト コンポーネントへのコストの割り当てには時間がかかる場合がありますが、より詳細で正確なコスト パフォーマンス レポートを実行できます。利害関係者やプロジェクト スポンサーが非常に関心を持つものです。
スケジュールとコストベースラインを確立するには:
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WBS で各成果物を生成するアクティビティとタスクを特定して、スケジュールを作成します。
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各タスクのリソースを特定します。 制約または各ユーザーがこのプロジェクトに現実的に専念できる時間を検討します。
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各タスクの完了にかかる時間 (時間または日数) を見積もります。
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各リソースの平均時間単位または日単位のレートに加えて、タスクに関連付けられている固定コストを使用して、各タスクのコストを見積もります。
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他のタスクに依存するタスクを決定し、クリティカル パスを開発します。
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コスト ベースラインを開発する。これは時間単位の予算です プロジェクトのコスト パフォーマンスを測定します。 これを行うには、見積もりコストをタスク別または期間別に追加します。
差異への対応: 制御の変更
スコープ、スケジュール、コストベースラインを設定したら、これらの計画の差異を管理するためにチームが実行する手順を作成します。 この情報は、プロジェクト変更管理計画になります。 このプランでは、プロジェクト変更要求 (PCR) が必要かどうかを判断するタイミング、差異を文書化して承認のために送信する方法、および変更要求が承認された後の処理を定義します。
分散計算は、PCR が必要かどうか、およびプロジェクトのスケジュールまたはコスト ベースラインが変更されるかどうかを判断するために使用されます。 分散は、正または負のいずれかになります。
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正の差異は、プロジェクトがスケジュールより前か予算の下にあることを示します。 肯定的なシナリオでは、マイナスの領域の人々にお金とリソースを再割り当てすることができます。
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負の差異は、プロジェクトがスケジュールより遅れているか、予算超過であり、アクションを実行する必要があることを示します。 予算を増やすか、利益率の引き下げを受け入れる必要がある場合があります。
差異のしきい値は、プロジェクト変更管理計画の重要なコンポーネントです。 これらはプロジェクトの重要な変更を構成するため、PCR でのドキュメントと承認が必要です。 すべての PCR がスコープ、スケジュール、または予算を再確立するわけではありません。 これは重要なタスクであり、完了にかなりの時間を要する可能性があり、プロジェクトのorganizationの上下に承認を得る必要があります。
プロジェクトのライフサイクル全体を通じてコストとスケジュールの差異を追跡することで、変更が繰り返される弱点 (変化が繰り返される領域) を特定し、それに応じて対応することができます。 たとえば、テスト チームで継続的な遅延が発生している場合は、スケジュールに従って追加のリソースを割り当てる必要がある場合があります。
さらに一歩踏み込む:アーンドバリュー分析
プロジェクトの差異に関する議論は、獲得価値(特定の時間にコストとスケジュールを見積もるためのプロジェクト管理手法)に言及することなく完了しません。 アーンドバリュー分析では、完了した作業と確立されたベースラインが比較されます。 これは、現在のプロジェクトのパフォーマンスを評価し、必要に応じコースの修正を行うのに役立ちます。
アーンドバリュー分析を実行するには、計画された作業の WBS、詳細なプロジェクトスケジュール、予算 (フェーズまたは期間別) が必要です。
獲得価値に関する質問
任意の時点で、獲得価値分析は、次の 3 つの重要な質問をすることで、プロジェクトの正常性を測定します。
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計画値: 作業に必要な金額は何ですか?
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獲得価値: 実際に完了した内容は何ですか?
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実績コスト: 作業を完了するのにどのくらいのコストがかかりますか?
計画値 (PV) は、計画タスクの予算コストです。 達成額 (EV) は、完了した作業のすべての予算コストの合計です。 実績コスト (AC) は、生成された作業に費やされたコストです。
獲得価値分析について学ぶ
獲得価値を記述する最も簡単な方法は、例を通してです。 予算が 100,000 ドルの 4 か月間のプロジェクトを管理しているとします。 これで 3 か月が経過し、チームが作業の半分しか完了していないので、EV は $50,000 です。 プロジェクトのスケジュールに基づいて、作業の約 75% を今までに行う必要があります。 PV は $75,000 です。 また、チームがこれまでに $90,000 を費やしていることもわかっているので、AC は $90,000 です。
これらの数値を使用して、コストとスケジュール差異を計算できます。 原価差異 (CV) は、実績作業時間とプロジェクト予算の差異を測定します。
CV = EV – AC
スケジュール差異 (SV) は、プロジェクト スケジュールに対する実際の進捗状況を測定します。
SV = EV – PV
上記の例を使用すると、このプロジェクトのコスト差異は $50,000 – $90,000 = $40,000 です。 スケジュールの差異は $50,000 – $75,000 = $25,000 です。
プロジェクト マネージャーは、プロジェクトが予算の 90% を費やし、作業の 50% のみを完了していることを確認できます。 プロジェクトはスケジュールが遅れているため、完了するまでに予算が超過するため、変更が必要です。 プロジェクト マネージャーは、作業を完了するために、スコープを減らし、スケジュールを拡張するか、より多くの資金を得る必要があります。
分散追跡の概要
分散追跡をプロジェクト管理に統合することは非常に簡単ですが、体系的なアプローチが必要です。 プロジェクトの割り当てを完了したら、スポンサーと協力して、スコープ、予算、スケジュールを設定します。 次に、チームと協力して、分散のしきい値を識別し、差異がしきい値を超えた場合に対処する方法を説明する堅牢な変更管理計画を作成します。 WBS を開発し、詳細なプロジェクト スケジュールを定義したら、プロジェクト スケジュールと予算を設定できます。 すべてのコンポーネントが配置されたら、差異の追跡を開始し、変更管理計画を実行する準備が整います。
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著者について Jane Suchan は、エンタープライズ ビジネス イニシアチブの管理とプロジェクト管理手法の開発の経験を持つプログラム マネージャーです。 ジェーンはワシントン州シアトルに住んでいます。 |
