連絡先アクセスデータベーステンプレートを使用する

Access Contacts Database テンプレートを使用して、名前、住所、電話番号、その他の情報を追跡します。一般的な Access テンプレートのこの新しいバージョンでは、各連絡先を分類し、電子メールメッセージを送信し、アドレスのマップを作成することもできます。

このテンプレートの使用に関するビデオをwatchしますか? この記事「連絡先データベーステンプレートを使用する」を参照してください。

注: 連絡先データベーステンプレートは、ここ数年で更新されました。これらの手順は、ダウンロード可能なテンプレートの最新バージョンを参照してください。以下の手順が表示されているものと一致しない場合は、古いバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

開始する

この記事では、連絡先データベーステンプレートを使用する基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

データベースを初めて開くと、Access にウェルカムフォームが表示されます。次にデータベースを開いたときにこのフォームが表示されないようにするには、[このデータベースを開いたときにようこそ表示] ボックスチェックオフにします。

データベースの使用を開始するには、[ようこそ] フォームを閉じます。
すべてのデータベースコンテンツが有効になっていることを確認するには、メッセージバーで [ このコンテンツを有効にする] をクリックします。

データベースコンテンツの有効化の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定する」の記事を参照してください。

Microsoft Outlook から連絡先を追加する

Microsoft Outlook を使用する場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムから連絡先を追加できます。

[ 連絡先リスト ] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。
[ 追加する名前の選択 ] ダイアログボックスで、データベースに追加する名前を選択します。
[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先の検索

[クイック検索] ボックスを使用すると、連絡先リスト フォームで連絡先をすばやく見つけることができます。

[ 連絡先リスト ] フォームの [ クイック検索 ] ボックスに、検索するテキストを入力し、Enter キーを押します。

Access によってリストがフィルター処理され、検索したテキストを含むレコードのみが表示されます。完全な一覧に戻すには、[ 現在の検索をクリアする] をクリックします。 (検索ボックス内の X です)。

列を表示または非表示にする

[ 連絡先リスト ] フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。表示されるフィールドを変更するには:

[ フィールドの表示/非表示] をクリックします。
[列の再表示] ダイアログボックスで、表示する各列の横にある [チェック] ボックスを選択します。 [チェック] ボックスをオフにして、列を非表示にします。

連絡先の詳細を表示する

[連絡先の詳細] フォームを使用すると、各連絡先に関する詳細情報を表示して入力できます。 [連絡先の詳細] フォームを表示するには:

[ 連絡先リスト ] フォームで、表示する連絡先の横にある [ 開く ] をクリックします。

画像を追加する

[ 連絡先の詳細] フォームで、連絡先の画像を追加できます。

図枠の下にある [ 図の編集] をクリックします。
[ 添付ファイル ] ダイアログボックスで、[ 追加] をクリックします。
[ ファイルの選択 ] ダイアログボックスで、ファイルを含むフォルダーを参照します。
追加するファイルを選択し、[ 開く] をクリックします。
[ 添付ファイル ] ダイアログボックスで、[ OK] をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなどのさまざまなファイルの種類を含め、各連絡先に複数のファイルを添付できます。

連絡先の住所の地図を表示する

[ 連絡先の詳細 ] フォームで、連絡先の番地を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。

[ クリックしてマップ] をクリックします。

レポートを表示する

連絡先データベースには、 ディレクトリ と 電話帳の 2 つのレポートが含まれています。レポートを表示するには:

ナビゲーションウィンドウの [ レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタムレポートを作成できます。詳細については、記事「簡単なレポートを作成する」を参照してください。

連絡先データベースを変更する

連絡先データベースをカスタマイズするには、連絡先テーブルに新しいフィールドを追加し、そのフィールドを [連絡先リスト ] フォームと [連絡先の詳細 ] フォームに追加します。

連絡先テーブルにフィールドを追加する

開いているすべてのタブを閉じます。
ナビゲーションウィンドウで、[ 連絡先 ] テーブルをダブルクリックします。
[ 新しいフィールドの追加] という名前の列が表示されるまで右にスクロールします。列見出しをダブルクリックし、フィールド名を入力します。

列にデータを初めて入力すると、Access によってデータ型が設定されます。

フォームにフィールドを追加する

フィールドがテーブルに追加されたら、フォームに追加できます。

ナビゲーションウィンドウでフォームを右クリックし、[レイアウトビュー] をクリックします。
[デザイン] タブの [ツール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。
目的のフィールドを [フィールドリスト] からフォームにドラッグします。